Of u nu aan een klein project werkt met bescheiden bedrijfsdoelen of aan een groot initiatief dat zich over meerdere afdelingen uitstrekt en grote zakelijke implicaties heeft, het is essentieel om de levenscyclus van projectmanagement goed te begrijpen. 

Leer de vier fasen kennen van de levenscyclus van projectmanagement om uw project van begin tot eind in goede banen te leiden en op schema te houden.

Overzicht van de levenscyclus van projectmanagement

De levenscyclus van projectmanagement beschrijft de processen op hoog niveau die nodig zijn om een geslaagd project op te leveren.

Verspilling van geld en middelen kan worden voorkomen met effectief projectmanagement, aangezien meer dan de helft van alle niet-geslaagde projecten mislukt als gevolg van communicatieproblemen. In de verschillende levensfasen van projectmanagement bedenk je het idee voor het project, bepaal je de doelen ervan, plan je de uitvoering en breng je het tot een goed einde.

4 fasen van de levenscyclus van projectmanagement

De levenscyclus van projectmanagement wordt meestal onderverdeeld in vier fasen: begin, planning, uitvoering en afsluiting. Deze fasen vormen het traject waarop uw project van begin tot einde wordt uitgevoerd.

Opmerking: sommige methodologieën omvatten nog een vijfde fase, de controle- of toezichtsfase, maar voor onze doeleinden maakt deze fase hier deel uit van de uitvoerings- en afsluitingsfasen.

1. Beginfase

Om te beginnen moet u een zakelijke behoefte, een probleem of kans identificeren en daarna tijdens brainstormsessies manieren zien te vinden waarop uw team aan deze behoefte kan voldoen, dit probleem kan oplossen of deze kans kan benutten. Tijdens deze stap stelt u een doel vast voor uw project, bepaalt u of het project haalbaar is en identificeert u de belangrijkste deliverables.

Projectmanagementstappen tijdens de beginfase

Stappen die er voor het begin van het project genomen moeten worden zijn bijvoorbeeld:

• Het laten uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek: Identificeer het voornaamste probleem dat uw project moet oplossen en of uw project een oplossing voor dit probleem biedt
• Identificeren van de reikwijdte: Bepaal de omvang en diepte van het project
• Identificeren van de deliverables: Bepaal de producten of diensten die het project op moet leveren
• Identificeren van belanghebbenden: Zoek uit op wie dit project invloed heeft en wat hun behoeften zijn
• Een bedrijfsplan ontwikkelen: Gebruik bovenstaande criteria om de potentiële kosten en baten voor het project te vergelijken om te bepalen of het kan worden uitgevoerd
• Een werkverklaring ontwikkelen: Leg de eerder geïdentificeerde doelen, omvang en deliverables voor het project vast in een werkovereenkomst tussen de projecteigenaar en degenen die eraan werken

 

2. Planning

Nadat het project het groene licht heeft gekregen op basis van uw bedrijfsplan, werkverklaring of project initiation document, kunt u doorgaan naar de planningsfase.

Tijdens deze fase van de levenscyclus van projectmanagement verdeelt u het grote project in kleinere taken, stelt u een team samen en maakt u een schema voor de voltooiing van opdrachten. Creëer kleinere doelen binnen het grotere project, en zorg ervoor dat elk van deze doelen ook haalbaar is binnen het tijdsbestek. Kleinere doelen moeten een groot potentieel voor succes hebben.

Projectmanagementstappen tijdens de planningsfase

Stappen voor de projectplanningsfase kunnen de volgende zaken omvatten:

• Het opstellen van een projectplan: Identificeer een tijdlijn voor het project, inclusief de fasen van het project, de taken die er moeten worden uitgevoerd en mogelijke beperkingen
• Workflowdiagrammen maken: Visualiseer je processen met behulp van swimlanes om ervoor te zorgen dat teamleden hun rol binnen het project goed begrijpen
• Een geschat budget maken en een financieel plan opstellen: Gebruik kostenramingen om te bepalen hoeveel u aan het project wilt uitgeven om het maximale rendement uit uw investering te halen
• Middelen verzamelen: Bouw uw functionele team op met medewerkers uit interne en externe talentenpools en zorg er daarbij voor dat iedereen over de noodzakelijke tools beschikt (software, hardware, enz) om hun taken uit te voeren
• Mogelijke risico's en potentiële kwaliteitshindernissen anticiperen: Identificeer problemen die uw project mogelijk tot stilstand kunnen brengen en maak plannen om dergelijke risico's te beperken en de kwaliteit en tijdlijn van het project te handhaven
• Houd een startbijeenkomst voor het project: Betrek uw team bij het project en geef een overzicht van de werkzaamheden zodat ze snel aan de slag kunnen gaan

