La guía del método Time Blocking

La vida está llena de intervalos de tiempo. Tómate un minuto para pensarlo: las citas rápidas y las redes de contactos, los entrenamientos de alta intensidad e incluso los plazos que tienes que cumplir en el trabajo cada día dependen de periodos fijos o plazos. 

Cada uno de estos escenarios cotidianos son ejemplos de un método time blocking o método  por bloques de tiempo, un proceso que puede ayudarte a comprender mejor dónde maximizas tu productividad en todos los aspectos de tu vida. Echemos un vistazo a cómo funciona el time blocking y, el valor que aporta y cómo se integra en otros procesos de trabajo.

¿De qué se trata el método por bloques de tiempo?

A diferencia de la mayoría de las prácticas de productividad, en las que una persona se encarga de una tarea y trabaja en ella hasta completarla, el método por bloques de tiempo es una técnica de administración del tiempo que limita una tarea a un plazo fijo (pero realista) que puede ser de minutos, horas, días o incluso semanas, dependiendo de la complejidad de la tarea.

Piensa en una experiencia en la que hayas lidiado con el estrés de un plazo inminente y aparentemente imposible. Con suerte, cumpliste el plazo, pero aún recuerdas todo lo que te concentraste mientras te apresurabas a terminar todo. El método por bloques de tiempo utiliza este fenómeno psicológico en beneficio de quien lo adopta.

Pero ¿por qué los plazos son un factor de motivación tan importante? 

La teoría de la motivación temporal sugiere que el tiempo es un factor motivador central y que “la utilidad percibida de una actividad determinada aumenta exponencialmente a medida que se acerca la fecha límite”. En otras palabras, nuestra atención aumenta en relación con el valor que esperamos de ella en relación con el plazo del que disponemos. 

Pensemos, por ejemplo, en un niño al que se le pide que haga sus tareas “antes de que papá llegue a casa”, arriesgándose a recibir un castigo en comparación con jugar en la calle con sus amigos. La mayoría de los niños curiosos y sin supervisión optarían por jugar con sus amigos, hasta que el tiempo necesario para completar las tareas casi se haya agotado, apresurándose a completar las tareas justo a tiempo para evitar el castigo. En realidad, el niño ha demostrado un concepto poderoso: ha maximizado el tiempo de juego y ha obedecido. Lo que a menudo se considera como procrastinación puede verse como eficiencia. El método por bloques de tiempo es un enfoque proactivo de este principio psicológico humano natural.

¿Cómo se usa el método time blocking? 

Al ver una larga lista de tareas pendientes, es fácil sentirse abrumado, lo que puede llevar al estrés o a la procrastinación. El método por bloques de tiempo puede ayudarte a programar tu día para maximizar tu productividad y eliminar los elementos de tu lista de tareas pendientes de la forma más eficiente posible. 

Prueba estos cuatro métodos para administrar el tiempo y organizar tu día con el time blocking:

1. Establece tu time blocking para cada tarea

Empieza calculando horarios para calcular el tiempo comprobando qué tardarás en completar cada una de las tareas de tu lista. Sé realista: la mayoría de las veces, las tareas tardan más de lo previsto en completarse, y es importante dejar espacio para los descansos y las interrupciones inesperadas. Es posible que quieras experimentar con la duración de tus bloques: quizá 15 minutos no te den el tiempo suficiente para entrar en ritmo, pero después de 35 minutos empiezas a perder la concentración. 

2. Establece un temporizador

Una vez que hayas asignado tiempo a cada tarea, pon un temporizador para saber cuándo es el momento de pasar a la siguiente y ponerte a trabajar. Establecer un periodo específico no solo te motivará a trabajar de forma eficiente, sino que también garantizará que no se descuiden otros proyectos importantes.

3. Tómate un descanso

Entre cada bloque de tiempo, asegúrate de dejar espacio para pequeños descansos. Puede ser tentador seguir trabajando durante los tiempos de descanso asignados, pero alejarse unos minutos puede ayudarte a volver a tu trabajo con una perspectiva renovada. 

4. Revisa, aclara y repite

Al final de cada bloque de tiempo, o al final del día, revisa tu progreso. Si has completado todas las tareas, ¿qué puedes aprender y aplicar a tus próximos planes? Si no, hazte preguntas honestas. ¿Has dejado tiempo suficiente para completar la tarea? ¿Dónde te desviaste o te distrajiste? 

Método time blocking en Agile Scrum

El marco de trabajo de Agile Scrum utiliza el método por bloques de tiempo como un componente central de los sprints de trabajo. Al dividir los grandes proyectos en ciclos de desarrollo de intervalos cortos, o sprints, los equipos de Scrum ven la productividad como una forma de completar las tareas más pequeñas como una serie de partes de un todo más grande. El método por bloques de tiempo ayuda a este proceso mediante el establecimiento de parámetros estrictos sobre el tiempo dedicado a las tareas individuales.

