Grenzen der Six Sigma Methode und der Umgang mit ihr

Was ist das Ziel jeder Projektmanagementmethodik? Verschwendung zu verhindern und Prozesse zu optimieren.

Vor diesem Hintergrund ist es leicht zu verstehen, warum die Six Sigma Methode so beliebt wurde und warum sich so viele Branchen darum bemühen, Wege zur Anwendung dieser Methodik zu finden. Wer würde nicht gerne Aufgaben schneller erledigen und gleichzeitig Geld sparen?

Wenn die Six Sigma Methode jedoch falsch angewendet wird, kann es mehr schaden als nutzen. In dem Bestreben, Prozesse zu verfeinern und Verschwendung zu beseitigen, kann Six Sigma die Flexibilität aufgrund einzigartiger Umstände einschränken und weniger Raum für innovative neue Tools oder Methoden lassen.

Sehen wir uns an, was den Six Sigma Prozess ausmacht, wie die Six Sigma Phasen aussehen, wo die Grenzen der Methode liegen und welche Methoden oder Tools Unternehmen stattdessen verwenden können.

Für den Anfang finden Sie hier eine Übersicht über die Six Sigma Phasen, die Sie leicht anpassen und mit Ihrem Team teilen können. 

Was ist Six Sigma Methode?

Die Six Sigma Methode wurde Mitte der 1980er Jahre von Ingenieuren bei Motorola als Mittel zur Verbesserung von Fertigungsprozessen entwickelt. Im Mittelpunkt von Six Sigma steht die Erfassung und Nutzung von Daten zur Beseitigung von Fehlern und Verschwendung in der Fertigung mit dem Ziel, die Gesamteffizienz und Qualität zu verbessern.

Der Begriff „Sigma“ ist ein Maß dafür, wie weit ein System oder ein Hersteller von der Perfektion entfernt ist – nach den Six-Sigma-Standards sollten Unternehmen Fertigungsfehler auf weniger als 3,4 Fehler pro 1 Million Einheiten reduzieren.

Unternehmen verwenden die Six-Sigma-Methodik zur Verbesserung von Prozessen, indem sie die Fehler, die zu Defekten führen, identifizieren und neue Managementsysteme einführen, sobald die Fehler behoben wurden. Am effektivsten ist die Methodik bei sich wiederholenden, fließbandähnlichen Abläufen, bei denen einzelne Schritte isoliert, untersucht und verbessert werden können.

Wie wird Six Sigma eingesetzt?

Six Sigma wurde ursprünglich für die Fertigungsindustrie entwickelt, ist aber inzwischen in vielen Branchen zu finden. Die Tatsache, dass Unternehmen in verschiedenen Sektoren diese Methodik angewandt haben, bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass diese Unternehmen sie richtig oder effektiv eingesetzt haben. Außerhalb eines Fertigungsbetriebs werden mit Six Sigma Prozessen oft nicht die Ergebnisse erzielt, die eine solch zeitaufwändige und teure Managementänderung rechtfertigen würden.

Damit die Six Sigma Methode effektiv funktioniert, ist die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich. Die Implementierung von Six Sigma und die Schulung der Mitarbeitenden in der Methodik und ihrer Umsetzung sind mit beträchtlichen Vorlaufkosten verbunden.

Auch die Mitarbeitenden aller Ebenen müssen in den verschiedenen Positionen der Methodik geschult werden. Personen, die einen Six Sigma Zertifizierungskurs absolviert haben, erhalten Gürtel zur Kennzeichnung ihres Ranges – ein Grüner Gürtel ist für Anfänger, ein Schwarzer Gürtel für Projektleiter und der Schwarze Meistergürtel ist denjenigen vorbehalten, die für die Implementierung von Six Sigma Prozessen im gesamten Unternehmen verantwortlich sind.

Was sind die 5 Schritte für Six Sigma Phasen?

Die Six Sigma Phasen zur Prozessverbesserung, die auch als DMAIC bezeichnet werden, sind relativ direkt und geradlinig. 

1. Definieren Sie das Problem. Erstellen Sie eine Problembeschreibung, eine Zielbeschreibung, eine Projektcharta, eine Beschreibung der Kundenanforderungen und ein Prozessmodell.
2. Messen Sie den aktuellen Prozess. Erfassen Sie Daten zur aktuellen Leistung und zu bestehenden Problemen. Überprüfen Sie die Zuverlässigkeit der Daten und aktualisieren Sie die Projektcharta nach Bedarf.
3. Analysieren Sie die Ursache der Probleme. Untersuchen Sie den Prozess und die erfassten Daten, visualisieren Sie die Daten, untersuchen und bestätigen Sie die Ursache der Probleme und aktualisieren Sie die Projektcharta nach Bedarf auch weiterhin.
4. Verbessern Sie den Prozess. Entscheiden Sie sich für Lösungen zur Behebung von Problemen und erstellen Sie Prozessmodelle für diese neuen Lösungen. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Umsetzung der neuen Problembehebungsmaßnahmen und messen Sie die Verbesserungen weiterhin.
5. Überwachen Sie. Verfeinern Sie den neuen Prozess, setzen Sie die Überwachung fort und nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse nach Möglichkeit an anderer Stelle im Unternehmen.

