Cómo redactar una carta de presentación de un proyecto: paso a paso

Si trabajas en operaciones o en gestión de proyectos, trabajas incansablemente por establecer las maneras más eficientes para lograr las tareas y mantener la calidad. No obstante, antes de instituir un proceso nuevo o introducir cambios importantes en un proceso actual, debes conseguir la aprobación de las partes interesadas y alinear a todos con tu visión. Necesitas una carta del proyecto.

Cuando estés reuniendo los contenidos de la carta de tu proyecto, es probable que tengas preguntas, especialmente si tu compañía no ofrece un formulario estándar o una plantilla de carta de proyecto para completar. Encuentra respuestas a las preguntas más frecuentes a continuación, y aprende cómo crear una carta de apoyo de proyecto que asombre a las partes interesadas en tu proyecto.

¿Qué es la carta de proyecto?

La carta de proyecto indica el alcance y los objetivos de un proyecto, además de las personas que participan de él. También puedes escuchar que la llaman "informe de definición del proyecto" o "declaración del proyecto". Los gerentes de proyecto usan este documento con los siguientes fines:

• Autorizar el proyecto.
• Actuar como marco a lo largo de todo el proyecto y brindar información común.
• Actuar como contrato, haciendo responsables a todos los participantes por sus respectivos roles y deberes.

Tu carta de inicio de proyecto es una fuente incuestionable de los datos relacionados con el proyecto. Generalmente es breve, pero puede vincularse con documentos más detallados.

Cómo hacer una carta de aceptación de un proyecto

Si tu organización no tiene una plantilla de carta de proyecto, puedes incluir la información que consideres más útil. Cuanto más detallada sea tu carta de apoyo de proyecto, más convincente será y servirá como mejor referencia. Todas las cartas de proyecto deben incluir alguna versión de las siguientes categorías.

Nombre del proyecto

Nombra tu proyecto y haz que el título sea lo más específico posible. Un nombre de proyecto como "Iniciativa de RR. HH." o "Actualización de software" no describe por qué quieres implementar este proyecto y no es sencillo de diferenciar de las cartas de proyecto de otros proyectos. Títulos tales como "Nuevo programa de bienestar de la compañía" o "Actualización de software para actualizar la UX de pagos en dispositivos móviles" definen tu objetivo de inmediato. 

Propósito, objetivo (meta) y especificación del proyecto

Estas secciones deben presentar tu caso de negocio y explicar lo siguiente: 

• Por qué se propuso el proyecto, qué puntos de dolor aliviará y qué impacto tendrá en la organización
• Qué implicará el proyecto
• Qué tienes previsto lograr con este proyecto y cómo encaja en las metas más amplias de la organización
• Qué debe suceder para que funcione y cuál debe ser el desempeño

Presupuesto

Si todavía no lo hiciste a principios de la carta del proyecto, explica cuánto costará el proyecto y de dónde provendrá el dinero. Esta sección también puede mencionar los recursos adicionales necesarios para llevar a cabo tu plan.

Entregables

¿Qué producto, servicio o resultado entregarás cuando termines el proyecto? Como las cartas de proyecto son más flexibles, en esta sección podrías incluir información sobre tus indicadores de éxito en este proyecto. ¿Cómo determinarás si has logrado tu meta? ¿Qué indicadores emplearás?

Alcance y riesgos

Acota tu alcance y mitiga el riesgo desde el inicio de tu proyecto. La carta de proyecto debe especificar los riesgos conocidos, las limitaciones y los planes para analizar y manejar los riesgos a lo largo del proyecto.

Cronograma o hitos

Muestra cuándo tienes previsto lograr cada etapa del proyecto. Las fechas previstas de inicio y finalización son los datos más importantes de esta sección, pero un cronograma completo proporciona un contexto más amplio.

Aprende cómo incorporar hitos en tu estrategia de gestión de proyectos. Leer ahora

Partes interesadas clave

Aunque las cartas de proyecto son documentos internos, es probable que trabajes con partes interesadas externas y tengas que presentarles informes, por ejemplo, a clientes y a otros gerentes de proyecto o equipos dentro de tu empresa. Completar un análisis de partes interesadas y enumerarlas en la carta de proyecto hace que tú y tu equipo asuman responsabilidad por las personas afectadas por el proyecto.

Roles y responsabilidades del equipo

Haz una lista de las personas que participan del proyecto y sus respectivos roles. Muchos ejemplos de cartas de proyecto solo enumeran el cargo o el equipo de cada persona pero, si esta información no define suficientemente sus responsabilidades, puedes hacer referencia a un documento más específico que contenga un detalle de las responsabilidades.

Formas de crear una carta de proyecto: ejemplos

Ahora que leíste la definición de carta de proyecto y tienes una idea mejor de sus contenidos, tal vez quieras unas pautas adicionales para crear una carta de apoyo de proyecto con pocos inconvenientes y un mayor poder de convicción e información para las partes interesadas. Esto es lo que te recomendamos.

Hazla gráfica

Las partes interesadas en el proyecto leerán tu documento al menos una vez, aunque solo contenga un bloque de texto. No obstante, las imágenes y los elementos de diseño harán que tu defensa se destaque y que resulte más fácil volver a consultar las principales secciones del documento más adelante.

Separa las distintas secciones de tu carta de proyecto con recuadros o con encabezados destacados para una mejor legibilidad. Luego revisa qué partes del documento serían más sencillas de repasar o digerir si tuvieran gráficos. En muchas cartas de proyectos, la sección de hitos es la que es más lógico convertir a gráficos.

Crea un cronograma o un diagrama de Gantt en Lucidchart para mostrar los hitos de tu proyecto. Mira también nuestras alternativas para el diagrama de Gantt.

Como ya dijimos, tu carta de inicio de proyecto también puede contener referencias a otros documentos. Si te parece inapropiado incluir el flujo del proceso o un desglose de las responsabilidades del equipo dentro de la carta de proyecto, puedes crear estos diagramas por separado e incluir una nota o un enlace.

Hazla colaborativa

Tal vez debas imprimir tu carta de inicio o de cierre de proyecto para presentarla más tarde pero, mientras la estés armando, sube este documento a Google Drive o a otro programa en el que varias personas puedan verlo y editarlo. Así, los equipos que recibirán los mayores efectos de este proyecto pueden colaborar antes de que se lo presentes a otras partes interesadas.

Independientemente del formato que escojas, no olvides compartir la carta de tu proyecto con todos aquellos que desempeñen alguna función importante cuando hayas terminado de crearla y des inicio al proyecto.

Si decides agregar gráficos usando Lucidchart, puedes aprovechar nuestras integraciones con Google, Atlassian y Office 365. Descarga un complemento e inserta tus diagramas en los documentos que crees sin ningún inconveniente.

Si sueles presentar cartas de inicio y de terminación de proyecto, ten en cuenta estos consejos y ¡arma tu propia plantilla de carta de proyecto!