プロジェクトの計画やチャーター作成には、プロジェクト管理のタイムラインが欠かせません。プロジェクト管理タイムラインは、プロジェクトの開始から終了までをシンプルに概観できるビジュアルで、チームの効率性向上に役立ちます。紙ベースで見ればごく単純なタイムラインに見えますが、プロジェクトを分割し、効果的なタイムラインに仕立てていく作業は、プロジェクト管理の初心者には少し面倒に感じられるかもしれません。そこで、この記事では、プロジェクト管理の初心者にもベテランにも同様に役立つ、次のタイムライン作成を成功させるための8つのステップを紹介します。

1. プロジェクト範囲記述書を作成

プロジェクト管理プロセスの一環として、タイムラインを作る前に、まずプロジェクトのスコープを決めておく必要があります。プロジェクト範囲記述書を作成し、プロジェクト完了までに発生する成果物の概要を示します。

例えば、友達と一緒に野菜づくりをするとします。この場合の範囲記述書は「トマト、ピーマン、ケール、ジャガイモ、エンドウ豆、いんげんとトウモロコシを栽培する10m²の畑を作る」というようになります。

2. 作業分解構造 (WBS) を作成

作業分解構造 (WBS) を作るには、範囲記述書の内容から、成果物をできるだけ小さな単位に分割していきます。この段階ではタスクには踏み込まず、ただ成果物を細分化していきます。このセクションは別名スコープのベースラインとも言われ、副成果物はそれぞれ作業パッケージとも呼ばれます。

野菜づくりの例を使うなら、WBS の目的は以下の栽培を行うこととなるでしょう。

• 1 m²のトマト
• 1 m²のピーマン
• 1.5 m²のケール
• 2 m²のジャガイモ
• 1.5 m²のエンドウ豆
• 1 m²のいんげん
• 1 m²トウモロコシ

3. 各作業パッケージをタスクに分割

次に、作業パッケージのそれぞれに対応する ToDo リストを作っていきます。ベースラインと目標との間の差に注目し、開始点から目指す終着点に到達するまでに何が必要かを考えていきます。作業パッケージ間で共通するタスクにも注意しましょう。このプロセスが、次のステップで依存関係を判断するのに役立ちます。

畑での作業パッケージ2つのタスクリストを表に整理すると以下のようになります。

4. プロジェクトの依存関係を決定

依存関係とは、別のタスクの完了まで開始できないタスクを指します。例えば、畑を耕し終わるまではトマトを植えることはできません。こうした場合であれば、プロジェクト管理タイムラインの依存関係を特定するのは比較的簡単ですが、プロセスが複雑な場合には、依存関係のマッピングにかなり時間がかかることもあります。

依存関係の特定にはフローチャートや図の作成も役立ちます。スイムレーンや色分けを使ってタスクの担当別にチームや個人を仕分けるのもよいでしょう。ここでは、トマトといんげんを植える作業を2チームに色分けしています。

5. 各タスクに必要な合計時間を決定

タスクリストまたは依存関係チャートに戻り、担当者が熱心に、中断なしにタスクに取り掛かると仮定して、各タスクの達成にかかる時間を検討します。所要時間を正確に見積もれない場合は、アドバイスをくれる専門家に相談しましょう。

以下の例には、すべての購買タスクをまとめて実行することを示すスイムレーンが含まれています。

6. リソースの可用性を特定

プロジェクトにおいては、チームメンバーや従業員の参加の可否がしばしばリソースの制約条件となります。このステップでは、メンバーがいつ割り当てられたタスクに取り組めるかを検討します。タスクの完了に必要な時間が正味わずか1日であっても、他にも多数のプロジェクトが同時進行で動いている場合には、数日、数週間を見ておかねばならないこともあるでしょう。

この畑作りの例では、開始から終了まで4時間あれば足りますが、他にもいろいろすべきことはありますので、2週間にかけて、土日の作業が必要となる可能性もあります。プロジェクトタイムラインの作成時には、タスクごとに予備日を数日設けましょう。

7. 重要なマイルストーンを特定

プロジェクトマイルストーンは、プロジェクトの進捗を開始から終了まで追跡するのに役立ちます。遅れが生じた場合でも最終的な期限を前もって把握できるので、目標に沿って進めるよう計画や期待される内容を調整することができます。

8. プロジェクトスケジュールを作成

いよいよ、プロジェクトタイムラインの作成に入ります。タスクを順に最後まで並べて、割り当てられた時間に合わせて長さを調整し、マイルストーンを追加して完成させます。これでプロジェクトスケジュールは完成です。

役立つヒント

プロジェクト管理のタイムラインの作成をスムーズに進めるには、以下のヒントを参考にしてみましょう。

• まずはプロジェクトの開始日と終了日を設定してからラベルを調整します。
• 次に、線とブロックのどちらを使用するかを決めます。プロジェクトに適した構造を選びましょう。基本的な線型のタイムラインは主要なマイルストーンの特定に、ブロック型のタイムラインはチームや特定のタスクの進捗状況を手軽に視覚化するのにそれぞれ役立ちます。
• プロジェクトのラベルはタイムラインに基づいて決めます。ラベルは、秒、時、日、週、年単位で指定できます。
• 複数のタイムラインを積み重ね、ラベルは一番下のタイムラインにのみ表示するようにします。
• さまざまなタイムラインや行を色分けして、プロジェクトを整理して共通の理解を築きます。
• 間隔の変更は増分単位でのみ (端数にならないよう) 変更します。

Lucidchart でプロジェクト管理タイムラインを作成 (下記のテンプレートを参照) する場合は、このチュートリアルで追加のヒントをチェックしましょう。

プロジェクト管理のタイムラインテンプレート

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作成を始める準備はできましたか？タイムラインを使用すると、プロジェクト全体をスムーズに進めやすくなります。プロジェクトの現実的な見通しをステークホルダーに伝え、調整するのに最適です。