Les secrets d'une gestion des ressources efficace

Toutes les entreprises ont pour objectif de gagner plus d’argent qu’elles n’en dépensent. Et pour y parvenir, il vous suffit de déterminer :

• Ce que vous vendrez
• Qui l’achètera
• À combien s’élèveront vos coûts de production
• Combien de collaborateurs seront nécessaires
• Quelles fournitures vous devez prévoir
• Comment vous allez distribuer vos produits
• Combien vous les facturerez à vos clients

Une fois que vous avez déterminé tous ces éléments, il ne vous reste plus qu’à fabriquer des produits innovants et de haute qualité aussi rapidement et efficacement que possible. Bien entendu, vous devez aussi satisfaire vos clients, les distributeurs, la direction, les employés et l’ensemble des parties prenantes, le tout sans dépasser le budget.

Ça semble si facile, n’est-ce pas ? Je me demande bien pourquoi nous ne nous lançons pas tous dans les affaires.

Si vous n’aviez pas bien perçu le sarcasme, sachez qu’évidemment, nous plaisantons. Ce processus n’a rien de facile, mais pour diriger une entreprise prospère, vous devez arriver à gagner plus d’argent que vous n’en dépensez. Vous cherchez la solution ?

La gestion efficace des ressources est un facteur central du succès de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

Les ressources, ce sont les fournitures, les équipements, les outils et les personnes qui sont nécessaires à la réalisation d’un projet ou à la fourniture d’un service. La gestion des ressources comprend l’anticipation, la programmation et la répartition de tous ces éléments.

Une gestion des ressources efficace implique une compréhension claire de la mission et des objectifs de votre entreprise, car vous devez affecter les moyens appropriés aux projets et aux tâches qui permettront de les atteindre. Elle consiste également à :

• entretenir et améliorer l’équipement actuel ;
• acheter de nouveaux outils au besoin ;
• créer ou optimiser des procédures ;
• créer et dispenser des formations pour s’assurer que les employés suivent les procédures ;
• déterminer à quel moment embaucher de nouveaux collaborateurs.

L’importance de la gestion des ressources en entreprise

La gestion des ressources d’un projet vise à renforcer l’efficacité et la productivité avec un minimum de moyens. Il ne s’agit pas simplement de mobiliser suffisamment de collaborateurs et de ressources pour mener à bien une tâche, mais de trouver le bon équilibre et d’apprendre à reconnaître les outils, les processus et les employés qui conviennent le mieux pour réaliser vos projets et atteindre les objectifs de l’entreprise.

Une gestion des ressources efficace peut vous offrir les avantages suivants :

• Terminer les tâches à temps et respecter les délais : la mise en œuvre d’un plan de gestion des ressources peut vous aider à prendre des décisions pertinentes grâce auxquelles vous terminerez vos projets à temps.

• Améliorer le moral et la productivité des employés : vos collaborateurs ont besoin de se sentir stimulés pour être plus productifs et plus heureux. Mais s’ils sont trop sollicités, cette charge de travail trop lourde peut être source d’épuisement, de stress et d’une baisse des performances. Trouver le bon équilibre entre la charge de travail, les ressources et la qualité du produit peut améliorer le moral et renforcer la fidélité des employés.

• Réduire ou éviter les problèmes imprévus : lorsque vous avez une idée claire de votre personnel et de ses compétences, ainsi que des ressources disponibles, vous êtes mieux à même de les répartir adéquatement afin de maximiser l’efficacité. Vous pouvez alors remédier plus facilement aux lacunes et aux problèmes imprévus avant qu’ils ne se produisent ou plus promptement s’ils se manifestent malgré tout.

• Apporter de la transparence : la gestion des ressources permet à chaque collaborateur de connaître les employés responsables des différentes tâches et de percevoir la manière dont son travail s’intègre dans le projet global. Elle offre également un aperçu plus précis de la capacité des équipes et de leurs membres, ce qui vous permet de redistribuer rapidement les ressources pour équilibrer les charges de travail si nécessaire.

• Mesurer l’efficacité : les connaissances acquises grâce à un plan de gestion des ressources peuvent vous aider à mesurer la performance et l’efficacité de ces dernières. Le projet peut-il être réalisé avec des moyens réduits ? Allez-vous devoir embaucher de nouvelles personnes ou acheter de nouveaux équipements ? Ces informations permettent d’estimer et de prévoir plus facilement les besoins de vos futurs projets.

