Aucun plan ou charte de projet n’est complet sans un rétroplanning. Les rétroplannings offrent une vue d’ensemble du projet sur tout son cycle de vie et améliorent l’efficacité des différentes équipes. Aussi simple que puissent paraître un rétroplanning une fois réalisé, la décomposition d’un projet en étapes efficace peut sembler insurmontable, surtout pour les jeunes chefs de projet. Par conséquent, que vous découvriez ce type d’outil ou qu’il s’agisse de la 563e que vous l'élaborez, nous vous invitons à suivre ces 8 étapes essentielles pour réussir votre rétroplanning.

1. Rédigez une note de cadrage

Définir la portée de votre projet fait partie des tâches de gestion de projet que vous devez accomplir avant de pouvoir créer votre rétroplanning. Un exemple de note de cadrage précise les livrables que vous prévoyez de fournir à la fin du projet.

Au cas où vous vous demanderiez comment faire une note de cadrage ; rapidement, imaginons que vous et vos amis vouliez cultiver un potager. La note de cadrage pourrait ressembler à ceci : « Nous allons créer un jardin potager de 10 m² qui produira des tomates, des poivrons, du chou frisé, des pommes de terre, des pois, des haricots verts et du maïs. »

2. Créez un work breakdown structure (WBS)

Pour créer un work breakdown structure, utilisez votre note de cadrage et divisez votre ou vos livrables en sous-livrables plus précis. Vous n’en êtes pas encore à définir les tâches précisement, mais seulement à segmenter plus finement les résultats attendus. Le WBS est également appelé structure de découpage du projet. Chaque sous-livrable est appelé un « lot de travail ».

Pour reprendre notre exemple de potager, votre WBS se composerait des éléments suivants :

• 1 m² de tomates
• 1 m² de poivrons
• 1,5 m² de chou frisé
• 2 m² de pommes de terre
• 1,5 m² de pois
• 1 m² de haricots verts
• 2 m² de maïs

3. Divisez votre travail en tâches

Vous pouvez maintenant établir une liste de tâches à accomplir pour chaque lot de travail. Songez à la distance qui sépare votre point de départ de votre objectif. Quelles sont les actions à réaliser pour passer du premier au second ? Relevez les tâches similaires entre les différents lots de travail. Ce processus vous aidera à déterminer les dépendances à l’étape suivante.

Dressez maintenant une liste de tâches pour deux des lots de travail de votre potager miniature et organisez-les dans un tableau.
Par exemple, sous « 10 m² de tomates », vous pouvez inclure labourer le sol, fertiliser la terre, acheter des cages, etc.

4. Déterminez les dépendances de votre projet

Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent pas être commencées avant qu’une autre tâche ne soit terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas planter vos tomates tant que le sol n’a pas été labouré. Dans ce scénario, il sera relativement simple de déterminer les dépendances pour réaliser un rétroplanning, mais dans le cas de processus plus complexes, les cartographier pourrait vous donner du fil à retordre.

Il peut être utile de créer un logigramme en ligne ou un diagramme pour représenter et identifier ces dépendances, ainsi que d’utiliser des couloirs ou différentes couleurs pour indiquer l’équipe ou le collaborateur responsable de chaque tâche. Ici, la plantation des tomates et des haricots verts est répartie entre deux équipes à l’aide d’un code couleur :

5. Évaluez le temps total nécessaire pour chaque tâche

Reprenez votre liste de tâches ou votre diagramme de dépendances et évaluez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Partez du principe que chaque partie responsable travaillera assidûment à la tâche, sans interruption. Si vous ne parvenez pas à estimer avec précision le temps nécessaire, faites-vous aider par un expert.

L’exemple ci-dessous comprend un couloir pour montrer que toutes les tâches d’achat seront réalisées simultanément.

6. Vérifiez la disponibilité de vos ressources

Le plus souvent, votre facteur limitant sera la disponibilité des membres de votre équipe ou de vos employés. Dans cette étape, vous devez déterminer à quel moment ils pourront consacrer du temps à une tâche donnée. Même s’il ne faut qu’une journée de travail pour terminer une mission, il se peut que vous deviez étendre le temps qui lui est alloué à quelques jours, voire plusieurs semaines, si de nombreux autres projets sont menés en même temps.

Dans l’exemple de notre potager, il suffirait de quatre heures en tout, mais compte tenu de tous les autres facteurs, votre équipe aurait besoin de deux week-ends pour mener à bien le projet. Pour cette raison, lorsque vous créez un rétroplanning, prévoyez plusieurs jours pour chaque tâche.

7. Identifiez les étapes les plus importantes

Les étapes de projet vous permettent de suivre l’évolution de vos projets de bout en bout. Ainsi, en cas de retard, vous serez capable d’intervenir bien avant l’échéance finale et d’adapter vos plans ou vos attentes pour rester dans les temps.

Les jalons peuvent marquer les phases de votre projet ou les tâches les plus importantes. Vous pouvez aussi les mesurer par le pourcentage ou par le nombre de partie du projet achevé.

8. Créez votre rétroplanning

Voici le meilleur moment ! Il est temps de créer votre rétroplanning de projet. Placez vos tâches bout à bout, ajustez leur durée en fonction du temps alloué, puis ajoutez des jalons pour finaliser le tout. Et voilà ! Vous avez un rétroplanning complet. N’est-ce pas magnifique ?

Conseils et astuces pour votre rétroplanning :

Voici quelques conseils pour vous aider à faire des rétroplannings efficaces :

• Avant toute chose, fixez les dates de début et de fin du projet. 
• Ensuite, décidez si vous utilisez un rétroplanning linéaire ou en blocs. Choisissez la structure qui convient le mieux à votre projet. Les chronologies linéaires basiques permettent d’identifier les jalons clés, tandis que les chronologies en blocs aident à visualiser les équipes responsables et l’avancement des tâches individuelles.
• Choisissez les étiquettes de votre projet en fonction de sa chronologie. Leur valeur peut être exprimée en secondes, heures, jours, semaines ou même années.
• Empilez plusieurs chronologies de sorte que les étiquettes n’apparaissent que sur celle du bas.
• Attribuez un code couleur aux différents rétroplannings ou lignes pour organiser votre projet et vous assurer que tous les intervenants soient en phase. 
• Modifiez les intervalles, mais uniquement par incréments entiers. 

Si vous décidez de créer votre rétroplanning de projet dans Lucidchart (voir nos modèles ci-dessous), visionnez ce tutoriel pour obtenir des conseils supplémentaires.

Exemples de rétroplanning de projet

Utilisez ces exemples de rétroplannings de projet Lucidchart pour vous aider à démarrer !

Vous souhaitez vous lancer ? Les rétroplannings vous permettent de garder facilement l’ensemble de votre projet sur la bonne voie. Donnez aux parties prenantes une estimation réaliste du déroulement du projet et indiquez-leur à quoi elles peuvent s’attendre.