Cos'è una mappa di processo e come crearne una

Un diagramma di flusso dei processi aziendali è uno strumento di pianificazione e gestione che descrive visivamente il flusso di lavoro. Utilizzando un software per diagrammi di flusso dei processi aziendali, le mappe dei processi mostrano una serie di eventi che producono un risultato finale. Un diagramma di flusso dei processi aziendali viene anche chiamato diagramma di flusso, diagramma di flusso di processo, diagramma di processo, diagramma di processo funzionale, diagramma di flusso funzionale, modello di processo, diagramma di flusso di lavoro o diagramma di flusso aziendale. Mostra chi e cosa è coinvolto in un processo, può essere utilizzata in qualsiasi azienda o organizzazione e può rivelare le aree di un processo che devono essere migliorate.

Lo scopo dei diagrammi di flusso dei processi aziendali è migliorare l'efficienza di organizzazioni e imprese. Le mappe di processo forniscono informazioni dettagliate su un processo, aiutano i team a elaborare idee per migliorare il processo, contribuendo a migliorare la comunicazione e offrendo la documentazione relativa al processo stesso. La mappatura dei processi identificherà rallentamenti, ripetizioni e ritardi. I diagrammi di flusso dei processi aziendali aiutano a definire i confini dei processi, le proprietà dei processi, le responsabilità dei processi e le misure di efficacia o le metriche dei processi.

I diagrammi di flusso dei processi aziendali mettono in luce gli sprechi, semplificano i processi di lavoro e facilitano la comprensione. I diagrammi di flusso dei processi aziendali consentono di comunicare visivamente i dettagli importanti di un processo, anziché scrivere indicazioni dettagliate.

I diagrammi di flusso e le mappe di processo vengono utilizzati per:

• Aumentare la comprensione di un processo
• Analizzare come un processo potrebbe essere migliorato
• Mostrare ad altri come viene eseguito un processo
• Migliorare la comunicazione tra le persone coinvolte nello stesso processo
• Fornire la documentazione relativa al processo
• Pianificare progetti

Le mappe di processo possono far risparmiare tempo e semplificare i progetti perché:

• Creano e velocizzano la progettazione del progetto
• Forniscono un'efficace comunicazione visiva di idee, informazioni e dati
• Aiutano nella risoluzione dei problemi e nei processi decisionali
• Identificano i problemi e le possibili soluzioni
• Possono essere create in modo rapido ed economico
• Mostrano i processi suddivisi in passaggi e usano simboli facili da seguire
• Mostrano connessioni e sequenze dettagliate
• Mostrano un intero processo dall'inizio alla fine

Le mappe dei processi ti aiutano a comprendere le caratteristiche importanti di un processo, consentendoti di produrre dati utili da utilizzare nella risoluzione dei problemi. Le mappe dei processi ti consentono di porre strategicamente domande importanti che ti aiutano a migliorare qualsiasi processo.

I diagrammi di flusso dei processi aziendali servono a comunicare il tuo processo ad altri. Con i diagrammi di flusso dei processi aziendali puoi raggiungere un livello di comprensione più approfondito. I tipi più comuni di diagrammi di flusso dei processi aziendali includono:

• Mappa di processo delle attività

  : rappresenta le attività a valore aggiunto e senza valore aggiunto in un processo

• Mappa dettagliata del processo

  : fornisce una visione molto più dettagliata di ogni passaggio del processo

• Mappa dei documenti

  : i documenti sono gli input e gli output di un processo

• Mappa del processo di alto livello

  : rappresentazione di alto livello di un processo che coinvolge interazioni tra fornitore, input, processo, output, cliente (SIPOC)

• Mappa di processo renderizzata

  : rappresenta lo stato attuale e/o i processi di stato futuri per mostrare le aree del processo che possono essere migliorate

• Mappa swimlane (o interfunzionale)

  : separa le responsabilità dei sottoprocessi nel processo

• Diagramma a catena a valore aggiunto

  : caselle non connesse che rappresentano una versione molto semplificata di un processo per una comprensione rapida

• Mappa del flusso di valore

  : una tecnica di gestione snella che analizza e migliora i processi necessari per realizzare un prodotto o fornire un servizio a un cliente.

• Diagramma del flusso di lavoro

  : un processo di lavoro mostrato in formato di "flusso"; non utilizza i simboli UML (Unified Modeling Language).

