C’est pendant un cours de yoga Vinyasa, dans une atmosphère sombre et vaporeuse, que j’ai compris que j’étais un passionné de logigrammes. Un instructeur nous a encouragés à faire le vide dans notre esprit et à « laisser le processus nous envahir ». Mais au lieu de faire le vide dans mon esprit, je me suis tout de suite demandé « Le processus nous envahir ? Il doit y avoir un logigramme de yoga pour ça. » Et, en effet, il y en a un.

Pour chaque type de processus, il existe un logigramme. Pour les entreprises, il existe même un langage spécifique dédié aux logigrammes de processus. Il s’appelle le modèle de processus métier et notation, ou simplement BPMN 2.0. Mais si vous êtes un professionnel surchargé de travail, l’apprentissage d’un nouveau langage de diagramme est probablement la dernière de vos priorités. Et cela risque fort de durer. Alors laissez-moi vous faciliter la tâche et simplifier un peu le BPMN.

Si votre attitude à l’égard des diagrammes BPMN se caractérise par l’accablement, la frustration ou la procrastination, ce tutoriel BPMN est fait pour vous. Aujourd’hui, je présente « Les diagrammes BPMN pour les nuls ».

Avantage d'un BPMN

Le principal avantage d’un BPMN est qu’il s’agit d’un langage de diagramme standardisé. Tout comme UML a normalisé les diagrammes pour la modélisation des logiciels, les créateurs du BPMN espéraient qu’il en serait de même pour les entreprises. Par conséquent, en vous familiarisant avec le BPMN, vous serez en mesure de créer et de partager des diagrammes que les parties prenantes de l’entreprise comprendront facilement. Sans compter que vous serez en mesure de comprendre les diagrammes que vos collègues partageront avec vous.

L’intérêt pour le BPMN a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie. Une étude menée par BPTrends a révélé qu’en 2005, seules 20 % des entreprises interrogées étaient désireuses d’adopter la notation BPMN, alors que 64 % des entreprises se sont montrées intéressées en 2015. Parallèlement, l’intérêt pour tous les autres langages de modélisation a diminué. Il va de soi que se familiariser avec le BPMN renforcera votre image dans le monde des affaires, en particulier si vous vous intéressez à la gestion des processus.

Formes et symboles BPMN de base

La notation BPMN comprend des dizaines de formes spécifiques. Nous les divisons en plusieurs groupes principaux : événements, activités, branchements, connecteurs, pools et artefacts.

Événements

Chaque diagramme BPMN commence et se conclut par un événement. Les événements peuvent également se produire au milieu d’un processus et peuvent inclure une icône qui indique le type d’événement représenté. Pour plus de renseignements sur les événements, consultez notre guide complet.

Activités

Les activités sont représentées par des rectangles. Ces derniers doivent toujours être marqués en utilisant le format verbe + nom pour représenter une action. Pour plus d’informations, consultez cet article.

Branchements

Les branchements divisent et rejoignent les flux de processus. Ils sont représentés par un losange et peuvent contenir des icônes pour indiquer les conditions de division et de regroupement des flux de processus. En savoir plus sur les branchements spécifiques.

Connecteurs

Les connecteurs (ou les lignes) illustrent le flux d’un élément de diagramme BPMN à un autre. Les différents styles de lignes marquent la distinction entre un flux d’activités et un flux de messages. Obtenez plus de détails ici.

Pools

Les pools BPMN peuvent être divisés en différents couloirs. Les pools et les couloirs sont utilisés pour indiquer les groupes et les individus qui sont responsables de certaines parties d’un processus. Chaque diagramme BPMN doit contenir au moins un pool avec un couloir.

ARTEFACTS

Les artefacts apportent des informations supplémentaires à un diagramme BPMN. Il s’agit notamment des annotations, des groupes et des objets de données, que vous pouvez découvrir plus en détail dans notre guide complet.

Comment dessiner des diagrammes BPMN

Avant de commencer votre diagramme BPMN, vous devez définir la portée du processus pour lequel vous faites le diagramme. Cette étape importante déterminera le niveau de précision que vous devrez fournir. Les diagrammes de haut niveau doivent être généraux et s’appuyer sur des sous-processus et une documentation complémentaire pour approfondir davantage les détails.

Une fois que vous avez clairement défini votre portée, il est temps d’ouvrir un document Lucidchart et de commencer à glisser-déposer des formes sur le tableau. Si vous n’avez pas de compte Lucidchart, vous pouvez en créer un gratuitement dès maintenant.

