BPMN : définition, utilisation et exemples

Le Business Process Model and Notation (BPMN) ou norme de modélisation des processus métier en français, est une méthode de logigramme qui modélise de A à Z les étapes d'un processus métier planifié. Élément clé de la gestion d'un processus métier, il permet de représenter visuellement une séquence détaillée des activités commerciales et des flux d'informations nécessaires à la réalisation d'un processus.

Son but est de modéliser les moyens d'améliorer l'efficacité, de tenir compte de nouvelles circonstances ou d'acquérir un avantage concurrentiel. La méthode a fait l'objet d'une standardisation ces dernières années et est maintenant souvent appelée sous un nom légèrement différent : Business Process Model and Notation, toujours en utilisant l'acronyme BPMN. Elle diffère du langage UML (Unified Modeling Language) utilisé dans la conception de logiciels.

La Business Process Modeling Notation a été développée par la Business Process Management Initiative (BPMI) et a fait l'objet d'une série de révisions. En 2005, ce groupe a fusionné avec l'Object Management Group (OMG), qui a repris l'initiative. En 2011, l'OMG a publié BPMN 2.0 et a changé le nom de la méthode en Business Process Model and Notation. Elle a créé une norme plus détaillée pour la modélisation des processus métier, en utilisant un ensemble plus riche de symboles et de notations pour les Business Process Diagrams. Depuis 2014, BPMN a également été complétée par une méthode de diagramme de processus décisionnels appelée norme Decision Model and Notation, car BPMN ne se prête pas naturellement aux flux de décisions.

À un niveau global, la notation BPMN est utile à toutes les parties prenantes d'un processus métier, car elle permet de mieux le comprendre grâce à une représentation visuelle accessible de toutes ses étapes. À un niveau plus détaillé, elle est destinée aux personnes qui mettront en œuvre le business process en donnant suffisamment de détails pour permettre son application. Elle offre un langage standardisé et commun à tous les personnels impliqués, qu'ils soient techniques ou non : analystes commerciaux, participants au processus, managers, développeurs techniques, mais aussi équipes externes et consultants. Dans l'idéal, elle fait le lien entre l'intention du processus et sa mise en œuvre en fournissant suffisamment de détails et de visibilité sur la séquence des activités de l'entreprise.

Un schéma peut se révéler bien plus facile à comprendre qu'un texte. Il permet de communiquer et de collaborer plus facilement pour atteindre un processus efficace, produisant un résultat de grande qualité. Il contribue également à la communication menant à la création des documents XML (Extensible Markup Language) nécessaires à l'exécution de divers processus. L'une des principales normes XML est appelée Business Process Execution Language for Web Services ou, en version abrégée, BPEL/BEPEL4WS.

Le diagramme BPMN décrit ces quatre types d'éléments pour les diagrammes de processus commerciaux :

1. Objets de flux : 

   événements, activités, passerelles

2. Objets de connexion :

   flux de séquence, flux de message, association

3. Couloirs :

   piscine ou couloir

4. Artefacts :

    objets de donnée, groupes, annotations

Voici une explication détaillée de ces différents éléments et de leur utilisation dans la description d'un processus métier :

Événements

Il s'agit d'un élément déclencheur qui commence, modifie ou termine un processus. Parmi les types d'événements : message, minuterie, erreur, compensation, signal, annulation, escalade ou lien. Ils sont représentés à l'aide de cercles contenant d'autres symboles qui changent en fonction du type d'événement. On les classe en deux catégories, « receveur » ou « lanceur » selon leur fonction.

Activité

Une activité ou une tâche particulière effectuée par une personne ou un système. Elle est représentée par un rectangle aux coins arrondis. Ils peuvent être plus détaillés avec des sous-processus, des boucles, des compensations et des instances multiples.

Entrée

Il s'agit d'un point de décision qui peut ajuster le chemin en fonction des conditions ou des événements. Les entrées sont représentées par des losanges. Elles peuvent être exclusives ou inclusives, parallèles, complexes ou basées sur des données ou événements.

Sequence flow

Indique l'ordre des activités à effectuer. Il est représenté par une ligne droite fléchée. Il peut s'agir d'un flux conditionnel ou d'un flux par défaut.

Message flow

Les flux de messages représentent les messages qui passent d'une piste à une autre, traversant les séparations au sein d'une entreprise, par exemple les différents services. Ils ne doivent pas relier des événements ou activités à l'intérieur d'une même piste. Ils sont représentés par une ligne en pointillés avec un cercle au départ et une flèche à la fin.

Association

Représentée par une ligne en pointillés, elle associe un artefact ou un texte à un événement, une activité ou une entrée.

Pool and swimlane

Une piscine représente les principaux participants d'un processus. Une autre piscine peut se trouver dans une entreprise ou un service différent, mais être toujours impliqué dans le processus. Les couloirs d'une piscine montrent les activités et le flux pour un certain rôle ou participant, définissant qui est responsable de quelles parties du processus.

