Als je in operations of projectmanagement werkt, dan ben je altijd op zoek naar de efficiëntste manieren om taken uit te voeren en de kwaliteit te waarborgen. Maar voordat je een nieuw proces kunt instellen of grote wijzigingen in een bestaand proces kunt doorvoeren, moet je de goedkeuring van je stakeholders krijgen en iedereen overtuigen van je visie. Projectcontracten maken dit mogelijk.

Als je je eigen projectcontract gaat opstellen, heb je vast ook vragen, vooral als je bedrijf geen standaardformulier of sjabloon heeft om in te vullen. Hieronder vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen en lees je hoe je een projectcontract opstelt waarmee je indruk maakt op je stakeholders.

Projectcontract voorbeeld

Wat is een projectcontract?

Een projectcontract vermeldt de reikwijdte, de doelstellingen en de deelnemers van een project. Het wordt ook wel een projectdefinitierapport of project statement genoemd. Projectmanagers kunnen dit document gebruiken:

• Om het project te autoriseren.
• Als referentie gedurende het hele project om basisinformatie te delen.
• Als een contract waarin de rollen en verantwoordelijkheden van alle deelnemers zijn vastgelegd.

Je projectcontract is de onbetwistbare bron van informatie over het project. Het is meestal beknopt, maar kan doorverwijzen naar gedetailleerdere documenten.

Een projectcontract schrijven

Als je organisatie geen sjabloon voor projectcontracten heeft, kun je gewoon de informatie opnemen die je het nuttigst vindt. Hoe grondiger je projectcontract, hoe overtuigender het is en hoe beter het fungeert als referentie. Elk projectcontract zou in een of andere vorm de volgende categorieën moeten bevatten.

Projectnaam

Geef je project een naam en probeer daarbij zo specifiek mogelijk te zijn. Een projectnaam als 'HR-initiatief' of 'Software-update' geeft niet aan waarom je dit project wilt implementeren en maakt het niet makkelijk te onderscheiden van andere projectcontracten. Namen als 'Nieuw bedrijfswelzijnsprogramma' of 'Software-update om UX voor mobiele betalingen te verbeteren' beschrijven direct je doelstelling. 

Doel, doelstelling en specificatie van het project

In deze gedeeltes beschrijf je je businesscase en leg je deze uit: 

• Waarom het project werd voorgesteld, welke pijnpunten het verlicht en welke impact het op de organisatie heeft
• Wat het project inhoudt
• Wat je wilt bereiken met dit project en hoe het past binnen de bredere doelstellingen van de organisatie
• Wat er moet gebeuren om het te laten functioneren en hoe het moet presteren

Budget

Als je dat eerder in het projectcontract nog niet gedaan hebt, leg je hier uit hoeveel het project kost en waar het geld vandaan komt. In dit gedeelte vermeld je ook andere middelen die nodig zijn om je plan uit te voeren.

Resultaten

Welk product, resultaat of dienst lever je als je het project voltooit? Omdat projectcontracten relatief flexibel zijn, kun je in dit gedeelte ook aangegeven hoe je het succes van dit project wilt meten. Hoe bepaal je of je je doel bereikt hebt? Welke cijfers gebruik je daarvoor?

Reikwijdte en risico's

Beperk direct vanaf het allereerste begin de reikwijdte en het risico van je project. In het projectcontract vermeld je bekende risico's, beperkingen en alle plannen om de risico's gedurende het project te analyseren en te beheersen.

Tijdsbestek of mijlpalen

Geef aan wanneer je elke fase van het project wilt voltooien. De verwachte begin- en einddatum zijn de belangrijkste gegevens in dit gedeelte, maar een volledige tijdlijn biedt meer context.

Meer informatie over het opnemen van mijlpalen in je projectmanagementstrategie. Nu lezen

Belangrijkste stakeholders

Hoewel projectcontracten interne documenten zijn, werk je waarschijnlijk samen met externe stakeholders aan wie je ook rapporteert, zoals klanten of andere projectmanagers of teams binnen je bedrijf. Als je een stakeholderanalyse uitvoert en die mensen in je projectcontract opneemt, weet iedereen die belang heeft bij het project dat jij en je team daarvoor verantwoordelijk zijn.

Rollen en verantwoordelijkheden van teams

Neem een lijst op met namen en rollen van de mensen die bij het project betrokken zijn. In veel voorbeelden van projectcontracten zie je een simpele lijst met alleen de functietitel of het team van de betreffende personen. Als daarmee de verantwoordelijkheden niet voldoende beschreven worden, kun je ook verwijzen naar een gedetailleerder document waar wel alle verantwoordelijkheden in vermeld worden.

Manieren om een projectcontract op te stellen

Je kent nu de definitie van een projectcontract en hebt een duidelijker beeld gekregen van de vereiste inhoud van een projectcontract. Maar misschien kun je nog wat extra hulp gebruiken om zonder veel moeite een degelijk projectcontract op te stellen om stakeholders te overtuigen en te informeren. We hebben de volgende tips voor je.

Maak het visueel

Je stakeholders zullen je document minstens één keer lezen, ook al is het een lange lap tekst. Maar afbeeldingen en andere ontwerpelementen ondersteunen je argumenten en maken het gemakkelijker voor mensen om belangrijke onderdelen later nog eens terug te lezen.

Verhoog de leesbaarheid door vakken of tussenkoppen te gebruiken tussen de verschillende onderdelen van je contract. Bekijk vervolgens welke delen van je document gemakkelijker in visuele vorm op te nemen en te verwerken zijn. Voor de meeste projectcontracten is het gedeelte met de mijlpalen daar een goed voorbeeld van.

Maak een tijdlijn of Gantt-diagram in Lucidchart om mijlpalen van je project aan te geven. Bekijk ook onze alternatieven voor Gantt-diagrammen.

Zoals eerder gezegd kan je projectcontract ook naar andere documenten verwijzen. Als je geen processflow of overzicht van teamverantwoordelijkheden in je projectcontract wilt opnemen, kun je die diagrammen afzonderlijk aanmaken en een notitie of link toevoegen.

Maak het samen

In een later stadium moet je je contract misschien uitprinten om het te presenteren, maar tijdens het opstellen kun je het document het best bewaren in Google Drive of een ander programma waarin meerdere mensen het kunnen bekijken en bewerken. De teams waarop het project de grootste impact heeft, kunnen zo hun feedback geven voordat je het aan andere stakeholders presenteert.

Welke vorm je ook kiest, deel je projectcontract in elk geval met iedereen die een belangrijke rol speelt als het eenmaal af is en je project van start gaat.

Als je visuele beelden toevoegt met behulp van Lucidchart, kun je gebruikmaken van onze integraties met Google, Atlassian en Office 365. Download een uitbreiding en voeg je diagrammen moeiteloos in je documenten in.

Als je vaak projectcontracten indient, lees dan deze tips en stel je eigen projectcontract samen.