Timeboxing: uma técnica de gestão do tempo e produtividade

A vida é cheia de intervalos de tempo. Networking, treinos físicos de alta intensidade e até mesmo os prazos que você precisa cumprir no trabalho diariamente dependem de períodos de tempo ou prazos fixos. 

Cada uma dessas situações cotidianas são exemplos de timebox — um processo que ajuda na gestão do tempo e produtividade em todos os aspectos de sua vida. Vamos explicar como o timeboxing funciona, o valor que ele oferece e como integrá-lo aos seus outros processos de trabalho.

O que é timeboxing?

Diferentemente da maioria das práticas de produtividade, em que uma pessoa trabalha em uma tarefa até concluí-la, o timeboxing é uma técnica de gestão de tempo que limita uma tarefa a um cronograma fixo (porém, realista), podendo ter uma duração de minutos, horas, dias ou até mesmo semanas, dependendo da complexidade da tarefa.

Tente se lembrar de uma situação em que você teve que lidar com todo o estresse de um prazo iminente e praticamente impossível de cumprir. Talvez tenha conseguido concluir sua tarefa em tempo hábil, mas certamente você se lembra de quanto teve que se concentrar para terminar tudo. O timeboxing usa esse fenômeno psicológico a favor da pessoa.

Por que os prazos são usados como um fator de motivação? 

A teoria da motivação temporal propõe que o tempo é um fator motivador central e que “a percepção da utilidade de uma determinada atividade aumenta exponencialmente conforme seu prazo se aproxima”. Ou seja, nosso foco aumenta em relação ao valor esperado, referente ao prazo de tempo em que está disponível para nós. 

Por exemplo: uma criança é solicitada a cumprir seus afazeres domésticos “antes que seu pai ou mãe chegue em casa”, correndo o risco de receber um castigo versus brincar na rua com seus amigos. A maioria das crianças curiosas e não acompanhadas optaria por brincar com os amigos, até que terminasse seu prazo para concluir os afazeres em casa, e trabalharia rapidamente para cumprir suas responsabilidades em tempo para evitar receber um castigo. Na verdade, a criança colocou em prática um conceito poderosíssimo — ela maximizou o tempo de brincar, e obedeceu. O que muitas vezes é visto como procrastinação, pode ser considerado eficiência. O timeboxing é uma abordagem proativa a esse princípio psicológico humano natural.

Como usar o timeboxing 

Ao se deparar com uma longa lista de tarefas, é comum se sentir sobrecarregado(a), o que pode levar a um grau elevado de estresse ou procrastinação. O timeboxing ajuda a programar seu dia para maximizar a produtividade e cumprir os itens de sua lista de tarefas da maneira mais eficiente possível. 

Para organizar seu dia com um timebox, siga estes quatro passos:

1. Defina um timebox para cada tarefa

Para começar, estime quanto tempo levará para concluir cada tarefa em sua lista de afazeres. Seja realista. É comum as tarefas demorarem mais tempo para serem concluídas do você imagina, e lembre-se de alocar tempo para pausas e interrupções inesperadas. Recomendamos experimentar diferentes durações de timeboxes — por exemplo, 15 minutos pode não ser tempo suficiente para entrar em um bom ritmo de trabalho, e após 35 minutos, talvez sua concentração comece a diminuir. 

2. Defina um temporizador

Depois de alocar tempo para cada tarefa, defina um temporizador para avisar quando é hora de passar para a próxima tarefa. Ao definir um período de tempo específico, você se sentirá mais motivado para trabalhar com eficiência, e também garantirá que outros projetos importantes não sejam deixados para trás.

3. Faça pausas

Não se esqueça de fazer pausas breves entre cada timebox. É tentador continuar trabalhando nesses intervalos, mas afastar-se da tarefa por alguns minutos pode realmente ajudá-lo a retomar o projeto com perspectivas renovadas. 

4. Avalie, e faça tudo de novo

Ao concluir cada timebox, ou no final do dia, observe o progresso realizado. Se você concluiu todas as suas tarefas, o que aprendeu e poderá aplicar à sua agenda no futuro? Caso não as tenha concluído, faça perguntas honestas a si mesmo. Você alocou tempo suficiente para concluir a tarefa? Em que momento você desandou ou se distraiu? 

Timeboxing e Scrum

A estrutura Ágil Scrum usa o timeboxing como um componente central de sprints de trabalho. Ao dividir grandes projetos em ciclos de desenvolvimento com intervalos curtos (ou sprints), as equipes Scrum consideram a produtividade uma forma de concluir tarefas menores em uma série de partes de um todo maior. A técnica de timeboxing ajuda nesse processo ao definir parâmetros rigorosos em relação ao tempo gasto em tarefas individuais.

