Was ist ein Workflow?

Ein Workflow-Diagramm (auch als Workflow bezeichnet) liefert eine grafische Übersicht eines Geschäftsprozesses. Mithilfe genormter Symbole und Formen zeigt der Workflow Schritt für Schritt, wie die Arbeit von Anfang bis Ende ausgeführt wird. Außerdem zeigt er, wer in welcher Prozessphase für welche Aufgaben verantwortlich ist. Für die Entwicklung eines Workflows muss zuerst eine gründliche Workflow-Analyse durchgeführt werden, die potenzielle Schwachstellen aufdecken kann. Eine Workflow-Analyse kann Ihnen dabei helfen, kritische Prozessbereiche zu bestimmen, zu definieren und zu vereinheitlichen.

Workflows eignen sich auch dazu, Mitarbeitern ihre Rollen und die Reihenfolge der Arbeitsausführung zu erklären, sowie Einigkeit unter den Abteilungen zu schaffen. Workflows kommen ursprünglich aus der Fertigung, werden inzwischen aber in verschiedenen Branchen und Bereichen verwendet – von Regierungsbehörden über das Finanzwesen bis zum Handel. Ihre Erstellung ist dabei einfacher als je zuvor.

Der Begriff „Workflow“ wird manchmal mit anderen, ähnlichen Begriffen verwechselt:

Flussdiagramm: Ein Flussdiagramm ist das tatsächliche Diagramm, das Ihren Workflow darstellt. Flussdiagramme werden genutzt, um unterschiedliche Konzepte darzustellen, darunter auch Workflows.

Geschäftsprozessmodell: Stellen Sie sich den Workflow als einfachen, linearen Schritt-für-Schritt-Prozess ohne Optimierung vor. Der Workflow ist nur ein Teil eines Geschäftsprozessmodells, das alle verschiedenen, an einem Geschäftsprozess beteiligten Aktivitäten, Daten, Systeme und Personen ganzheitlich koordiniert und modelliert.

Die Ursprünge des modernen Workflows lassen sich bis in die 1880er Jahre zurückverfolgen. Die erste Nennung des Begriffs „Workflow“ ist in einem Bahntechnik-Journal aus dem Jahr 1921 zu finden. Den sogenannten Gründervätern des Workflows, Frederick Winslow Taylor (einem führender Vertreter des „Scientific Management“) und dem Maschinenbauer und Management-Berater Henry Gantt, wird zugeschrieben, unter den Ersten gewesen zu sein, die sich mit einer rationalen Arbeitsorganisation auseinandersetzten, insbesondere in dem Bereich der Fertigung. Mit dem Aufkommen von Kopierer und Schreibmaschine wurde der Arbeitsplatz technologisch immer fortschrittlicher und es gab auch mehr Möglichkeiten, das Workflow-System zu studieren und das Wissen darüber zu verbreiten. 

Zwei Hauptereignisse trugen zum Bedarf nach einer rationalen Arbeitsorganisation bei: das wachsende Feld der Optimierungstheorie sowie der 2. Weltkrieg und das Apollo-Programm. Die 1980er waren die Blütezeit der Workflows, als die Idee des allumfassenden Qualitätsmanagements an Beliebtheit gewann und Unternehmen weltweit wettbewerbsfähig werden wollten. Workflows halfen bei den Bemühungen zum umfassenden Qualitätsmanagement sowie bei Six Sigma – einer Bewegung, mit deren Hilfe Mängel bei Fertigungs- und Geschäftsprozessen bestimmt und beseitigt werden.

Obwohl Workflow-Diagramme aus der Fertigung stammen, können auch viele andere Branchen von Workflows profitieren. Hier sind einige Beispiele:

Gesundheitswesen: Ein Krankenhaus kann ein Workflow-Diagramm verwenden, um die Schritte bei einem Besuch in der Notaufnahme darzustellen.

Militär: Workflow-Diagramme können die Schritte während eines Einsatzes aufzeigen.

Finanzwesen: Workflow-Diagramme sind ein nützliches Werkzeug zur Prozessdokumentation – von der Zahlungsverarbeitung über Inkasso bis hin zur Bestellungsabwicklung.

Bildungswesen: Ein Beispiel ist die Verwendung von Workflow-Diagrammen zur Darstellung der Schritte, die ein Student zum Einschreiben an einer Universität unternimmt.

