Hoe weet je welke zaken je moet verminderen, herstellen, uitbreiden of veranderen om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen? Door een gap-analyse te maken.

Je hebt wellicht veel vermoedens over wat er aan de hand is, en je team heeft misschien verschillende meningen over hoe je je doelstellingen kan bereiken. In plaats van in het duister te tasten, leidt een gap-analyse je door een uitvoerig onderzoek van waar je organisatie nu staat en waar je wilt zijn, zodat je kunt handelen op basis van feiten, niet op basis van veronderstellingen, om je potentieel te bereiken. 

Als je je afvraagt hoe je een gap-analyse uitvoert, volg dan deze vier eenvoudige stappen. Ongeacht je sector zul je deze tips in elk vakgebied kunnen toepassen om je bedrijfsdoelen bereiken.

Ben je op zoek naar een online tool die je helpt om je strategie te bepalen? Ontdek hoe je Lucidspark kunt gebruiken om een visuele strategiekaart te maken die je helpt je bedrijfsdoelen te visualiseren en te bereiken.

1. Analyseer je huidige situatie

Eerst moet je kiezen op welke tak van je bedrijf je je wilt richten en beginnen met je huidige situatie. Je moet ontdekken waar je organisatie nu staat voordat je een plan kunt maken om je doelen te bereiken. 

Je bedrijf wil bijvoorbeeld de populairste in je sector worden, maar je klantenservice meldt dat veel telefoontjes en interacties met klanten eindigen in frustratie bij de klant. 

Is je product het probleem of heeft je helpdesk meer training nodig om moeilijke gesprekken aan te kunnen? Je weet het pas als je je erin verdiept, wat betekent dat je met de betrokkenen moet praten, gegevens moet verzamelen en je KPI's onder de loep moet leggen. Om deze informatie te begrijpen en je huidige situatie te visualiseren, gebruik je tools voor een gap-analyse: een customer journey map, empathy map, serviceblauwdruk of process flow. 

Als je wilt weten wat de oorzaak is van de frustratie van klanten, zou je kwantitatieve informatie kunnen verzamelen, zoals de NPS-score van je bedrijf of het aantal negatieve telefoontjes dat elke week wordt afgehandeld. Je kunt ook kijken naar kwalitatieve informatie, zoals opmerkingen van klanten of feedback van je vertegenwoordigers over het huidige belproces.

Ook als je een strategischer onderdeel van je bedrijf wilt analyseren, blijft het proces hetzelfde. Een verkoopteam met dezelfde bedrijfsvisie - het meest geliefde bedrijf in de sector worden - zou de productpresentatie van de vertegenwoordigers kunnen onderzoeken, evenals de omzetgroei, de doelstellingen en de conversiepercentages. 

Het belangrijkste in deze fase is inzicht in de oorzaak van het probleem, die veel gemakkelijker te zien is als je alle factoren hebt opgesomd die daartoe bijdragen. In feite moet je gap-analyse alles evalueren wat je momenteel doet, zodat je het "totaalplaatje" krijgt. 

2. Identificeer de ideale, toekomstige situatie

Zodra je het totaalplaatje voor ogen hebt en begrijpt hoe je team of organisatie momenteel functioneert, moet je idealistisch gaan denken. Waar zou je willen staan? Wat lukt er niet wat wel zou moeten? Maak je nog geen zorgen over hoe je daar zal geraken. Dat is de volgende stap. Op dit moment is alles mogelijk, en zou je groots moeten dromen.

Misschien heb je een uitstekend marketingteam dat alle content uitbesteedt, maar na het uitvoeren van een contentaudit realiseer je je dat je merk niet langer samenhangend is omdat de content afkomstig is van een uiteenlopende groep freelancers. Je droom kan zijn om weer controle te krijgen over het contentcreatieproces en zo je eigen merkidentiteit terug te winnen. 

Een ander voorbeeld is een magazijn dat aan bepaalde veiligheidsvoorschriften moet voldoen, maar waarvan de productie- en HR-managers besluiten dat zij meer willen doen dan aan die voorschriften voldoen. Hun ideaal zou zijn om verder te gaan dan wat is voorgeschreven, zodat zij meer getalenteerde en toegewijde werknemers kunnen aantrekken en behouden.

In beide scenario's schieten de huidige prestaties duidelijk tekort of moeten zij worden gewijzigd. Maar in plaats van blindelings vooruit te lopen of de situatie een beetje te verbloemen, helpt het ideaal je om een hoger potentieel te bereiken. Een handige tool voor een gap-analyse is een brainstormbord of een mindmap om de creativiteit van je team ten volle te benutten.

Maar hoe bereik je realistisch gezien het ideaal? Dat is waar het harde werk om de hoek komt kijken.

