Ganz gleich, ob Sie an einem kleinen Projekt mit überschaubaren Geschäftszielen oder an einer großen, abteilungsübergreifenden Initiative mit weitreichenden Auswirkungen auf das Unternehmen arbeiten – ein Verständnis des Lebenszyklus im Projektmanagement ist unerlässlich. 

Lernen Sie die 4 Projektphasen des Lebenszyklus im Projektmanagement kennen, um Ihr Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu organisieren und auf Kurs zu halten.

Der Lebenszyklus des Projektmanagements: Überblick

Der Lebenszyklus des Projektmanagements beschreibt die wichtigsten Prozesse zur Durchführung eines erfolgreichen Projekts.

Verschwendete Gelder und Ressourcen können mit effektivem Projektmanagement vermieden werden, denn 57 % der erfolglosen Projekte scheitern aufgrund von mangelhafter Kommunikation. In den Projektphasen des Projektmanagements entwickeln Sie die Idee für ein Projekt, definieren Ziele, planen die Durchführung und führen es zum Abschluss.

4 Projektphasen des Projektmanagements

Der Lebenszyklus des Projektmanagements wird in der Regel in 4 Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss. Diese Phasen formen den Weg, der Ihr Projekt vom Anfang bis zum Ende führt.

Hinweis: Einige Methoden beinhalten auch eine fünfte Phase mit dem Controlling bzw. der Überwachung. Für unsere Zwecke wird diese Phase jedoch unter der Ausführungs- und Abschlussphase erfasst.

1. Initiierung

Zunächst müssen Sie eine geschäftliche Anforderung, eine Problemstellung oder eine Gelegenheit identifizieren und überlegen, wie Ihr Team diese Anforderung erfüllen, dieses Problem lösen oder diese Gelegenheit wahrnehmen kann. In diesem Schritt legen Sie ein Ziel für Ihr Projekt fest, bestimmen, ob das Projekt durchführbar ist, und identifizieren die wichtigsten Ergebnisse für das Projekt.

Projektmanagement Schritte für die Initiierungsphase

Schritte für die Initiierungsphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Durchführen einer Machbarkeitsstudie: Identifizieren Sie das primäre Problem, das Ihr Projekt lösen wird, und ob Ihr Projekt eine Lösung für dieses Problem liefern wird
• Identifizieren des Umfangs: Definieren Sie die Tiefe und das Ausmaß des Projekts
• Identifizieren von Ergebnissen: Definieren Sie das zu realisierende Produkt oder die Dienstleistung
• Identifizieren von Projektbeteiligten: Finden Sie heraus, für wen das Projekt von Bedeutung ist und welche Bedürfnisse diese Personen haben könnten
• Entwickeln eines Business Case: Verwenden Sie die oben genannten Kriterien für einen Vergleich der potenziellen Kosten und des Nutzens des Projekts und um zu entscheiden, ob es tatsächlich Verwirklicht werden soll
• Entwickeln einer Aufgabenbeschreibung: Dokumentieren Sie die zuvor identifizierten Ziele, den Umfang und die Ergebnisse des Projekts als Arbeitsvereinbarung zwischen dem Projektverantwortlichen und den am Projekt beteiligten Personen

 

2. Planung

Sobald das Projekt auf der Grundlage des Business Case, der Aufgabenbeschreibung oder des Initiierungsdokuments genehmigt wurde, beginnt die Planungsphase.

In dieser Projektphase des Lebenszykluses unterteilen Sie das Gesamtprojekt in kleinere Aufgaben, stellen Ihr Team zusammen und erstellen einen Zeitplan für die Erledigung der Aufgaben. Definieren Sie kleinere Ziele innerhalb des Projekts und stellen Sie sicher, dass jedes davon innerhalb des Zeitrahmens erreichbar ist. Kleinere Ziele sollten ein hohes Erfolgspotenzial haben.

Projektmanagement Schritte für die Planungsphase

Schritte für die Planungsphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Erstellen eines Projektplans: Identifizieren Sie den Projektzeitplan, einschließlich der Projektphasen, der auszuführenden Aufgaben und möglicher Einschränkungen
• Erstellen von Workflow-Diagrammen: Visualisieren Sie Ihre Prozesse mithilfe von Verantwortungsbereichen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rolle in einem Projekt klar verstehen
• Schätzen des Budgets und Erstellen eines Finanzplans: Verwenden Sie Kostenschätzungen, um die Ausgaben für das Projekt zu ermitteln und einen maximalen ROI zu erzielen
• Beschaffen der nötigen Ressourcen: Bilden Sie Ihr funktionales Team mit internen und externen Talenten und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass alle die notwendigen Werkzeuge (Software, Hardware etc.) haben, um ihre Aufgaben zu erledigen
• Antizipieren von Risiken und potenziellen Qualitätsproblemen: Identifizieren Sie Probleme, die Ihr Projekt ins Stocken bringen könnten, und planen Sie gleichzeitig, diese Risiken zu mindern und die Qualität und den Zeitplan des Projekts aufrechtzuerhalten
• Veranstalten eines Meetings zum Projektstart: Holen Sie Ihr Team zusammen und skizzieren Sie das Projekt, damit es schnell mit der Arbeit beginnen kann