Conseils pour calculer et gérer les ressources d’un projet

Voici quelques conseils pour vous aider à vous lancer dans la gestion des ressources dans un projet.

Centraliser vos données de gestion des ressources

La visibilité et la transparence sont les clés d’une gestion des ressources efficace : assurez-vous que vos plans sont facilement consultables par les membres de l’équipe et les parties prenantes qui veulent connaître le déroulement du projet.

Créer un pool de ressources unique

Mettez en place un pool de ressources centralisé à l’échelle de l’entreprise et consultable par tous. Conservez-le dans un espace facilement accessible afin que tous les collaborateurs qui le souhaitent puissent s’y référer lorsqu’ils ont besoin de connaître les ressources disponibles et la répartition des effectifs. Les pools de ressources indépendants peuvent générer des malentendus et compliquer le suivi des affectations des uns et des autres.

Comprendre les compétences des employés

Rappelez-vous que le personnel fait également partie des ressources. Il est important que vous compreniez la nature de ses compétences afin de pouvoir l’affecter facilement là où il sera le plus utile. Tenez à jour une liste ou une base de données des compétences de chaque membre de l’équipe pour vous aider à déterminer les personnes les mieux adaptées à des tâches spécifiques.

Connaître vos meilleurs éléments

Appliquez la règle des 80/20, selon laquelle 20 % des ressources génèrent environ 80 % des résultats du projet. Il s’agit des ressources (généralement des personnes) qui sont très demandées pour accomplir ces tâches. Efforcez-vous de planifier votre travail en fonction de la disponibilité de ces éléments afin de réduire les goulots d’étranglement et les obstacles potentiels.

Recruter un responsable de la gestion des ressources

En fonction de la taille de votre entreprise, il peut être judicieux d’affecter une ou plusieurs personnes à la gestion des ressources (indépendamment des chefs de projet). Cela vous permettra de suivre et de gérer plus facilement l’ensemble des ressources disponibles ainsi que procéder à des ajustements au pied levé. Si votre organisation comporte plusieurs responsables des ressources chargés de différents services ou sites géographiques, veillez à ce qu’ils aient tous accès au même pool de ressources centralisé.

Collaborer pour renforcer la productivité

Ne cherchez pas à tout faire tout seul. Travailler avec d’autres responsables et membres d’équipe pour mieux appréhender les ressources disponibles augmente la productivité et peut mener à des idées et des décisions plus judicieuses. Utilisez un outil de gestion des ressources projet ou des solutions de collaboration visuelle comme Lucidchart pour offrir à chacun la visibilité nécessaire et la possibilité de faire part de ses idées.

Utiliser des visuels pour gérer vos ressources

La plupart des gens apprennent et retiennent mieux les informations lorsqu’elles sont présentées à l’aide de supports visuels. Envisagez d’utiliser les éléments suivants pour mieux comprendre le travail requis, suivre l’état d’avancement des tâches de chacun et réaffecter les ressources là où elles sont nécessaires :

Diagramme PERT : calculez des délais raisonnables en fonction des dépendances et du temps jugé nécessaire pour terminer chaque tâche.

Work breakdown structure : décomposez le projet en éléments gérables pour vous donner une meilleure idée de l’affectation des ressources.

Tableau Kanban : divisez les projets en catégories indiquant les tâches à réaliser, les tâches en cours et les tâches terminées. Vous pourrez ainsi suivre facilement l’avancement des travaux et procéder à des ajustements si nécessaire.

Tableau Scrum : suivez visuellement votre travail en sprints courts et incrémentiels. Cet outil est similaire au tableau Kanban, mais il est souvent divisé par user story.

Diagramme à couloirs : il s’agit d’un type de logigramme qui indique les collaborateurs responsables de l’exécution des différentes tâches d’un processus. Il vous permet de suivre le travail à mesure qu’il progresse et chemine d’un couloir à l’autre.

La gestion des ressources ne s’arrête jamais. C’est une activité que vous devez entreprendre pour chaque projet. La gestion et la maintenance de pools et de plans de ressources vous permettent de mieux comprendre les moyens disponibles et ce dont vous pourriez avoir besoin pour votre prochain projet. Une gestion des ressources efficace garantit que vous disposez toujours de suffisamment de moyens pour chaque tâche et chaque projet.