Das Leben ist voll von zeitlich festgelegten Intervallen. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um darüber nachzudenken: Speed-Dating und Networking, hochintensive Workouts und sogar Termine, die Sie bei der Arbeit einhalten müssen, hängen alle von festen Zeiträumen ab. 

Jedes dieser alltäglichen Szenarien ist ein Beispiel für eine Timebox. Das Verständnis von Timeboxing kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität in jedem Aspekt Ihres Lebens zu maximieren. Schauen wir uns an, wie Timeboxing funktioniert, welchen Wert es bietet und wie es sich in andere Arbeitsprozesse integrieren lässt.

Was ist Timeboxing?

Im Gegensatz zu den meisten Produktivitätspraktiken, bei denen eine Person eine Aufgabe übernimmt und bis zur Fertigstellung daran arbeitet, ist Timeboxing eine Zeitmanagementtechnik , die eine Aufgabe auf einen festen (aber realistischen) Zeitplan beschränkt, der je nach Komplexität der Aufgabe Minuten, Stunden, Tage oder sogar Wochen lang sein kann.

Denken Sie an eine Erfahrung, bei der Sie mit dem Stress einer bevorstehenden, scheinbar unmöglichen Frist umgegangen sind. Hoffentlich haben Sie die Frist eingehalten, wahrscheinlich erinnern Sie sich jedoch immer noch an die Intensität der Konzentration, die Sie erlebt haben, als Sie sich beeilten alles zu erledigen. Timeboxing nutzt dieses psychologische Phänomen zum Vorteil seiner Befürworter.

Aber warum sind Deadlines ein so motivierender Faktor? 

Die Theorie der zeitlichen Motivation geht davon aus, dass Zeit ein zentraler Motivationsfaktor ist und dass unser Fokus im Verhältnis zu unserem Erwartungswert im Verhältnis zu dem Zeitplan, der uns zur Verfügung steht, zunimmt. 

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Kind vor, das gebeten wird, seine Hausarbeit zu erledigen, "bevor Papa nach Hause kommt", auf die Gefahr hin, bestraft zu werden, anstatt draußen mit seinen Freunden zu spielen. Die meisten unbeaufsichtigten, neugierigen Kinder würden sich dafür entscheiden, mit ihren Freunden zu spielen, bis die Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist, fast abgelaufen ist, und sich beeilen, die Aufgaben gerade noch rechtzeitig zu erledigen, um einer Bestrafung zu entgehen. Das Kind hat tatsächlich ein kraftvolles Konzept demonstriert – es maximierte die Spielzeit und gehorchte. Was also oft als Prokrastination angesehen wird, kann auch als Effizienz angesehen werden. Timeboxing ist ein proaktiver Ansatz für dieses natürlich vorkommende menschliche psychologische Prinzip.

So verwenden Sie die Timeboxing Methode

Wenn man sich eine lange Liste von To-Dos ansieht, kann es leicht passieren, dass man sich überfordert fühlt, was zu Stress oder Prokrastination führen kann. Die Timeboxing Methode kann Ihnen helfen, Ihren Tag so zu planen, dass Sie Ihre Produktivität maximieren und Dinge so effizient wie möglich von Ihrer To-Do-Liste streichen. 

Probieren Sie diese vier Schritte aus, um Ihren Tag mit einer Timebox zu organisieren:

1. Legen Sie Ihre Timebox für jede Aufgabe fest

Beginnen Sie damit, abzuschätzen, wie lange Sie brauchen werden, um jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen. Seien Sie realistisch – in den meisten Fällen dauert die Erledigung von Aufgaben länger, als Sie erwarten, und es ist wichtig, Platz für Pausen und unerwartete Unterbrechungen zu schaffen. Vielleicht möchten Sie mit der Dauer Ihrer Timeboxen experimentieren – vielleicht lassen Ihnen 15 Minuten nicht genug Zeit, um in einen Rhythmus zu kommen, aber nach 35 Minuten beginnen Sie, den Fokus zu verlieren. 

