Beperkingen van het Six Sigma-stappenplan en het DMAIC model

Wat is het doel van iedere methode voor projectmanagement? Verspilling elimineren en processen stroomlijnen.

Als je dat in gedachten houdt, is het eenvoudig in te zien waarom Six Sigma zo populair werd en waarom zoveel branches zich hebben ingespannen om manieren te vinden om deze methode toe te passen. Taken sneller voltooien en daar ook nog geld bij besparen, wie wil dat niet?

Maar als Six Sigma onjuist wordt toegepast, kan het meer kwaad dan goed doen. Bij het streven om processen te verfijnen en verspilling te elimineren, kan Six Sigma de flexibiliteit om met unieke omstandigheden om te gaan beperken en minder ruimte laten voor innovatieve nieuwe hulpmiddelen of methodes.

Laten we bekijken wat het Six Sigma-proces inhoudt, hoe je het Six Sigma-stappenplan volgt, wat de beperkingen van deze methode zijn en welke andere methodes of hulpmiddelen bedrijven misschien beter kunnen gebruiken.

Om te beginnen is hier een overzicht van het Six Sigma-stappenplan dat je eenvoudig aan kunt passen en met je team kunt delen. 

Wat is Six Sigma?

De Six Sigma-methode werd in het midden van de jaren 1980 door ingenieurs bij Motorola ontwikkeld om productieprocessen te verbeteren. In essentie draait Six Sigma om het verzamelen en gebruiken van gegevens om fouten en verspilling in de productie te elimineren. Het doel is om de algemene efficiëntie en kwaliteit te verbeteren.

De term 'sigma' is een maatstaf voor hoe ver een systeem of producent zich kan verwijderen van perfectie—volgens de standaarden van Six Sigma zouden bedrijven fabricagefouten moeten terugbrengen tot minder dan 3,4 per 1 miljoen eenheden.

Bedrijven gebruiken de Six Sigma-methode om processen te verbeteren door de fouten te identificeren die tot defecten leiden en nieuwe beheersystemen te implementeren als de fouten opgelost zijn. De methode is het effectiefst voor repetitieve, lopendebandachtige werkwijzen waarbij individuele stappen kunnen worden geïsoleerd, onderzocht en verbeterd.

Hoe wordt Six Sigma gebruikt?

Six Sigma is oorspronkelijk ontworpen voor de productie, maar wordt nu in veel branches toegepast. Maar het feit dat bedrijven in verschillende branches de methode toepassen, betekent nog niet dat deze bedrijven de methode juist of effectief gebruiken. Buiten productiebedrijven levert Six Sigma vaak niet de resultaten die zo'n tijdrovende, dure managementverandering rechtvaardigen.

Om effectief de functioneren, vereist Six Sigma dat alle betrokkenen meegaan met de methode. Er zijn grote aanloopkosten verbonden aan het implementeren van Six Sigma en het trainen van medewerkers in de methode en de uitvoering ervan.

Medewerkers op alle niveaus moeten ook training volgen over de verschillende posities van de methode. Mensen die een Six Sigma-certificeringscursus hebben afgerond, winnen 'belts' (banden) om hun niveau aan te geven: Green Belts voor beginners, Black Belts voor projectleiders en Master Black Belts voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van Six Sigma in het hele bedrijf.

Wat zijn de vijf stappen van Six Sigma - DMAIC?

Het Six Sigma-stappenplan om processen te verbeteren, ook bekend als DMAIC, is redelijk direct en eenvoudig. 

1. Definieer het probleem. Stel het probleem vast, omschrijf het doel, zet een projectcontract op, definieer klantvereisten en maak een procesbeschrijving.
2. Meet het huidige proces. Verzamel gegevens over de huidige prestaties en problemen. Controleer of de gegevens betrouwbaar zijn en werk indien nodig het projectcontract bij.
3. Analyseer de oorzaak van problemen. Bekijk het proces en de verzamelde gegevens, maak een weergave van de gegevens, doe onderzoek en bevestig de oorzaak van de problemen en blijf het projectcontract indien nodig bijwerken.
4. Improve (verbeter) het proces. Besluit hoe je de problemen wilt oplossen en maak procesbeschrijvingen voor deze nieuwe oplossingen. Onderneem stappen om de nieuwe oplossingen te implementeren en blijf de voorgang meten.
5. Controleer. Verfijn het proces, blijf controleren en gebruik indien mogelijk bevindingen uit andere delen van het bedrijf.

