Wat betekent workflow?

Een workflow is volgens Wikipedia een 'georkestreerd en herhaalbaar patroon van bedrijfsactiviteiten, mogelijk gemaakt door de systematische organisatie van bronnen in processen die materialen transformeren, diensten leveren of informatie verwerken'. Wat Wikipedia eigenlijk bedoelt, is dat een workflow de stappen definieert die nodig zijn om werk gedaan te krijgen.

Een bedrijfsworkflow is een herhaalbaar proces dat bestaat uit een reeks taken die over het algemeen in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid. Zie het als werk dat van fase naar fase stroomt totdat het klaar is.

Wat is workflow management?

Er zijn verschillende definities van workflow management. Het is een breed begrip en het omvat kort gezegd de coordinatie van alle taken binnen een organisatie. Een workflow is een reeks van taken die een groter project behelsen. Deze projecten dragen bij aan de overkoepelende strategie binnen de organisatie. Een effectieve workflow management zorgt ervoor dat projecten sneller worden uitgevoerd en dat ze effectief bijdragen aan de algehele strategie. Het is hiervoor van essentieel belang dat je de onderliggende taken van deze projecten duidelijk in kaart brengt maar ook dat de overkoepelende doel van project altijd voor iedereen duidelijk zijn. Een goede workflow visualisatie kan hier enorm bij helpen.

Workflows zijn handig om te zorgen dat belangrijke processen keer op keer op de juiste manier uitgevoerd worden. Je kunt bijvoorbeeld een procesworkflow definiëren voor de onboarding van nieuwe werknemers om te zorgen dat alle nieuwe werknemers de beschikking krijgen over de informatie, het beleid en de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen.

In dit artikel bespreken we waarom je bedrijf efficiënte workflows nodig heeft en geven we enkele voorbeelden van workflows om je op weg te helpen. (Ga je liever direct door naar de voorbeelden van workflows? Dan moet je hier zijn.)

Een korte geschiedenis van workflow management

Het concept van workflows, ofwel werkstromen, is terug te voeren op Frederick Taylor en Henry Gantt, twee werktuigbouwkundigen die aan het begin van de 20e eeuw de industriële efficiëntie probeerden te verbeteren. Hun werk resulteerde in tijd- en bewegingsonderzoeken waarin de tijd gemeten werd die werknemers nodig hadden om een taak of een reeks taken te voltooien. Zo werd naar manieren gezocht om overbodige bewegingen te elimineren en een proces te definiëren dat werknemers moesten volgen om hun werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Henry Gantt ontwikkelde bovendien het Gantt-diagram: een staafdiagram waarmee taken en mijlpalen in een projectplanning visueel bijgehouden worden. Gantt-diagrammen worden al decennia gebruikt om grote projecten te beheren, zoals de aanleg van de Hoover Dam en het netwerk van snelwegen in de Verenigde Staten.

Met de groei van de industrie en de productie nam ook het aantal werknemers toe. Gantt-diagrammen hielpen bedrijfsmanagers en -eigenaren om de meest gestructureerde en gestroomlijnde manieren te vinden om het werk gedaan te krijgen. Met Gantt-diagrammen konden managers zien:

• Welke taken voltooid moesten worden
• Wie verantwoordelijk was voor elke taak
• Hoe lang het duurde om elke taak te voltooien

Deze informatie maakte het eenvoudiger om processen te stroomlijnen, en ervoor te zorgen dat de juiste mensen de juiste taken toegewezen kregen en er voldoende middelen beschikbaar waren om elke taak te voltooien.

Waarom heb je workflowmanagement en workflows nodig?

Je hebt waarschijnlijk een redelijk idee van wat je nodig hebt om je werk gedaan te krijgen, zodat je misschien helemaal geen zin hebt om een strikt proces te gaan volgen. Dat is begrijpelijk, want mensen houden over het algemeen niet van verandering. We zijn geneigd te denken dat onze manier van werken de beste is omdat we het altijd al op die manier gedaan hebben.

Om onderstaande redenen is het toch een goed idee om workflows op te stellen voor gangbare procedures die vaak herhaald worden.

Bedrijfsvoering verbeteren

Als je definieert welke specifieke stappen in welke volgorde uitgevoerd moeten worden om een taak te voltooien, kun je de bedrijfsvoering verbeteren door de juiste mensen die taak in de juiste volgorde binnen een bepaald tijdsbestek te laten voltooien.

Een workflow kan ontworpen worden voor een persoon of een hele groep personen die voor hun rollen en toegewezen taken van elkaar afhankelijk zijn om het project af te ronden. Zo kan een simpele workflow het proces beschrijven voor het goedkeuren van de inhoud van een installatiegids voor software:

1. Een technisch schrijver documenteert de installatie-instructies op basis van informatie van experts op dit gebied.
2. Het document wordt ter beoordeling naar die experts gestuurd.
3. De schrijver voert wijzigingen door op basis van die beoordeling.
4. Het document wordt verzonden voor een laatste beoordeling.
5. Het document wordt goedgekeurd of afgewezen.
6. (Afgewezen) De schrijver herziet het concept en dient het opnieuw in.
7. (Geaccepteerd) Het document wordt gepubliceerd.