Artefact

Informations supplémentaires que les développeurs ajoutent pour apporter un niveau de détail nécessaire au diagramme. Il existe trois types d'artefacts : les objets de données, les groupes ou les annotations. Un objet de données indique quelles données sont nécessaires à une activité. Un groupe montre un regroupement logique d'activités mais ne modifie pas le déroulement du diagramme. Une annotation fournit des explications supplémentaires sur une partie du diagramme.

La modélisation des processus commerciaux peut aller de simples diagrammes dessinés à la main à des diagrammes plus complexes comportant des éléments extensibles pour fournir suffisamment de détails sur la mise en œuvre de processus. Dans sa forme la plus sophistiquée, la BPMN est réalisée par des analystes accrédités. L'Object Management Group (OMG) fournit cinq certifications en BPMN 2.0 appelées OCEB 2, qui signifie OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Une partie est orientée "business", et l'autre est technique. Pour la BPMN 2.0, l'OMG entend normaliser la modélisation des processus commerciaux de la même manière que le langage de modélisation unifié (Unified Modeling Language, UML) a normalisé la modélisation des logiciels.

Le BPMN exige un certain investissement de temps et d'énergie, mais les bénéfices en termes de compréhension et d'améliorations peuvent être considérables. La version 2.0 s'appuie sur les versions précédentes pour fournir une panoplie de symboles et de notations standard plus riche, permettant aux personnes qui en ont besoin de fournir plus de détails.

L'idée derrière la gestion des processus métier est de créer un cycle d'amélioration continue. Les étapes de ce cycle sont les suivantes : modéliser, mettre en œuvre, exécuter, contrôler et optimiser. Les diagrammes BPMN jouent un rôle clé dans ce contexte.

Les diagrammes BPMN servent à communiquer avec des publics variés, qu'ils soient techniques ou non. Les sous-modèles leur permettent de distinguer facilement les différentes sections du diagramme, afin de trouver les éléments qui les concernent le plus. Les types de sous-modèles sont les suivants :

• Processus métier

  privés.

  Processus internes à une organisation spécifique et ne franchissant pas les pistes ni les limites organisationnelles.
• Processus métier

  abstraits.

  Processus se produisant entre un processus privé/interne et un autre participant ou processus. Le processus abstrait montre au monde extérieur la séquence de messages nécessaire pour interagir avec le processus privé. Il ne montre pas le processus privé/interne en lui-même.
• Processus métier 

  collaboratifs

  . Processus illustrant les interactions entre deux entités d'une entreprise ou plus.

BPMN 2 inclut également les types de diagrammes suivants : conversation, chorégraphie et collaboration.

• Diagramme de chorégraphie.

  Indique les interactions entre deux ou plusieurs participants. Il peut également être étendu à des sous-chorégraphies.

• Diagramme de collaboration.

  Indique les interactions entre deux processus ou plus, en utilisant plus d'une piste. Toutes les combinaisons de pistes, processus et chorégraphies sont possibles dans un diagramme de collaboration.

• Diagramme de conversation.

  En général, il s'agit d'une version simplifiée d'un diagramme de collaboration. Il illustre un groupe de messages liés échangés au sein d'un processus métier. Il peut être assorti de sous-conversations.

1. Définissez clairement la portée du processus avec un début et une fin.
2. Il est conseillé de schématiser d'abord le processus métier actuel afin de mettre en lumière ses sources d'inefficacité avant de créer un meilleur modèle grâce à la notation BPMN.
3. Essayez de créer des diagrammes BPMN qui tiennent sur une page, même si la page en question a les dimensions d'une affiche, comme c'est parfois le cas.
4. Placez les flux de séquence horizontalement. Représentez les associations et les flux de données verticalement.
5. Vous pouvez créer diverses versions du diagramme pour les différentes parties prenantes, en fonction du niveau de détail requis pour leur fonction.
6. La notation BPMN n'est pas adaptée à la modélisation des structures d'organisations, des répartitions fonctionnelles et des modèles de flux de données. Bien qu'elle permette de représenter certains flux d'information au sein d'un processus métier, il ne s'agit pas d'un diagramme de flux de données.

Il est facile de réaliser des modélisations de processus métier avec Lucidchart. Après l'inscription, il vous suffit de vous connecter, puis de créer un document vierge ou de démarrer avec un modèle. Assurez-vous d'ouvrir la bibliothèque de formes BPMN, puis faites glisser et déposez sur la zone de travail les formes dont vous avez besoin.

Vous pouvez également styliser les lignes, formater le texte et repositionner les éléments pour obtenir l'aspect dont vous avez besoin. Ensuite, vous pouvez partager, télécharger ou exporter votre diagramme comme vous le souhaitez.