Tutorial sui diagrammi di flusso di lavoro

Un diagramma del flusso di lavoro (noto anche come flusso di lavoro) fornisce una panoramica grafica del processo aziendale. Usando simboli e forme standardizzati, il flusso di lavoro mostra passo dopo passo il processo di completamente del tuo lavoro dall'inizio alla fine. Mostra anche chi è responsabile del lavoro in ciascuna fase del processo. La progettazione di un flusso di lavoro implica, prima di tutto, un'analisi approfondita del flusso di lavoro, che può esporre potenziali punti deboli. Un'analisi del flusso di lavoro può aiutarti a definire, standardizzare e identificare le aree critiche del tuo processo.

I flussi di lavoro sono anche utili per aiutare i dipendenti a comprendere i loro ruoli e l'ordine in cui il lavoro viene completato e per creare maggiore coesione tra i vari dipartimenti. Originari del settore manifatturiero, i flussi di lavoro sono ora utilizzati da una varietà di settori: dal governo alla finanza e al commercio, e sono molto facili da creare.

Esistono vari modi per visualizzare un flusso di lavoro. Ecco i diagrammi del flusso di lavoro più popolari:

• Diagramma di flusso ANSI: usando i simboli dell'American National Standards Institute, lo stile ANSI è stato il primo standard per i flussi di lavoro e fornisce un linguaggio comune per descrivere i diversi passaggi coinvolti.
• Attività UML: utilizzando il linguaggio Unified Modeling Language, il diagramma di attività UML viene utilizzato per rappresentare graficamente l'ordine delle fasi in un processo e il flusso del controllo.
• BPMN: acronimo di Business Process Modeling Notation, il BPMN utilizza una tecnica del diagramma di flusso simile all'UML. Serve come linguaggio comune sia per gli utenti tecnici che per quelli aziendali. Si concentra sui processi aziendali e sulle informazioni, come i processi interni, anziché sull'output.
• Swimlane: un diagramma swimlane separa ciascuna unità all'interno dell'organizzazione, evidenziandone l'interazione e fornendo una visione di alto livello delle possibili inefficienze.
• SIPOC: acronimo di Supplier-Input-Process-Output-Customer, mostra chiaramente chi crea e riceve i dati e delinea il processo di alto livello coinvolto.

Ogni elemento di un flusso di lavoro è progettato per illustrare il flusso tra ogni passaggio. Ciascun passaggio include uno dei tre parametri:

• Input: la manodopera, il capitale, le attrezzature o le informazioni necessari per completare il passaggio.
• Trasformazione: i cambiamenti che creano l'output, come la posizione, le caratteristiche fisiche, il cambiamento di proprietà o scopo.
• Output: il risultato della trasformazione.

I flussi di lavoro utilizzano forme e simboli specifici per rappresentare passaggi e azioni nel corso del processo. Simboli e forme comuni includono:

​	Ovale	Indica i punti di inizio e fine del processo.
	Rettangolo	Indica istruzioni o azioni.
	Diamante	Indica dove deve essere presa una decisione, dopo la quale il flusso di lavoro procede in due percorsi separati, a seconda che la decisione sia "sì" o "no".
	Cerchio	Utilizzato come elemento di collegamento quando si effettua un salto da una sezione all'altra, separato da frecce.
	Freccia	Indica il passaggio successivo.

 

Per creare un diagramma di flusso di lavoro corretto, sono necessari diversi passaggi.

1. In primo luogo, determina per quale punto di vista stai creando un diagramma: l'azienda o i suoi clienti. Inoltre, stai mostrando come funziona attualmente il processo, noto come processo "as is" (processo reale)? Oppure stai mostrando il processo a tendere, noto come "to be": cioè come vuoi che appaia la nuova implementazione?

2. Successivamente, vorrai progettare uno schizzo approssimativo del tuo attuale processo aziendale. Consideralo come una panoramica generale che mostra passaggi di alto livello nel tuo processo: lavori o attività che si verificano ripetutamente nella tua organizzazione.

3. Dopo aver creato il diagramma iniziale, puoi passare ai dettagli. Questa è la fase di raccolta dei requisiti, in cui otterrai informazioni dalle persone coinvolte in ogni passaggio.

Durante questa fase, chiedi ai tuoi dipendenti quanto segue:

• Qual è il vostro obiettivo generale?
• Cosa segnala l'inizio e la fine del processo aziendale?
• Quali attività implica ogni passaggio e chi è coinvolto in esse?
• Cosa succede dopo?
• Ci sono deviazioni da questo processo?
• Durante i punti di decisione, per l'approvazione o il rifiuto, quali informazioni deve conoscere il lavoratore per prendere una decisione?

4. Dopo aver ottenuto tutte le informazioni necessarie, esegui un'analisi del flusso di lavoro, tenendo presente questi tre passaggi che ti aiutano a eliminare le inefficienze:

• Classificazione: un modo per individuare rapidamente le aree deboli è classificare le attività in base all'importanza: "vitale", "utile", "buono ma non necessario" e "da eliminare". Dividi le attività in base alla descrizione del lavoro per garantire che queste siano in linea con il titolo e il livello di competenza appropriati.
• Individua le aree deboli: cerca ridondanze, strozzature, doppie immissioni di dati e passaggi multipli che causano ritardi.
• Pensa al futuro: un'analisi del flusso di lavoro è anche un buon momento per assicurarsi che la tua azienda sia in linea con gli obiettivi futuri. Quali sono gli obiettivi della tua azienda per i prossimi cinque anni? Quali attività sono necessarie per raggiungere tali obiettivi? Queste attività sono rappresentate nel flusso di lavoro attuale?

5. Ora puoi iniziare a progettare! Per cominciare in modo semplice puoi iniziare con un'iscrizione gratuita a Lucidchart e provare i nostri modelli, quindi aggiungere forme e testo per personalizzare il flusso di lavoro.

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