Beginnen Sie, indem Sie alle Prozessschritte und Verantwortlichkeiten in dieser Workflow Diagrammvorlage abbilden.

3. Ausführung

Sie haben die Genehmigung erhalten, einen Plan entwickelt und Ihr Team zusammengestellt. Jetzt ist es an der Zeit, an die Arbeit zu gehen. In der Ausführungsphase wird Ihr Plan in die Tat umgesetzt. Die Aufgabe des Projektmanagers in dieser Lebenszyklusphase des Projektmanagements ist es, die einzelnen Arbeitsschritte im Blick zu behalten, Teammitglieder zu organisieren, Zeitpläne zu verwalten und sicherzustellen, dass die Arbeit gemäß dem ursprünglichen Plan erledigt wird.

Projektmanagement Schritte für die Ausführungsphase

Schritte für die Ausführungsphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Erstellen von Aufgaben und Organisieren von Arbeitsabläufen: Weisen Sie detaillierte Aspekte der Projekte den entsprechenden Teammitgliedern zu und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder nicht überlastet werden
• Briefing der Teammitglieder bezüglich ihrer Aufgaben: Erklären Sie den Teammitgliedern die Aufgaben, bieten Sie notwendige Anleitungen und organisieren Sie bei Bedarf prozessbezogene Schulungen
• Kommunikation mit Teammitgliedern, Kunden und dem Management: Geben Sie den Projektbeteiligten auf allen Ebenen entsprechende Updates
• Überprüfung der Arbeitsqualität: Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder die Zeit- und Qualitätsvorgaben für ihre Aufgaben einhalten
• Budgetverwaltung: Überwachen Sie die Ausgaben und halten Sie das Projekt in Bezug auf Vermögenswerte und Ressourcen auf Kurs

Wenn Sie bereits über einen angemessen dokumentierten Prozess verfügen, wird die Durchführung des Projekts viel einfacher sein.

Abhängig von der von Ihnen angewandten Projektmanagement Methodik gibt es viele visuelle Hilfsmittel, mit denen Sie verfolgen können, welche Teilaufgaben bereits abgeschlossen wurden. So können Sie effektiv sicherstellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt. Klicken Sie unten auf die Vorlagen für ein Kanban Board und Gantt Diagramm, um mehr zu erfahren.

4. Abschluss

Sobald Ihr Team die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen hat, beginnt die Abschlussphase. In der Abschlussphase liefern Sie die endgültigen Ergebnisse, geben die Projektressourcen frei und beurteilen den Erfolg des Projekts. Nur weil die Hauptarbeit des Projekts vorbei ist, bedeutet das nicht, dass die Arbeit des Projektmanagers erledigt ist. Es gibt immer noch wichtige Dinge zu tun, einschließlich der Auswertung, was bei dem Projekt funktioniert hat und was nicht.

Projektmanagement Schritte für die Abschlussphase

Schritte für die Abschlussphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Analysieren der Projektleistung: Stellen Sie mithilfe einer vorbereiteten Checkliste fest, ob die Projektziele erreicht wurden (Aufgaben erledigt, termingerecht und im Rahmen des Budgets) und das ursprüngliche Problem gelöst wurde.
• Analyse der Teamleistung: Bewerten Sie die Leistung der Teammitglieder, einschließlich der Frage, ob sie ihre Ziele erreicht haben, sowie die Pünktlichkeit und Qualität der Arbeit
• Dokumentieren des Projektabschlusses: Stellen Sie sicher, dass alle Aspekte des Projekts abgeschlossen sind und keine unerledigten Aufgaben verbleiben. Erstellen Sie Berichte für die wichtigsten Projektbeteiligten
• Durchführen von Bewertungen nach der Implementierung: Nehmen Sie eine abschließende Analyse des Projekts vor und berücksichtigen Sie dabei die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte
• Abrechnung von verbrauchtem und nicht verwendetem Budget: Weisen Sie verbleibende Ressourcen zukünftigen Projekten zu

Indem Sie nach Abschluss das Projekt bewerten und analysieren, können Sie alles Gelernte in Ihr nächstes Projekt einbringen.