Comment booster sa productivité avec le Timeboxing

La vie est une succession d’intervalles chronométrés. Prenez un instant pour y réfléchir : le speed dating et le réseautage, les séances d’entraînement de haute intensité et même les délais que vous devez respecter au travail chaque jour reposent tous sur des périodes ou délais prédéfinis.

Chacun de ces scénarios quotidiens illustre le principe du Timeboxing, un processus qui peut vous aider à booster votre productivité dans chaque aspect de votre vie. Explorons le fonctionnement de cette méthode de gestion du temps, la valeur qu’elle peut vous apporter et la manière dont elle s’intègre à vos autres processus de travail.

Qu’est-ce que le Timeboxing ?

Contrairement à la plupart des pratiques de productivité, selon lesquelles une personne entreprend une tâche et y travaille jusqu’à son achèvement, le Timeboxing est une technique de gestion du temps qui limite une tâche à un délai fixe (mais réaliste) qui peut être de quelques minutes, heures, jours, voire semaines, selon la complexité de la tâche.

Rappelez-vous une expérience où vous avez dû gérer le stress d’une échéance imminente et qui vous semblait impossible. Avec un peu de chance, vous avez respecté l’échéance, au prix d'une concentration extraordinaire. Le Timeboxing met à profit ce phénomène psychologique pour booster sa productivité.

Mais pourquoi les échéances sont-elles un facteur aussi motivant ?

La théorie de la motivation temporelle suggère que le temps est un facteur de motivation central et que « l’utilité perçue d’une activité donnée augmente de manière exponentielle à l’approche d’une échéance. » En d’autres termes, notre attention augmente en fonction de la valeur que nous accordons à une activité, valeur qui est elle-même liée au laps de temps disponible pour cette dernière.

Prenons l’exemple d’un enfant à qui l’on demande de faire ses devoirs « avant que papa ne rentre » plutôt que de jouer dehors avec ses amis, en le menaçant d’une punition s’il ne le fait pas. Sans surveillance, la plupart des enfants ingénieux choisiraient de jouer d’abord avec leurs amis, jusqu’à ce que le temps nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches soit presque écoulé, puis se dépêcheraient de les accomplir juste à temps pour éviter la punition. Ces enfants illustrent en réalité un concept essentiel : ils maximisent leur temps de jeu tout en obéissant. Ce qui est souvent considéré comme de la procrastination peut donc être vu comme une forme d’efficacité. Le Timeboxing est une approche proactive de ce principe psychologique humain et naturel.

Comment utiliser le Timeboxing

Face à une longue liste de tâches à accomplir, il est facile de se sentir dépassé, ce qui peut conduire à ressentir du stress ou à remettre tout ce travail à plus tard. Le Timeboxing peut vous aider à planifier votre journée de manière à maximiser votre productivité et à avancer aussi efficacement que possible.

Essayez ces quatre étapes pour commencer à organiser votre journée :

1. Définir un bloc de temps pour chaque tâche

Commencez par estimer le temps qu’il vous faudra pour accomplir chacune des tâches de votre liste. Soyez réaliste : le plus souvent, les tâches prennent plus de temps que vous ne l’imaginez, et il est important de compter les pauses et les interruptions imprévues. Vous devrez probablement expérimenter différentes durées pour vos blocs de temps ; il est possible qu’un quart d’heure ne vous laisse pas assez de temps pour vous mettre dans le bain, mais que 35 minutes soit votre limite avant de vous déconcentrer.

2. Programmer un minuteur

Une fois que vous avez alloué du temps pour chaque tâche, programmez un minuteur pour savoir à quel moment passer à la tâche suivante. Le fait de fixer une période spécifique vous motivera non seulement à travailler efficacement, mais vous évitera également de négliger vos autres projets importants.

3. Prendre une pause

Entre chaque bloc de temps, veillez à laisser de la place pour de courtes pauses. Il peut être tentant de continuer à travailler pendant les temps de pause prévus, mais vous vider l’esprit quelques minutes peut vous aider à reprendre votre travail avec un regard neuf.

4. Faire le bilan et répéter le processus

À la fin de chaque bloc de temps, ou à la fin de votre journée, faites le point sur vos progrès. Si vous avez accompli toutes vos tâches, quelles leçons pouvez-vous tirer de votre stratégique et appliquer à vos prochains plannings ? Si vous n’avez pas réussi à tout faire, soyez honnête avec vous-même. Avez-vous prévu suffisamment de temps pour accomplir vos tâches ? À quel moment avez-vous perdu le fil ou été distrait ?

Timeboxing dans Scrum

Le cadre agile Scrum place le Timeboxing au centre de ses sprints de travail. En divisant les projets volumineux en cycles de développement à intervalles courts, aussi appelés « sprints », les équipes Scrum conçoivent la productivité comme l’accomplissement de tâches réduites qui, mises bout à bout, constituent un ensemble plus vaste. La technique du Timeboxing facilite ce processus en délimitant de manière stricte les différentes tâches.

