Limitaciones del método Six Sigma y cómo solventarlas

¿Cuál es el objetivo de cualquier metodología de gestión de proyectos? Eliminar pérdidas y optimizar procesos.

Con eso en mente, es fácil ver por qué Six Sigma se volvió tan popular y por qué muchas industrias se han apresurado a encontrar formas de aplicarla. ¿A quién no le gusta cumplir más rápido con las tareas y al mismo tiempo ahorrar dinero?

Sin embargo, si se aplica incorrectamente, Six Sigma puede hacer más daño que bien. En la búsqueda de mejorar los procesos de negocio y eliminar pérdidas, Six Sigma puede limitar la flexibilidad en circunstancias únicas y dejar menos espacio para nuevas herramientas o métodos innovadores.

Revisemos qué conforma el proceso de Six Sigma, cómo seguir los pasos Six Sigma, en qué consisten las limitaciones de la metodología, y qué métodos o herramientas desean usar las empresas en su lugar.

Para empezar, este es un resumen de los pasos Six Sigma que puedes personalizar fácilmente y compartir con tu equipo. 

¿Qué es y para qué se implementa el Six Sigma?

Ingenieros de Motorola desarrollaron la metodología Six Sigma a mediados de la década de 1980 como una forma de mejorar los procesos de fabricación. En esencia, Six Sigma implica recopilar y aprovechar datos para eliminar defectos y pérdidas en la fabricación, con el objetivo final de mejorar la eficiencia y la calidad en general.

El término "sigma" es una medida de qué tan lejos de perfecto puede llegar a ser un sistema o fabricante; según los estándares Six Sigma, las empresas deberían reducir los defectos de fabricación a menos de 3.4 por millón de unidades.

Las empresas utilizan la metodología Six Sigma para mejorar los procesos identificando los errores que conducen a defectos e implementando nuevos sistemas de gestión una vez que se han solucionado los errores. La metodología es más efectiva en operaciones repetitivas estilo línea de montaje donde los pasos individuales pueden ser aislados, examinados y mejorados.

¿Cómo se utiliza Six Sigma?

Six Sigma se desarrolló originalmente para la fabricación y ahora se puede encontrar en muchas industrias. Sin embargo, el hecho de que empresas de diferentes sectores hayan aplicado esta metodología no significa necesariamente que estas empresas la hayan utilizado de forma correcta o eficaz. En operaciones diferentes a las de fabricación, Six Sigma con frecuencia no produce el tipo de resultados necesarios para justificar un cambio de gestión tan costoso y prolongado.

Para funcionar de manera eficaz, Six Sigma requiere la aceptación de todos los involucrados. Requiere un costo inicial considerable para implementar y capacitar a los empleados en la metodología de Six Sigma y su ejecución.

Los empleados de todos los niveles también deben estar capacitados en los distintos puestos de la metodología. Las personas que han completado una clase de certificación Six Sigma obtienen cintas para designar su nivel; las cintas verdes son para principiantes, las cintas negras para líderes de proyecto y las cintas negras maestras son para quienes están a cargo de implementar Six Sigma en toda la empresa.

¿Cuáles son los 5 pasos Six Sigma?

Los pasos Six Sigma para mejorar el proceso de negocio, también conocidos como DMAIC, son bastante directos y claros. 

1. Definir el problema. Elabora un planteamiento del problema, sus objetivos, carta del proyecto, requerimiento del cliente y mapa del proceso de negocio.
2. Medir el proceso de negocio actual. Recopila datos sobre el rendimiento y los problemas actuales. Verifica que los datos sean confiables y actualiza la carta del proyecto según sea necesario.
3. Analizar la causa de los problemas. Examina el proceso y los datos recopilados, muestra los datos, investiga y confirma qué está ocasionando los problemas y sigue actualizando la carta del proyecto según sea necesario.
4. Mejorar el proceso de negocio. Busca soluciones a los problemas y crea mapas de procesos de negocio para esas nuevas soluciones. Adopta medidas para implementar las nuevas soluciones y continúa midiendo la mejora.
5. Llevar un control. Perfecciona el nuevo proceso, sigue supervisando y utiliza los resultados de otras partes del negocio, de ser posible.

