Guia da gestão de recursos eficaz para garantir o sucesso da sua empresa

Todas as empresas estão no mercado para ganhar mais dinheiro do que gastam. E para isso, o que você precisa fazer é descobrir:

• O que você vai vender
• Quem vai comprar
• Quanto custa fazer
• Quantas pessoas são necessárias para fazer
• Quais materiais você precisa para fazer
• Como você vai distribuir
• Quanto cobrar de seus clientes

E depois de descobrir tudo isso, tudo o que você precisa fazer é criar produtos inovadores e de alta qualidade da maneira mais rápida e eficiente possível. E você precisa fazer tudo isso enquanto mantém os clientes, distribuidores, gerentes, funcionários e todas as partes interessadas felizes, sem ultrapassar o orçamento.

Parece tão fácil, não é? Vamos fazer negócios juntos amanhã. 

Caso o sarcasmo não esteja nítido no texto, estamos brincando. Nenhum desses processos é fácil, mas para administrar um negócio bem-sucedido, você precisa chegar a esse ponto em que ganha mais dinheiro do que gasta. Mas como?

O gerenciamento eficaz de recursos é uma parte importante para garantir o sucesso da sua empresa.

O que é gerenciamento de recursos?

Os recursos incluem materiais, equipamentos, ferramentas e pessoas que são usados para concluir um projeto. O gerenciamento de recursos inclui planejamento, programação e alocação de materiais, equipamentos, ferramentas e pessoas, conforme necessário, para produzir produtos e serviços com eficiência.

O gerenciamento recursos, feito de forma eficaz, envolve uma compreensão da missão e dos objetivos da sua empresa para que você possa alinhar os recursos adequados aos projetos e tarefas que atenderão a essas metas. Também inclui:

• Manutenção e atualização do equipamento atual
• Compra de novas ferramentas conforme necessário
• Criação ou otimização de procedimentos
• Criação e oferecimento de treinamento para garantir que os funcionários sigam o procedimento
• Saber quando contratar novas pessoas

A importância da gestão de recursos

O gerenciamento de recursos do projeto tem a ver com ser eficiente e fazer mais com menos. Não é só encontrar pessoas e recursos suficientes para concluir um trabalho. Trata-se de encontrar o equilíbrio certo e aprender a reconhecer quais ferramentas, processos e pessoas são adequados para concluir projetos e alinhar com os objetivos da empresa. 

O gerenciamento de recursos feito da forma correta pode oferecer os seguintes benefícios:

• Conclua as tarefas e cumpra os prazos: implementação de um plano de gerenciamento de recursos pode ajudá-lo a tomar boas decisões que oferecem tudo o que você precisa para concluir os projetos no prazo.

• Melhore o moral e a produtividade dos funcionários: seu pessoal precisa se sentir desafiado a ser mais produtivo e feliz. Mas se eles forem desafiados demais, a carga de trabalho mais pesada pode levar ao esgotamento, ao estresse e à redução da produtividade. Encontrar o equilíbrio certo entre carga de trabalho, recursos e qualidade do produto pode melhorar o moral e aumentar a retenção de funcionários. 

• Reduzir ou evitar problemas imprevistos: Quando você entende seu pessoal, as habilidades e quais recursos estão disponíveis, você tem uma ideia melhor de como alocá-los adequadamente para maximizar a eficiência. Assim, você pode resolver melhor as lacunas e problemas imprevistos antes que eles aconteçam ou mais rapidamente quando eles acontecem.

• Proporcionar transparência: o gerenciamento de recursos permite que todos vejam quem está trabalhando em quê e dá a eles uma visão mais clara de como seu trabalho se encaixa no projeto geral. Ele também oferece uma ideia melhor da largura de banda individual e da equipe para que você possa realocar rapidamente os recursos para equilibrar as cargas de trabalho, se necessário. 

