Che cos'è un diagramma swimlane e quali sono i passaggi per crearne uno

Un diagramma swimlane è un tipo di diagramma di flusso che delinea chi fa cosa in un processo.  Utilizzando la metafora delle corsie in una piscina, un diagramma swimlane (che in inglese significa appunto corsia) fornisce chiarezza e responsabilità inserendo le fasi del processo all'interno delle "swimlane" orizzontali o verticali di un particolare dipendente, gruppo di lavoro o dipartimento. Mostra connessioni, comunicazioni e passaggi tra queste corsie e può servire a evidenziare sprechi, ridondanze e inefficienze all'interno di un processo.

Questo tipo di diagramma è anche noto come diagramma di Rummler-Brache o diagramma interfunzionale (le swimlane sono talvolta chiamate fasce funzionali). Le swimlane rappresentano un elemento prezioso per il Business Process Model e Notation (BPMN e BPMN 2.0), la sua controparte di progettazione software, Unified Modeling Language (UML) e gli schemi di processo (PFD). I simboli standard utilizzati in tutti questi tipi di diagrammi, combinati con le swimlane, possono fornire una rappresentazione visiva delle responsabilità all'interno di un processo facile da leggere.

Nelle organizzazioni di oggi, costituite da più gruppi di lavoro o dipartimenti, questo diagramma può essere d'aiuto in vari modi:

• Può aiutare a garantire che la mano destra sappia cosa sta facendo la sinistra all'interno di un'organizzazione. I diagrammi swimlane e le swimlane utilizzate in altri tipi di diagrammi evidenziano quali fasi del processo o sottoprocessi sono assegnati a un particolare attore nell'organizzazione.
• Illustrando ciò in un diagramma, è possibile evidenziare ridondanze tra corsie diverse e identificare strozzature, sprechi e altre inefficienze. Talvolta, ciò può portare alla luce passaggi duplicati o non necessari in un processo, come dipartimenti diversi che svolgono la stessa attività. Può anche evidenziare i ritardi nel processo o i limiti di capacità all'interno di una particolare corsia, in modo tale che possano essere affrontati e risolti. Ciò può aumentare le prestazioni, la qualità e ridurre il lavoro e i costi non necessari.
• È possibile utilizzare un secondo diagramma swimlane per modellare un modo migliore per strutturare il processo o per tenere conto di circostanze mutevoli, come i cambiamenti del personale o i cambiamenti tecnologici.
• Come avviene per altri diagrammi, i diagrammi swimlane possono comunicare in termini più chiari di quanto non farebbe una descrizione narrativa.
• I diagrammi swimlane possono essere formalizzati come un modo per integrare i processi tra team o dipartimenti, dando luogo a processi più puliti su base continuativa.

Utilizzando simboli standard di qualunque tipo di schema di processo venga prodotto, le swimlane introducono linee parallele verticali o orizzontali che raggruppano le fasi del processo in base all'attore, come dipendente, dipartimento del gruppo di lavoro o persino un sistema informativo. Ogni corsia è etichettata in base all'attore. A volte, ma non sempre, le corsie orizzontali sono più pratiche, dato che gli schermi dei computer desktop sono più larghi che alti. Le fasi del processo sono spiegate all'interno delle rispettive corsie e vengono mostrate anche le interconnessioni dei passaggi tra le corsie. In questo modo, vengono visualizzate le interazioni tra i diversi attori che interagiscono, per mantenere un processo operativo in modo efficiente.

1. Stabilisci il tuo obiettivo

   e quale processo o processi dovrebbero essere studiati per raggiungere tale obiettivo. Pensa a quale livello di dettaglio è necessario per raggiungere una comprensione sufficiente per essere efficace.

2. Suddividi il lavoro

   in parti gestibili, ma assicurati di studiare un processo completo in modo da poterlo vedere effettivamente e potenzialmente migliorarlo. Identifica chiaramente i confini del processo da studiare.

3. Identifica le swimlane

   , che possono essere dipendenti, gruppi di lavoro o dipartimenti.

4. Per un processo esistente, ricercare i passaggi del processo

   , sia il "chi" che il "cosa", in modo che possano essere suddivisi nelle rispettive swimlane. Descrivi le interconnessioni, le comunicazioni e i passaggi tra le corsie. Documenta il processo così com'è, ma potrebbe essere necessario individuare lacune, ridondanze o duplicazioni, strozzature e altre inefficienze al suo interno. Tieni presente che, a volte, una ridondanza è appositamente incorporata in un processo per motivi di sicurezza o qualità. Puoi prendere appunti e creare un diagramma disegnato a mano o note post-it, che in seguito avrai modo di affinare con il software per la creazione di diagrammi.

5. Per un nuovo processo in fase di modellazione

   , specifica le fasi del processo che aumenterebbero l'efficienza e la qualità e/o ridurrebbero i ritardi e i costi.

