ささやかな目標の小規模なプロジェクトから社運を賭けた複数部門での大規模な取り組みまで、あらゆるプロジェクトにおいて、プロジェクト管理のライフサイクルを理解しておくことは欠かせません。

プロジェクト管理ライフサイクルの4つのフェーズを学び、開始から完了まで、プロジェクトを計画通りに進行させましょう。

プロジェクトライフサイクルとは？

プロジェクトライフサイクルとは、プロジェクトを成功させるためのプロセスを高次的に描き出したものです。

プロジェクトの失敗の大半がコミュニケーション不足によるものであるため、効果的なプロジェクト管理が行われていれば、資金やリソースの無駄遣いを防げるはずです。プロジェクト管理のライフサイクルの各フェーズでは、プロジェクトのアイデアを出し、目標を定義し、その実施を計画して完了に導いていきます。

プロジェクト管理ライフサイクルの4つのフェーズ

プロジェクト管理のライフサイクルは通常、開始、計画、実施、完了の4つのフェーズに分かれます。こうしたフェーズに沿って、プロジェクトの最初から最後までの道筋が進みます。

注 : 方法によっては、管理やモニタリングを5つ目のフェーズとすることもありますが、この記事で説明するフェーズ分類では、この内容は実施と完了のフェーズに含まれます。

1. 開始

最初に、ビジネスのニーズ、問題や機会を特定し、こうしたニーズに対応し、問題を解決し、機会を掴む方法をチームでブレインストーミングします。この段階では、プロジェクトの目的を決め、その実現可能性を見極め、主な成果物を特定します。

開始フェーズでのプロジェクト管理手順

プロジェクト開始フェーズの手順には、以下のようなものがあります。

• 実行可能性調査の実施 : プロジェクトで解決を目指す主な課題とプロジェクトによってその課題を解決できるかどうかをを特定
• スコープの特定 : プロジェクトの深さと幅を定義
• 成果物の特定 : 提供する製品やサービスを定義
• プロジェクトのステークホルダーを特定 : プロジェクトから影響を受ける人とそのニーズを把握
• ビジネスケースの作成 : 上記の基準を使い、想定されるプロジェクトの費用や利点を比較し、プロジェクトを進めるか否かを判断
• 業務記述書の作成: これまでに特定したプロジェクトの目的、スコープや成果物をプロジェクトオーナーとプロジェクトに取り組むメンバーの間の作業に関する合意として記録

 

2. 計画

ビジネスケース、業務記述書やプロジェクト開始文書に基づいてプロジェクト進行の承認が下りたら、計画フェーズに移行します。

プロジェクト管理ライフサイクルのこのフェーズでは、大きなプロジェクトを小さなタスクに分割し、チームを構築し、割り当てたタスクを完了するスケジュールを準備します。期限通りに進められるよう、大きなプロジェクト内に小さな目標を複数設定するようにしましょう。小さい目標の方が成功の確率も高くなります。

計画フェーズでのプロジェクト管理手順

プロジェクト計画フェーズの手順には、以下のようなものがあります。

• プロジェクト計画の作成 : プロジェクトのフェーズ、実行するタスク、考えうる制約などを含め、プロジェクトのタイムラインを特定
• 業務フロー図を作成 : チームメンバーがプロジェクト内の役割を理解できるよう、スイムレーンを使ってプロセスを視覚化
• 予算の見積もりと財務計画の作成 : 費用対効果を最大化できるよう、費用見積もりを使ってプロジェクトの費用を推定
• リソースの収集 : 社内外からチームのメンバーを集め、タスク貫徹に必要なツール (ソフトウェアやハードウェアなど) を全員に提供
• リスクと潜在的な品質面での障害の予測 : プロジェクトの停滞を招く課題を特定し、リスクの低減やプロジェクトの質とタイムラインを遵守するための計画を立案
• プロジェクトキックオフミーティングの開催 : チームメンバーを集め、すぐに業務に取りかかれるようプロジェクトの概要を説明

このワークフロー図テンプレートでプロセスのすべてのステップと責任範囲をマッピングして始めましょう。

3. 実施

経営陣の承認を獲得し、計画を作成し、チームメンバーが揃ったら、いよいよ実際の作業に移ります。実施フェーズでは、計画を実行に移していきます。プロジェクト管理ライフサイクルのこのフェーズでのプロジェクトマネージャーの仕事は、作業をスケジュールに沿って進め、チームメンバーを調整し、タイムラインを管理し、作業が計画通りに行われていることを確認することです。

実施フェーズでのプロジェクト管理手順

プロジェクト実施フェーズの手順には、以下のようなものがあります。

• タスクの作成とワークフローの整理 : 負担が過重にならないよう注意しながらプロジェクトのタスクをチームメンバーにきめ細かく割り振り
• チームメンバーに対するタスクの説明 : 必要に応じて進め方を教え、プロセスに関連するトレーニングを実施しながらメンバーにタスクを説明
• チームメンバー、顧客や上級管理職とのコミュニケーション : あらゆるレベルのプロジェクトのステークホルダーに最新情報を提供
• 作業品質のモニタリング : チームメンバーが品質とスケジュール面でタスクの目標を達成できているかを確認
• 予算の管理 : 費用を監視し、資産やリソース面でプロジェクトが予定通りに進んでいることを確認

適切に文書化されたプロセスが用意されていれば、プロジェクトの実行がスムーズになります。

プロジェクト管理方法に応じ、完了した成果物やプロジェクトの進捗の確認に役立つさまざまなビジュアルツールを活用できます。詳細については、下のカンバンボードとガントチャートのテンプレートをクリックしてください。

4. 完了

チームがプロジェクトの作業を完了したら、完了フェーズに移ります。このフェーズでは、最終的な成果物を提供し、プロジェクトリソースを解放し、プロジェクトの成否を判断します。プロジェクトの主な作業が終わっても、プロジェクトマネージャーの仕事は終わりではありません。プロジェクトで成功した内容とそうでない内容の評価など、重要なタスクがまだ残っています。

完了フェーズでのプロジェクト管理手順

プロジェクト完了フェーズの手順には、以下のようなものがあります。

• プロジェクトのパフォーマンス分析 : チェックリストを用意し、プロジェクトの目標が達成できたか (タスクの完了状況、スケジュールや予算との整合性など)、当初の課題が解決できたかを判断
• チームのパフォーマンス分析 : 目標の達成状況、作業のスケジュールや品質などの面からチームメンバーのパフォーマンスを評価
• プロジェクト完了の記録 : プロジェクトのすべての側面が完了し、残り作業がないことを確認して主要ステークホルダーに報告
• 実行後のレビューの実施 : 将来同様のプロジェクトに取り組む時に備え、学んだ教訓を考慮しながらプロジェクトの最終分析を実施
• 使用済み予算と未使用予算の計上 : 今後のプロジェクトに残りのリソースを割り当て

プロジェクトの作業が完了した後も振り返りとまとめを行うことで、学んだ内容を活かし、次のプロジェクトでの実践へとつなげることができます。