効果的なリソース管理とは？リソース管理方法

あらゆる企業は、支出する金額を超える収入を得るために事業を運営しています。そのためには、まず次の点を明確にしなければなりません。

• 販売する対象
• それを購入する人
• 製造にかかる費用
• 製造に必要となる人員数
• 製造に必要となる材料
• 流通方法
• 販売価格

こうした点がすべて明らかになったら、高品質で革新的な製品を可能な限り早く、効率的に投入します。その際は、顧客、流通業者、経営陣、従業員など、すべての関係者を満足させながら、予算を超えないように注意します。

これが言うほど簡単ならば、誰もが事業に乗り出すことでしょう。

当然ながら、このプロセスはどれもそう簡単ではありません。ただ、事業を成功させるためには、使った金額よりも稼ぐ金額の方が多い状態を実現しなければならないのは事実です。具体的にはどうすればよいでしょう。

企業の成功を確実に実現するためには、効果的なリソース管理が非常に重要となります。

この記事ではリソース管理方法やリソース管理とは何かを説明し、材料、設備、ツールや人材計画を管理し、スケジュール設定、割り当て方法を行う方法をご紹介します。

リソース管理とは？

リソースとは、プロジェクトを完成させるために使われる材料、設備、ツールや人材などで、リソース管理とは、製品やサービスを効率的に生産するために必要な材料、設備、ツールや人材などを計画し、スケジュールを設定して配分することを指します。

リソース管理を効果的に行うには、自社のミッションと目標を把握し、そうした目標に合致したプロジェクトやタスクに適切なリソースを配分する必要があります。この過程には、以下のようなプロセスも含まれます。

• 現在の設備のメンテナンスと更新
• 必要に応じた新しいツールの購入
• 手順の作成や最適化
• 従業員が手順を遵守するためのトレーニングの作成と提供
• 新規採用のタイミングの把握

リソース管理の重要性

プロジェクトのリソース管理の真髄は、少ないリソースでより多くを実現することにあり、業務を完成させるために必要な人材やリソースを確保するだけではなく、適切なバランスを保ち、会社の目標に沿って、プロジェクトの完了に最適なツール、プロセスや人材を見極めることが重要となります。

効果的なリソース管理を行うことで、以下のようなメリットが得られます。

• タスクを適時に完了させ期限を遵守できる : リソース管理計画の導入で、プロジェクトを時間通りに完了させるのに欠かせない要素すべてを確保するための意思決定を適切に行えます。

• 従業員の士気と生産性を高められる : 従業員の生産性と満足度を高めるには、仕事のやりがいが必要ですが、あまりに負荷が大きすぎると、作業量過多で燃え尽きやストレス、生産性の低下を招くことになります。作業量、リソースと製品の品質が適切に均衡するポイントを見つけることで、従業員の士気を高め、定着率を改善することができます。

• 不測の問題を削減し、回避できる: 人材とそのスキル、利用可能なリソースを把握していれば、その適切な配分で効率を最大化する方法も見出しやすくなり、ギャップや予期せぬ問題の発生前にあらかじめ予防策を打て、問題が発生した場合でも迅速に対処できるようになります。

• 透明性が高まる : 誰が何に取り組んでいるかを全員が確認でき、プロジェクト全体の中での自分の作業の位置づけを明確に理解できるようになる上に、チームや各人のキャパシティの正確な把握もしやすくなるため、必要に応じたリソースの再配分で作業負荷をスムーズに調整できるようになります。

• 効率を測定できる : リソース管理計画からは、リソースのパフォーマンスと効率を測定するのに役立つ情報が得られます。こうしたデータを活用することで、より少ないリソースでプロジェクトを完成させられないか、新規採用や設備の新規購入は必要かなど、次回のプロジェクトに必要となる内容を推測し、予測しやすくなります。

リソース管理の方法

ここでは、リソース管理を始めるのに役立つヒントや方法をいくつかご紹介します。

リソース管理データを一元化

リソース管理を効果的に実践するには、可視性と透明性が鍵となります。プロジェクトの状況をチームメンバーや関係者が常に把握できるよう、すぐに計画にアクセスできる環境を保ちましょう。

単一のリソースプールを作成

全社の誰もが利用できる単一リソースプールを作成して常時メンテナンスし、アクセスしやすい場所に保管しておけば、いつでも必要に応じて利用可能なリソースや配分状況を確認できます。リソースプールが複数に分かれていると、各自の担当内容を把握するのが難しくなり、混乱を招きます。

従業員のスキルを理解

人材もまたリソースであることを忘れず、そのスキルを十分に把握することで、最も必要とされている部分に人材を配置できるようになります。各チームメンバーのスキルをリストアップし、データベース化することで、特定のタスクに最適なメンバーを判断しやすくなります。

特に優秀な人材を把握

「80/20ルール」に従い、プロジェクトの成果の約80%を生み出す20%のリソースを割り出します。一般には、すでに多忙である人材がこうしたリソースに該当しますが、ボトルネックや障壁を減らすため、こうしたリソースの空き状況を考慮して作業計画を立てるようにしましょう。

専任のリソースマネージャーを配置

会社の規模にもよりますが、プロジェクトマネージャーとは別に、リソース管理専任の担当者を1人、または複数人のチームとして配置することで、利用可能なすべてのリソースを追跡して管理し、状況に合わせて調整しやすくなります。異なる部門や地域を担当するリソースマネージャーのチームを設置する場合には、マネージャー全員が一元管理された同一のリソースプールにアクセスできる環境を整えておきましょう。

コラボレーションで生産性を向上

すべてを自分一人で引き受けようとせずに他のマネージャーやチームメンバーと協力して利用可能なリソースへの理解を深めれば、生産性が向上し、よりよいアイデアや判断ができるようになります。リソース管理ソフトウェアや Lucidchart などのビジュアルコラボレーションソリューションを使えば、全員で状況を見通し、インサイトを共有する機会が生まれます。

ビジュアルでリソースを管理

ビジュアルを活用することで、知識の習得と保持がしやすくなります。必要な作業とメンバー全員の作業状況を把握し、必要な箇所にリソースを再配分するには、以下のようなビジュアルを使ってみましょう。

PERT 図 : 依存関係と各タスクの完了にかかる推定所要時間に基づいて、妥当な期限を計算することができます。

作業分解構造 : プロジェクトを管理可能な部分別に分解することで、リソースを割り当てるべき箇所を明確にできます。

カンバンボード : プロジェクトを未着手、進行中、完了のカテゴリーに分類することで、作業の進捗状況を簡単に把握し、必要に応じて調整することができます。

スクラムボード : 短く、インクリメンタルなスプリントでの作業をビジュアルで追跡するツールで、カンバンボードに似ていますが、ユーザーストーリーごとに分けられていることが多いです。

スイムレーン図 : プロセス内での特定のタスクの完了に責任を負う人を示すフローチャートの一種で、作業の進捗状況やレーン間での引き継ぎを把握するのに適しています。

リソース管理には終わりはなく、あらゆるプロジェクトで考慮すべき要素です。リソースプールや計画を管理し、メンテナンスしておくことで、利用可能なリソースや次のプロジェクトで必要となる可能性のあるリソースをよりよく把握し、効果的なリソース管理であらゆるタスクやプロジェクトに十分なリソースをもれなく確保できるようになります。