Qué es un diagrama de flujo de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo (también conocido como flujo de trabajo) brinda un panorama gráfico del proceso de negocio. Por medio de símbolos y formas estandarizados, el flujo de trabajo muestra de forma detallada cómo se completa tu trabajo de principio a fin. También muestra quién es responsable del trabajo en qué punto del proceso. Diseñar un flujo de trabajo implica llevar a cabo primero un análisis exhaustivo de dicho flujo, lo cual puede exponer debilidades potenciales. Un análisis del flujo de trabajo puede ayudarte a definir, estandarizar e identificar áreas críticas de tu proceso.

Los flujos de trabajo también son útiles para ayudar a los empleados a entender sus funciones y el orden en el cual se completa el trabajo, y para crear más unidad dentro de departamentos diferentes. Con sus orígenes en la industria manufacturera, los flujos de trabajo ahora se usan en una variedad de industrias, desde el gobierno hasta las finanzas y el comercio, y son más sencillos que nunca de crear.

El término “flujo de trabajo” en ocasiones se confunde con otros términos similares:

Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo es el diagrama en sí que ilustra tu flujo de trabajo. Los diagramas de flujo se usan para representar una variedad de conceptos, incluidos los flujos de trabajo.

Mapas de proceso de negocios: Piensa en el flujo de trabajo como un proceso lineal simple detallado sin ninguna optimización. El flujo de trabajo es solo una parte del mapa de proceso de negocios, el cual emplea un enfoque holístico para coordinar y trazar el mapa de todas las diferentes actividades, datos, sistemas y personas involucrados en un proceso de negocios.

Los orígenes del flujo de trabajo de la actualidad se pueden remontar a finales de la década de 1880 y la primera ocasión en que se presentó el término “flujo de trabajo” fue en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921. A los denominados padres fundadores de los flujos de trabajo, Frederick Winslow Taylor, un proponente líder de lo que se conoce como administración científica, y el ingeniero mecánico y consultor empresarial Henry Gantt, se les atribuye estar entre los primeros en estudiar la organización racional de la mano de obra, particularmente en la industria manufacturera. A medida que el lugar de trabajo se volvió tecnológicamente más sofisticado, con la llegada de la copiadora y la máquina de escribir, también se expandió la capacidad de explorar más a fondo y de diseminar el conocimiento del sistema de flujos de trabajo.​

Dos principales eventos contribuyeron a la necesidad de la organización racional del trabajo: el creciente campo de la teoría de la optimización, así como la Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo. La década de 1980 también fue una época floreciente para los flujos de trabajo, ya que se volvió popular la idea de la administración de la calidad total y las compañías pretendían volverse competitivas a nivel mundial. Los flujos de trabajo ayudaron en los esfuerzos de administración de calidad total, al igual que Sigma Six, un movimiento que sirvió para identificar y eliminar los defectos en el proceso de manufactura y de negocios.

Aunque los diagramas de flujo de trabajo se originaron en la industria manufacturera, hay una variedad de industrias distintas que se pueden beneficiar con un flujo de trabajo. He aquí algunos ejemplos:

Médica: Un hospital puede emplear un diagrama de flujo de trabajo para representar los pasos requeridos en una visita a la sala de emergencias.

Militar: Los diagramas de flujo de trabajo pueden mostrar los pasos requeridos durante una operación de despliegue.

Financiera: Desde el procesamiento de pagos hasta la cobranza y los pedidos, los diagramas de flujo de trabajo pueden ser una herramienta útil para documentar tu proceso.

Educación: Un ejemplo es emplear diagramas de flujo de trabajo para mostrar los pasos que un estudiante universitario lleva a cabo para inscribirse.

Comercio electrónico: Un diagrama de flujo de trabajo puede mostrar el proceso por el que pasa un cliente, desde la colocación del pedido hasta la recepción del producto final.

Un flujo de trabajo brinda una representación visual de todo un proceso, lo cual te ayuda no solo a entenderlo más a fondo sino también a identificar problemas potenciales o cuellos de botella antes de que ocurran. También son útiles si estás tratando de rastrear indicadores para un proceso, mejorar un proceso eliminando ineficiencias o automatizar un proceso manual. Los flujos de trabajo también son útiles para que los empleados comprendan sus funciones particulares y cómo se relacionan con otros departamentos, lo cual puede llevar a una mejor comunicación y más cohesión.

Hay varios pasos que se requieren para crear un diagrama de flujo de trabajo exitoso.

1. En primer lugar, determina para qué punto de vista estás creando el diagrama: ya sea el negocio o sus clientes. Además, ¿estás mostrando cómo funciona el proceso actualmente, es decir, el proceso "tal cual"? O bien, ¿estás mostrando el proceso "futuro", es decir, cómo deseas que sea la nueva implementación?

2. Luego, querrás diseñar un bosquejo de tu proceso de negocios actual. Considera esto como un panorama general que muestra los pasos de nivel superior en tu proceso, es decir, el trabajo o las actividades que ocurren de forma repetida en tu organización.

3. Después de haber creado tu diagrama inicial, estarás listo para profundizar en los detalles. Se trata de la etapa de recolección de requisitos, en la que obtendrás información de las personas implicadas en cada paso.

