Limitazioni delle fasi del Six Sigma e come affrontarle

Qual è l'obiettivo di ogni metodologia di project management? Eliminare gli sprechi e semplificare i processi.

Tenendo a mente ciò, è facile capire perché il metodo Six Sigma è diventato così popolare e perché così tanti settori si sono impegnati per trovare dei modi per applicarlo. A chi non piace svolgere compiti più velocemente e risparmiando denaro?

Tuttavia, se applicato in modo errato, Six Sigma può portare più danni che vantaggi. Nel tentativo di perfezionare i processi ed eliminare gli sprechi, il metodo Six Sigma può limitare la flessibilità per circostanze uniche e lasciare meno spazio a nuovi strumenti o metodi innovativi.

Vediamo quali sono i componenti del processo di Six Sigma, come seguirne le fasi, dove risiedono i limiti della metodologia e quali metodi o strumenti le aziende potrebbero voler usare al loro posto.

Per iniziare, ecco una panoramica delle fasi Six Sigma, che puoi personalizzare e condividere facilmente con il tuo team. 

Che cos'è Six Sigma?

La metodologia Six Sigma è stata sviluppata a metà degli anni '80 dagli ingegneri di Motorola per migliorare i processi di produzione. Fondamentalmente, Six Sigma prevede la raccolta e l'utilizzo di dati per eliminare difetti e sprechi nella produzione, con l'obiettivo finale di migliorare l'efficienza e la qualità complessive.

Il termine "sigma" è una misura di quanto lontano dalla perfezione possa arrivare un sistema o un produttore. Secondo gli standard Six Sigma, le aziende dovrebbero ridurre i difetti di produzione a meno di 3,4 per 1 milione di unità.

Le imprese utilizzano la metodologia Six Sigma per migliorare i processi identificando gli errori che portano a difetti e implementando nuovi sistemi di gestione una volta risolti gli errori. La metodologia raggiunge la sua massima efficacia con operazioni ripetitive in stile catena di assemblaggio, in cui i singoli passaggi possono essere isolati, esaminati e migliorati.

Come viene utilizzato il metodo Six Sigma?

Originariamente sviluppato per la produzione, ora Six Sigma può essere trovato in molti settori. Tuttavia, il fatto che aziende di settori diversi hanno applicato questa metodologia non significa necessariamente che l'abbiano utilizzata in modo corretto o efficace. Al di fuori di una catena di produzione, Six Sigma spesso non riesce a produrre il tipo di risultati necessari per giustificare un tale cambiamento di gestione che richiede tempo e denaro.

Per funzionare in modo efficace, è necessario che Six Sigma venga accettato da tutti i soggetti coinvolti. Richiede un costo iniziale considerevole per implementare e formare i dipendenti sulla metodologia Six Sigma e sulla sua esecuzione.

È necessario formare i dipendenti di qualsiasi livello nelle varie posizioni della metodologia. Coloro che hanno completato un corso di certificazione Six Sigma guadagnano cinture che designano il loro livello: le cinture verdi sono per i principianti, le cinture nere sono per i leader di progetto e le cinture nere master sono per coloro che hanno il compito di implementare Six Sigma in tutta l'azienda.

Quali sono le 5 fasi per Six Sigma?

Le fasi del Six Sigma per il miglioramento del processo, denominate anche DMAIC, sono piuttosto dirette e semplici. 

1. Definisci il problema. Crea una dichiarazione del problema e una dell'obiettivo, una carta del progetto, un requisito del cliente e una mappa del processo.
2. Misura il processo attuale. Raccogli dati sulle prestazioni e sui problemi attuali. Verifica che i dati siano affidabili e aggiorna la carta del progetto in base alle esigenze.
3. Analizza la causa dei problemi. Esamina il processo e i dati raccolti, visualizza i dati, indaga e conferma cosa sta causando i problemi e continua ad aggiornare la carta del progetto in base alle necessità.
4. Migliora il processo. Decidi quali soluzioni prendere per risolvere i problemi e crea mappe di processo per queste nuove soluzioni. Adotta misure per implementare le nuove correzioni e continua a misurare il miglioramento.
5. Controlla. Perfeziona il nuovo processo, continua il monitoraggio e utilizza i risultati in altre aree dell'azienda, se possibile.

