O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Um diagrama de fluxo de trabalho (também conhecido como fluxo de trabalho) fornece uma visão geral gráfica do processo de negócios. Usando símbolos e formas padronizados, o fluxo de trabalho mostra passo a passo como seu trabalho é carregado e concluído, do início ao fim. Ele também mostra quem é responsável pelo trabalho e em qual momento do processo. A concepção de um fluxo de trabalho envolve primeiro fazer uma análise detalhada do fluxo de trabalho, podendo expor fraquezas potenciais. Uma análise de fluxo de trabalho pode ajudá-lo a definir, padronizar e identificar as áreas críticas do seu processo.

Fluxos de trabalho também são úteis para ajudar os funcionários a compreender seus papéis e a ordem em que o trabalho deve ser concluído, e para criar uma união maior dentro das diferentes áreas da empresa. Com origem na indústria da manufatura, os fluxos de trabalho são agora usados ​​por uma variedade de setores – como governo, área financeira e comércio – e são mais fáceis do que nunca para criar.

O termo “fluxo de trabalho” é, por vezes, confundido com outros termos semelhantes:

Fluxograma: um fluxograma é o próprio gráfico que ilustra seu fluxo de trabalho. Fluxogramas são usados ​​para descrever uma variedade de conceitos, incluindo fluxos de trabalho.

Mapeamento de processos de negócios: pense no fluxo de trabalho como um processo linear simples e de um passo de cada vez, sem otimização. O fluxo de trabalho é apenas uma parte do mapeamento de processos de negócios, que usa uma abordagem holística para coordenar e mapear todas as diferentes atividades, os dados, sistemas e pessoas envolvidos em um processo de negócios.

O fluxo de trabalho moderno teve origem no final de 1880, e a primeira vez em que o termo “fluxo de trabalho” foi apresentado foi em um jornal de engenharia ferroviária em 1921. Conhecidos como fundadores dos fluxos de trabalho, Frederick Winslow Taylor, um dos principais defensores da gestão científica, e Henry Gantt, engenheiro mecânico e consultor de gestão, foram os primeiros a estudar a organização racional do trabalho – principalmente na indústria da manufatura. Com o crescimento da sofisticação tecnológica no local de trabalho – com a chegada da copiadora e da máquina de escrever –, expandiu-se a capacidade de explorar e difundir o conhecimento do sistema do fluxo de trabalho.

Dois grandes eventos contribuíram para a necessidade de organizar o trabalho de forma racional: o crescente campo da teoria de otimização; e a Segunda Guerra Mundial e o programa espacial Apollo. A década de 1980 também foi ótima para os fluxos de trabalho, com a popularização da ideia de gestão da qualidade total e o foco das empresas em se tornarem competitivas em nível mundial. Os fluxos de trabalho ajudaram nos esforços de gestão da qualidade total, bem como o Six Sigma – um movimento que serve para identificar e remover defeitos no processo de manufatura e de negócios.

Enquanto os diagramas de fluxo de trabalho tiveram origem na indústria de manufatura, há uma variedade de outros setores que podem se beneficiar de um fluxo de trabalho. Seguem alguns exemplos:

Médico: um hospital pode usar um diagrama de fluxo de trabalho para descrever as medidas tomadas em uma visita ao pronto-socorro.

Militar: diagramas de fluxo de trabalho podem mostrar os passos tomados durante uma operação.

Financeiro: do processamento de pagamentos a cobranças e pedidos de compra, diagramas de fluxo de trabalho podem servir como uma ferramenta útil para documentar o processo.

Educação: um exemplo é usar diagramas de fluxo de trabalho para mostrar os passos que um universitário deve tomar para fazer sua matricula.

Comércio eletrônico: um diagrama de fluxo de trabalho mostra o processo percorrido por um cliente, desde a compra ao recebimento do produto final.

Um fluxo de trabalho fornece uma representação visual de todo um processo, ajudando você não somente a compreendê-lo melhor, mas também a identificar potenciais problemas ou gargalos antes de ocorrerem. Eles também são úteis para monitorar as métricas de um processo, melhorá-lo ao eliminar ineficiências ou automatizar um processo manual. Fluxos de trabalho também são úteis para que funcionários compreendam suas funções específicas e como elas se relacionam com outras áreas da empresa, resultando em melhor comunicação e coesão.

Há várias etapas necessárias para criar um diagrama de fluxo de trabalho bem-sucedido.

1. Primeiro, determine o ponto de vista para o qual você está diagramando: para a empresa ou os clientes da empresa? Você quer demonstrar como o processo funciona atualmente – conhecido como o processo “como está”? Ou você quer demonstrar o processo “como será” – a forma da nova implementação?

2. Em seguida, faça um esboço do seu processo de negócio atual. Considere isso como uma visão geral que mostra etapas de alto nível em seu processo de trabalho ou atividades que acontecem repetidamente em sua organização.

3. Depois de criar seu diagrama inicial, você abordará os detalhes. Esta é a fase da coleta de requisitos, em que você recolhe informações das pessoas envolvidas em cada etapa.