De opgeschreven stappen vormen nog geen workflow, maar zijn een goed begin. Door workflows zoals in het onderstaande voorbeeld te formaliseren en te visualiseren, maak je deze processen voor anderen inzichtelijker en je bedrijf efficiënter. Verderop laten we je zien hoe je een diagram maakt van een workflow.

Overbodige processen en activiteiten elimineren

Start-ups zijn vaak kleine bedrijven die minder processen en activiteiten hebben dan langer bestaande ondernemingen. Als je workflows maakt en die bijwerkt naarmate je bedrijf groeit, kun je gemakkelijker redundanties ontdekken en verspilling elimineren dan wanneer je je workflows gewoon met beide ogen probeert waar te nemen en te volgen.

Met workflowmanagement voor je dagelijkse activiteiten overzie je de hele operatie van begin tot eind. En kun je gemakkelijker wijzigingen doorvoeren om de workflow te verbeteren en af te rekenen met onnodige stappen, rollen en activiteiten.

Operationele kosten verlagen

Met een workflowdiagram kun je best practices definiëren en je bedrijfsactiviteiten stroomlijnen. Doordat processen gestroomlijnd zijn en het werk sneller gedaan wordt, heb je wellicht minder middelen nodig om de klus te klaren. Zo kun je de kosten verlagen en de winst vergroten doordat je met minder middelen nog altijd dezelfde doelen en targets kunt halen.

Snel reageren op problemen

Vroeger, in de jaren 1980, werden workflowdiagrammen (of stroomdiagrammen) op papier gemaakt, als ze al gemaakt werden. Het was een hele klus om die diagrammen aan te passen aan veranderingen in de processen. Sommige bedrijven raakten hierdoor vastgeroest in hun manier van werken, werden inflexibel en reageerden traag op veranderingen in de markt of in de vraag van klanten.

Naarmate de economie internationaler werd en bedrijven zich buiten hun eigen landsgrenzen uitbreidden, werd het ook steeds belangrijker om inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen en workflow, zodat ze konden blijven concurreren. Maar het maken van een workflowdiagram bleef een tijdrovende klus die op papier gedaan werd, waardoor workflows al snel na hun publicatie en implementatie verouderd raakten.

In de jaren 90 werden papieren workflowdiagrammen vervangen door elektronische exemplaren die met workflowmanagementsoftware op een computer gemaakt en opgeslagen werden en met een paar klikken konden worden bijgewerkt. Rond 2005 werden softwaresystemen voor workflowmanagement robuuster door de toevoeging van BPMN-tools (Business Process Modeling and Notation).

Door de workflow- en bedrijfsmodelleringstaken naar softwaresystemen te verplaatsen, konden managers veel gemakkelijker met slechts een paar muisklikken diagrammen wijzigen en op wijzigingen reageren.

Processen automatiseren

Met workflowmanagement kun je zien welke delen van je activiteiten geautomatiseerd kunnen worden. Zo kunnen klantenserviceprocedures bepaalde acties zoals e-mails en speciale aanbiedingen activeren, die klanten stimuleren om opnieuw tot aankoop over te gaan. Door dit soort automatisering houden verkopers meer tijd over om op zoek te gaan naar nieuwe klanten en kunnen medewerkers van de klantenservice problemen van bestaande klanten oplossen.

 

Een workflow laat zien waar je simpele taken kunt automatiseren, zoals het verzenden van werkitems van de ene medewerker naar de volgende, in een proces waarbij meerdere mensen specifieke taken in een specifieke volgorde moeten voltooien. Automatisering maakt het gemakkelijk om bedrijfsactiviteiten te analyseren, trends te ontdekken, je op risico's voor te bereiden en groei te plannen.

Workflow voorbeeld

Het in kaart brengen van een workflow is niet beperkt tot bepaalde rollen of afdelingen binnen een organisatie. Workflows kunnen nuttig zijn voor elke afdeling die zo efficiënt mogelijk wil werken, zoals engineering, marketing, productie, HR, verkoop, IT en operations.

Als je een gratis Lucidchart-account aanmaakt, kun je alle bedrijfsproces-, dataproces- en workflowdiagrammen maken die je nodig hebt. Onze uitgebreide sjablonenbibliotheek bevat workflowvoorbeelden voor wervingsprocessen, IT-projectbeheer, productiestromen, het verwerken en kwalificeren van leads, klantondersteuningsprocessen en nog veel meer.

Gebruik onderstaande sjablonen als uitgangspunt om je eigen processen te definiëren en meld je nu aan voor nog meer sjablonen.

Workflowmanagement en Lucidchart

Lucidchart-sjablonen zijn beschikbaar via het web en zijn erg gebruiksvriendelijk. Doordat deze documenten zich in de cloud bevinden, zijn ze altijd en overal toegankelijk. Jij en je teamleden kunnen overal ter wereld tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Lucidchart maakt realtime samenwerken mogelijk en faciliteert effectief teamwerk.

Ga nu naar Lucidchart en open een gratis account, zodat je diagrammen kunt gaan maken van je belangrijke processen.

Meld u vandaag nog aan