¿Cuáles son las limitaciones de Six Sigma?

Uno de los desafíos del proceso de identificar un problema basado en hechos y trabajar en una solución es que tiende a dejar fuera el componente humano y, lo que es más importante, cuál es el impacto que tiene y cómo trabaja ante diferentes obstáculos. A veces es bueno brindar a los empleados la oportunidad de enfrentar los problemas antes de invertir en una renovación operativa completa.

El planteamiento global de Six Sigma a veces también puede ser limitante, especialmente dentro de las organizaciones o disciplinas que dependen de la creatividad. A los empleados que quisieran tener la libertad de echar por la borda la cautela (y a veces el proceso de negocio) en un esfuerzo por innovar, la rigidez del proceso de negocio Six Sigma les puede parecer sofocante.

Six Sigma tampoco permite técnicamente la introducción de nuevas herramientas o métodos, incluso cuando podría ser benéfico. Como Six Sigma generalmente requiere dedicación total en todos los equipos, es difícil usar o experimentar con otras metodologías de procesos para otras áreas de la organización.

¿Qué puedes usar en lugar de Six Sigma?

Existen diversas metodologías de gestión de proyectos con diferentes grados de estructura, reglas y procesos. Estas son solo algunas de las más comunes:

Metodología en cascada: Compuesta por tareas discretas y secuenciales, la metodología en cascada para la gestión de proyectos garantiza que cada paso se complete en el orden correcto para lograr el producto final. 

Metodología Scrum: Como metodología ágil, Scrum utiliza un enfoque progresivo que permite que los equipos pequeños trabajen simultáneamente en proyectos, prueben y ajusten el curso de acción a lo largo del proceso para completar los proyectos rápidamente.

Kanban: Confiando en las tarjetas para representar visualmente y priorizar las tareas del proyecto, los tableros Kanban dan seguimiento al proyecto a través de etapas para mantener a todos en sintonía. 

Metodología Agile: Impulsada por las necesidades del cliente, Agile produce proyectos utilizando ciclos iterativos para mejorar continuamente hasta que se crea un producto final. 

Para decidir qué estilo es ideal para tu proyecto u organización, intenta trabajar al revés. Comienza con cómo quieres que se vea tu producto final.

Toma prestada de los principios Six Sigma y lleva a cabo una misión de investigación, evalúa en dónde ya tiene éxito tu equipo, qué funciona bien y qué tipo de entorno impulsa esos resultados ideales. ¿Tu organización funciona mejor en equipos grandes o pequeños? ¿A los miembros del equipo les gustan los horarios de dos semanas corridas o los procesos de negocio de forma más libre? Utiliza la información que has recopilado como guía para investigar qué metodología de gestión de proyectos funciona para tus objetivos, limitaciones y cronogramas específicos.

Realiza un seguimiento de los pros y contras de cada estilo de gestión de proyectos, y decide con las partes interesadas clave qué proceso de negocio tiene mayor sentido para tu situación única. Determina cuál es la mejor metodología que satisface tus necesidades con la última guía de metodologías de gestión de proyectos y asegura que tu proyecto se lleve a cabo sin contratiempos. 

No necesitas adherirte rigurosamente a las reglas de un solo proceso de gestión de proyectos. Más bien, debes estar abierto a tomar lo mejor de los diferentes métodos y utilizarlos para tu beneficio.

Más allá de Six Sigma

Se debe reconocer y celebrar a Six Sigma por lo que es: un método basado en datos para optimizar la producción y la fabricación. Sin embargo, para las industrias y empresas ajenas a la fabricación, los equipos deben explorar metodologías más flexibles de gestión de proyectos o mejora de procesos. A pesar de todos sus éxitos, Six Sigma no puede reemplazar el ingenio humano y el trabajo arduo. Busca la capacidad intelectual en tu organización y encuentra una metodología que funcione con la creatividad de tu equipo y que se pueda personalizar cuando sea necesario.