Organigramme WBS de projet : création et avantages

C’est votre premier plongeon dans le monde de la gestion de projet et tout le monde autour de vous semble parler chinois. Pire encore, vos collègues lancent des acronymes à tout bout de champ, et vous n’avez pas eu le temps d’en déchiffrer un qu’un nouveau est prononcé : QCD, PMBOK, ACWP, QFD, RBS, SOW, SWOT, FPIF, WBS...

Par miracle, le déluge s’arrête. Mais vous vous retrouvez maintenant à cogiter sur votre liste. Vous commencez par la fin et vous demandez ce que WBS peut bien vouloir dire. Vos suppositions s’entremêlent et aucune ne semble logique, d’autant plus qu’il s’agit d’une expression anglaise et que vous n’êtes pas nécessairement un descendant de Shakespeare.

En gestion de projet, WBS signifie work breakdown structure ou organigramme des tâches du projet en français. Il s’agit d’un outil fondamental qui vous aidera à planifier, à gérer et à évaluer vos projets volumineux, alors découvrons de quoi il retourne.

Qu'est-ce qu'un WBS (Work Breakdown Structure) ?

Son nom est assez explicite. Un WBS part d’un projet ou d’un objectif de grande envergure et le décompose en éléments plus petits et plus faciles à gérer, que vous pouvez ensuite évaluer et attribuer à des équipes de manière appropriée. Plutôt que de se concentrer sur les actions individuelles qui doivent être réalisées pour accomplir un projet, un WBS met généralement l’accent sur des livrables ou des étapes concrètes et mesurables. Ces livrables peuvent également être appelés lots de travail, tâches, sous-tâches ou éléments terminaux. Voici à quoi ressemble un WBS :

Pourquoi utiliser un WBS ou OTP en gestion de projet ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il est avantageux de décomposer un projet volumineux. Cette stratégie vous offre notamment les possibilités suivantes :

• Estimer le coût d’un projet
• Établir les dépendances
• Déterminer la chronologie du projet et élaborer un calendrier
• Rédiger un énoncé des travaux (ou SOW, un de vos autres acronymes)
• Attribuer des responsabilités et clarifier les rôles
• Suivre l’avancement d’un projet
• Identifier les risques

Tous ces avantages découlent essentiellement de la possibilité de travailler avec des fragments de projet que vous pouvez visualiser avec précision, plutôt que d’essayer de comprendre et d’interpréter d’un seul coup une initiative complexe et écrasante.

Comment créer un organigramme des tâches du projet

1. Indiquez l’objectif général que vous cherchez à atteindre. Ce dernier peut tout aussi bien consister à développer une nouvelle fonctionnalité logicielle qu’à construire un missile.
2. Découpez le projet global en éléments de plus en plus précis, mais arrêtez-vous avant de dresser la liste de tâches du projet à accomplir. Rappelez-vous de vous concentrer sur des livrables concrets plutôt que sur les actions.
3. Selon la nature de votre projet, commencez par diviser votre projet en phases, en livrables importants et spécifiques, ou en sous-tâches.

Conseils pour créer un organigramme des tâches de gestion de projet

Appliquez les règles suivantes pour créer plus efficacement un organigramme des tâches du projet :

• La règle des 100 %. Le travail présenté par votre WBS doit inclure la totalité des tâches nécessaires à la réalisation de l’objectif global, sans inclure le moindre effort extérieur ou non lié. De même, les tâches enfant, quel que soit leur niveau, doivent représenter la totalité du travail nécessaire à la réalisation de leur tâche parent.
• Exclusivité. N’incluez pas une sous-tâche deux fois et ne comptabilisez pas une quantité de travail à deux reprises. Cela enfreindrait la règle des 100 % et entraînerait des erreurs de calcul lorsque vous chercherez à déterminer les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
• Résultats, et non actions. Gardez en tête que vous devez vous concentrer sur des livrables et des résultats, plutôt que sur des tâches individuelles. Par exemple, si vous construisez un vélo, un livrable pourrait être « le système de freinage » tandis que les actions comprendraient « calibrer les plaquettes de frein ».
• La règle du 8/80. Il existe plusieurs manières de décider qu’un lot de travaux est suffisamment petit... sans être trop petit. Cette règle est l’une des approches les plus courantes : un lot de travail ne doit pas nécessiter moins de huit heures d’effort, mais pas plus de 80. D’autres règles suggèrent de ne pas dépasser dix jours (ce qui correspond à 80 heures si vous travaillez à temps plein) ou un cycle de rapport habituel. En d’autres termes, si vous rendez compte de votre travail tous les mois, un lot de travaux ne devrait pas prendre plus d’un mois. En cas de doute, fiez-vous à votre bon sens et faites preuve de discernement.
• Trois niveaux. En théorie, un WBS doit comporter approximativement trois niveaux de précision. Certaines branches du diagramme seront plus détaillées que d’autres, mais si elles comptent en moyenne trois niveaux, cela signifie que le périmètre de votre projet et le niveau de détail de votre WBS sont corrects.
• Ordonnancement des tâches projet. Chaque lot de travail doit être assigné à une équipe ou à un collaborateur spécifique. Si votre WBS est bien conçu, les tâches ne se chevaucheront pas et les responsabilités seront clairement définies.