Wat zijn de beperkingen en nadelen van de Six Sigma methode?

Een van de uitdagingen van het door feiten gedreven proces om een probleem te identificeren en naar een oplossing toe te werken, is dat het vaak een cruciale factor buiten beschouwing laat: mensen. Met name de impact van mensen op obstakels, en hoe mensen door deze obstakels heenwerken. Het is vaak nuttig om medewerkers de kans te geven problemen direct aan te pakken, voordat je in een complete operationele hervorming investeert.

De universele benadering van Six Sigma kan soms ook enigszins beperkend werken, vooral bij organisaties of disciplines die afhankelijk zijn van creativiteit. Medewerkers die behoefte hebben aan de vrijheid om voorzichtigheid (en soms ook processen) aan hun laars te lappen wanneer ze proberen te innoveren, kunnen het Six Sigma-proces verstikkend vinden.

Technisch gezien hoor je bij Six Sigma ook geen nieuwe hulpmiddelen of methodes te introduceren, zelfs als die nuttig zouden kunnen zijn. Omdat Six Sigma over het algemeen de complete toewijding van alle teams vereist, is het moeilijk om in andere delen van de organisatie andere procesmethodes in te zetten of hiermee te experimenteren.

Wat kun je gebruiken in plaats van Six Sigma?

Er zijn tientallen methodes voor projectmanagement met meer of minder structuur, regels en processen. Dit zijn een paar van de meest gebruikte methodes:

De watervalmethode: de watervalmethode voor projectmanagement bestaat uit afzonderlijke, opeenvolgende taken. De methode verzekert dat alle stappen in de juiste volgorde worden afgerond om het eindproduct te bereiken. 

De scrummethode: scrum is een agile-methode die een incrementele benadering gebruikt om kleine teams tegelijkertijd aan de resultaten te laten werken. Daarbij worden er doorlopend tests uitgevoerd en wordt de koers bijgesteld om projecten snel af te ronden.

Kanban: kanbanborden gebruiken notitiekaarten om taken visueel weer te geven en te prioriteren, en volgen zo het project tijdens de verschillende projectstadia om iedereen op één lijn te houden. 

De agile-methode: agile wordt aangestuurd door de behoeften van de klant en produceert de resultaten door middel van iteratieve cycli om het product constant te verfijnen totdat het eindproduct gecreëerd is. 

Probeer achteruit te werken om te bepalen welke stijl het beste bij jouw project of organisatie past. Begin met hoe je zou willen dat je eindproduct eruitziet.

Leen van de principes van Six Sigma en voer een onderzoeksmissie uit waarbij je evalueert waar je team al succes mee boekt, wat er goed werkt en welk type omgeving deze gewenste resultaten ondersteunt. Werkt je organisatie het beste in grote of kleine teams? Vinden teamleden het prettig om met tweewekelijkse sprintplanningen te werken of geven ze de voorkeur aan vrijere processen? Gebruik de informatie die je hebt verzameld als leidraad om uit te zoeken welke methode voor projectmanagement het beste werkt voor jouw specifieke doelen, beperkingen en tijdlijnen.

Houd de voor- en nadelen van elke projectmanagementstijl bij en besluit samen met de belangrijkste stakeholders welk proces het zinvolst is voor jouw unieke situatie. Bepaal welke methode het beste aansluit bij jouw behoeften met de ultieme gids voor projectmanagementmethoden en zorg zo dat je project vlekkeloos verloopt. 

Je hoeft je niet strikt aan de regels van een enkel projectmanagementproces te houden. Het is beter open te blijven staan en de beste delen van verschillende methodes te kiezen en in je voordeel toe te passen.

Six Sigma voorbij

Six Sigma zou moeten worden erkend en geroemd voor wat het is: een op gegevens gebaseerde benadering om de productie te stroomlijnen. Maar bij bedrijven en branches buiten de productiesector zouden teams naar meer flexibele methoden voor projectmanagement en procesverbetering moeten kijken. Ondanks alle successen is Six Sigma geen vervanging voor menselijk vernuft en hard werk. Kijk liever naar de brainpower in je organisatie en zoek naar een methode die gebaseerd is op de creativiteit van je team en die waar nodig kan worden aangepast.