Ogni elemento in una mappa di un processo è rappresentato da un simbolo specifico. I simboli dei processi sono anche comunemente chiamati simboli dei diagrammi di flusso o forme dei diagrammi di flusso. Questi simboli provengono dall'Unified Modeling Language o UML, che è uno standard internazionale per disegnare mappe di processo. Questi simboli di processo possono essere inseriti nelle seguenti categorie: simboli di processo/operazione, diramazione e controllo dei simboli di flusso, simboli di input e output, simboli di archiviazione di file e informazioni e simboli di elaborazione dei dati.

Simbolo	Nome	Descrizione
	Processo	La forma di diagramma di flusso utilizzata più frequentemente mostra un'azione, un'attività o un'operazione che deve essere eseguita.
	Subroutine	Mostra una serie di azioni correlate a un'attività, che a sua volta fa parte di un processo più ampio. Potrebbe anche significare che esiste già un diagramma di flusso per il processo più ampio che può essere utilizzato come riferimento.
	Processo alternativo	Un'alternativa al passaggio standard del processo. Le linee che si collegano con il simbolo di processo alternativo sono generalmente tratteggiate.
	Ritardo	Rappresenta un periodo di attesa o un ritardo nel processo.
	Preparazione	Un passaggio preparatorio che imposta un altro passaggio nel processo.
	Loop manuale	Una sequenza di comandi che si ripete continuamente fino all'arresto manuale.
	Limite di loop	Il punto in cui si ferma un loop.

Simbolo	Nome	Descrizione
	Freccia	Le frecce indicano la direzione in cui leggere il diagramma di flusso (di solito dall'alto verso il basso e/o da sinistra a destra).
	Terminatore	Rappresenta i punti di entrata e di uscita del diagramma di flusso. Di solito, un diagramma di flusso ha solo un punto iniziale ma può avere svariati punti finali.
	Decisione	Il punto in cui deve essere presa una decisione. Le frecce che partono dalla forma della decisione sono generalmente etichettate con sì, no, vero o falso.
	Connettore	Per connetterti a pagine o sezioni diverse del grafico, e non puoi disegnare una linea, puoi usare un cerchio etichettato con una lettera. Posiziona un altro cerchio con la stessa lettera dove continua il flusso.
	Connettore fuori pagina	Indica che il processo continua fuori dalla pagina. Una lettera o un numero di pagina nella forma ti indica dove andare.
	Unisci	Un passaggio in cui due o più sottoprocessi si uniscono e diventano uno.
	Estratto	Mostra quando un processo si divide in direzioni diverse ma parallele.
	Oppure	Rappresenta il punto in cui un processo si dirama, in genere in più di due rami.
	Raccolta o collegamento	Quando più sottoprocessi si uniscono in un singolo processo.

Simbolo	Nome	Descrizione
	Input/output o dati	Rappresenta materiale o informazioni che entrano o escono dal processo. La ricezione di un rapporto è un input. La generazione di un rapporto è un output.
	Documento	Indica un passaggio del processo che genera un documento o un rapporto.
	Documenti multipli	Un passaggio del processo che produce più documenti o rapporti.
	Visualizzazione	Un passaggio che mostra informazioni a una persona.
	Input manuale	Rappresenta un passaggio in cui un utente deve inserire le informazioni manualmente.

Simbolo	Nome	Descrizione
	Simbolo dei dati archiviati	Rappresenta un passaggio del processo in cui i dati vengono archiviati.
	Simbolo del database	Un elenco di informazioni con una struttura standard che consente la ricerca e l'ordinamento.
	Simbolo di archiviazione ad accesso diretto	Rappresenta un disco rigido.
	Simbolo di memoria interna	Utilizzato nella programmazione per rappresentare informazioni archiviate nella memoria, anziché su un file.

• Passaggio 1: identifica il problema

  • Qual è il processo che deve essere visualizzato? Digita il titolo nella parte superiore del documento.

• Passaggio 2: brainstorming di tutte le attività che saranno coinvolte

  • A questo punto, mettere in sequenza i passaggi non è importante, ma può aiutarti a ricordare i passaggi necessari per il processo. Decidi quale livello di dettaglio includere. Determina chi fa cosa e quando.