Exemple d'organigrammes des tâches (WBS)

Maintenant que vous réfléchissez à la manière de créer un WBS, examinons un exemple. Cet organigramme des tâches du projet est destiné à la construction d’une maison.

Observez comment les principes évoqués plus haut ont été appliqués dans ce modèle. Tout d’abord, le projet de construction est subdivisé en trois grandes catégories qui semblent logiques : les fondations, l’extérieur et l’intérieur. Ces sections sont ensuite subdivisées en un ou deux niveaux supplémentaires, pour un maximum de trois niveaux. L’effort nécessaire à la construction de la maison a été réparti sur l’ensemble des lots de travail, qui représentent la totalité des tâches à accomplir. Aucun doublon n’apparaît dans ce diagramme. Si l’on souhaitait améliorer encore ce WBS, il serait possible d’ajouter le budget de chaque lot de travail et de leur affecter une équipe.

Les différents formats de WBS

Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats différents pour créer votre organigramme des tâches du projet. L’exemple précédent utilise un format arborescent, qui est l’option la plus visuelle. Il permet de structurer le WBS à la manière d’un organigramme et de faire apparaître la hiérarchie des tâches, tout en offrant un espace pour des informations supplémentaires sur chaque lot de travail.

Sommaire

Le plus simple est de présenter un WBS sous forme de sommaire. Ce format est facile à élaborer et illustre la hiérarchie des tâches. Cependant, il complique l’ajout d’informations supplémentaires sur le budget, la durée et les responsabilités.

                    Construire une maison

                         1 Fondations

                              1.1 Fouilles

                                   1.1.1 Creuser

                                   1.1.2 Niveler

                              1.2 Coffrage

                              1.3 Béton

                                   1.3.1 Verser

                                   1.3.2 Sécher

                         2 Extérieur

                         3 Intérieur

Structure hiérarchique

Ce format est moins intuitif visuellement, mais permet de faire ressortir la hiérarchie des tâches. Étant donné qu’il s’agit d’un tableau, ce modèle tient facilement sur une page.

Vue tabulaire

Une vue tabulaire est une manière visuellement plus intuitive de présenter une hiérarchie à l’aide d’un tableau de répartition des tâches du projet.

Dictionnaire WBS

Qu’est-ce qu’un dictionnaire WBS ? Un dictionnaire WBS est organisé de la même manière qu’une structure hiérarchique, mais il comprend une brève description de chaque lot de travail. Dans le cadre de la documentation d’un projet, un dictionnaire WBS est souvent inclus pour accompagner un diagramme visuel. Il permet de clarifier le périmètre de chaque tâche afin que tous les membres de l’équipe comprennent leurs responsabilités.

Modèle d'organigramme des tâches (OTP)

Pour vous aider à démarrer, voici plusieurs modèles de WBS que vous pouvez utiliser. Il vous suffit de cliquer sur un modèle pour l’ouvrir, puis de personnaliser les informations, la mise en page et le style selon vos besoins.

Tableau WBS

Comment créer un organigramme des tâches du projet dans Microsoft Office

Les organigrammes des tâches du projet et les dictionnaires WBS font souvent partie d’un ensemble plus vaste de documentation ou d’analyse de données réalisé à l’aide de Microsoft Office. La meilleure façon d’intégrer un WBS dans Word ou Excel est d’utiliser Lucidchart et ses intégrations gratuites pour MS Office. Créez votre diagramme dans un logiciel optimisé pour ce type d’applications, et laissez le traitement de texte et de données à Microsoft. Il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

1. Créez un compte gratuit sur Lucidchart.

2. Pour créer un WBS dans Excel, installez gratuitement le complément Lucidchart pour Excel.

3. Pour créer un WBS dans Word, installez gratuitement le complément Lucidchart pour Word.