Схематизация процессов позволяет наглядно представить все шаги и решения, задействованные в конкретном процессе. Схема рабочего процесса (или блок-схема) описывает поток материалов и информации, отображает задачи, закрепленные за процессом, а также показывает принимаемые решения и важнейшие связи между этапами процесса.
Читается за 10 мин.
Хотите создать собственную диаграмму? Попробуйте Lucidchart. Это быстро, легко и совершенно бесплатно.
Что такое карта процесса?
Схема рабочего процесса — это инструмент планирования и управления, с помощью которого удобно наглядно описывать течение работы. Схемы рабочих процессов обычно создаются в специальных программах и отображают серию событий, ведущих к конечному результату. Они также известны под другими названиями, например, блок-схемы, блок-схемы процессов, схемы процессов, функциональные схемы процессов, функциональные блок-схемы, модели процессов, диаграммы потока работ, схемы рабочих потоков, схемы технологических процессов. Эти схемы показывают, кто и что участвует в процессе, и могут пригодиться в любой организации, так как позволяют выявлять области, где требуется дальнейшая работа.
Главная цель схематизации процессов — помочь коммерческой или другой организации повысить эффективность. Схемы рабочих процессов упрощают общение внутри организации, позволяя глубже анализировать и лучше документировать процессы, а также проводить мозговые штурмы по их усовершенствованию. Схемы рабочих процессов также показывают, где кроются слабые места, повторяются одни и тех же задачи и создаются задержки. С их помощью можно определить, где лежат г раницы процессов, кто несет ответственность за работу, какие обязанности входят в различные должности и как повысить эффективность или замерить показатели процессов.
Преимущества схем рабочих процессов
Схемы рабочих процессов помогают выявить пустую трату ресурсов, а также оптимизировать рабочие операции и лучше разобраться в их устройстве. С их помощью вы сможете наглядно объяснить важнейшие детали процесса вместо того, чтобы составлять длинные текстовые инструкции.
Блок-схемы и карты процессов позволяют:
- повысить понимание процесса;
- проанализировать способы усовершенствования процесса;
- наглядно показать устройство процесса;
- упростить общение между сотрудниками, задействованными в одном и том же процессе;
- эффективно задокументировать процесс;
- планировать проекты.
С картами процессов удобно экономить время и упрощать проекты, потому что они:
- формируют и ускоряют разработку проектов;
- обеспечивают эффективный наглядный способ передачи идей и информации;
- помогают устранять проблемы и принимать решения;
- позволяют выявлять проблемы и возможные пути их решения;
- просты и экономичны в создании;
- позволяют разложить процессы на отдельные шаги с применением легко понятных символов;
- подробно демонстрируют связи и последствия;
- показывают весь процесс от начала до конца.
Карты процессов позволяют разобраться в ключевых характеристиках процесса и собрать полезную информацию, которая затем пригодится вам в решении проблем. С их помощью вы сможете правильно поставить стратегически важные вопросы, которые помогут усовершенствовать любой процесс.
Разновидности схем рабочих процессов
Главная задача схемы рабочего процесса — рассказать об устройстве определенного процесса другим людям. Грамотно составленная схема поможет не только увидеть, но и понять конкретный процесс. Вот наиболее распространенные разновидности схем рабочих процессов:
Карта активности
: показывает, какие виды деятельности, участвующие в процессе, создают добавленную стоимость, а какие — нетПодробная карта процесса
: обеспечивает углубленную картину каждого этапа выбранного процессаКарта документооборота
: представляет документацию с точки зрения ввода и вывода информацииОбобщенная карта процесса
: представляет процесс в общих чертах и показывает взаимодействие по принципу «поставщик-вход-процесс-выход-заказчик» (SIPOC)Реалистичная карта процесса
: отражает текущее и/или будущее состояние процесса с целью выявить области, где его необходимо доработатьКросс-функциональная карта (с разделительными дорожками)
: разграничивает ответственность за выполнение подп роцессов в рамках процессаЦепочка добавленной стоимости
: состоит из блоков без соединительных линий и представляет собой крайне упрощенную версию схемы процесса для быстрого ознакомленияКарта потока создания ценности
: опирается на технику бережливого производства, которая направлена на анализ и усовершенствование процессов, необходимых для создания товара или предоставления услуги потребителюДиаграмма потока работ
: изображает рабочий процесс в виде потока, однако не задействует символы унифицированного языка моделирования (UML)
Символы карты процессов
Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальным символом. Как правило, используется набор символов или фигур для блок-схем или схем потоков. Эти символы продиктованы унифицированным языком модели рования (UML), который представляет собой международный стандарт составления схем рабочих процессов. В целом, применяемые символы можно разделить на следующие категории: процессы/операции, ответвление и управление потоками, ввод и вывод, хранилища файлов и данных, а также обработка информации.