2. Stellen Sie einen Timer ein

Sobald Sie jeder Aufgabe Zeit zugewiesen haben, stellen Sie einen Timer ein, der Sie darüber informiert, wann es Zeit ist, zur nächsten Aufgabe überzugehen und mit der Arbeit zu beginnen. Das Festlegen eines bestimmten Zeitraums motiviert Sie nicht nur zu effizientem Arbeiten, sondern stellt auch sicher, dass andere wichtige Projekte nicht vernachlässigt werden.

3. Machen Sie eine Pause

Achten Sie darauf, zwischen den einzelnen Timeboxen Platz für kurze Pausen zu lassen. Es mag verlockend sein, die zugewiesenen Pausenzeiten durchzuarbeiten, aber ein paar Minuten Abstand zu nehmen, kann Ihnen tatsächlich helfen, mit einer frischen Perspektive zu Ihrer Arbeit zurückzukehren. 

4. Überprüfen, spülen, wiederholen

Werfen Sie am Ende jeder Timebox oder am Ende Ihres Tages einen Blick auf Ihre Fortschritte. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben erledigt haben, was können Sie lernen und auf Ihre zukünftigen Zeitpläne anwenden? Wenn nicht, stellen Sie sich ehrliche Fragen. Haben Sie genügend Zeit eingeplant, um die Aufgabe zu erledigen? Wo sind Sie entgleist oder abgelenkt worden? 

Timeboxing in Agil Scrum

Jeder kann von Timeboxing profitieren: Es ist für alle Arten von Teams nützlich. Nutzen Sie Timeboxing, um Ihre eigene Zeit zu verwalten, indem Sie sicherstellen, dass Sie sich nicht zu viel Zeit für eine Sache nehmen oder eine Frist verpassen, und nutzen Sie es während Besprechungen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre gesamte Agenda abdecken, anstatt sich zu verzetteln. Teams, die Agil Scrum einsetzen, profitieren jedoch besonders vom Timeboxing. 

Das Agil Scrum Framework nutzt Timeboxing als zentralen Bestandteil von Work Sprints. Durch die Aufteilung großer Projekte in kurze Entwicklungszyklen oder Sprints betrachten Scrum-Teams die Produktivität als Maß für die Erledigung kleinerer Aufgaben als eine Reihe von Teilen eines größeren Ganzen. Die Timeboxing Methode unterstützt diesen Prozess, indem sie strenge Parameter für die Zeit festlegt, die für einzelne Aufgaben aufgewendet wird.

Scrum umfasst fünf Ereignisse, und alle fünf Ereignisse sind zeitlich begrenzt.

Sprint: Ein Sprint ist ein Intervall von einem Monat oder kürzer, in dem ein Team ein Ziel definiert und es erreicht. Timeboxing wird verwendet, um die Länge eines bestimmten Sprints festzulegen und kann sogar verwendet werden, um Zeitlimits für einzelne Prozesse innerhalb eines Sprints festzulegen.

Sprint-Planung: Bevor ein Sprint in Angriff genommen wird, muss der Sprint-Planungsprozess genau identifizieren, welche Aufgaben ausgeführt werden müssen und wie sie ausgeführt werden. Bei der Sprint-Planung wird eine bestimmte Zeitdauer für den Planungsprozess festgelegt: Experten empfehlen acht Stunden oder weniger für einmonatige Sprints und zwei Stunden oder weniger für einwöchige Sprints.

Tägliches Scrum: Jeden Tag treffen sich die Teams in einem Sprint zu einer 15-minütigen Scrum-Timebox, um sich auf Prioritäten abzustimmen und alle Hindernisse auf dem Weg zum Sprint-Ziel zu beseitigen.

Sprint-Überprüfung: Am Ende eines Sprints überprüfen die Teammitglieder das Backlog und geben Feedback in einem Prozess, der als Sprint-Review bezeichnet wird. Das Sprint-Review ist eine Timebox, die relativ der Hälfte der Länge eines Sprint-Planungsmeetings entspricht.

