Organigramme : définition, rôle et utilité

Un organigramme présente la structure interne d'une organisation ou d'une entreprise. Les employés et fonctions sont représentés par des rectangles ou d'autres types de formes, parfois complétés de photos, de coordonnées, de liens, d'icônes ou d'illustrations. Des lignes droites ou coudées relient les niveaux entre eux.  Notre logiciel d'organigramme en ligne vous permet ainsi d'illustrer clairement la hiérarchie et le positionnement des personnes, postes et services qui composent l'organisation.

Quel est le meilleur format pour un organigramme ? En fonction de vos besoins et du type de votre organisation, il peut être préférable de choisir un type de format d'organigramme non classique. Il existe trois grandes catégories d'organigramme : hiérarchique, matriciel et plat.

• Organigramme hiérarchique : c'est le type le plus commun et il a pour synonyme le schéma hiérarchique. Une hiérarchie, c'est une forme de pyramide dans laquelle un groupe ou une personne est au sommet, tandis que ceux qui ont moins de pouvoir se trouvent en dessous. Pensez à une monarchie avec un roi ou une reine au sommet, ou à une entreprise avec le directeur général au sommet. Dans une hiérarchie, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs et leurs subordonnés.

• Organigramme matriciel : on l'utilise généralement seulement dans le cas où les personnes dépendent de plusieurs responsables. Prenons l'exemple d'une entreprise dotée d'une équipe de graphistes qui répondent tous au chef graphiste. Les graphistes travaillent aussi sur d'autres projets qui sont menés par leur propre chef de projet. Dans ce cas, les graphistes ont deux responsables.

• Organigramme plat : ce type d'organigramme, parfois appelé organigramme horizontal, n'a pas ou peu de niveaux de management intermédiaire et consiste généralement en deux niveaux : la direction et les travailleurs. Dans de telles entreprises, les salariés ont plus de responsabilités et sont plus directement impliqués dans la prise de décisions.

Les relations dans les schémas sont parfois appelées relations hiérarchiques (ou chaîne de commandement). Elles représentent les relations responsable-subalterne, ainsi que les relations latérales, qui font référence à des personnes au même niveau. Dans les relations hiérarchiques, vous pouvez avoir des lignes pleines, indiquant les principales lignes d'autorité, ou des lignes en pointillés, indiquant les lignes secondaires d'autorité. Tant que les relations formelles sont claires, il n'existe pas de règle absolue quant aux symboles et lignes utilisés dans les organigrammes.

Les types d'organisation décrits dans ces schémas présentent des avantages et des inconvénients. Pour résumer :

• Dans une organisation hiérarchique, verticale et descendante, les lignes d'autorité et de communication doivent être claires. Au sens le plus strict, pensez à l'armée. Dans le monde des affaires, pensez au directeur général et aux autres cadres dirigeants, qui supervisent peut-être le travail de directeurs, cadres supérieurs, cadres intermédiaires, chefs d'équipe et membres d'équipe. Si la force de cette structure réside dans sa clarté et sa stabilité, sa faiblesse potentielle est sa rigidité, son incapacité à faire preuve de souplesse lorsque cela s'avère nécessaire. L'entreprise peut aussi parfois être victime d'un excès de postes de direction qui se superposent les uns aux autres.

• Dans une organisation matricielle, les relations entre les services peuvent être plus fructueuses et coopératives. Néanmoins, le fait d'avoir plus d'une personne ou plus d'un service à satisfaire peut également créer des conflits de loyauté ou des conflits d'intérêts chez les employés.

• Dans une structure plate ou horizontale, la plupart des niveaux de management ont été supprimés, et la direction et les employés sont en contact direct. C'est une structure courante parmi les petites entreprises, mais qui n'est souvent pas très pratique pour les grandes organisations. Les employés peuvent avoir une impression de travail en équipe et d'autonomie plus prononcée. En revanche les conflits entre salariés peuvent être accentués, car le nombre de personnes effectuant le travail à proprement parler est réduit.

Dans quel cas est-il recommandé d'utiliser un organigramme ? Quel que soit le modèle que vous choisissez d'utiliser, les organigrammes permettent de définir les relations au sein de votre entreprise et de veiller à ce que tout le monde sache comment communiquer les informations essentielles.

Vous pouvez utiliser les organigrammes aux fins suivantes :

• Communication organisationnelle et de supervision. Par exemple, en aidant les employés à savoir qui rend compte à qui, ou en les aidant à se connaître les uns les autres. N'hésitez pas à ajouter des photos des employés dans votre organigramme, car cela permet de mettre des noms sur les visages.

• Restructuration. Par exemple, en permutant les rôles dans une équipe afin de mieux utiliser les talents de chacun.

• Planification des effectifs. Par exemple, déterminer avec précision les contours d'une nouvelle campagne d'embauche.

• Planification des ressources. Par exemple, réduire les sources d'inefficacité en réorganisant les postes.

• Généalogie. Un arbre généalogique n'est rien d'autre qu'un type d'organigramme. Vous pouvez y ajouter des photos, les dates de naissance et de décès et des liens vers des informations sur chaque personne.

Il existe peu de règles dans les organigrammes. Aussi, tous les éléments visuels qui aident à communiquer sont les bienvenus.

• L'utilisation de photos

  peut aider les salariés à mieux se connaître et à mettre des noms sur des visages.

• L'utilisation de formes et/ou couleurs différentes peut faciliter la définition des contours des services, groupes de travail, niveaux de management ou toute autre distinction utile.

• L'utilisation d'icônes ou de logos de l'entreprise peut permettre de personnaliser votre organigramme.