6. Elenca i partecipanti

   in basso a sinistra per creare swimlane orizzontali, disegnando a mano o utilizzando il software per diagrammi. Se in seguito scopri che sarebbe pratico avere delle swimlane verticali, puoi rifarle (o ruotarle) attraverso la parte superiore.

7. Utilizza simboli standard per rappresentare i passaggi del processo

   in ordine sequenziale nelle rispettive swimlane.

8. Conferma il diagramma

   insieme ai partecipanti al processo e apporta le modifiche necessarie.

9. Adesso il diagramma può essere utilizzato

   per comunicare un processo standardizzato a fini di qualità e formazione, per chiarire responsabilità e competenze e per rivelare inefficienze e lacune.

10. È possibile tracciare un nuovo diagramma

    per modellare un nuovo processo e mostrare nuove responsabilità, consentendo agli analisti e ai partecipanti di studiarne i pro e i contro e perfezionarlo ulteriormente.

 

Lucidchart è un potente spazio di lavoro visivo che ti consente di creare rapidamente diagrammi complessi e belli, indipendentemente da quale sia la tua esperienza precedente. I seguenti passaggi ti forniranno le informazioni di base necessarie per creare da zero il tuo primo diagramma swimlane con Lucidchart.

Prima di poter iniziare a creare diagrammi, devi registrarti per un account Lucidchart gratuito. La registrazione richiederà solo un minuto: inserisci il tuo nome e indirizzo e-mail e scegli una password.

1. Abilita le librerie di forme

Una volta effettuato l'accesso al tuo account Lucidchart, dovresti vedere la pagina "I miei documenti". Fai clic su "+ Documento" per creare un nuovo diagramma, quindi fai clic su "Forme" (situato nell'angolo in alto a sinistra). Scorri fino a trovare "Forme di diagrammi di flusso" e fai clic sulla freccia accanto. Assicurati che entrambe le sottocategorie, "Diagrammi di flusso" e "Contenitori", siano selezionate. 

2. Aggiungi swimlane

Una volta abilitate le librerie di forme, aggiungi le swimlane al tuo documento. Le forme delle swimlane si trovano nella categoria dei contenitori: fai clic e trascinane una sull'area di disegno. Puoi regolare il numero di swimlane usando il menu delle opzioni avanzate. È sufficiente fare clic sulla forma originale e questo menu verrà visualizzato sopra l'area di disegno (come mostrato nell'immagine seguente).

3. Aggiungi forme di diagrammi di flusso

Fai clic e trascina le forme desiderate dalla libreria delle forme e rilasciale in una posizione qualsiasi nell'area di disegno. Collegale passando sopra la forma e trascinandola fuori tramite i punti rossi che compaiono sul perimetro di essa.

4. Formatta le forme

Con il nostro strumento intuitivo per i temi, formattare le forme su Lucidchart è incredibilmente facile. È sufficiente aprire il menu dei temi sul lato destro della finestra e scegliere uno dei nostri temi precaricati. Per creare un tema personalizzato, disegna qualsiasi forma e quindi impostala come predefinita. Quindi, applica il tuo tema personalizzato a tutte le forme facendo clic su "Applica tutto" nella parte superiore del menu dei temi.

 

Risparmia tempo con i modelli

Invece di creare da zero il tuo diagramma swimlane, puoi anche scegliere tra i diversi modelli di Lucidchart. Per accedere alla libreria di modelli di Lucidchart, fai clic sulla freccia accanto a "+Documento". Utilizza la barra di ricerca nell'angolo in alto a sinistra per trovare un modello che soddisfi le tue esigenze. Fai clic sulle immagini in miniatura per leggere ulteriori informazioni su quel modello, quindi fai clic su "Crea documento" per usarlo. Facendo doppio clic su una delle miniature verrà creato anche un nuovo documento da quel modello. 

Tutti i nostri modelli sono completamente personalizzabili: puoi aggiungere e formattare le forme seguendo gli stessi passaggi descritti sopra!

Diagramma swimlane di base

Utilizza questo modello base di swimlane come punto di partenza per documentare il processo.

 

Modello di swimlane del piano eventi

Questo esempio di un piano di campagna/evento visualizza diversi canali di distribuzione e parti di contenuto che potrebbero supportare un evento o una pubblicazione di grandi dimensioni. Nel nostro esempio, la sequenza temporale in alto evidenzia le principali date e gli obiettivi settimanali della campagna. Questo ci ha permesso di allineare e organizzare il resto del piano. Le swimlane chiariscono quale canale distribuirà cosa e quando.

Modello di swimlane SDLC funzionale

Utilizzare questo flusso di processo funzionale SDLC per: visualizzare il processo così da aiutare il tuo team a creare e rilasciare funzionalità più rapidamente. Identificare rapidamente chi è il responsabile del completamento di ogni passaggio del processo. Identificare il tipo di lavoro completato ogni trimestre e confrontarlo con i trimestri precedenti.