Scrum incluye cinco eventos, y los cinco eventos están divididos en bloques de tiempo.

Sprint: un sprint es un intervalo de un mes o menos durante el cual un equipo define un objetivo y lo alcanza. El método por bloques de tiempo se utiliza para establecer la duración de un determinado sprint e incluso puede utilizarse para establecer límites de tiempo en los procesos individuales dentro del mismo.

Planificación del sprint: antes de iniciar un sprint, es necesario el proceso de planificación de sprint para identificar exactamente qué tareas hay que realizar y cómo van a ejecutarse. La planificación de los sprints se realiza en bloques de tiempo, estableciendo una duración específica para el proceso de planificación: los expertos recomiendan 8 horas o menos para los sprints de un mes, y dos horas o menos para los sprints de una semana.

Scrum diario: cada día de un sprint, los equipos se reúnen durante 15 minutos en Scrum para alinear las prioridades y abordar cualquier obstáculo para el objetivo del mismo.

Revisión del sprint: al final de un sprint, se revisa el backlog y se le da retroalimentación en un proceso llamado revisión del sprint. Este es un bloque de tiempo relativamente igual a la mitad de la duración de una reunión de planificación del sprint.

Retrospectiva del sprint: una vez que un sprint está totalmente completado, los compañeros de equipo de Scrum se reúnen para analizar todo el proceso del sprint, reflexionar sobre las áreas de mejora y tomar decisiones sobre los cambios para el siguiente sprint. Esta retrospectiva del sprint es un bloque de tiempo de Scrum de alrededor de tres a cuatro horas por sprint de un mes con una duración similar a la revisión del sprint. 

Valor del método time blocking dentro y fuera del trabajo

Los expertos en productividad han llegado a la conclusión de que, cuando las tareas se administran en bloques de tiempo en lugar de enfocarse hasta su finalización, el tiempo bruto dedicado a estas puede reducirse significativamente.

Sin embargo, las limitaciones de tiempo por sí solas no son un buen elemento para lograr un trabajo fructífero. La concentración vigorosa, cuando se encuentra con un límite de tiempo designado y se oscila con un descanso significativo, es una combinación poderosa para la productividad. 

Algunos expertos sugieren trabajar en “fragmentos de tiempo”, prestando atención a una tarea durante 25 minutos continuos, seguidos de un descanso de 5 minutos. Este método, llamado técnica Pomodoro, es un ejemplo del “método por bloques de tiempo”.

Las ventajas del método por bloques de tiempo son las siguientes:

Concentración: como el valor central del método por bloques de tiempo se basa en la realización de una tarea a la vez, los administradores de proyectos pueden estar seguros de que todos los recursos mentales se aplican a cada tarea. El método por bloques de tiempo exige que se preste toda la atención a cada tarea, a riesgo de que no se complete en un plazo determinado. 

Alcance: la definición de los objetivos del proyecto antes de comenzarlo permite lograr el alcance en un plazo determinado del proyecto con la técnica del método por bloques de tiempo. Cuando el método por bloques de tiempo se combina con la dependencia de las tareas, como en un diagrama de Gantt, la gestión del proyecto se convierte en algo tan sencillo como mirar hacia delante para ver el efecto de cada tarea en el resultado total del proyecto.

Claridad: el método por bloques de tiempo aporta claridad al definir los límites tanto de los resultados como de los plazos del proyecto. Los administradores de proyectos tienen la ventaja agregada de saber que, al final de un periodo X, se habrá completado el elemento Y. 

El método por bloques de tiempo es incluso una excelente manera de incorporar tareas cotidianas pero valiosas a la vida diaria. Por ejemplo, muchos profesionales de la salud mental sugieren reservar tan solo cinco minutos al día para ejercicios de respiración y meditación conscientes. Estos bloques de tiempo de cinco minutos pueden encajar en cualquier parte de tu agenda, con excelentes beneficios físicos y mentales. Incluso reservar cinco minutos al día para ordenar el dormitorio y hacer la cama es un método de bloques de tiempo que contribuye a la calma mental al proporcionar un espacio despejado y también ahorra un tiempo valioso en las limpiezas de fin de semana o de temporada. 

Lleva el método time blovking contigo

Al igual que con cualquier herramienta de productividad, el seguimiento de los próximos pasos y el progreso actual es esencial para el trabajo orientado a los resultados, y los elementos visuales son a menudo la mejor manera de mantener informados a los integrantes del equipo y aumentar la productividad.

Para obtener lo mejor en diagramas, los empleados destacados recurren a Lucidchart, donde pueden crear tableros Scrum y otros recursos visuales de administración de proyectos y compartirlos directamente con cada integrante del equipo a través de una variedad de plataformas integradas.