Символы процессов и операций
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Процесс |
Наиболее часто используемая фигура для построения блок-схем. Символизирует действие, задачу или операцию, требующую выполнения. | |
Подпрограмма |
Отображает серию действий, связанных с задачей, которая, в свою очередь, входит в состав более крупного процесса. Наличие подпрограммы может указывать на то, что более масштабный процесс уже представлен в отдельной блок-схеме, к которой можно обратиться за дополнительной информацией. | |
Альтернативный процесс | Альтернатива обычному процессу. Соединение альтернативного процесса с другими объектами, как правило, происходит с помощью пунктирной линии. | |
Задержка | Символизирует промедление или период ожидания в процессе. | |
Подготовка | Этап подготовки к выполнению другого шага в рамках процесса. | |
Ручной цикл | Последовательность команд, которая будет повторяться, пока ее не остановят вручную. | |
Граница цикла | Место, где останавливается цикл. |
Символы управления потоком
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Стрелка | Стрелки указывают, в каком направлении следует «читать» блок-схему (как правило, сверху вниз и/или слева направо). | |
Терминатор | Символизирует точку начала или окончания блок-схемы. Обычно в блок-схеме имеется только одна начальная точка, зато конечных точек может быть несколько. | |
Решение | Точка, где необходимо принять решение. Исходящие из нее стрелки обычно носят пометки «да», «нет», «истина» или «ложь». | |
| Соединитель | Изображается в виде круга с буквой и применяется там, где нужно соединить элементы, расположенные на разных страницах или в разных частях карты, но невозможно воспользоваться соединительными линиями. Чтобы показать продолжение потока, поставьте еще один круг с той же буквой в необходимом участке схемы. |
Межстраничный соединитель |
Говорит о том, что процесс продолжается за пределами страницы. Где именно, указано внутри фигуры с помощью буквы или номера страницы. | |
Слияние | Шаг, на котором два или более подпроцесса объединяются в один. | |
Извлечение | Указывает, где процесс разветвляется на два разных параллельных направления. | |
Или | Сигнализирует о разделении процесса, как правило, на более, чем две ветви. | |
Объединение | Указывает, что несколько подпроцессов объединяются в один процесс. |
Создание диаграмм быстро и легко с Lucidchart. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы начать создавать и сотрудничать.
Сделать диаграммуСимволы ввода и вывода
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Ввод/вывод данных | Символизирует информацию и иные материалы, которые поступают в процесс или покидают его. Например, получение отчета — ввод данных, а составление отчета — вывод. | |
Документ | Этап процесса, на котором составляется документ или отчет. | |
Документы | Этап процесса, на котором составляется несколько документов или отчетов. | |
Вывод на экран | Э тап процесса, на котором информация представляется вниманию определенного лица. | |
Ручной ввод | Символизирует шаг, где требуется ручной ввод информации. |
Символы файлов и пунктов хранения информации
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Хранимые данные | Этап процесса, где осуществляется хранение информации. | |
База данных | На бор данных с упорядоченной структурой, позволяющей выполнить поиск и упорядочить данные. | |
Хранилище данных с прямым доступом | Жесткий диск. | |
Внутреннее хранилище данных | Используется в программировании для обозначения информации, хранимой в памяти вместо файла. |
Символы обработки данных
Символ | Название | Описание |
Группировка | Процесс организации данных или материалов в стандартный формат. | |
Сортировка | Сортировка информации и других материалов в заранее заданном порядке. |
Инструкция по созданию карты процесса
Шаг 1. Определитесь с центральной проблемой.
- Какой процесс требуется представить наглядно? Ответ на этот вопрос и будет названием схемы, которое помещается вверху документа.
Шаг 2. Проведите мозговой штурм всех действий, вовлеченных в процесс.
