"Zonder verandering valt er diep in ons iets in slaap dat moeilijk wakker te schudden is. De slaper moet wakker worden", aldus Duke Leto Atreides in de film Dune uit 1984. Met andere woorden: om succesvol te zijn, moeten we veranderen.

In dezelfde denktrant geldt dus ook: om je bedrijf te laten groeien, moet je verandering omarmen. Maar je moet er daarbij wel voor zorgen dat deze verandering zinvol is, dat je je doelen ermee bereikt en dat hij door al je medewerkers omarmd wordt.

Thomas J. Peters en Robert H. Waterman, twee consultants bij het Amerikaanse adviesbureau McKinsey, ontwikkelden eind jaren '70 wat we nu het 7S-model van McKinsey noemen. Dit model biedt een raamwerk waarin je de zeven belangrijkste elementen van je bedrijf kunt toetsen en kunt beoordelen of daar zaken in gewijzigd of beter op elkaar afgestemd moeten worden om je kansen op succes te vergroten.

In dit artikel bespreken we het 7S-raamwerk van McKinsey en laten we zien hoe je dit model kunt gebruiken. We geven je ook een paar ideeën over hoe je dit model toegankelijk kunt maken voor iedereen die bij dit proces betrokken is, en hoe je hen effectiever kunt laten samenwerken.  

Wat is het 7S-model

Het 7s model is een methode om de belangrijkste element binnen je organisatie te beschrijven. Aan de hand van de 7 stappen breng je duidelijk en overzichtelijk in kaart hoe jouw organisatie in elkaar steekt. Deze informatie kan je vervolgens gebruiken om organisatorische veranderingen door te brengen. 

7S-model uitleg: de 7 elementen van het 7S-model van McKinsey

Het uitgangspunt van dit model is dat elke organisatie over zeven interne elementen beschikt die goed op elkaar afgestemd moeten zijn om succesvol te zijn. Deze zeven elementen worden ingedeeld in twee groepen: 'hard' of 'zacht'.

Harde elementen

De harde elementen zijn tastbaar, gemakkelijk te identificeren en kunnen eenvoudig rechtstreeks door het management beïnvloed worden. Voorbeelden hiervan zijn strategieverklaringen, bedrijfsplannen, organigrammen en andere documenten.

• Strategie: de plannen die je bedrijf heeft om zijn concurrentievoordeel te vergroten
• Structuur: hoe je bedrijf is georganiseerd en hoe de interne rapportagelijnen lopen
• Systemen: personeelsprocedures, -processen en -routines die beschrijven hoe het werk wordt uitgevoerd

Zachte elementen

Deze elementen zijn moeilijker te beschrijven omdat personeelscapaciteiten, bedrijfswaarden en -cultuur zich voortdurend ontwikkelen en veranderen.

• Gedeelde waarden: de kernwaarden die terug te zien zijn in de bedrijfscultuur en individuele werkethiek
• Stijl: typische gedragspatronen van groepen zoals managers en andere professionals
• Personeel: de mensen die voor je bedrijf werken en hun algemene capaciteiten
• Vaardigheden: de kerncompetenties en onderscheidende capaciteiten van de organisatie

Het modeldiagram geeft de onderlinge afhankelijkheid van al deze zeven elementen weer. De gedeelde waarden staan in het midden van het model om te benadrukken dat deze een centrale rol spelen bij de ontwikkeling van de andere cruciale elementen. Zij vormen de grondslag van het bedrijf, de onderliggende ideeën die de andere zes elementen beïnvloeden.

Gebruik een Lucidchart-sjabloon om een webgebaseerd 7S-model te maken, waar je samen met anderen aan kunt werken om doelen op elkaar af te stemmen en organisatorische veranderingen in te plannen.

Hoe het 7S-model van McKinsey toepassen?

