Ein Leitfaden für effektives Ressourcenmanagement im Unternehmen

Alle Unternehmen sind darauf ausgerichtet, mehr Geld zu verdienen als sie ausgeben. Und dazu müssen Sie nur Folgendes herausfinden:

• Was Sie verkaufen werden
• Wer es kaufen wird
• Wie viel die Herstellung kostet
• Wie viele Personen für die Herstellung benötigt werden
• Welche Materialien Sie für die Herstellung benötigen
• Wie Sie es vertreiben werden
• Wie viel Sie von Ihren Kunden verlangen werden

Und wenn Sie all das herausgefunden haben, müssen Sie nur noch so schnell und effizient wie möglich hochwertige und innovative Produkte herstellen. Gleichzeitig müssen Sie nur Kunden, Vertriebspartner, Geschäftsführung, Mitarbeiter und alle Stakeholder bei Laune halten, ohne das Budget zu überschreiten.

Das klingt doch ganz einfach, nicht wahr? Wir sollten morgen alle zusammen ins Geschäft einsteigen.

Falls der Sarkasmus im Text nicht deutlich wird: Wir machen nur Witze. Kein Aspekt dieses Prozesses ist einfach, aber um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, müssen Sie den Punkt erreichen, an dem Sie mehr Geld einnehmen als Sie ausgeben. Aber wie?

Ein effektives Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Was ist Ressourcenmanagement?

Zu den Ressourcen gehören die Materialien, Ausrüstung, Tools und Arbeitskräfte, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Das Ressourcenmanagement im Unternehmen umfasst die Planung, Terminierung und Zuweisung von Materialien, Ausrüstung, Tools und Arbeitskräften für eine effiziente Erzeugung von Produkten und Dienstleistungen.

Ein effektives Ressourcenmanagement setzt voraus, dass Sie die Mission und Ziele Ihres Unternehmens kennen, damit Sie die richtigen Ressourcen auf die Projekte und Aufgaben abstimmen können, durch die diese Ziele erreicht werden sollen. Darüber hinaus umfasst Ressourcenmanagement im Unternehmen:

• Instandhaltung und Modernisierung der vorhandenen Ausrüstung
• Anschaffung neuer Tools nach Bedarf
• Erstellung oder Optimierung von Verfahren
• Ausarbeitung und Durchführung von Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Verfahren anwenden
• Erkennen des richtigen Zeitpunkts für die Einstellung neuer Arbeitskräfte

Die Bedeutung des Ressourcenmanagements im Unterhehmen

Beim Projektressourcenmanagement geht es darum, effizient zu sein und mit weniger mehr zu erreichen. Es genügt nicht, ausreichend Arbeitskräfte und Ressourcen zu finden, um einen Auftrag auszuführen. Es gilt, das richtige Gleichgewicht zu finden und zu erkennen, welche Tools, Prozesse und Arbeitskräfte für die Durchführung von Projekten und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele am besten geeignet sind.

Ein effektives Ressourcenmanagement kann Ihnen folgende Vorteile bieten:

• Schließen Sie Aufgaben pünktlich ab und halten Sie Fristen ein: Die Erstellung eines Ressourcenmanagementplans kann es Ihnen erleichtern, gute Entscheidungen zu treffen und damit alles zu tun, was zur rechtzeitigen Fertigstellung von Projekten erforderlich ist.

• Verbessern Sie die Motivation und Produktivität Ihrer Beschäftigten: Ihre Arbeitskräfte müssen sich gefordert fühlen, um produktiver und zufriedener zu sein. Wenn sie jedoch überfordert sind, kann die höhere Arbeitsbelastung zu Burnout, Stress und einer geringeren Produktivität führen. Die richtige Balance zwischen Arbeitsbelastung, Ressourcen und Produktqualität kann die Arbeitsmoral verbessern und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

• Verringern oder vermeiden Sie unvorhergesehene Probleme: Wenn Sie Ihre Arbeitskräfte und deren Fähigkeiten kennen und wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie diese richtig zuweisen können, um die Effizienz zu maximieren. Dadurch können Sie Lücken und unvorhergesehene Probleme im Vorfeld vermeiden oder schneller beheben, wenn sie auftreten.

• Schaffen Sie Transparenz: Durch das Ressourcenmanagement können alle Beteiligten sehen, wer woran arbeitet, und erhalten ein besseres Verständnis dafür, wie sich ihre Arbeit in das Gesamtprojekt einfügt. Außerdem erhalten Sie einen besseren Überblick über die Kapazität von Teams und Einzelpersonen, sodass Sie bei Bedarf die Ressourcen schnell neu zuweisen können, um die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen.

• Messen Sie die Effizienz: Die aus einem Ressourcenmanagementplan gewonnenen Erkenntnisse können es Ihnen erleichtern, die Leistung und Effizienz der Ressourcen zu messen. Kann das Projekt mit weniger Ressourcen durchgeführt werden? Müssen Sie neue Arbeitskräfte einstellen oder neue Ausrüstung kaufen? Anhand dieser Daten lässt sich besser abschätzen und vorhersagen, was beim nächsten Mal benötigt wird. Kann das Projekt mit weniger Ressourcen durchgeführt werden?