Quali sono i limiti del Six Sigma?

Una delle sfide di un processo basato sui fatti per identificare un problema e lavorare verso una soluzione, è che tende a tralasciare una componente chiave: gli esseri umani e, soprattutto, il modo in cui affrontano e cercano di superare i diversi ostacoli. Talvolta è utile dare ai dipendenti la possibilità di affrontare direttamente i problemi prima di investire in una revisione operativa completa.

In alcuni casi, l'approccio universale a Six Sigma può anche essere un po' limitante, specialmente all'interno di organizzazioni o discipline che si basano sulla creatività. I dipendenti che desiderano la libertà di poter abbandonare la prudenza (e a volte il processo) nel tentativo di innovare possono trovare il processo Six Sigma soffocante.

Inoltre, tecnicamente il Six Sigma non consente l'introduzione di nuovi strumenti o metodi, anche quando potrebbero essere utili. Dato che Six Sigma richiede generalmente una dedizione totale in tutti i team, è difficile utilizzare o sperimentare altre metodologie di processo per altre aree dell'organizzazione.

Cosa si può usare al posto di Six Sigma?

Esistono decine di metodologie di project management con vari gradi di struttura, regole e processi. Eccone alcune delle più comuni:

Modello a cascata: composto da attività sequenziali e discrete, il metodo a cascata per il project management garantisce che ogni fase sia completata nell'ordine corretto per raggiungere il prodotto finale. 

Metodologia Scrum: trattandosi di una metodologia agile, Scrum utilizza un approccio incrementale che consente ai piccoli team di lavorare simultaneamente sui risultati finali, testando e correggendo la rotta per completare rapidamente i progetti.

Kanban: utilizzando dei cartellini per rappresentare visivamente e dare priorità alle attività del progetto, le tabelle Kanban tengono traccia delle fasi del progetto per mantenere aggiornate tutte le persone coinvolte. 

Metodologia agile: basata sulle esigenze dei clienti, la metodologia Agile produce risultati finali utilizzando cicli iterativi per perfezionare continuamente fino alla creazione di un prodotto finale. 

Per decidere lo stile ideale per il tuo progetto o per la tua organizzazione, prova a lavorare a ritroso. Inizia definendo come vuoi che sia il tuo prodotto finale.

Prendi in prestito i principi di Six Sigma e conduci una missione conoscitiva, valutando dove il tuo team produce già risultati soddisfacenti, cosa funziona bene e quale tipo di ambiente guida questi risultati ideali. La tua organizzazione funziona meglio in team di grandi dimensioni o in team di piccole dimensioni? I membri del team preferiscono i programmi sprint di due settimane o processi più liberi? Usa le informazioni che hai raccolto per avere un'idea di quale metodologia di project management funziona al meglio per i tuoi obiettivi, vincoli e tempistiche specifici.

Tieni traccia dei pro e dei contro di ogni tipologia di project management e decidi con le principali parti interessate quale processo è più idoneo alla tua situazione unica. Determina la metodologia migliore per soddisfare le tue esigenze con la guida definitiva alle metodologie di project management e assicurati che il tuo il progetto vada in porto senza intoppi. 

Non è necessario attenersi rigidamente alle regole di un solo processo di project management. Piuttosto, mantieni una visione aperta e prendi le parti migliori dei diversi metodi e usale a tuo vantaggio.

Oltre il Six Sigma

Six Sigma dovrebbe essere riconosciuto e apprezzato per quello che è: un approccio basato sui dati per semplificare la produzione e la produzione. Nel caso di aziende e imprese al di fuori del settore della produzione, tuttavia, i team dovrebbero esplorare metodologie più flessibili per il project management o il miglioramento dei processi. Nonostante tutti i suoi successi, Six Sigma non può sostituire l'ingegno e il duro lavoro dell'uomo. Guarda invece alla potenza cerebrale nella tua organizzazione e trova una metodologia che funzioni con la creatività del tuo team e possa essere personalizzata dove necessario.