Maak een begin met het in kaart te brengen van alle processtappen en -verantwoordelijkheden in deze sjabloon voor een werkstroomdiagram.

3. Uitvoering

U heeft goedkeuring voor uw project gekregen, een plan ontwikkeld en uw team samengesteld. Nu is het tijd om aan het werk te gaan. Tijdens de uitvoeringsfase wordt uw plan in actie omgezet. De taak van de projectmanager in deze fase van de levenscyclus van projectmanagement is het werk op schema te houden, uw teamleden te organiseren, tijdlijnen te beheren en ervoor te zorgen dat het werk volgens de oorspronkelijke plannen wordt uitgevoerd.

Projectmanagementstappen tijdens de uitvoeringsfase

Stappen voor de uitvoeringsfase zijn onder andere:

• Toewijzen van taken en indelen van werkstromen: Wijs gedetailleerde aspecten voor het project toe aan de juiste teamleden en zorg er daarbij voor dat teamleden niet overwerkt raken
• Teamleden informeren over de uit te voeren taken: Leg taken uit aan teamleden, bied de nodige begeleiding over hoe die moeten worden uitgevoerd en organiseer procesgerelateerde training waar dit nodig is
• Communiceren met teamleden, klanten en het hogere management: Geef updates aan project stakeholders op alle niveaus
• Kwaliteit van het werk bewaken: Zorg ervoor dat teamleden de tijd- en kwaliteitsdoelen voor hun taken halen
• Budgetbeheer: Houd toezicht op de kosten en houd het project op schema wat het gebruik van activa en middelen betreft

Als u al over een goed gedocumenteerd proces beschikt, dan maakt dit de uitvoering van het project een stuk gemakkelijker.

Afhankelijk van de projectmanagementmethodologie die u volgt, kunt u een aantal visuele tools toepassen om aan te geven welke deliverables voltooid zijn en ervoor te zorgen dat uw project op schema blijft. Klik op de sjablonen voor een Kanbanbord en Gantt-diagram hieronder om er meer over te leren.

4. Afsluiting

Nadat uw team alle werkzaamheden voor een project heeft voltooid, gaat u de afsluitingsfase in. In de afsluitingsfase levert u de deliverables, geeft u de projectmiddelen vrij en bepaalt u het succes van het project. Dat de belangrijkste werkzaamheden van het project voltooid zijn, betekent niet dat de taak van de projectmanager erop zit: er zijn nog enkele belangrijke taken te doen, waaronder de evaluatie van wat er wel en niet goed is gegaan.

Projectmanagementstappen tijdens de afsluitingsfase

Stappen voor de afsluitingsfase van het project omvatten onder andere:

• Analyse van projectprestaties: Bepaal aan de hand van een voorbereide checklist of aan de doelen voor het project is voldaan (taken op tijd en binnen budget voltooid) en het initiële probleem is opgelost.
• Analyse van teamprestaties: Beoordeel de prestaties van teamleden, of ze hun doelen hebben behaald, of ze dit op tijd hebben gedaan en of dit werk van goede kwaliteit was
• Documenteren van de projectafsluiting: Zorg ervoor dat alle aspecten van het project voltooid zijn en er geen losse eindjes overblijven, en stuur rapporten naar de belangrijkste belanghebbenden
• Beoordelingen uitvoeren na de implementatie: Voer een laatste analyse van het project uit, en houd daarbij rekening met de geleerde lessen voor vergelijkbare projecten in de toekomst
• Verantwoording voor gebruikte en ongebruikte middelen: Wijs eventuele overgebleven middelen aan toekomstige projecten toe

Door ook na afloop van het project aandachtig te werk te gaan, leert u waardevolle lessen die u op uw volgende project kunt toepassen.