Что такое карта процесса и как ее создать?

Схема рабочего процесса — это инструмент планирования и управления, с помощью которого удобно наглядно описывать течение работы. Схемы рабочих процессов обычно создаются в специальных программах и отображают серию событий, ведущих к конечному результату. Они также известны под другими названиями, например, блок-схемы, блок-схемы процессов, схемы процессов, функциональные схемы процессов, функциональные блок-схемы, модели процессов, диаграммы потока работ, схемы рабочих потоков, схемы технологических процессов. Эти схемы показывают, кто и что участвует в процессе, и могут пригодиться в любой организации, так как позволяют выявлять области, где требуется дальнейшая работа.

Главная цель схематизации процессов — помочь коммерческой или другой организации повысить эффективность. Схемы рабочих процессов упрощают общение внутри организации, позволяя глубже анализировать и лучше документировать процессы, а также проводить мозговые штурмы по их усовершенствованию. Схемы рабочих процессов также показывают, где кроются слабые места, повторяются одни и тех же задачи и создаются задержки. С их помощью можно определить, где лежат границы процессов, кто несет ответственность за работу, какие обязанности входят в различные должности и как повысить эффективность или замерить показатели процессов.

Схемы рабочих процессов помогают выявить пустую трату ресурсов, а также оптимизировать рабочие операции и лучше разобраться в их устройстве. С их помощью вы сможете наглядно объяснить важнейшие детали процесса вместо того, чтобы составлять длинные текстовые инструкции.

Блок-схемы и карты процессов позволяют:

• повысить понимание процесса;
• проанализировать способы усовершенствования процесса;
• наглядно показать устройство процесса;
• упростить общение между сотрудниками, задействованными в одном и том же процессе;
• эффективно задокументировать процесс;
• планировать проекты.

С картами процессов удобно экономить время и упрощать проекты, потому что они:

• формируют и ускоряют разработку проектов;
• обеспечивают эффективный наглядный способ передачи идей и информации;
• помогают устранять проблемы и принимать решения;
• позволяют выявлять проблемы и возможные пути их решения;
• просты и экономичны в создании;
• позволяют разложить процессы на отдельные шаги с применением легко понятных символов;
• подробно демонстрируют связи и последствия;
• показывают весь процесс от начала до конца.

Карты процессов позволяют разобраться в ключевых характеристиках процесса и собрать полезную информацию, которая затем пригодится вам в решении проблем. С их помощью вы сможете правильно поставить стратегически важные вопросы, которые помогут усовершенствовать любой процесс.

Главная задача схемы рабочего процесса — рассказать об устройстве определенного процесса другим людям. Грамотно составленная схема поможет не только увидеть, но и понять конкретный процесс. Вот наиболее распространенные разновидности схем рабочих процессов:

• Карта активности

  : показывает, какие виды деятельности, участвующие в процессе, создают добавленную стоимость, а какие — нет

• Подробная карта процесса

  : обеспечивает углубленную картину каждого этапа выбранного процесса

• Карта документооборота

  : представляет документацию с точки зрения ввода и вывода информации

• Обобщенная карта процесса

  : представляет процесс в общих чертах и показывает взаимодействие по принципу «поставщик-вход-процесс-выход-заказчик» (SIPOC)

• Реалистичная карта процесса

  : отражает текущее и/или будущее состояние процесса с целью выявить области, где его необходимо доработать

• Кросс-функциональная карта (с разделительными дорожками)

  : разграничивает ответственность за выполнение подпроцессов в рамках процесса

• Цепочка добавленной стоимости

  : состоит из блоков без соединительных линий и представляет собой крайне упрощенную версию схемы процесса для быстрого ознакомления

• Карта потока создания ценности

  : опирается на технику бережливого производства, которая направлена на анализ и усовершенствование процессов, необходимых для создания товара или предоставления услуги потребителю

• Диаграмма потока работ

  : изображает рабочий процесс в виде потока, однако не задействует символы унифицированного языка моделирования (UML)

Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальным символом. Как правило, используется набор символов или фигур для блок-схем или схем потоков. Эти символы продиктованы унифицированным языком моделирования (UML), который представляет собой международный стандарт составления схем рабочих процессов. В целом, применяемые символы можно разделить на следующие категории: процессы/операции, ответвление и управление потоками, ввод и вывод, хранилища файлов и данных, а также обработка информации.