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Votre première forme doit être un événement de début. Comme vous savez que votre diagramme se conclura par un événement de fin, vous pouvez également en faire glisser un sur le tableau. J’ai coloré les miens en vert et en rouge. Même sans le code couleur, vous pouvez faire la différence entre les événements de début et de fin grâce à l’épaisseur de leurs bordures. La notation standard des événements exige une bordure fine pour les événements de début, une bordure épaisse pour les événements de fin et une bordure circulaire doublée pour les événements intermédiaires.

Ensuite, ajoutons une activité et nommons-la en utilisant le format verbe + nom, comme suit :

Chaque diagramme BPMN doit avoir au moins un pool avec un couloir, alors ajoutons-en un.

Et voilà ! Votre diagramme BPMN est terminé. Bien sûr, il très simplifié (pour ne pas dire simpliste). Alors, ajoutons un peu plus de complexité.

Cet exemple de diagramme BPMN est encore relativement simple, mais il illustre un certain nombre de points et de caractéristiques importants que vous devez garder à l’esprit lorsque vous élaborez votre propre cartographie BPMN :

• Assurez-vous que la direction de votre flux est cohérente. Notez que même lorsque vous vous déplacez entre les pools et les couloirs, le diagramme évolue toujours de gauche à droite, jamais de haut en bas.
• Veillez à ce que vos connecteurs ne se chevauchent jamais. Si la direction de votre flux est cohérente, ce point devrait être relativement simple à suivre.
• Dans la section client, nous avons utilisé un branchement pour illustrer ce qui se passe pendant une longue attente au restaurant chinois. Remarquez que le scénario principal concerne tous les niveaux, tandis que l’exception est ajoutée au-dessus. En commençant par le scénario principal, votre diagramme BPMN restera clair et facile à comprendre.
• Incluez des événements de fin distincts pour des états finaux distincts. Par exemple, il existe deux événements de fin dans le pool clients : l’un représente un état final positif (manger de la nourriture chinoise), tandis que l’autre représente un état final négatif (une longue attente et pas de nourriture chinoise).
• N’incluez qu’un seul processus dans chaque pool. Ce diagramme BPMN montre deux processus qui interagissent. L’un est le processus client, et l’autre celui du restaurant. Ils ont chacun leur propre pool.
• Lorsque deux pools interagissent, utilisez des connecteurs de message en pointillés plutôt que des connecteurs de séquence en traits pleins.

Conseils d’experts

Les experts en BPMN donnent un certain nombre de conseils pour réaliser des diagrammes professionnels.

En premier lieu, veillez à ce que vos diagrammes restent simples en définissant clairement la portée de chaque BPMN. Vous pouvez aller plus loin dans les détails si nécessaire en créant des diagrammes BPMN pour les sous-processus et les sous-sous-processus. Ces sous-processus sont particulièrement faciles à créer dans Lucidchart. Créez un diagramme de haut niveau, puis créez des onglets supplémentaires pour élaborer des diagrammes distincts et plus détaillés. Vous pouvez les relier entre eux à l’aide de zones cliquables.

Une autre façon de veiller à ce que vos diagrammes restent clairs consiste à ajouter des détails à l’aide d’une documentation distincte. Par exemple, décrivez les exigences du processus dans un document de type Google Doc, puis créez un lien vers ce document à partir de votre document Lucidchart. Les liens vous permettent de relier toutes vos informations à une seule source sans alourdir votre diagramme.

Ensuite, lorsque vous imprimez votre diagramme BPMN, assurez-vous qu’il tient sur une seule page. Lucidchart vous facilite la tâche en incluant une fonction d’ajustement pour impression. Il suffit de mettre votre diagramme en surbrillance, d’accéder aux paramètres de la page, de sélectionner le format de papier souhaité, puis de cliquer sur l’icône Ajuster. Lucidchart réduira ou redimensionnera automatiquement votre diagramme pour l’ajuster à la taille de papier que vous avez sélectionnée.

Enfin, effectuez un contrôle de version sur vos diagrammes. Une fois que vous avez finalisé un processus, assurez-vous qu’il reste inchangé. Lucidchart facilite le contrôle des versions en vous permettant de choisir qui peut modifier, commenter et visualiser vos diagrammes. Et même si vous constatez des changements inattendus, vous pouvez toujours revenir à une version précédente grâce à l’historique des révisions.

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