E-Commerce: Ein Workflow-Diagramm kann den Prozess darstellen, den ein Kunde von der Bestellung bis zur Lieferung des Produkts durchläuft.

Ein Workflow liefert eine visuelle Darstellung eines gesamten Prozesses. So können Sie ihn nicht nur besser verstehen, sondern auch potenzielle Probleme oder Engpässe genau bestimmen, bevor sie passieren. Außerdem sind sie nützlich bei der Verfolgung von Metriken für einen Prozess, bei der Verbesserung eines Prozesses durch Ineffizienzbeseitigung oder bei der Automatisierung eines manuellen Prozesses. Workflows eignen sich auch, um Mitarbeitern ihre speziellen Rollen und deren Bezug zu anderen Abteilungen zu erklären, was zu einer besseren Kommunikation und mehr Einigkeit führen kann.

In diesem Blog Beitrag gehen wir tiefer in die Materie ein und verdeutlichen Workflow Vorteile und nennen mehrere Beispiele.  

Zur Erstellung eines erfolgreichen Workflow-Diagramms sind mehrere Schritte erforderlich.

1. Überlegen Sie sich zunächst, aus welcher Sichtweise Sie den Workflow erstellen: aus der des Unternehmens oder der des Kunden? Außerdem müssen Sie entscheiden, ob Sie zeigen, wie der Prozess aktuell funktioniert (als Ist-Zustand bekannt) oder wie er sein soll (Soll-Zustand).

2. Als Nächstes sollten Sie Ihren aktuellen Geschäftsprozess grob skizzieren. Stellen Sie sich das als allgemeine Übersicht vor, die grob die Prozessschritte zeigt – Arbeiten oder Aktivitäten, die in Ihrem Unternehmen häufig vorkommen.

3. Nachdem Sie Ihr Grobdiagramm erstellt haben, können Sie sich an die Details machen. In dieser Phase erfassen Sie die Anforderungen, das heißt, Sie sammeln Informationen von den Personen, die an den jeweiligen Schritten beteiligt sind.

In dieser Phase fragen Sie Ihre Mitarbeiter Folgendes:

• Welches übergeordnete Ziel haben Sie?
• Was signalisiert den Anfang und das Ende des Geschäftsprozesses?
• Welche Aktivitäten sind in den jeweiligen Schritt eingebunden und wer ist daran beteiligt?
• Was passiert als Nächstes?
• Gibt es Abweichungen von diesem Prozess?
• Welche Informationen braucht ein Mitarbeiter an Entscheidungspunkten – Genehmigung oder Ablehnung –, um eine Entscheidung zu treffen?

4. Nachdem Sie alle benötigten Informationen haben, sollten Sie eine Workflow-Analyse vornehmen, bei der Sie folgende drei Schritte berücksichtigen, um Ineffizienzen zu beseitigen:

• Kategorisieren: Eine Möglichkeit zur schnellen Bestimmung von Schwachstellen ist die Einteilung von Aufgaben nach Bedeutung: „essenziell“, „nützlich“, „schön, aber nicht notwendig“ und „beseitigen“. Teilen Sie Aufgaben nach Job-Beschreibung ein, um sicherzustellen, dass diese Aufgaben nach Job-Titel und Erfahrung koordiniert sind.
• Schwachstellen bestimmen: Suchen Sie nach Redundanzen, Engpässen, doppelten Dateneingaben und mehreren Schritten, die für Verzögerungen sorgen.
• Denken Sie voraus: Eine Workflow-Analyse ist auch ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf seine Ziele ausgerichtet ist. Welche Ziele hat Ihr Unternehmen für die nächsten fünf Jahre? Welche Aufgaben sind erforderlich, um diese Ziele zu erreichen? Sind diese in Ihrem aktuellen Workflow dargestellt?

