Limitações do ciclo DMAIC da metodologia Seis Sigma e soluções

Qual é o objetivo de qualquer metodologia de gestão de projetos? Eliminar o desperdício e agilizar os processos.

Com isso em mente, é fácil ver por que a metodologia Seis Sigma, ou Six Sigma em inglês, se tornou tão popular e por que tantos setores se esforçaram para encontrar maneiras de aplicá-lo. Quem não gosta de realizar tarefas mais rapidamente enquanto economiza dinheiro?

No entanto, se for aplicado incorretamente, a metodologia Six Sigma pode ser mais prejudicial do que benéfica. Na missão de refinar processos e eliminar desperdícios, o Seis Sigma pode limitar a flexibilidade para circunstâncias únicas e deixar menos espaço para novas ferramentas ou métodos inovadores.

Vamos analisar o que compõe o processo do Seis Sigma, como seguir as etapas do Seis Sigma, onde se encontram as limitações da metodologia e quais métodos ou ferramentas as empresas podem querer utilizar.

Para começar, aqui está uma visão geral das etapas do Seis Sigma que você pode personalizar facilmente e compartilhar com sua equipe. 

O que é Seis Sigma?

A metodologia Six Sigma foi desenvolvida em meados da década de 1980 por engenheiros da Motorola como uma forma de melhorar os processos de fabricação. Em sua essência, o Seis Sigma envolve a coleta e o aproveitamento de dados para eliminar defeitos e desperdícios na fabricação, com o objetivo final de melhorar a eficiência e a qualidade geral.

O termo “sigma” é uma medida de quão longe da perfeição um sistema ou fabricante pode chegar — pelos padrões Seis Sigma, as empresas devem reduzir os defeitos de fabricação para menos de 3,4 a cada milhão de unidades.

As empresas usam a metodologia Seis Sigma para melhorar os processos, identificando os erros que levam a defeitos e implementando novos sistemas de gestão assim que os erros são resolvidos. A metodologia é mais eficaz com operações repetitivas, no estilo linha de montagem, onde as etapas individuais podem ser isoladas, examinadas e aprimoradas.

Implementação do Seis Sigma

Originalmente desenvolvido para fabricação, o Seis Sigma agora pode ser encontrado em muitos setores. No entanto, apenas porque as empresas de diferentes setores aplicaram essa metodologia não significa necessariamente que essas empresas a estejam usando de forma correta ou eficaz. Fora de uma operação de fabricação, o Seis Sigma muitas vezes fracassa em produzir o tipo de resultados necessários para justificar uma mudança de gestão tão demorada e cara.

Para funcionar de forma eficaz, o Seis Sigma requer a adesão de todos os envolvidos. Isso demanda um custo inicial considerável para implementar e treinar funcionários sobre a metodologia Seis Sigma e sua execução.

Funcionários de todos os níveis também devem ser treinados nas várias posições da metodologia. As pessoas que concluíram uma classe de certificação Seis Sigma ganham faixas para designar seu nível - Faixa Verde para iniciantes, Faixa Preta para líderes de projeto, e Mestres Faixa Preta para os responsáveis pela implementação do Seis Sigma em toda a empresa.

 

Quais são as 5 etapas do ciclo DMAIC?

As etapas do Seis Sigma para melhoria do processo, também conhecidas como DMAIC, são bastante diretas e claras.

1. Defina o problema. Elabore uma declaração do problema, declaração de metas, escopo do projeto, exigência do cliente e mapa do processo.
2. Mensure o processo atual. Colete dados sobre o desempenho e os problemas atuais. Verifique se os dados são confiáveis e atualize o escopo do projeto conforme necessário.
3. Analise a causa dos problemas. Examine o processo e os dados que foram coletados, exiba os dados, investigue e confirme o que está causando os problemas e continue atualizando o escopo do projeto conforme necessário.
4. Melhore (improve) o processo. Decida sobre soluções para corrigir problemas e criar mapas de processos para essas novas soluções. Tome medidas para implementar as novas correções e continue avaliando a melhoria.
5. Controle. Refine o novo processo, continue monitorando e use as descobertas em outras partes da empresa, quando possível.