- На этом этапе последовательность действий не имеет значения, однако полный список поможет вам не упустить из виду ни одного этапа. П ри этом важно заранее выбрать желаемый уровень детализации. Также рекомендуем указать, кто отвечает за работу и к какому сроку она должна быть выполнена.
Шаг 3. Определите границы.
- Когда или с чего начинается процесс?
- Когда или чем он заканчивается?
Шаг 4. Определите этапы и их последовательность.
- Описание этапа удобнее всего начать с глагола. На схеме можно изобразить общий поток шагов либо детальную последовательность всех действий и решений.
Шаг 5. Начните с базовых фигур.
- Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальной фигурой для блок-схем. В базовый набор символов для схем рабочих процессов входят:
Овалы
— начало или окончание процессаПрямоугольники
— операция или действие, которое подлежит выполнениюСтрелки
— указатели направления потокаРомбы
— точки принятия решений.Исходящие из них стрелки обычно носят пометку «да» или «нет». Из блока «действие» выходит только одна стрелка. Если ее недостаточно, возможно, целесообразнее воспользоваться ромбом решения.Параллелограммы
— ввод или вывод данных
- Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальной фигурой для блок-схем. В базовый набор символов для схем рабочих процессов входят:
Шаг 6. Внесите последние штрихи
- Проанализируйте полученную карту вместе с другими заинтересованными лицами (членами команды, сотрудниками, заведующими, поставщиками, клиентами и так далее), чтобы убедиться, что все согласны с вашим вариантом.
- Не забывайте сопроводить схему важной информацией, включая название и время создания. Эти подробности пригодятся вам в дальнейшей работе.
- Не помешает задать себе следующие вопросы:
- Правильно ли устроен процесс?
- Будут ли участники команды следовать процессу на карте?
- Все ли согласны с моей версией карты процесса?
- Если ли на карте лишняя информация?
- Все ли этапы указаны в схеме?
Правила нумерации
Чтобы вам было проще упорядочить свою работу, попробуйте пронумеровать все схемы и этапы рабочего процесса. Вот пример четко организованной нумерации:
Процесс 1
- Подпроцесс 1.1
- Подпроцесс 1.1.1
- Подпроцесс 1.1.2
- Подпроцесс 1.1.3
- Подпроцесс 1.2
- Подпроцесс 1.2.1
- Подпроцесс 1.2.2
- Подпроцесс 1.1
Процесс 2
- Подпроцесс 2.1
- Подпроцесс 2.1.1
- Подпроцесс 2.1.2
- Подпроцесс 2.1
Процесс 3
- Подпроцесс 3.1
- Подпроцесс 3.1.1
- Подпроцесс 3.1.2
- Подпроцесс 3.2
- Подпроцесс 3.2.1
- Подпроцесс 3.1
Карты процессов полезны тем, что наглядно показывают, как коммерческая или другая организация может усовершенствовать свой рабочий процесс. Такой подход к изложению с важной информации позволяет лучше понять устройство любого проекта и повысить эффективность совместной работы.
Шаблоны и примеры карт процессов
Шаблон карты бизнес-процесса
По мере роста и развития компании важно, чтобы все сотрудники имели четкое представление о рабочих стандартах и придерживались одной и той же бизнес-модели, так это залог постоянства качества. Зарегистрировав учетную запись на нашей платформе, вы сможете настроить данный шаблон схемы бизнес-процесса с учетом вашего рабочего потока, а затем поделиться результатом с сотрудниками.
Шаблон подробной карты процесса
Если карта высшего уровня наглядно отображает общие цели процесса, то подробная карта фокусирует внимание на конкретных технических этапах рабочего потока. Это своеобразное глубокое погружение в процесс. Используйте наш шаблон подробной карты процесса и дополните его необходимыми шагами, чтобы лучше проанализировать и понять каждый аспект отдельно взятого процесса.
Шаблон карты IT-процесса
Хотите повысить эффективность выполнения IT-запросов? Возьмите за отправную точку наш шаблон карты IT-процесса и настройте разделительные дорожки, чтобы наглядно показать, какие отделы или сотрудники вовлечены в работу. Также измените фигуры и действия согласно своему процессу — и на выходе вы получите четкую картину, которая пригодится всем сотрудникам.