Durante esta etapa, pregunta a tus empleados lo siguiente:

• ¿Cuál es tu objetivo general?
• ¿Qué indica el inicio y el fin del proceso de negocios?
• ¿Qué actividades están implicadas en cada paso y quién participa en ellas?
• ¿Qué sucede después?
• ¿Hay alguna desviación de este proceso?
• Durante los puntos de decisión, ya sea para aprobación o negación, ¿qué información necesita saber el trabajador para tomar una decisión?

4. Una vez que tengas toda la información que necesitas, lleva a cabo un análisis del flujo de trabajo, teniendo en mente estos tres pasos para contribuir a eliminar ineficiencias.

• Categoriza: Una forma de resaltar rápidamente las áreas débiles es clasificar las tareas en base a su importancia: “vital”, “útil”, “buena pero no necesaria” y “se debe eliminar”. Divide las tareas por descripción de trabajo para asegurar que estas concuerden con el título de trabajo apropiado y el nivel de experiencia.
• Identifica las áreas débiles: Busca redundancias, cuellos de botella, ingreso de datos duplicados y pasos múltiples que causen demoras.
• Anticipa: El análisis de un flujo de trabajo es también un buen momento para asegurarte de que tu empresa esté alineada con sus metas futuras. ¿Cuáles son las metas de tu empresa para los próximos cinco años? ¿Qué tareas se requieren para alcanzar dichas metas? ¿Están representadas en tu flujo de trabajo actual?

5. ¡Ya estás listo para diseñar! Para que sea sencillo, puedes empezar con las plantillas de Lucidchart, luego agrega figuras y texto para personalizar el flujo de trabajo. Pruébalo gratis.

Hay una variedad de formas de mostrar un flujo de trabajo. He aquí los diagramas de flujo de trabajo más populares:

• Diagrama de flujo ANSI: Con el uso de símbolos del Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI, por sus siglas en inglés), el estilo ANSI fue el primer estándar para los flujos de trabajo y proporciona un lenguaje común para describir los diferentes pasos implicados.
• Diagrama de actividades UML: Con el uso del Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en inglés), el diagrama de actividades UML se emplea para representar gráficamente el orden de los pasos en un proceso y el flujo de control.
• Diagrama BPMN: Con el significado de Notación de Modelado de Procesos de Negocios, el diagrama BPMN (por sus siglas en inglés) usa una técnica de diagrama de flujo similar a la del diagrama UML. Sirve como lenguaje común tanto para usuarios técnicos como para usuarios de negocios. Se enfoca en el proceso y la información de negocios (por ejemplo, procesos internos), en lugar de en los resultados.
• Diagrama de carriles: Un diagrama de carriles separa a cada unidad dentro de la organización, resaltando su interacción y brindando una vista de nivel superior de las posibles ineficiencias.
• Diagrama SIPOC: Por sus siglas en inglés, este acrónimo significa Proveedor-Entrada-Proceso-Salida-Cliente, lo cual muestra claramente quién crea y recibe los datos y describe el proceso de alto nivel implicado.

Los flujos de trabajo usan figuras y símbolos específicos para representar los pasos y las acciones en todo el proceso. Los símbolos y las figuras comunes incluyen:

​	Óvalo	Significa los puntos inicial y final del proceso.
	Rectángulo	Denota instrucciones o acciones.
	diamante	Indica dónde se debe tomar una decisión, después de la cual el flujo de trabajo continúa en dos rutas independientes tras una decisión de "sí" o "no".
	Círculo	Se usa como elemento conector cuando se hace un salto de una sección a otra, separadas por flechas.
	Flecha	Apunta hacia el siguiente paso.

 

Cada elemento de un flujo de trabajo está diseñado para ilustrar el flujo entre cada paso. Cada paso incluye uno de tres parámetros:

• Entrada: la mano de obra, el capital, el equipo o la información necesarios para completar el paso.
• Transformación: los cambios que crean el resultado, tales como ubicación, características físicas, cambio de propiedad o propósito.
• Salida: el resultado de la transformación.

En la década de 1980, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran, ambos ingenieros y consultores empresariales, dio origen a una variedad de teorías sobre el mejoramiento del flujo de trabajo de los procesos de negocios, que aún se usan en la actualidad y entre las cuales se incluyen:

1. Six Sigma: Con el uso de una ecuación matemática basada en la teoría estadística, Six Sigma pretende eliminar errores en los productos finales, procurando obtener no más de 3,4 defectos por millón en la manufactura. Con énfasis en el mejoramiento de la calidad en todos los niveles, Six Sigma implica la observación, el análisis y la experimentación con el proceso. Dos métodos populares son DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar) y DMAMC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar).

2. Administración de la calidad total: Esta teoría pretende mejorar la calidad de los productos al igual que el entorno de trabajo, haciendo hincapié en una mejor comunicación y cooperación entre departamentos y empleados.

3. Reingeniería de Procesos de Negocios: Con el uso de algoritmos para analizar cada nivel, la Reingeniería de Procesos de Negocios implica replantear todo el proceso de negocios según las condiciones cambiantes.

4. Sistemas esbeltos "lean": Esta teoría se centra en la eliminación de gastos y desperdicios excesivos, creando una organización “esbelta” con el fin de mantenerse competitiva ante los cambios y la inestabilidad del mercado.

5. Teoría de Restricciones (TOC, por sus siglas en inglés): Esta teoría pretende identificar y eliminar el eslabón más débil: la restricción.