Символ	Название	Описание
	Процесс	Наиболее часто используемая фигура для построения блок-схем. Символизирует действие, задачу или операцию, требующую выполнения.
	Подпрограмма	Отображает серию действий, связанных с задачей, которая, в свою очередь, входит в состав более крупного процесса. Наличие подпрограммы может указывать на то, что более масштабный процесс уже представлен в отдельной блок-схеме, к которой можно обратиться за дополнительной информацией.
	Альтернативный процесс	Альтернатива обычному процессу. Соединение альтернативного процесса с другими объектами, как правило, происходит с помощью пунктирной линии.
	Задержка	Символизирует промедление или период ожидания в процессе.
	Подготовка	Этап подготовки к выполнению другого шага в рамках процесса.
	Ручной цикл	Последовательность команд, которая будет повторяться, пока ее не остановят вручную.
	Граница цикла	Место, где останавливается цикл.

Символ	Название	Описание
	Стрелка	Стрелки указывают, в каком направлении следует «читать» блок-схему (как правило, сверху вниз и/или слева направо).
	Терминатор	Символизирует точку начала или окончания блок-схемы. Обычно в блок-схеме имеется только одна начальная точка, зато конечных точек может быть несколько.
	Решение	Точка, где необходимо принять решение. Исходящие из нее стрелки обычно носят пометки «да», «нет», «истина» или «ложь».
	Соединитель	Изображается в виде круга с буквой и применяется там, где нужно соединить элементы, расположенные на разных страницах или в разных частях карты, но невозможно воспользоваться соединительными линиями. Чтобы показать продолжение потока, поставьте еще один круг с той же буквой в необходимом участке схемы.
	Межстраничный соединитель	Говорит о том, что процесс продолжается за пределами страницы. Где именно, указано внутри фигуры с помощью буквы или номера страницы.
	Слияние	Шаг, на котором два или более подпроцесса объединяются в один.
	Извлечение	Указывает, где процесс разветвляется на два разных параллельных направления.
	Или	Сигнализирует о разделении процесса, как правило, на более, чем две ветви.
	Объединение	Указывает, что несколько подпроцессов объединяются в один процесс.

Символ	Название	Описание
	Ввод/вывод данных	Символизирует информацию и иные материалы, которые поступают в процесс или покидают его. Например, получение отчета — ввод данных, а составление отчета — вывод.
	Документ	Этап процесса, на котором составляется документ или отчет.
	Документы	Этап процесса, на котором составляется несколько документов или отчетов.
	Вывод на экран	Этап процесса, на котором информация представляется вниманию определенного лица.
	Ручной ввод	Символизирует шаг, где требуется ручной ввод информации.

Символ	Название	Описание
	Хранимые данные	Этап процесса, где осуществляется хранение информации.
	База данных	Набор данных с упорядоченной структурой, позволяющей выполнить поиск и упорядочить данные.
	Хранилище данных с прямым доступом	Жесткий диск.
	Внутреннее хранилище данных	Используется в программировании для обозначения информации, хранимой в памяти вместо файла.

• Шаг 1. Определитесь с центральной проблемой.

  • Какой процесс требуется представить наглядно? Ответ на этот вопрос и будет названием схемы, которое помещается вверху документа.

• Шаг 2. Проведите мозговой штурм всех действий, вовлеченных в процесс.

  • На этом этапе последовательность действий не имеет значения, однако полный список поможет вам не упустить из виду ни одного этапа. При этом важно заранее выбрать желаемый уровень детализации. Также рекомендуем указать, кто отвечает за работу и к какому сроку она должна быть выполнена.

