Wat is het toch mooi om in deze tijd te leven. We kunnen binnen enkele seconden antwoorden op elke denkbare vraag krijgen vanaf een apparaat dat niet groter is dan onze hand.

En toch, ondanks eindeloze resources, gaan zelfs de beste plannen soms de mist in - er bestaan nog steeds problemen die zelfs de sterkste teams verbijsteren. In de gevallen waarin zich een onverwacht probleem voordoet, is het moeilijk om de oorzaak van het probleem te achterhalen.

Gelukkig bestaat er een solide techniek om de oorsprong van elk probleem te achterhalen, de 5 waaroms. De 5x why methode is een beproefde techniek die wordt gebruikt door enkele van de grootste bedrijven ter wereld, en het enige wat je ervoor nodig hebt is een beetje nadenken (en eventueel een Lucidchart-sjabloon).

Hoe de 5 why's tot stand zijn gekomen

De 5 times why analyse is ontwikkeld door Taiichi Ohno, de pionier van het Toyota Production System in de jaren 1950. Hij beschrijft zijn methode voor probleemoplossing in zijn boek, Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. De techniek die Ohno ontwikkelde was zo effectief dat Toyota deze nog steeds gebruikt. Ohno zag een probleem niet als iets negatiefs, maar in feite als een vermomde kans.

Wanneer je een probleem op deze manier benadert, wordt het een onderzoekstraject en geen barrière. Het is een manier om hoop te vinden in omstandigheden die verschrikkelijk, overweldigend of zelfs hopeloos lijken. Hier is een voorbeeld van een keer dat Ohno de 5 why's gebruikte om de reden te ontdekken waarom een robot stopte op de vloer van de assemblagekamer, met dank aan het blog van Toyota:

1. "Waarom is de robot gestopt?" Het circuit is overbelast, waardoor een zekering is doorgebrand.
2. 'Waarom is het circuit overbelast?" Er was onvoldoende smering op de lagers, waardoor deze vastliepen.
3. "Waarom was er onvoldoende smering op de lagers?" De oliepomp op de robot circuleert niet genoeg olie.
4. "Waarom circuleert de pomp niet genoeg olie?" De pompinlaat is verstopt met metaalspaanders.
5. "Waarom is de inlaat verstopt met metaalspaanders? " Omdat er geen filter op de pomp zit.

Zoals je in dit voorbeeld kunt zien, hielpen de 5 why's Ohno om de hoofdoorzaak van het probleem te vinden: Het team moest een filter toevoegen aan de oliepomp van de robot. Jij kunt hetzelfde proces gebruiken om de hoofdoorzaak te achterhalen en een blijvende verandering door te voeren.

Wanneer je de 5 why's kunt gebruiken

De 5 why's kunnen voor de meeste problemen worden gebruikt, maar ze zijn het meest effectief voor enigszins eenvoudige problemen. Als je ingewikkelde problemen probeert op te lossen, zul je merken dat de hoofdoorzaken zich opsplitsen in 'sporen' van onderzoek die hun eigen hoofdoorzaken hebben.

Met andere woorden, probeer de redenen voor wereldwijde armoede niet te achterhalen door vijf vragen te stellen - het is een veel te complex probleem.

Verdeel in plaats daarvan grotere problemen in kleinere en achterhaal de achterliggende oorzaken van die problemen. Gebruik de 5 why's voor productieproblemen, problemen met productreleases, teamproblemen of organisatieproblemen.

Als je niet zeker weet of de 5 why's geschikt zijn voor het soort probleem dat je ervaart, is het niet onverstandig om het toch te proberen. Als de hoofdoorzaken voor elke 'waarom' zich opsplitsen in hun eigen onderzoekssporen, kijk je misschien naar een ingewikkelder probleem, dat daarom niet geschikt is voor een 5 times why analyse. In dit geval kan het de moeite waard zijn om over te gaan op een oorzaak-gevolganalyse.

Wat zijn de 5 why's?

Elke traject bestaat uit stappen. In de kern bestaat de 5 times why analyse uit vijf stappen, waarbij vijf keer de vraag ‘Waarom?’ wordt gesteld. We raden echter aan twee extra stappen toe te voegen, die in de volgende sectie worden behandeld. Dit proces stelt je in staat om de hoofdoorzaak van een probleem te achterhalen. 

Gebruik Lucidchart om de 5 why's te visualiseren en de hoofdoorzaken bij te houden tijdens het onderzoeksproces. Ons 5 times why diagram kan keer op keer worden gebruikt om alle kleine tot middelgrote problemen op te lossen die je tegenkomt.