De onderlinge afhankelijkheid van dit strategische ontwikkelingsraamwerk betekent dat als één van de elementen verandert, de andere elementen ook aangepakt moeten worden. Je moet beoordelen hoe de verandering in het ene element van invloed is op de andere elementen en in hoeverre zij aangepast moeten worden om de organisatorische doelen op één lijn te houden.

Zakelijke toepassingen van het McKinsey-raamwerk omvatten o.a.:

• Bepalen hoe je bedrijf zijn doelen wil en kan bereiken
• Productiviteit en prestaties verhogen
• Een voorgestelde strategie ten uitvoer brengen
• De complexiteit faciliteren waarmee het afstemmen van verschillende afdelingen en processen tijdens fusies en overnames vaak gepaard gaat
• De effecten van organisatorische veranderingen binnen een bedrijf onderzoeken
• Beleid implementeren om de vaardigheden en competenties van werknemers te verbeteren

Het 7S-model van McKinsey kan toegepast worden wanneer er vragen zijn over de effectiviteit van het organisatieontwerp. Het kan alle stakeholders helpen om overeenstemming te bereiken als er meningsverschillen zijn over hoe de zeven elementen op elkaar moeten worden afgestemd.

De volgende stappen kunnen je helpen bij de implementatie van deze tool.

Stap 1: Identificeer de gebieden die aangepast moeten worden

Analyseer elk van de zeven elementen om te bepalen of ze effectief op de andere elementen zijn afgestemd. Als je bijvoorbeeld een strategie hebt ontworpen voor de snelle introductie van een product, maar daarvoor een matrixstructuur gebruikt met tegenstrijdige relaties die een agile werkomgeving in de weg staan, dan heb je dus te maken met een conflict dat aangepakt en veranderd moet worden.

Om een 7S-analyse uit te voeren, moet je de volgende vragen beantwoorden:

Strategie

• Wat is het doel van je bedrijf?
• Welke middelen zet je in om dat doel te bereiken?
• Wat is er uniek aan je bedrijf?
• Hoe pas je je aan veranderende marktomstandigheden aan?

Structuur

• Hoe is het bedrijf georganiseerd?
• Hoe worden er beslissingen genomen?
• Hoe passen werknemers zich aan de bedrijfsstrategie aan?
• Hoe wordt informatie gedeeld?

Systemen

• Welke financiële systemen zijn er voor het verwerven van middelen?
• Welke systemen zijn er voor werving, promotie en prestatiebeoordeling?
• Welke processen, procedures en routines zijn er om te beschrijven hoe werk moet worden uitgevoerd?

Gedeelde waarden

• Op basis van welke waarden is de organisatie opgebouwd?
• Hoe komen die waarden in het dagelijkse leven tot uiting?

Stijl

• Wat is de stijl van het leiderschap?
• Hoe reageren medewerkers op het management?
• Functioneren medewerkers op een concurrerende, samenwerkende of coöperatieve basis?
• Zijn er teams of silo's?

Personeel

• Is het huidige aantal medewerkers genoeg om de gestelde doelen te bereiken?
• Zijn er personeelsbehoeften?
• Zijn er hiaten in de vereiste vaardigheden of middelen?

Vaardigheden

• Welke vaardigheden hebben medewerkers om kernproducten en -diensten te leveren?
• Beschikt je huidige personeel over voldoende vaardigheden?
• Waar is jouw organisatie erg goed in?
• Hoe worden vaardigheden gemonitord, beoordeeld en verbeterd?

Nadat je deze vragen hebt beantwoord, analyseer je de gegevens en zoek je naar overeenstemming, consistentie, conflicten, hiaten, sterke en zwakke punten.

Stap 2: Bepaal het optimale organisatieontwerp voor je bedrijf

Als je kunt bepalen welk organisatieontwerp het effectiefst is voor jouw bedrijf, dan wordt het veel gemakkelijker om doelen te stellen en actieplannen te maken. Het kan hierbij nuttig zijn om ook naar de concurrentie en andere afdelingen binnen het bedrijf te kijken om te zien wat goed voor hen werkt.