• Шаг 3. Определите границы.

  • Когда или с чего начинается процесс?
  • Когда или чем он заканчивается?

• Шаг 4. Определите этапы и их последовательность.

  • Описание этапа удобнее всего начать с глагола. На схеме можно изобразить общий поток шагов либо детальную последовательность всех действий и решений.

• Шаг 5. Начните с базовых фигур.

  • Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальной фигурой для блок-схем. В базовый набор символов для схем рабочих процессов входят:

    • Овалы

      — начало или окончание процесса

    • Прямоугольники

      — операция или действие, которое подлежит выполнению

    • Стрелки

      — указатели направления потока

    • Ромбы

      — точки принятия решений.Исходящие из них стрелки обычно носят пометку «да» или «нет». Из блока «действие» выходит только одна стрелка. Если ее недостаточно, возможно, целесообразнее воспользоваться ромбом решения.

    • Параллелограммы

      — ввод или вывод данных

• Шаг 6. Внесите последние штрихи

  • Проанализируйте полученную карту вместе с другими заинтересованными лицами (членами команды, сотрудниками, заведующими, поставщиками, клиентами и так далее), чтобы убедиться, что все согласны с вашим вариантом.
  • Не забывайте сопроводить схему важной информацией, включая название и время создания. Эти подробности пригодятся вам в дальнейшей работе.
  • Не помешает задать себе следующие вопросы:
    • Правильно ли устроен процесс?
    • Будут ли участники команды следовать процессу на карте?
    • Все ли согласны с моей версией карты процесса?
    • Если ли на карте лишняя информация?
    • Все ли этапы указаны в схеме?

Чтобы вам было проще упорядочить свою работу, попробуйте пронумеровать все схемы и этапы рабочего процесса. Вот пример четко организованной нумерации:

• Процесс 1

  • Подпроцесс 1.1
    • Подпроцесс 1.1.1
    • Подпроцесс 1.1.2
    • Подпроцесс 1.1.3
  • Подпроцесс 1.2
    • Подпроцесс 1.2.1
    • Подпроцесс 1.2.2

• Процесс 2

  • Подпроцесс 2.1
    • Подпроцесс 2.1.1
    • Подпроцесс 2.1.2

• Процесс 3

  • Подпроцесс 3.1
    • Подпроцесс 3.1.1
    • Подпроцесс 3.1.2
  • Подпроцесс 3.2
    • Подпроцесс 3.2.1

Карты процессов полезны тем, что наглядно показывают, как коммерческая или другая организация может усовершенствовать свой рабочий процесс. Такой подход к изложению с важной информации позволяет лучше понять устройство любого проекта и повысить эффективность совместной работы.

Шаблон карты бизнес-процесса

По мере роста и развития компании важно, чтобы все сотрудники имели четкое представление о рабочих стандартах и придерживались одной и той же бизнес-модели, так это залог постоянства качества. Зарегистрировав учетную запись на нашей платформе, вы сможете настроить данный шаблон схемы бизнес-процесса с учетом вашего рабочего потока, а затем поделиться результатом с сотрудниками.

Шаблон подробной карты процесса

Если карта высшего уровня наглядно отображает общие цели процесса, то подробная карта фокусирует внимание на конкретных технических этапах рабочего потока. Это своеобразное глубокое погружение в процесс. Используйте наш шаблон подробной карты процесса и дополните его необходимыми шагами, чтобы лучше проанализировать и понять каждый аспект отдельно взятого процесса.

Шаблон карты IT-процесса

Хотите повысить эффективность выполнения IT-запросов? Возьмите за отправную точку наш шаблон карты IT-процесса и настройте разделительные дорожки, чтобы наглядно показать, какие отделы или сотрудники вовлечены в работу. Также измените фигуры и действия согласно своему процессу — и на выходе вы получите четкую картину, которая пригодится всем сотрудникам.