La méthode Scrum regroupe cinq événements, tous limités dans le temps.

Sprint : un sprint est un intervalle d’un mois ou moins pendant lequel une équipe définit un objectif et l’atteint. Le Timeboxing est utilisé pour fixer la durée de chaque sprint et peut également servir à définir des limites de temps pour chaque processus individuel d’un sprint.

Sprint planning : avant de se lancer dans un sprint, il est nécessaire de suivre le processus de sprint planning pour identifier exactement les tâches à exécuter et la manière dont elles le seront. Ce dernier est soumis à une durée spécifique, que les experts recommandent de fixer à 8 heures ou moins pour les sprints d’un mois, et deux heures ou moins pour les sprints d’une semaine.

Réunion Scrum quotidienne : chaque jour d’un sprint, les équipes se réunissent pour un bloc de temps Scrum de 15 minutes afin de se mettre d’accord sur les priorités et de traiter tous les obstacles éventuels.

Revue de sprint : à la fin d’un sprint, le backlog est révisé et fait l’objet de commentaires lors d’un processus appelé revue de sprint (sprint review en anglais). Ce bloc de temps correspond à environ la moitié du temps consacré à la réunion de sprint planning.

Rétrospective de sprint : une fois qu’un sprint est terminé, les membres de l’équipe Scrum se réunissent pour discuter de l’ensemble du processus, réfléchir aux points à améliorer et prendre des décisions sur les changements à apporter au prochain sprint. Cette rétrospective de sprint représente un bloc de temps d’environ trois à quatre heures pour un sprint d’un mois, soit une durée similaire à celle de la revue de sprint.

Les avantages du Timeboxing au travail et en dehors

Les experts en productivité ont constaté que traiter des tâches par blocs de temps, plutôt que de leur accorder toute votre attention jusqu’à leur achèvement, permet de réduire considérablement le temps global consacré à chacune d’entre elles.

Toutefois, les contraintes de temps ne suffisent pas à elles seules à produire un travail fructueux. Une concentration soutenue, assortie d’une limite de temps précise et suivie d’une pause appropriée, est nécessaire.

Certains experts suggèrent de travailler par « tranches de temps », en se concentrant sur une tâche pendant 25 minutes d’affilée, suivies d’une pause de cinq minutes. Cette approche, appelée technique Pomodoro, est un exemple de Timeboxing.

Les avantages du Timeboxing sont les suivants :

Concentration : étant donné que la valeur centrale du Timeboxing repose sur l’accomplissement d’une seule tâche à la fois, il permet aux chefs de projet de s’assurer que la totalité des ressources intellectuelles est consacrée aux tâches en question. La technique du Timeboxing exige que chaque tâche reçoive toute l’attention nécessaire, au risque de ne pas être achevée dans le délai imparti.

Périmètre : en définissant les objectifs du projet avant de commencer, la technique du Timeboxing permet de respecter la chronologie du projet. Lorsque le Timeboxing est combiné avec les dépendances des tâches, comme dans un diagramme de Gantt, la gestion de projet se résume à observer l’effet de chaque tâche sur le résultat global du projet.

Clarté : le Timeboxing apporte de la clarté en définissant des limites à la fois sur les résultats et sur les délais du projet. Les chefs de projet ont l’avantage supplémentaire de savoir qu’à la fin d’une période X, un élément Y sera terminé.

Le Timeboxing constitue également un excellent moyen d’intégrer des tâches ordinaires, mais utiles dans votre vie quotidienne. Par exemple, de nombreux professionnels du bien-être mental suggèrent de consacrer cinq minutes par jour à la respiration consciente et à la méditation. Ce bloc de temps de cinq minutes peut s’insérer dans n’importe quelle partie de votre emploi du temps, avec d’excellents résultats sur le plan physique et mental. Le fait de consacrer cinq minutes par jour à clarifier votre espace en rangeant votre chambre et en faisant votre lit contribue également à votre tranquillité d’esprit, tout en vous permettant de gagner un temps précieux lors des nettoyages de fin de semaine ou saisonniers.

Adoptez le Timeboxing

Comme pour tout outil de productivité, un travail axé sur les résultats passe par le suivi des prochaines étapes et des progrès accomplis. Les supports visuels sont souvent le meilleur moyen de tenir les membres de l’équipe informés et d’optimiser votre efficacité.

Pour profiter de ce qui se fait de mieux en matière de création de diagrammes, les équipes les plus performantes se tournent vers Lucidchart afin de créer des tableaux Scrum et d’autres outils visuels de gestion de projet, puis de les partager directement avec chaque partie prenante grâce à des intégrations pour de nombreuses plateformes.