Что такое диаграмма плавательных дорожек и как ее создать?

Схема типа «разделительные дорожки» — это тип блок-схемы, показывающий, кто какое действие выполняет в процессе.  Такая схема изображается как вид сверху на разделительные дорожки в бассейне, отражая шаги процесса в форме горизонтальных или вертикальных «дорожек» конкретного сотрудника, рабочей группы или отдела, и служит для внесения ясности и установления индивидуальной ответственности исполнителей. На схеме изображаются соединения, коммуникации и точки передачи ответственности по полосам. Она может быть использована для выделения потерь, избыточности и неэффективных шагов процесса.

Схема такого типа также известна как диаграмма Раммлера-Брейча, или функциональная схема с перекрестными связями (дорожки иногда называют функциональными полосами). Плавательные дорожки (также «разделительные дорожки», «полосы») служат ценным элементом в модели бизнес-процессов и нотации (BPMN и BPMN 2.0), унифицированном языке моделирования (UML), аналогично используемом для проектирования программного обеспечения, и технологических схемах (PFD). Стандартные значки, используемые во всех указанных типах схем, в сочетании с дорожками позволяют создать легкочитаемое изображение обязанностей исполнителей процесса.

Сегодня эта схема может быть полезна организациям с несколькими рабочими группами или отделами для следующих целей.

• Обеспечить прозрачность действий каждого отдела организации. Диаграммы плавательных дорожек и дорожки в составе схем другого типа показывают, какие шаги или подпроцессы назначены конкретному субъекту в организации.
• Представив такую информацию в виде схемы, можно определить избыточные перемещения между полосами, узкие места, потери и другие недостатки. В некоторых случаях она позволяет выявить дублирующие или необязательные действия, выполняемые в ходе процесса — например, ту ситуацию, когда разные отделы выполняют одну и ту же задачу. Она также помогает выделить задержки в ходе процесса, узкие места на конкретной дорожке, чтобы вы могли их изучить и устранить. Это позволяет повысить производительность и качество работы и избавиться от ненужных действий и затрат.
• С помощью второй диаграммы плавательных дорожек можно смоделировать оптимизированную структуру процесса или учесть изменившиеся обстоятельства, такие как кадровые или технологические изменения.
• Диаграммы плавательных дорожек, как и другие схемы, передают информацию в более понятных терминах, чем текстовое описание.
• Диаграммы плавательных дорожек можно применять как способ интеграции процессов между рабочими группами или отделами, что позволяет поддерживать чистоту процессов на постоянной основе.

Помимо стандартных значков, используемых в блок-схемах процессов любого типа, схемы с дорожками имеют параллельные вертикальные или горизонтальные линии, с помощью которых все шаги процесса группируются по субъектам (например, сотрудники, отделы, рабочие группы или даже информационные системы). Каждая полоса имеет заголовок с названием исполнителя. Часто (но не всегда) более практично применение горизонтальных полос, учитывая, что экраны настольных компьютеров больше в ширину, чем в высоту. На соответствующих дорожках указываются шаги процесса, а между дорожками — взаимосвязи шагов. Они отражают то, как различные участники взаимодействуют для эффективного выполнения процесса.

1. Определите цель

   и выделите процесс или процессы, которые необходимо изучить для достижения этой цели. Подумайте об уровне детализации схемы, необходимом для эффективного понимания процесса.

2. Разбейте работу

   на отдельные части, поддающиеся контролю, но удостоверьтесь, что охватили весь процесс целиком, чтобы обозреть его и выявить возможности для оптимизации. Четко определите границы изучаемого процесса.

3. Определите тип дорожек

    — это могут быть сотрудники, рабочие группы или отделы.

4. Для изучения существующего процесса опишите шаги процесса

   с указанием того, кто и что выполняет, чтобы впоследствии разделить их на соответствующие дорожки. Опишите соединения, коммуникации и точки передачи ответственности по полосам. Описывайте процесс таким, какой он есть, чтобы затем выявить в нем возможные пробелы, избыточность или прямое дублирование, узкие места и другие недостатки. Обратите внимание, что иногда избыточность встраивается в процесс преднамеренно в целях безопасности или контроля качества выполненной работы. Можно делать текстовые заметки, нарисовать схему от руки или использовать стикеры, чтобы затем с помощью программного обеспечения перевести собранную информацию в цифровой формат.

5. При моделировании нового процесса

   опишите этапы процесса, которые могут повысить эффективность и качество выполнения работы и/или сократят задержки и затраты.
6. В левой части листа

   выпишите в столбик участников процесса

   , а затем начертите горизонтальные дорожки от руки или в программе для построения схем. Если впоследствии окажется, что целесообразно использовать вертикальные дорожки, можно начертить их заново либо повернуть лист.