Gebruik Lucidchart om documenten te maken waarmee je het ontwerp dat het beste voor jou werkt verder kunt uitwerken. Lucidchart-documenten zijn webgebaseerd, kunnen overal en altijd worden bekeken en bewerkt, en zorgen daardoor voor echte samenwerking tussen teams.

Stap 3: Bepaal wat er veranderd moet worden

In deze stap stel je een actieplan op waarin je de gebieden beschrijft die op elkaar afgestemd moeten worden en de stappen die je moet nemen om deze aanpassingen door te voeren. Als de managementstijl van bepaalde managers bijvoorbeeld niet overeenkomt met de bedrijfswaarden, dan moet je bepalen wat er veranderd moet worden: Verwijder je een managementlaag? Reorganiseer je de hele rapportagehiërarchie? Of probeer je managers zo ver te krijgen dat ze hun stijl aanpassen zodat je bedrijfsactiviteiten efficiënter verlopen?

Gebruik de gegevens uit vorige reorganisaties en analyseer hoe concurrenten hun structuur in het verleden met succes hebben veranderd, en bouw op basis daarvan een stroomdiagram op om je veranderproces visueel in kaart te brengen. Dit stroomdiagram moet een weergave bevatten van de bestaande procedures en processen en hoe ze er in de toekomst uit zouden moeten zien. 

Met een eenvoudig toegankelijk stroomdiagram kunnen jij en je team alle sterke en zwakke punten op een rijtje zetten en samen over toekomstige veranderingen beraadslagen. Omdat je met Lucidchart in realtime kunt samenwerken, zorg je voor meer buy-in en steun van zowel medewerkers als je leiderschap.

Stap 4: Implementeer de veranderingen

Nadat je besloten hebt welke veranderingen er moeten worden aangebracht en je de steun van alle betrokkenen hebt gekregen, moet je de veranderingen implementeren. Alleen correct uitgevoerde wijzigingen hebben een positieve invloed op je bedrijf. Zoek naar mensen in je organisatie of schakel consultants in die ervaring hebben met het soepel doorvoeren van veranderingen.

Als er veel veranderingen moeten worden doorgevoerd, kan het verstandig zijn om ze geleidelijk en in verschillende fasen te implementeren om ervoor te zorgen dat er niet teveel in één keer wordt veranderd. Je kunt deze fasen visueel uiteenzetten door er in Lucidchart een overzichtelijk implementatieplan van te maken.

Stap 5: Bekijk de zeven elementen in je raamwerk voor strategieontwikkeling

Het 7S-model van McKinsey is een dynamisch model dat regelmatig kan worden aangepast aan de vele nieuwe efficiënte werkwijzen waar je voortdurend naar op zoek bent om je bedrijf te laten groeien. Keer regelmatig terug naar het model om te kijken of elementen opnieuw op elkaar moeten worden afgestemd. Als er één element verandert, heeft dit altijd een effect op de andere elementen in het model. Het is daarom belangrijk om het model voortdurend in de gaten te houden en aan te passen zodat je bedrijf niet stagneert en geen marktaandeel verliest.

Als je bedrijf bijvoorbeeld een periode van groei doormaakt, zou je kunnen overwegen om je activiteiten naar andere gebieden in eigen land of naar het buitenland uit te breiden. Gebruik het 7S-model template om te bepalen hoe deze satellietlocaties aansluiten bij je doelen en waarden. Worden deze regionale vestigingen voornamelijk een marketing-, productie-, ontwikkelings- of verkooplocatie?

Neem verschillende scenario's en wijzigingsvoorstellen door en zorg ervoor dat je Lucidchart gebruikt om visuele grafieken en diagrammen te maken, die de mensen in je organisatie kunnen helpen nieuwe informatie snel in zich op te nemen en te verwerken.

Gratis inschrijven