Tipps für ein effektives Ressourcenmanagement

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen den Einstieg in das Ressourcenmanagement im Unternehmen erleichtern können.

Zentralisierung Ihrer Ressourcenmanagementdaten

Sichtbarkeit und Transparenz sind der Schlüssel zu einem effektiven Ressourcenmanagement – stellen Sie sicher, dass Ihre Pläne für Teammitglieder und Stakeholder, die sich über das Projekt informieren möchten, leicht zugänglich sind.

Einrichtung eines einzigen Ressourcenpools

Pflegen Sie einen einzigen, unternehmensweiten Ressourcenpool, der für alle zugänglich ist. Bewahren Sie diesen an einem leicht zugänglichen Ort auf. So können ihn alle nach Bedarf einsehen und sich darüber informieren, welche Ressourcen verfügbar sind und wo andere zugewiesen wurden. Getrennte Ressourcenpools können verwirrend sein und es erschweren, zu verfolgen, wer wo welche Aufgabe hat.

Verstehen der Fähigkeiten von Mitarbeitenden

Denken Sie daran, dass auch Arbeitskräfte Ressourcen sind. Es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Fähigkeiten sie haben, damit Sie sie problemlos dort einsetzen können, wo sie am meisten gebraucht werden. Führen Sie eine Liste oder Datenbank mit den Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder, damit Sie feststellen können, wer für bestimmte Aufgaben am besten geeignet ist.

Wissen über Ihre wichtigsten Arbeitskräfte

Verwenden Sie die 80/20-Regel, nach der die 20 % der Ressourcen ermittelt werden, die etwa 80 % der Auswirkungen des Projekts verursachen. Dies sind die Ressourcen (in der Regel Arbeitskräfte), die für die Ausführung der Arbeit besonders benötigt werden. Versuchen Sie, Ihre Arbeit unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit dieser Ressourcen zu planen, um mögliche Engpässe und Hindernisse zu vermeiden.

Einstellung eines dedizierten Ressourcenmanagers

Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, eine Person oder ein ganzes Team für das Ressourcenmanagement einzusetzen (zusätzlich zu den Projektmanagern). Dies erleichtert die Verfolgung und Verwaltung aller verfügbaren Ressourcen und ermöglicht es, Anpassungen im laufenden Betrieb vorzunehmen. Wenn Sie ein Team von Ressourcenmanagern haben, die für verschiedene Abteilungen oder geografische Standorte zuständig sind, stellen Sie sicher, dass sie alle Zugriff auf denselben Ressourcenpool haben, der von einem zentralen Ort aus zugänglich ist.

Zusammenarbeit zur Steigerung der Produktivität

Versuchen Sie nicht, alles allein zu machen. Die Zusammenarbeit mit anderen Managern und Teammitgliedern zum besseren Verständnis der verfügbaren Ressourcen erhöht die Produktivität und kann zu besseren Ideen und Entscheidungen führen. Nutzen Sie Software für das Ressourcenmanagement oder Lösungen für die visuelle Zusammenarbeit wie Lucidchart, damit alle Beteiligten Einblick haben und ihre Erkenntnisse austauschen können.

Verwendung von visuellen Darstellungen zur Verwaltung von Ressourcen

Die meisten Arbeitskräfte lernen und behalten Wissen besser, wenn visuelle Darstellungen verwendet werden. Ziehen Sie die folgenden Möglichkeiten in Betracht, um die anfallende Arbeit besser zu verstehen, den Status der Arbeit aller Beteiligten zu verfolgen und die Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen:

PERT-Diagramm: Errechnen Sie angemessene Fristen auf der Grundlage von Abhängigkeiten und der geschätzten Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird.

Projektstrukturplan: Unterteilen Sie das Projekt in überschaubare Teile, damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, wo Sie die Ressourcen zuweisen können.

Kanban-Board: Unterteilen Sie das Projekt in Kategorien von zu erledigenden Arbeiten, laufenden Arbeiten und abgeschlossenen Arbeiten. So können Sie den Fortschritt der Arbeiten leicht verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Scrum-Board: Verfolgen Sie die Arbeit visuell in kurzen, inkrementellen Sprints. Dieses Tool ähnelt dem Kanban-Board, ist aber oft nach User Storys unterteilt.

Verantwortungsbereichsdiagramm: Dies ist eine Art Flussdiagramm, das zeigt, wer für die Erledigung bestimmter Aufgaben in einem Prozess verantwortlich ist. Damit können Sie die Arbeit verfolgen, während sie voranschreitet und zwischen den Verantwortungsbereichen weitergereicht wird.

Das Ressourcenmanagement im Unternehmen ist nie abgeschlossen. Diese Tätigkeit müssen Sie bei jedem Projekt in Betracht ziehen. Durch die Verwaltung und Pflege von Ressourcenpools und -plänen erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, was verfügbar ist und was Sie für das nächste Projekt benötigen könnten. Ein effektives Ressourcenmanagement gewährleistet, dass Sie immer genügend Ressourcen für jede Aufgabe und jedes Projekt haben.