Zo gebruik je de 5 why's

Hoewel de kern van het oplossen van problemen met de 5 why's bestaat uit het stellen van slechts vijf vragen, raden we een paar extra stappen aan om de denkkracht van je teamleden samen te brengen en actie te ondernemen naar aanleiding van de hoofdoorzaken die je vindt. Gebruik de volgende werkwijze voor onze 5 times why aanpak:

1. Breng je team bijeen

De 5 why's kunnen gebruikt worden om alledaagse problemen op te lossen, maar je zult ze voornamelijk gebruiken in een zakelijke omgeving, dus verzamel iedereen die direct te maken heeft met het probleem. We hebben het niet over een vergadering waarbij iedereen aanwezig is: betrek alleen degenen die het meest om de oplossing geven en die kunnen helpen bij het brainstormen.

2. Definieer het probleem

Deze stap is misschien gemakkelijker gezegd dan gedaan: soms is het moeilijk om precies te bepalen wat het grootste probleem is. Als je eenmaal hebt vastgesteld wat het probleem is, schrijf het dan op in een verklaring van één zin waar je team het over eens is. Zet deze zin in de witte bubbel bovenaan het sjabloon.

3. Vraag 'Waarom?'

Hier wordt het lastig. Vraag je met de hulp van je team af wat het hoofdprobleem veroorzaakt. Deze vragen moeten betrekking hebben op concrete problemen, niet alleen op theorieën. Als je het Lucidchart-sjabloon gebruikt, schrijf dan deze eerste vraag in de meest linkse blauwe cirkel.

4. Vraag nog vier keer 'Waarom?'

Volg het sjabloon hierboven in de enkele baan aan de linkerkant en vraag je bij elk antwoord af 'Waarom?'. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit zou kunnen zien:

Probleem: De website is niet op tijd gelanceerd.

Waarom?

De ontwikkelaars hadden niet de inhoud die ze nodig hadden.

Waarom?

De copywriter heeft de inhoud niet verstrekt.

Waarom?

De copywriter wachtte op goedkeuring van de VP marketing.

Waarom?

De VP marketing vergat de inhoud goed te keuren.

Waarom?

Hij was op zakenreis.

Oplossing: een mogelijke oplossing zou kunnen zijn om iemand anders toestemming te geven om content goed te keuren of de VP Marketing opdracht te geven tijd vrij te maken voor goedkeuring van de inhoud.

5. Stop bij een goede oplossing

In sommige gevallen moet je team misschien wel vaker vragen 'Waarom?'. Soms moet je de oorzaak mogelijk opsplitsen in meer hoofdoorzaken. Maar weten wanneer je moet stoppen is een waardevol onderdeel van het proces; anders zul je verdwaald raken en geen herstelbare onderliggende oorzaken vinden.

6. Los de hoofdoorzaak van het probleem op

Als je eenmaal weet wat de hoofdoorzaak van het probleem is, kun je hier oplossingen voor implementeren. Bespreek met je team de beste oplossingen en bepaal hoe verder te gaan.

7. Ontdek hoe het werkt!

Nadat je je oplossingen voor de hoofdoorzaak hebt geïmplementeerd, kun je aankijken hoe het werkt. Soms is het perfect en heb je een groot probleem opgelost. Andere keren moet je wellicht je ‘waaroms’ en de oorzaken ervan aanpassen. In die gevallen hoef je alleen maar de waaroms te herwerken, de hoofdoorzaken te vinden en meer oplossingen te identificeren. De oplossingen moeten gericht en gemeten worden en moeten rechtstreeks van invloed zijn op de hoofdoorzaken van de waaroms.

Het mooie van het 5 why proces is niet dat het perfect is: het is dat het je een methode geeft om rationeel oplossingen te vinden voor verbijsterende problemen. Het is een manier om tot rust te komen in een storm van problemen. En eerlijk gezegd, als het heeft gewerkt voor Toyota en voor een groot aantal andere grote bedrijven, dan is het waarschijnlijk ook de juiste keuze voor jouw team.

Maar het 5 why proces is niet alleen bedoeld voor zakelijke omgevingen. Het is ook nuttig om uitdagingen in je dagelijks leven op te lossen.

Van het vaststellen van de hoofdoorzaak van verdriet tot het achterhalen waarom je kind niet slaagt voor wiskunde, waarom-vragen helpen je bij het identificeren van de hoofdoorzaken van verschillende soorten problemen. Na enige oefening zul je merken dat je deze analyse routinematig toepast en op een meer holistische manier oplossingen ontdekt.