Sprint retrospective: Sobald ein Sprint vollständig abgeschlossen ist, treffen sich die Scrum-Teamkollegen, um den gesamten Sprint-Prozess zu besprechen, über Verbesserungsbereiche nachzudenken und Entscheidungen über Änderungen für den nächsten Sprint zu treffen. Bei dieser Sprint Retrospektive handelt es sich um eine Scrum-Timebox von etwa drei bis vier Stunden pro einmonatigem Sprint und hat eine ähnliche Länge wie das Sprint-Review. 

Der Wert von Timeboxing in und außerhalb der Arbeit

Produktivitätsexperten sind zu dem Schluss gekommen, dass die Bruttozeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, erheblich reduziert werden kann, wenn Aufgaben in Zeitblöcken erledigt werden, anstatt sich bis zur Fertigstellung auf sie zu konzentrieren.

Zeitbeschränkungen allein sind jedoch keine starken Samen für fruchtbare Arbeit. Energischer Fokus ist, wenn er ein bestimmtes Zeitlimit einhält und mit sinnvoller Pause oszilliert, eine kraftvolle Kombination für die Produktivität. 

Einige Experten schlagen vor, in Zeitblöcken zu arbeiten und sich 25 Minuten lang auf eine Aufgabe zu konzentrieren, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Diese Technik, die als Pomodoro-Technik bezeichnet wird, ist ein Beispiel für Timeboxing.

Zu den Vorteilen von Timeboxing gehören:

Brennpunkt: Da der zentrale Wert des Timeboxings darin besteht, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, können Projektmanager sicher sein, dass alle mentalen Ressourcen für jede Aufgabe eingesetzt werden. Die Timeboxing-Technik erfordert, dass jeder Aufgabe die volle Aufmerksamkeit geschenkt wird, um sicherzustellen, dass sie innerhalb einer festgelegten Frist erledigt wird. 

Umfang: Die Definition von Projektzielen vor Beginn ermöglicht es der Timeboxing-Technik, den Umfang eines bestimmten Projektzeitplans zu liefern. Wenn Timeboxing mit Aufgabenabhängigkeit kombiniert wird, wie in einem Gantt-Diagramm, wird Projektmanagement so einfach wie ein Blick nach vorne, um die Auswirkungen jeder Aufgabe auf das gesamte Projektergebnis zu sehen.

Klarheit: Timeboxing schafft Klarheit, indem es Grenzen sowohl für Projektergebnisse als auch für Projektzeitpläne definiert. Projektmanager haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie wissen, dass am Ende des Zeitraums X das Element Y abgeschlossen sein wird. 

Timeboxing ist sogar eine großartige Möglichkeit, alltägliche, aber wertvolle Aufgaben in Ihren Alltag zu integrieren. Viele Psychologen schlagen zum Beispiel vor, sich nur fünf Minuten pro Tag für achtsames Atmen und Meditation zu nehmen. Diese fünfminütige Timebox passt in jeden Teil Ihres Zeitplans und bietet hervorragende körperliche und geistige Vorteile. Selbst wenn Sie sich fünf Minuten am Tag Zeit nehmen, um ein Schlafzimmer aufzuräumen und Ihr Bett zu machen, ist dies eine Zeitbox, die zur geistigen Ruhe beiträgt, indem sie einen klaren Raum bietet. 

Nehmen Sie Timeboxing mit

Wie bei jedem Produktivitätstool ist die Verfolgung der nächsten Schritte und des aktuellen Fortschritts für ergebnisorientiertes Arbeiten unerlässlich – und Visualisierungen sind oft der beste Weg, um die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und die Produktivität zu steigern.

Um die besten Diagramme zu erstellen, wenden sich Top-Performer an Lucidchart, wo Sie Scrum-Boards und andere Projektmanagement Visualisierungen erstellen, und diese direkt mit Teammitgliedern über eine Vielzahl integrierter Plattformen teilen können. Verwalten Sie Ihre Zeit und Aufgaben ohne Stress mit kostenlosen Lucidchart Vorlagen und Tools.