Was sind die Grenzen und Nachteile von Six Sigma?

Eine der Herausforderungen des faktengestützten Prozesses zur Ermittlung eines Problems und der Erarbeitung einer Lösung besteht darin, dass dabei eine Schlüsselkomponente außer Acht gelassen wird: der Mensch – und vor allem die Art und Weise, wie Menschen mit verschiedenen Hindernissen umgehen und sie überwinden. Oft ist es von Vorteil, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Probleme direkt anzugehen, bevor man in eine komplette Überarbeitung der Betriebsabläufe investiert.

Der Standardansatz bei Six Sigma kann manchmal auch ein wenig einschränkend sein, insbesondere in Organisationen oder Bereichen, die auf Kreativität angewiesen sind. Mitarbeitende, die sich nach der Freiheit sehnen, alle Bedenken (und manchmal auch Prozesse) in den Wind zu schlagen, um innovativ zu sein, könnten den Six-Sigma-Prozess als Hemmnis empfinden.

Darüber hinaus sieht Six Sigma technisch gesehen nicht die Einführung neuer Tools oder Methoden vor, selbst wenn diese von Nutzen sein könnten. Da Six Sigma in der Regel den vollen Einsatz aller Teams erfordert, können in anderen Bereichen der Organisation nur schwer andere Methodiken eingesetzt oder ausprobiert werden.

Was können Sie anstelle der  Six Sigma Methode verwenden?

Es gibt Dutzende von Projektmanagementmethodiken mit einem unterschiedlichen Maß an Struktur, Regeln und Prozessen. Hier sind einige der verbreitetsten:

Wasserfallmethodik: Die Wasserfallmethodik für das Projektmanagement besteht aus separaten, nacheinander auszuführenden Aufgaben und gewährleistet, dass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge erledigt wird, um das Endprodukt zu erhalten. 

Scrummethodik: Als agile Methodik verwendet Scrum einen inkrementellen Ansatz, der es kleinen Teams ermöglicht, gleichzeitig an Leistungen zu arbeiten, Tests durchzuführen und den Kurs jederzeit anzupassen, um Projekte schnell abzuschließen.

Kanban: Kanban Boards basieren auf Karten, mit denen Projektaufgaben visuell dargestellt und nach Prioritäten geordnet werden können. Bei dieser Methodik wird das Projekt in verschiedenen Phasen verfolgt, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. 

Agile Methodik: Auf der Grundlage der Kundenbedürfnisse werden bei Agile in iterativen Zyklen Leistungen erbracht, die kontinuierlich verfeinert werden, bis ein endgültiges Produkt erreicht ist. 

Um herauszufinden, welcher Stil für Ihr Projekt oder Ihre Organisation am besten geeignet ist, sollten Sie rückwärts arbeiten. Beginnen Sie mit der Frage, wie Ihr Endprodukt aussehen soll.

Orientieren Sie sich an den Six-Sigma-Prinzipien und führen Sie eine Erkundungsmission durch, um zu ermitteln, in welchen Bereichen Ihr Team bereits erfolgreich ist, was gut funktioniert und welche Art von Umfeld diese idealen Ergebnisse fördert. Ist Ihre Organisation in großen oder kleinen Teams am erfolgreichsten? Mögen die Teammitglieder zweiwöchige Sprints oder eher frei gestaltete Prozesse? Nutzen Sie die zusammengetragenen Informationen als Leitfaden, um herauszufinden, welche Projektmanagementmethodik für Ihre spezifischen Ziele, Engpässe und Zeitvorgaben geeignet ist.

Behalten Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Stilrichtungen des Projektmanagements im Blick und entscheiden Sie gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern, welcher Prozess für Ihre spezielle Situation am sinnvollsten ist. Bestimmen Sie anhand des ultimativen Leitfadens für Projektmanagementmethodiken die beste Methodik für Ihre Anforderungen und stellen Sie einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts sicher. 

Sie müssen sich nicht strikt an die Regeln eines einzigen Projektmanagementprozesses halten. Seien Sie vielmehr offen dafür, die besten Aspekte verschiedener Methoden zu übernehmen und sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen.

Über die Six Sigma Methode hinaus

Die Six Sigma Methode sollte als das verstanden und geschätzt werden, was es ist: ein datengestützter Ansatz zur Optimierung von Produktion und Fertigung. In Branchen und Unternehmen außerhalb der Fertigungsindustrie sollten die Teams jedoch flexiblere Projektmanagement- oder Prozessverbesserungsmethodiken ausprobieren. Trotz aller Erfolge kann Six Sigma den menschlichen Einfallsreichtum und harte Arbeit nicht ersetzen. Setzen Sie stattdessen auf die geistige Kapazität Ihrer Organisation und finden Sie eine Methodik, die der Kreativität Ihres Teams gerecht wird und bei Bedarf angepasst werden kann.