Quais são as limitações da metodologia Seis Sigma?

Um dos desafios do processo orientado por fatos para identificar um problema e trabalhar para buscar uma solução é que ele tende a deixar de fora um componente-chave: os humanos — e o mais importante, como os humanos impactam e trabalham com diferentes obstáculos. Às vezes, é benéfico dar aos funcionários a oportunidade de resolver os problemas de frente antes de investir em uma reestruturação operacional completa.

A abordagem padrão geral do Seis Sigma também pode ser um pouco limitante às vezes, especialmente em organizações ou disciplinas que dependem da criatividade. Funcionários que desejam ter a liberdade de abandonar a cautela (e às vezes o processo) em um esforço para inovar podem achar o processo Seis Sigma sufocante.

O Seis Sigma também não permite tecnicamente a introdução de novas ferramentas ou métodos, mesmo quando eles podem ser benéficos. Como o Seis Sigma geralmente requer dedicação total em todas as equipes, é difícil usar ou experimentar outras metodologias de processo para outras áreas da organização.

O que você pode usar no lugar do Seis Sigma?

Existem dezenas de metodologias de gestão de projetos com diferentes graus de estrutura, regras e processos. Seguem algumas das alternativas mais comuns:

Metodologia Cascata: composta por tarefas distintas e sequenciais, o modelo em cascata para gestão de projetos garante que cada fase seja concluída na ordem correta para obter o produto final. 

Metodologia Scrum: como uma metodologia ágil, o scrum usa uma abordagem gradativa que permite que pequenas equipes trabalhem simultaneamente em projetos, testando e ajustando o curso para concluir projetos rapidamente.

Kanban: contando com post-its coloridos para representar e priorizar visualmente as tarefas do projeto, os quadros Kanban acompanham o projeto por fases para manter todos em sintonia. 

Metodologia Ágil: impulsionada pelas necessidades do cliente, a Ágil produz entregas usando ciclos iterativos para refinar continuamente até que um produto final seja criado. 

Tente trabalhar de trás para frente, para decidir qual estilo é ideal para seu projeto ou organização. Comece com como você gostaria que o seu produto final se parecesse.

Pegue emprestado dos princípios do Six Sigma e conduza uma missão de busca por fatos, avaliando onde sua equipe já é bem-sucedida, o que está funcionando bem e que tipo de ambiente impulsiona esses resultados ideais. Sua organização se sai melhor em equipes grandes ou pequenas? Os membros da equipe gostam de cronograma sprint de duas semanas ou mais processos de forma livre? Use as informações coletadas como um guia para investigar qual metodologia de gestão de projetos funciona para seus objetivos, restrições e cronogramas específicos.

Acompanhe os prós e os contras de cada tipo de estilo de gestão de projetos e decida com as principais partes interessadas qual processo faz mais sentido para sua situação específica. Determine a melhor metodologia para atender às suas necessidades com o guia definitivo de metodologias de gestão de projetos e certifique-se de que o seu projeto corra sem problemas. 

Você não precisa se ater rigidamente às regras de apenas um processo de gestão de projetos. Em vez disso, esteja aberto para pegar as melhores partes de diferentes métodos e usá-las a seu favor.

Além da metodologia Seis Sigma

O Six Sigma deve ser reconhecido e celebrado pelo que ele é: uma abordagem baseada em dados para agilizar a produção e a manufatura. No entanto, para indústrias e empresas fora do setor de manufatura, as equipes devem explorar metodologias mais flexíveis de gestão de projetos ou aprimoramento de processos. Apesar de todos os seus sucessos, o Six Sigma não pode substituir a engenhosidade humana e o trabalho árduo. Em vez disso, procure a capacidade pensante em sua organização e encontre uma metodologia que funcione com a criatividade de sua equipe, e que possa ser personalizada quando necessário.