O Scrum envolve cinco eventos, e todos usam o timeboxing.

Sprint: um sprint é um intervalo de um mês ou menos em que uma equipe define uma meta e a alcança. Timeboxing é usado para definir a duração de um determinado sprint, e também pode ser usado para definir limites de tempo para processos individuais dentro de um sprint.

Planejamento sprint: antes de iniciar um sprint, é necessário fazer um processo de planejamento sprint para identificar exatamente quais tarefas precisam ser executadas, e como. O planejamento sprint usa timeboxing para definir um período de tempo específico do processo de planejamento. Especialistas recomendam 8 horas ou menos para sprints de um mês, duas horas ou menos para sprints de uma semana.

Scrum diário: todos os dias durante um sprint, as equipes se reúnem para um timebox de 15 minutos de Scrum para entrar em acordo quanto às prioridades e resolver quaisquer obstáculos que podem impedir de atingir a meta do sprint.

Avaliação do sprint: ao concluir um sprint, o backlog é avaliado e recebe opiniões em um processo chamado de avaliação do sprint. A avaliação do sprint é um timebox equivalente à metade da duração de uma reunião de planejamento sprint.

Retrospectiva sprint: depois de concluir um sprint por completo, a equipe Scrum se reúne para falar sobre todo o processo do sprint, debater sobre melhorias e tomar decisões sobre mudanças para o próximo sprint. A retrospectiva sprint é um timebox do Scrum de cerca de três a quatro horas por cada mês do sprint, e tem duração semelhante à avaliação do sprint. 

O valor do timeboxing na gestão do tempo e produtividade, dentro e fora do trabalho

Especialistas em produtividade descobriram que, quando as tarefas são trabalhadas em blocos de tempo, o fato de não focar nelas até serem concluídas reduz significativamente o tempo bruto gasto em uma tarefa.

No entanto, não basta utilizar somente restrições de tempo para gerar mais produtividade. Um foco vigoroso, junto com limites de tempo designados e repousos significativos, é perfeito para ser mais produtivo. 

Alguns especialistas sugerem trabalhar com “blocos de tempo”, ou seja, focar rigorosamente em uma tarefa por 25 minutos ininterruptamente e, em seguida, fazer uma pausa de cinco minutos. Essa técnica, chamada de técnica Pomodoro, é um exemplo de timeboxing.

Os benefícios do timeboxing incluem:

Foco: como o valor mais importante do timeboxing depende da realização de uma tarefa de cada vez, os gerentes de projetos terão a certeza de que todos os recursos mentais dos colegas estão sendo dedicados a cada tarefa. A técnica de timeboxing exige que cada tarefa receba uma atenção total, para evitar que ela não seja concluída dentro de um determinado prazo. 

Escopo: definir os objetivos do projeto antes de iniciá-lo permite criar o escopo de um determinado cronograma do projeto usando a técnica de timeboxing. Quando o timeboxing é usado junto com dependências de tarefas, como em um gráfico de Gantt, a gestão de projetos se torna muito mais fácil, e você conseguirá ver o efeito de cada tarefa no projeto como um todo.

Clareza: o timeboxing oferece uma maior clareza ao ajudar a definir limites para os resultados e cronogramas do projeto. Gerentes de projetos também terão o benefício de saber que, até o final de um período X, o item Y será concluído. 

O timeboxing também é ótimo para ajudar a cumprir tarefas banais, porém valiosas, de sua vida cotidiana. Por exemplo, muitos profissionais de saúde mental sugerem dedicar pelo menos cinco minutos por dia para respirar e meditar. Esse timebox de cinco minutos pode se encaixar em qualquer momento de sua agenda, proporcionando excelentes benefícios físicos e mentais. Reservando apenas cinco minutos por dia para organizar seu quarto e arrumar a cama é um timebox que gera calma e maior clareza mental, além de economizar tempo valioso do seu fim de semana em que faz faxinas gerais. 

Use o timeboxing em qualquer lugar

Tal como acontece com qualquer ferramenta de produtividade, é essencial acompanhar os próximos passos e o andamento de trabalhos focados em resultados — e o uso de recursos visuais normalmente é a melhor forma de manter os membros de sua equipe informados e de aumentar a produtividade.

Para criar os melhores diagramas, profissionais usam o Lucidchart para elaborar quadros Scrum e outros recursos visuais de gestão de projetos, e compartilhá-los com cada membro da equipe em uma variedade de plataformas integradas.