3. Vind de tekorten en evalueer de oplossingen

Als je de eerste twee stappen afzonderlijk uitvoert, krijg je geen geweldige resultaten - de status quo kan onvermijdelijk lijken, en doelen kunnen torenhoog en onbereikbaar aanvoelen. Door ze samen te voegen, ontdek je wat er ontbreekt tussen je prestaties en je potentieel. Je moet ook beslissen welke oplossingen de kloof het meest effectief zullen overbruggen.

Terugkomend op ons vorige voorbeeld met een marketingteam (zie stap 2), zou een gap-analyse de volgende vraag oproepen: Hoe gaan we van een onduidelijke brand voice naar een uniforme brand voice die we onder controle hebben? 

Er zijn verschillende oplossingen om deze kloof te overbruggen, maar ze zijn niet allemaal gelijk:

• Je zou de contentcreatie weer intern kunnen uitvoeren door meer fulltime schrijvers in dienst te nemen, wat duurder zou zijn dan freelancers in zetten.
• Je zou al je freelancers opnieuw kunnen evalueren om te bepalen welke de moeite waard zijn om te houden en welke niet aan je normen voldoen. Deze optie vergt enige tijd en kan leiden tot een tekort aan freelancers om je wensen te vervullen.
• Je zou je richtlijnen voor je merkcreatie kunnen aanscherpen en je freelancers kunnen bijscholen. Deze optie vergt ook tijd en garandeert niet noodzakelijk een verbetering van de content die je freelancers creëren.

Als een gegarandeerde controle het belangrijkst is, dan is de eerste oplossing het beste. Aan de andere kant, als de kosten het belangrijkst zijn, dan valt de eerste oplossing af en kiest je team misschien voor de tweede of derde oplossing. Een handige tool voor de gap-analyse zou een beslisboom zijn, aangezien deze de kosten en voordelen berekent op basis van de voorwaardelijke waarschijnlijkheid.

Hoe je de kloof overbrugt, hangt uiteindelijk af van de prioriteiten van je organisatie en je team. Zoek samen uit wat het beste werkt. 

4. Stel een plan op en voer het uit om de kloof te overbruggen

Nadat je de mogelijkheden om de kloof te overbruggen in kaart hebt gebracht en hebt besloten welke mogelijkheid de beste is, moet je waarschijnlijk ook nog de anderen in je organisatie daarvan overtuigen. De veranderingen die je gaat doorvoeren kunnen ook gevolgen hebben voor andere teams en afdelingen, dus het is belangrijk om met een plan te komen. 

Stel een duidelijke strategie en haalbare doelstellingen op om je overgang te helpen realiseren en iedereen aan boord te krijgen. 

Als je bijvoorbeeld een presentatie geeft aan het management of leidinggevenden, zorg dan voor een tijdlijn of planning om de geplande wijzigingen door te voeren. Je zou ook een uitgebreider actieplan kunnen opstellen waarin specifieke taken worden toegewezen aan teams of individuen. 

Lees verder over organisatorisch verandermanagement, of gebruik de hieronder beschreven tools om je te helpen tijdens dit gap-analyseproces.

Tools voor gap-analyse

Er bestaan veel tools om je te helpen om de kloof te overbruggen. Welke tool je ook kiest, visualiseer en documenteer elke stap van je gap-analyse om je organisatie vooruit te helpen.

SWOT-analyse

De SWOT-analyse is misschien wel een van de oudste marketingtroeven. SWOT staat voor sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Je kunt een SWOT-analyse zowel kwantitatief als kwalitatief uitvoeren. Dit proces zal je helpen om interne en externe bedreigingen voor je organisatie te bepalen en te zien waar en hoe je je onderscheidt van de concurrentie.

Visgraatdiagram

Visgraatdiagrammen (ook bekend als Ishikawa- of oorzaak-gevolgdiagram), die zo heten vanwege hun kenmerkende vorm, onderzoeken de mogelijke oorzaken van een fundamenteel probleem. Dit soort diagram zou bijzonder nuttig zijn bij het onderzoek van je huidige situatie.

De meest gebruikte categorieën voor onderzoek zijn: 

• Afmetingen
• Materialen
• Mensen
• Machines
• Methodes
• Omgeving

Je kunt alle categorieën kiezen die relevant zijn voor het centrale probleem of invloed hebben op je onderzoek, zoals in het voorbeeld hieronder.

McKinsey 7S-model

Het McKinsey 7S-model is ontwikkeld door het gelijknamige adviesbureau. Het helpt uiteindelijk te bepalen of een bedrijf aan de verwachtingen voldoet, en het actualiseert de gedeelde waarden van een organisatie. Het werkt via de 7S-modellen van een organisatie om te zien welke waarden elkaar overlappen. Bovendien overbrugt dit gap analyse model de kloof tussen de huidige en de gewenste situatie van het bedrijf.