Nenhum plano de projeto ou estatuto é completo sem um cronograma de gerenciamento de projetos. Os cronogramas de gerenciamento de projetos oferecem uma generalização visual básica do projeto do início ao fim e resultam em uma maior eficiência de trabalho entre as equipes. Cronogramas podem parecer simples no papel, mas estruturar um projeto em uma linha do tempo prática pode ser algo complexo, principalmente para gerentes de projeto inexperientes. Portanto, se essa é a primeira vez que você cria um, ou mesmo a 563ª vez, use estes oito passos para aperfeiçoar seu próximo cronograma.

1. Escreva uma declaração de escopo do projeto.

Antes de criar o cronograma do projeto, é necessário determinar o escopo do seu processo de gerenciamento. A declaração de escopo do projeto resume as entregas que você planeja produzir até o final de um projeto.

Por exemplo, digamos que você e seus amigos queiram criar uma horta. A declaração de escopo poderia ser: criaremos uma horta de 9 metros quadrados que produz tomate pimentão, couve, batata, ervilha, vagem e milho.

2. Crie uma estrutura analítica do projeto (EAP)

Para criar uma estrutura analítica do projeto (EAP), comece com sua declaração de escopo e divida as entregas em partes menores. Ainda não é hora de dividir as tarefas, apenas as entregas menores. Essa seção também é conhecida como linha de base do escopo, e cada subentrega é chamada de pacote de trabalho.

Voltando ao nosso exemplo da horta, sua EAP poderia produzir:

• 1 metro quadrado de tomate
• 1 metro quadrado de pimentão
• 1,4 metro quadrado de couve
• 1,8 metro quadrado de batata
• 1,4 metro quadrado de ervilha
• 1 metro quadrado de vagem
• 1,8 metro quadrado de milho

3. Divida cada pacote de trabalho em tarefas

Agora você pode elaborar uma lista de tarefas para cada pacote de trabalho. Considere a lacuna entre a linha de base e sua meta. O que precisa acontecer para você ir do ponto de partida ao ponto final desejado? Perceba quais tarefas são semelhantes em todos os pacotes de trabalho. Esse processo ajudará a determinar as dependências no próximo passo.

Agora crie uma lista de tarefas para dois dos seus pacotes de trabalho da mini horta, e organize-os em uma tabela:

4. Determine as dependências do projeto

Dependências são tarefas que não podem começar até que uma tarefa tenha sido concluída. Por exemplo, você não pode plantar tomates até que o solo tenha sido lavrado. Nesse cenário, é relativamente simples determinar as dependências de um cronograma de gerenciamento de projetos, no entanto, é mais trabalhoso mapear as dependências de processos mais complexos.

Criar um fluxograma ou diagrama é ótimo para visualizar e identificar essas dependências. Recomendamos usar raias ou cores distintas para determinar qual equipe ou pessoa assumirá a responsabilidade de cada tarefa. Abaixo, o trabalho de plantar tomate e vagem é dividido entre duas equipes e por cor:

5. Determine o tempo total necessário para cada tarefa

Volte para sua lista de tarefas ou gráfico de dependências e considere quanto tempo levará para realizar cada tarefa. Suponha que a parte responsável esteja trabalhando cuidadosamente na tarefa, e sem interrupções. Se você não conseguir estimar com precisão o tempo necessário para concluí-la, peça a orientação de um especialista.

O exemplo abaixo inclui uma raia que mostra que todas as tarefas de compra serão realizadas juntas.

6. Identifique a disponibilidade de recursos

Na maioria das vezes, seu recurso limitante será a disponibilidade dos seus funcionários ou membros de equipe. Nesse passo, você precisa saber quando eles terão tempo para trabalhar em uma determinada tarefa. Mesmo que leve apenas um dia de trabalho dedicado para concluir uma tarefa, talvez seja necessário ampliar a quantidade de tempo em alguns dias, ou até semanas, se houver outros projetos sendo realizados simultaneamente.

No exemplo da horta, levará apenas quatro horas do início ao fim, mas, com tantas outras atividades acontecendo, sua equipe precisará de dois finais de semana para concluí-la. Portanto, ao criar um cronograma de projeto, recomendamos reservar vários dias para cada tarefa.

7. Identifique marcos importantes

Marcos do projeto permitem acompanhar o andamento dos seus projetos do início ao fim. Dessa forma, se você ficar para trás, saberá com bastante antecedência qual será o prazo final e conseguirá ajustar seus planos ou expectativas para manter o foco.

8. Crie seu cronograma de gerenciamento de projetos

Essa é a parte divertida! Chegou a hora de criar o cronograma do projeto. Alinhe suas tarefas de ponta a ponta, ajuste as durações para representar a quantidade de tempo alocada e, para finalizar, adicione os marcos. Pronto! Você concluiu seu cronograma de gerenciamento de projeto. Não é lindo?

Dicas

Para otimizar a criação de cronogramas de gerenciamento de projetos, veja algumas dicas:

• Antes de mais nada, defina as datas de início e término do projeto, e ajuste os rótulos.
• Em seguida, decida se você usará um cronograma de linha ou bloco. Use a estrutura que melhor se ajusta ao seu projeto. Cronogramas de linha básicos ajudam a identificar os principais marcos, e cronogramas de bloco facilitam visualizar equipes e o andamento de tarefas específicas. 
• Determine os rótulos do seu projeto baseados no cronograma. Os rótulos podem ser de segundos, horas, dias, semanas ou até anos.
• Empilhe vários cronogramas e certifique-se de que os rótulos só aparecem no cronograma inferior.
• Use cores distintas nos diferentes cronogramas ou linhas para organizar o projeto e manter todos alinhados. 
• Altere os intervalos, mas somente em incrementos completos. 

Se você for criar seu cronograma de gerenciamento de projetos no Lucidchart (veja nossos modelos abaixo), assista a este tutorial para obter mais dicas.

Modelos de cronogramas de gerenciamento de projetos

Use estes modelos de cronogramas de gerenciamento de projetos do Lucidchart para começar!

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