• Meça a eficiência: o insight obtido a partir de um plano de gerenciamento de recursos pode ajudá-lo a medir o desempenho e a eficiência dos recursos. O projeto pode ser concluído com menos recursos? Você precisará contratar mais pessoas ou comprar novos equipamentos? Esses dados facilitam a estimativa e previsão do que será necessário na próxima vez. **

Dicas para um gerenciamento eficaz de recursos

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar a começar sua jornada de gerenciamento de recursos.

Centralize seus dados de gerenciamento de recursos

Visibilidade e transparência são fundamentais para o gerenciamento eficaz de recursos. Confira se seus planos pode ser facilmente acessados pelos membros da equipe e pelas partes interessadas que desejam entender o que está acontecendo com o projeto.

Criar um único pool de recursos

Mantenha um único pool de recursos para toda a empresa que esteja disponível para todos. Armazene o pool em um local de fácil acesso para que qualquer pessoa que precise possa descobrir quais recursos estão disponíveis e onde outros estão alocados. Pools de recursos separados podem se tornar confusos e dificultar o rastreamento de quem está atribuído a quê e onde.

Compreender as habilidades dos funcionários

Lembre-se de que as pessoas também são recursos. É importante que você entenda quais são suas habilidades para que possa alocá-las facilmente onde forem mais necessárias. Mantenha uma lista ou banco de dados das habilidades de cada membro da equipe para ajudar a determinar quem é mais adequado para tarefas específicas. 

Saiba quem são seus melhores funcionários

Use a regra 80/20, que identifica os 20% dos recursos que geram cerca de 80% dos efeitos no projeto. Esses são os recursos (normalmente pessoas) que estão em alta demanda para fazer o trabalho. Tente planejar seu trabalho em torno da disponibilidade desses recursos para reduzir possíveis gargalos e obstáculos.

Contrate um gerente de recursos dedicado

Dependendo do tamanho da sua empresa, talvez você queira ter uma pessoa ou uma equipe dedicada ao gerenciamento de recursos (separada dos gerentes de projeto). Isso facilita o rastreamento e o gerenciamento de todos os recursos disponíveis e fazer ajustes em tempo real. Se você tiver uma equipe de gerentes de recursos responsável por diferentes divisões ou localizações geográficas, verifique se todos eles têm acesso ao mesmo pool de recursos disponível em um local centralizado.

Colabore para aumentar a produtividade

Não tente fazer tudo sozinho. Trabalhar com outros gerentes e membros da equipe para entender melhor os recursos disponíveis aumenta a produtividade e pode levar a melhores ideias e decisões. Use um software de gerenciamento de recursos ou soluções de colaboração visual como o Lucidchart para dar visibilidade a todos e a oportunidade de compartilhar insights. 

Use recursos visuais para gerenciar recursos

A maioria das pessoas aprende e retém melhor o conhecimento quando os recursos visuais são usados. Considere usar o seguinte para entender melhor o trabalho necessário, acompanhar o status do trabalho de todos e realocar recursos onde eles são necessários:

Gráfico PERT: Calcule prazos razoáveis com base nas dependências e no tempo estimado necessário para concluir cada tarefa. 

Estrutura analítica do trabalho: divida o projeto em partes gerenciáveis para ter uma ideia melhor de onde você pode alocar recursos.

Quadro Kanban: Divida o projeto em categorias de trabalho a ser feito, trabalho em andamento e trabalho concluído. Acompanhe facilmente o progresso do trabalho e faça ajustes conforme necessário.

Quadro Scrum: monitore visualmente o trabalho em sprints curtos e incrementais. Essa ferramenta é semelhante ao quadro Kanban, mas geralmente é dividida pela história do usuário.

Fluxograma funcional: Este é um tipo de fluxograma que mostra quem é responsável por concluir determinadas tarefas em um processo. Ele permite que você acompanhe o trabalho à medida que avança e à medida que é transmitido entre as faixas.

A gestão de recursos nunca está completa. É uma atividade que você precisa considerar para cada projeto. Gerenciar e manter pools e planos de recursos oferece uma melhor compreensão do que está disponível e do que você pode precisar para o próximo projeto. O gerenciamento eficaz de recursos garante que você sempre tenha recursos suficientes para cada tarefa e projeto.