5. Jetzt können Sie mit Ihrem Entwurf beginnen? Einen leichten Start haben Sie mit den Vorlagen von Lucidchart, zu denen Sie Formen und Text hinzufügen können, um den Workflow anzupassen. Probieren Sie es kostenlos aus.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung eines Workflows. Hier sind die beliebtesten Workflow-Diagramme:

• ANSI-Flussdiagramm: Der ANSI-Stil verwendet Symbole des American National Standards Institute und war der erste Standard für Workflows. So ist eine gemeinsame Sprache zur Beschreibung der verschiedenen integrierten Schritte gegeben.
• UML-Aktivitätsdiagramm: Mithilfe der Unified Modeling Language wird das UML-Aktivitätsdiagramm verwendet, um die Reihenfolge der Schritte in einem Prozess und den Kontrollfluss grafisch darzustellen.
• BPMN: Steht für Business Process Modeling Notation und bedient sich einer ähnlichen Flussdiagramm-Technik wie UML. Sie dient als gemeinsame Sprache für technische und Unternehmensanwender. Sie konzentriert sich statt auf den Output eher auf Geschäftsprozesse und Informationen, z. B. interne Prozesse.
• Swimlane-Diagramm: Ein Swimlane-Diagramm  stellt jeden Bereich des Unternehmens gesondert dar und hebt die jeweiligen Interaktionen mit anderen Bereichen hervor, um eine effektive Darstellung möglicher Ineffizienzen zu liefern.
• SIPOC: Diese Abkürzung steht für Supplier-Input-Process-Output-Customer (Lieferant-Einsatzfaktoren-Prozess-Ergebnisse-Kunde) und zeigt klar auf, wer Daten erstellt und erhält. Außerdem wird der entsprechende übergeordnete Prozess dargestellt.

Workflows bedienen sich bestimmter Formen und Symbole, um Schritte und Aktionen im Prozess darzustellen. Übliche Symbole und Formen sind:

​	Oval	Zeigt die Anfangs- und Endpunkte des Prozesses an.
	Rechteck	Gibt Anweisungen oder Aktionen an.
	Diamant	Zeigt an, wo eine Entscheidung getroffen werden muss, wonach der Workflow in zwei getrennten Pfaden fortgesetzt wird (entsprechend einer Ja/Nein-Entscheidung).
	Kreis	Wird als Verbindungselement genutzt, wenn ein Sprung von einem Abschnitt zum nächsten erfolgt (durch Pfeile getrennt).
	Pfeil	Weist auf den nächsten Schritt.

 

Jedes Workflow-Element stellt den Strom zwischen den Schritten dar. Jeder Schritt enthält einen dieser drei Parameter:

• Eingabe: die Arbeit, das Kapital, die Ausrüstung oder die Informationen, die zum Abschluss des Schrittes erforderlich sind.
• Umwandlung: die Änderungen, die für die Ausgabe sorgen, z. B. Standort, physische Eigenschaften, Eigentümsübergang oder Zweckänderung.
• Ausgabe: das Ergebnis der Umwandlung.

In den 1980er Jahren entstand durch die Arbeiten von W. Edwards Deming und Joseph M. Juran – beides Ingenieure und Management-Berater – eine Vielzahl von Theorien zur Verbesserung von Geschäftsprozessabläufen, die heute immer noch verwendet werden, darunter:

1. Six Sigma: Anhand einer mathematischen Gleichung, die auf Statistik beruht, zielt Six Sigma darauf ab, Fehler bei Endprodukten zu beseitigen – sie zielt auf maximal auf 3,4 Defekte pro Million in der Fertigung ab. Durch die Konzentration auf die Qualitätsoptimierung auf jeder Ebene umfasst Six Sigma das Beobachten, Analysieren und Experimentieren mit dem Prozess. Zwei beliebte Methoden sind DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify; deutsch: Definieren, Messen, Analysieren, Designen, Prüfen) und DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control; deutsch: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Kontrollieren).

2. Total-Quality-Management (TQM) bzw. umfassendes Qualitätsmanagement: Diese Theorie zielt auf die Verbesserung der Produktqualität und der Arbeitsumgebung ab und konzentriert sich auf bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern.

3. Business Process Reengineering bzw. Geschäftsprozessneugestaltung: Mithilfe von Algorithmen zur Analyse jeder Ebene geht es bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen darum, den gesamten Prozess im Angesicht veränderter Bedingungen umzudenken.

4. Lean Systems: Im Mittelpunkt dieser Theorie steht die Beseitigung überschüssigen Aufwands und unnötiger Verschwendung, sodass ein „schlankes“ Unternehmen entsteht, dass auch bei Marktveränderungen und Instabilität konkurrenzfähig bleibt.

5. Theorie of Constrains (TOC) bzw. Engpasstheorie: Diese Theorie zielt auf die Bestimmung des schwächsten Kettenglieds – des Engpasses – und dessen Beseitigung ab.