• Passaggio 3: stabilisci i confini

  • Dove o quando inizia il processo?
  • Dove o quando si interrompe il processo?

• Passaggio 4: determina e metti in sequenza i passaggi

  • È utile che la descrizione abbia inizio con un verbo. Puoi mostrare il flusso generale oppure ogni azione o decisione dettagliata.

• Passaggio 5: disegna i simboli di base del diagramma di flusso

  • Ogni elemento in un diagramma di flusso dei processi aziendali è rappresentato da un simbolo specifico del diagramma di flusso, che insieme rappresentano i simboli dei diagrammi di flusso dei processi aziendali:  
    • Gli

      ovali

      mostrano l'inizio o la fine di un processo.
    • I

      rettangoli

      mostrano un'operazione o un'attività che deve essere eseguita.
    • Le

      frecce

      rappresentano la direzione del flusso.
    • I

      diamanti

      mostrano un punto in cui deve essere presa una decisione. Le frecce che escono da un diamante sono generalmente etichettate con un sì o un no. Da una casella di attività può uscire una sola freccia. Se hai bisogno di più di una freccia, probabilmente dovresti usare un diamante decisionale.
    • I

      parallelogrammi

      mostrano gli input o gli output.

• Passaggio 6: finalizza il diagramma di flusso del processo

  • Controlla il diagramma di flusso con altre parti interessate (membri del team, lavoratori, supervisori, fornitori, clienti, ecc.) per assicurarti che tutti siano d'accordo.
  • Assicurati di aver incluso informazioni importanti sul diagramma, come un titolo e una data, in modo che sia facile farvi riferimento.
  • Domande utili da porre:
    • Il processo viene eseguito come dovrebbe?
    • I membri del team seguiranno la procedura indicata?
    • Sono tutti d'accordo riguardo al flusso della mappa del processo?
    • C'è qualcosa di ridondante?
    • Mancano dei passaggi?

Per facilitare l'organizzazione dei diagrammi di flusso dei processi aziendali, è possibile numerare le mappe e le fasi del processo. Ecco un esempio di convenzione per la numerazione dei diagrammi di flusso dei processi aziendali:

• Processo 1

  • Sottoprocesso 1.1
    • Sottoprocesso 1.1.1
    • Sottoprocesso 1.1.2
    • Sottoprocesso 1.1.3
  • Sotto processo 1.2
    • Sottoprocesso 1.2.1
    • Sottoprocesso 1.2.2

• Processo 2

  • Sottoprocesso 2.1
    • Sottoprocesso 2.1.1
    • Sottoprocesso 2.1.2

• Processo 3

  • Sottoprocesso 3.1
    • Sottoprocesso 3.1.1
    • Sottoprocesso 3.1.2
  • Sottoprocesso 3.2
    • Sottoprocesso 3.2.1

Le mappe di processo rivelano informazioni preziose su come un'azienda o un'organizzazione possono migliorare i processi. Quando i concetti importanti vengono presentati visivamente, ciò aumenta la comprensione e la collaborazione per qualsiasi progetto.

Modello di mappa di processo aziendale

Man mano che la tua azienda inizia a crescere, è importante che tutti i membri del tuo team comprendano le migliori pratiche attuali e seguano lo stesso modello di processo aziendale per mantenere la coerenza. Quando ti iscrivi al nostro software per diagrammi di flusso dei processi aziendali, puoi personalizzare questo modello con i tuoi passaggi specifici e condividerlo con il tuo staff.

Modello di mappa di processo dettagliata

Mentre la mappa di processo di alto livello condivide obiettivi più ampi in un processo, una mappa di processo dettagliata può illustrare ogni passaggio tecnico richiesto in un flusso di processo, in modo da poter analizzare nel dettaglio il processo. Utilizza questo modello di mappa di processo dettagliata e personalizzalo con i tuoi passaggi per analizzare e comprendere meglio ogni aspetto di un processo specifico.

Modello di mappa di processo IT

Vuoi sapere come soddisfare le richieste IT in modo più efficiente? Inizia con questo modello di mappa di processo IT e aggiorna le corsie con i team o le persone coinvolte nel tuo processo. Aggiorna le forme e le azioni in base ai processi che esegui, così avrai creato un'immagine chiara e comprensibile per l'intera azienda.