Os participantes das operações ou da gestão de projetos trabalham incansavelmente para estabelecer as formas mais eficientes de realizar as tarefas e manter a qualidade. No entanto, antes de instituir um novo processo ou de fazer mudanças relevantes num processo atual, é necessário obter a aprovação das partes interessadas e convencer todos da sua visão. Você precisa de um termo de abertura do projeto.

Ao elaborar o conteúdo da carta do projeto, você provavelmente terá dúvidas, principalmente se a sua empresa não oferecer um formulário ou modelo padrão para preencher. Confira abaixo as respostas para as perguntas mais comuns; e aprenda a criar um termo de abertura do projeto que surpreenderá as partes interessadas.

O que é termo de abertura de projeto?

Também chamada de "relatório de definição de projeto" ou "declaração do projeto", a carta de gestão do projeto estabelece o escopo e os objetivos do projeto, bem como as pessoas que participarão dele. O gerente do projeto deve usar esse documento para:

• Autorizar o projeto.
• Usar como referência em todo o projeto e para compartilhar a compreensão.
• Aplicar como um contrato, responsabilizando todos os participantes pelas respectivas funções e responsabilidades.

Essa carta é a fonte inquestionável dos detalhes relacionados ao projeto. Ela geralmente é breve, mas pode ser vinculada a documentos mais detalhados.

Como redigir a carta do projeto

Se a sua organização não tiver um modelo de termo de abertura de projeto, você pode incluir as informações que achar mais benéficas. Quanto mais completa, mais convincente será a carta, e mais eficiente ela será como referência. Toda carta deve incluir variações nas seguintes categorias.

Nome do projeto

Dê um nome ao projeto; o título deve ser o mais específico possível. Um nome como “Iniciativa de RH” ou “Atualização de software” não descreve por que você pretende implementar o projeto e não diferencia este de outras cartas de projeto. Títulos como "Programa de bem-estar da nova empresa" ou "Atualização de software para melhorar a experiência do usuário nos pagamentos na versão móvel" definem imediatamente a sua meta. 

Propósito, objetivo (meta) e especificação do projeto

Essas seções devem apresentar o caso de negócios e explicar: 

• Por que o projeto foi proposto, quais pontos problemáticos ele mitigará e qual impacto ele terá na organização
• Em que o projeto implicará
• O que você planeja realizar com o projeto; e como ele se encaixa nas metas organizacionais mais amplas
• O que precisa acontecer para que ele funcione; e como ele precisa funcionar

Verba

Se você já não fez isto antes na carta do projeto, explique quanto custará o projeto e de onde virá o dinheiro. Esta seção também pode listar todos os recursos extras necessários para executar o seu plano.

Entregas

Que produto, serviço ou resultado você entregará ao término do projeto? Como a carta do projeto é mais flexível, esta seção pode incluir informações sobre as suas medidas visando ao sucesso do projeto. Como você determinará se alcançou o objetivo? Quais métricas você usará?

Escopo e riscos

Limite o escopo e reduza os riscos desde o início do projeto. A carta do projeto deve declarar riscos conhecidos, restrições e quaisquer planos para analisar e gerenciar os riscos em todo o projeto.

Cronograma ou marcos

Mostre quando você planeja realizar cada estágio do projeto. As datas previstas para o início e o término são as informações mais importantes nesta seção, mas uma linha do tempo completa dá mais contexto.

Saiba mais sobre como incorporar marcos na estratégia da gestão de projetos. Confira

Principais partes interessadas

Embora a carta do projeto seja um documento interno, você provavelmente trabalhará e prestará contas a partes interessadas externas, como clientes, mas também a outros gerentes do projeto ou outras equipes na sua empresa. Ao concluir uma análise das partes interessadas e listar essas pessoas na carta do projeto, você e a sua equipe prestam contas aos afetados pelo projeto.

Funções e responsabilidades da equipe

Liste as pessoas envolvidas e as respectivas funções no projeto. Várias cartas de projeto simplesmente listam o cargo ou a equipe do participante; porém, se essas informações não definirem bem as responsabilidades dele, você pode indicar um documento mais específico com os detalhes das responsabilidades.

Formas de desenvolver uma termo de abertura do projeto

Agora que você leu a definição da carta do projeto e tem uma ideia melhor do conteúdo adequado a ela, procure uma orientação para criar a carta com tranquilidade e que convença e informe as partes interessadas. Confira nossas dicas.

Use recursos visuais

As partes interessadas lerão o documento pelo menos uma vez, mesmo que ele contenha apenas texto. No entanto, imagens ou elementos de design trabalharão em prol das suas propostas, além de ficar mais fácil para as pessoas consultarem depois as principais partes dos documentos.

Para deixar a carta mais legível, separe as seções da carta com caixas ou cabeçalhos acentuados. Em seguida, analise quais partes do documento seriam mais fáceis de conferir ou de absorver via recurso visual. Em muitas cartas de projeto, faz mais sentido converter a seção de marcos.

Crie uma linha do tempo ou um gráfico de Gantt no Lucidchart para mostrar os marcos do seu projeto. Confira também nossas alternativas ao gráfico de Gantt.

Como já vimos, a carta do projeto também pode fazer referência a outros documentos. Se não parecer adequado incluir na carta o fluxo de processo ou os detalhes das responsabilidades da equipe, crie diagramas separados e adicione uma anotação ou um link.

Deixe-o colaborativo

Pode ser necessário imprimir a carta para apresentar mais tarde; enquanto você a elabora, porém, mantenha o documento no Google Drive ou em outro programa para que várias pessoas possam vê-lo e editá-lo. Assim, as equipes mais impactadas pelo projeto podem opinar antes de você apresentar a outras partes interessadas.

Seja qual for o formato, após finalizar e iniciar o projeto, compartilhe a carta do projeto com todos que desempenham um papel relevante.

Ao usar o Lucidchart para adicionar recursos visuais, você aproveita nossas integrações com Google, Atlassian e Office 365. Com elas, fica fácil inserir diagramas aos seus documentos.

Se você envia cartas de projeto com frequência, considere essas dicas e monte o seu próprio modelo!