7. Используйте стандартные значки для последовательного изображения шагов

   процесса на соответствующих дорожках.

8. Проверьте схему

   вместе участниками процесса и внесите необходимые изменения.

9. Теперь можно использовать схему

   представления стандартизированного процесса для обеспечения качества и обучения, для уточнения обязанностей и ответственности, а также для выявления неэффективности и пробелов.

10. Можно нарисовать схему с нуля

    , чтобы смоделировать новый процесс и обозначить новые обязанности, изучить совместно с аналитиками и участниками процесса ее плюсы и минусы и дополнительно оптимизировать процесс.

 

Lucidchart — это мощное визуальное рабочее пространство, которое позволяет быстро создавать сложные красивые схемы без специальных знаний и навыков.  Представленная ниже инструкция содержит основную информацию, необходимую для создания вашей первой диаграммы плавательных дорожек с нуля в Lucidchart.

Перед началом работы над схемой зарегистрируйте бесплатную учетную запись Lucidchart. Регистрация займет всего минуту—  просто введите свое имя и адрес электронной почты и выберите пароль.

1. Активируйте библиотеки фигур

После входа в учетную запись на сайте Lucidchart отобразится страница «Мои документы». Нажмите «+ Документ», чтобы создать новую схему, затем нажмите «Фигуры» в левом верхнем углу экрана. Прокрутите вниз до пункта «Фигуры блок-схемы» и нажмите стрелку рядом с ним. Убедитесь, что выбраны обе подкатегории — «Блок-схемы» и «Контейнеры». 

2. Добавьте дорожки

После завершения активации библиотек фигур добавьте в документ дорожки. Фигуры дорожки можно найти в категории «Контейнеры» — щелкните по фигуре и перетащите ее на холст. Вы можете настроить количество дорожек в меню дополнительных параметров. Для этого нажмите на фигуру — меню отобразится поверх холста, как показано на рисунке ниже.

3. Добавьте фигуру блок-схемы

Чтобы добавить фигуру блок-схемы, нажмите и перетащите нужную фигуру на холст так же, как и в случае с фигурами дорожки. Чтобы соединить фигуры, наведите курсор мыши на фигуру и перетащите одну из красных точек, которые отображаются по периметру фигуры.

4. Задайте формат фигуры

Форматирование фигур в Lucidchart невероятно просто благодаря интуитивно понятному инструменту выбора тем. Откройте меню с темами в правой части окна и выберите одну из предварительно загруженных тем. Чтобы создать свою собственную тему, настройте стиль фигуры, а затем сделайте ее фигурой по умолчанию. После этого примените созданную тему ко всем фигурам, нажав «Применить ко всем» в верхней части меню с темами.

 

Экономьте время, используя шаблоны

Создавать диаграмму с нуля необязательно, вы можете выбрать уже готовую из набора шаблонов Lucidchart. Чтобы открыть библиотеку шаблонов Lucidchart, щелкните по стрелке напротив кнопки «+ Документ». Используйте панель поиска в верхнем левом углу, чтобы найти шаблон, который будет соответствовать вашим потребностям. Щелкните мышкой по эскизу шаблона, чтобы посмотреть описание шаблона, затем нажмите «Создать документ», чтобы открыть его. Быстро создать новый документ из выбранного шаблона также можно двойным щелчком мыши по эскизу шаблона. 

Все схемы из представленных шаблонов можно редактировать и настраивать — добавляйте и форматируйте фигуры, следуя приведенным выше инструкциям.

Базовая диаграмма плавательных дорожек

Используйте шаблон базовой схемы с дорожками в качестве отправной точки для описания вашего процесса.

 

Шаблон плана мероприятия (схема с дорожками)

В этом примере плана кампании (мероприятия) представлены различные каналы распространения контента и средства, которые помогут провести крупное событие или подготовить выпуск продукта. В нашем примере на графике в верхней части холста приведены основные даты кампании и цели на неделю. Вся остальная часть план-схемы организована и согласована в соответствии с этим графиком. Дорожки помогают увидеть, какой канал используется для распространения контента и в какой момент.

Функциональный шаблон цикла разработки ПО (схема с дорожками)

Используйте данный функциональный шаблон цикла разработки ПО для следующих целей: визуализировать процесс разработки, чтобы помочь команде быстрее разрабатывать и выпускать обновления; быстро посмотреть ответственного за выполнение того или иного шага в процессе; определить тип работ, выполненных в каждом квартале, и сравнить их с результатами по предыдущим кварталам.