Durante esta fase, faça as seguintes perguntas aos seus funcionários:

• Qual é o seu objetivo geral?
• O que sinaliza o início e o fim do processo de negócios?
• Quais atividades estão envolvidas em cada passo, e quem está envolvido nelas?
• O que acontece depois?
• Existem quaisquer desvios neste processo?
• Durante pontos de decisões – de aprovação ou rejeição –, quais as informações que o funcionário precisa ter a fim de tomar uma decisão?

4. Depois de reunir todas as informações de que você precisa, faça uma análise de fluxo de trabalho, sempre lembrando destas três etapas para ajudar a eliminar ineficiências:

• Categorizar: uma maneira de identificar rapidamente os pontos fracos é classificar tarefas de acordo com sua importância: “vital”, “útil”, “bom, mas não necessário” e “necessário eliminar”. Organize as tarefas pela descrição de função para garantir que estejam alinhadas com a função apropriada e o nível de especialização.
• Identificar áreas fracas: procure redundâncias, gargalos, dupla entrada de dados e passos múltiplos que causam atrasos.
• Antecipar: uma análise de fluxo de trabalho é também um bom momento para garantir que a sua empresa esteja alinhada com seus objetivos futuros. Quais são os objetivos da sua empresa para os próximos cinco anos? Quais tarefas são necessárias para atingir essas metas, e elas estão representadas em seu fluxo de trabalho atual?

5. Agora você está pronto para criar! Para facilitar, você pode começar com os templates do Lucidchart, e em seguida adicionar formas e textos para personalizar o fluxo de trabalho. Experimente gratuitamente.

Há uma variedade de maneiras de exibir um fluxo de trabalho. Veja os diagramas de fluxo de trabalho mais comuns:

• Fluxograma ANSI: usando símbolos do Instituto Nacional Americano de Padrões (American National Standards Institute, ANSI), o estilo ANSI foi o primeiro padrão para fluxos de trabalho e oferece uma linguagem comum para descrever os diferentes passos envolvidos.
• Atividade UML: usando a Linguagem de modelagem unificada (UML), o diagrama de atividade UML é usado para representar graficamente a ordem dos passos de um processo, e o fluxo de controle.
• BPMN: a BPMN (notação de modelagem para processos de negócios) usa uma técnica de fluxograma semelhante à UML. Serve como linguagem comum para usuários técnicos e usuários de negócios. A BPMN foca processos de negócios e informações, tais como processos internos, em vez de produtos.
• Raia: um diagrama de raia separa cada unidade dentro da organização, destacando sua interação e proporcionando uma visão de alto nível de possíveis ineficiências.
• SIPOC: esta sigla significa fornecedor-entrada-processo-saída-cliente, exibindo de forma clara quem cria e recebe os dados, traçando o processo de alto nível envolvido.

Os fluxos de trabalho usam formas e símbolos específicos para representar passos e ações ao longo do processo. Símbolos e formas comuns incluem:

​	Oval	Significa os pontos iniciais e finais do processo.
	Retângulo	Denota instruções ou ações.
	Diamante	Indica onde uma decisão deve ser tomada. Em seguida, o fluxo de trabalho segue em dois caminhos distintos depois de uma decisão “sim” ou “não”.
	Círculo	Usado como item conector quando um salto é feito entre uma seção e outra, e separado por setas.
	Flecha	Aponta para o próximo passo.

 

Cada elemento de um fluxo de trabalho destina-se a ilustrar o fluxo entre cada passo. Cada passo inclui um destes três parâmetros:

• Entradas: o trabalho, capital, equipamento ou informações necessários para concluir o passo.
• Transformação: as mudanças que criam as saídas, tais como localização, características físicas, mudança de propriedade ou finalidade.
• Saídas: o resultado da transformação.

Na década de 1980, o trabalho de W. Edwards Deming e Joseph M. Juran – ambos engenheiros e consultores de gestão – originou uma variedade de teorias sobre a melhoria do fluxo de trabalho de processos de negócios que são usadas ainda hoje, incluindo:

1. Six Sigma: usando uma equação matemática com base em teoria estatística, Six Sigma visa eliminar erros em produtos finais, com uma meta de não mais de 3,4 defeitos por milhão na fabricação. Enfatizando a melhoria da qualidade em todos os níveis, Six Sigma envolve observar, analisar e experimentar o processo. Dois métodos populares são DMADV (em inglês) – Definir, Medir, Analisar, Projetar, Verificar) e DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar).

2. Gestão da qualidade total: esta teoria tem como objetivo melhorar a qualidade dos produtos, bem como o ambiente de trabalho, enfatizando uma melhor comunicação e cooperação entre as áreas e os funcionários da empresa.

3. Reengenharia de processos de negócios: usando algoritmos para analisar todos os níveis, a reengenharia de processos de negócios envolve repensar todo o processo comercial de acordo com as mudanças das condições.

4. Sistemas enxutos: esta teoria visa eliminar o excesso de despesas e desperdícios, criando uma organização “enxuta”, a fim de manter-se competitiva diante das mudanças e instabilidade do mercado.

5. Teoria das restrições (Theory of Constraints, TOC): esta teoria tem como objetivo identificar o elo mais fraco (a restrição), e eliminá-lo.