• L'utilisation d'animations dans PowerPoint peut aider à rendre une présentation plus vivante lorsque vous expliquez les différentes parties de l'organigramme.

• L'utilisation de formes en 3D peut rendre votre organigramme plus attrayant en le faisant ressortir de votre page.

• Ils peuvent rapidement devenir obsolètes

  , en particulier dans les entreprises connaissant une importante rotation du personnel. Les diagrammes en ligne sont plus faciles à mettre à jour que les diagrammes papier, mais peuvent rapidement perdre leur pertinence s'ils ne sont pas modifiés régulièrement. Ce problème peut être évité avec des documents en ligne modifiables, mais aussi grâce à l'automatisation, par exemple une mise à jour automatique à l'arrivée ou au départ d'un employé.

• Ils représentent uniquement les relations officielles, mais n'incluent pas les liens informels ou sociaux qui permettent pourtant de faire avancer les projets dans une entreprise. Pour illustrer les relations informelles qui existent au sein d'une organisation, il est préférable de réaliser une carte de compte. Cliquez ici pour en savoir plus. 

• Ils ne reflètent pas le style de management. Ils montrent les liens d'autorité, mais pas comment cette autorité est exercée.

• Les organigraphes, cousins des organigrammes, peuvent se révéler plus utiles si votre objectif est d'illustrer ou de découvrir d'autres types d'associations entre des personnes ou des services.

1. Définissez votre objectif et sa portée

   . Par exemple, destinez-vous votre organigramme à être une ressource permettant de savoir « qui est qui » ? Peut-être voudrez-vous inclure des photos et des coordonnées, notamment des adresses e-mail. L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de votre entreprise ou seulement l'organisation d'un service ou d'un groupe de travail ? Un seul organigramme sera-t-il suffisant ? Pensez à ce qui répond le mieux à vos besoins.

2. Rassemblez les informations. Vous trouverez peut-être une liste existante des employés sur laquelle baser votre schéma, ou bien un organigramme qui ne serait plus d'actualité, mais pourrait encore être un bon point de départ. N'oubliez pas de recueillir des coordonnées, des photos et tout ce que vous pourriez utiliser. Peut-être aurez-vous besoin de trouver d'autres ressources pour clarifier les lignes d'autorité et les expliquer clairement dans votre schéma.

3. Déterminez quelle plateforme vous prévoyez d'utiliser pour créer votre schéma, et comment vous prévoyez de l'afficher. Lucidchart propose une plateforme puissante et simple d'utilisation pour créer et afficher des schémas en ligne. (Continuez votre lecture pour en savoir plus sur Lucidchart.)

4. Planifiez des mises à jour régulières de votre organigramme. Gardez en tête que la situation évolue rapidement dans bon nombre d'entreprises, il vous faudra donc un moyen efficace de maintenir vos schémas à jour. Or cette opération est beaucoup plus facile via une plateforme collaborative telle que Lucidchart.

Tout d'abord, créez un compte Lucidchart gratuit et sans engagement. Une fois votre compte créé, ouvrez un document vierge pour démarrer.

Activez les bibliothèques de formes

Dans un nouveau diagramme vierge, la première chose à faire est d'activer la bibliothèque de formes « Organigramme ». Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter des formes » sur la partie gauche de votre écran et vérifiez que « Organigrammes » est coché.

Les organigrammes sont conçus pour organiser et gérer les hiérarchies dans les entreprises, les institutions, les services et même au sein des familles. En créant un organigramme, la structure organisationnelle de votre organisation devient plus claire et les flux de travail gagnent en efficacité.

1. Organiser votre contenu

Chaque forme dans un organigramme représente une personne qui fait partie d'un système complexe. La première étape est donc d'identifier les personnes. Nous vous recommandons de commencer par les niveaux supérieurs de l'organisation et de descendre échelon par échelon. Vous pouvez par exemple commencer avec le PDG et noter les personnes qui dépendent directement de lui. Continuez à explorer la structure organisationnelle de votre organisation jusqu'à ce que vous ayez toutes les personnes en tête pour créer votre organigramme.

2. Ajouter des formes et tracer des lignes

La façon la plus simple de construire votre organigramme en ligne est d'ajouter manuellement des formes d'organigramme sur la zone de travail de Lucidchart. Faites glisser et déposez une forme d'organigramme depuis le menu de gauche. Une fois que vous avez sélectionné le groupe de formes d'organigramme, le panneau d'édition des organigrammes s'affiche à gauche de la zone de travail, se substituant ainsi à la boîte à outils. Vous pouvez ajouter des formes supplémentaires en cliquant sur les boutons rouges « + » autour des formes existantes ou en saisissant des noms supplémentaires dans le panneau d'édition. Faites glisser et déposez des formes pour modifier l'organisation.

3. Ajouter des informations aux formes

Après avoir ajouté vos formes, gérez les informations incluses dans chacune d'entre elles en cliquant sur Formes en haut du panneau d'édition des organigrammes ou en utilisant la barre d'options des employés qui apparaît en haut de la zone de travail. Vous pouvez alors modifier le style de vos formes et ajouter de nouveaux champs ou photos d'employés. Cliquez sur Disposition pour ajuster la structure de l'organigramme.

Pour une expérience plus robuste, vous pouvez aussi importer les informations que vous désirez plutôt que de créer manuellement votre organigramme. Pour gagner du temps, Lucidchart possède une fonctionnalité intégrée qui vous permet de créer automatiquement votre organigramme en ligne.

Veuillez noter que la fonctionnalité d'importation des données n'est disponible que si vous disposez d'un compte payant.

Organiser les données sur une feuille de calcul

Pour créer automatiquement votre organigramme en ligne, vous devez tout d'abord inclure toutes les informations souhaitées sur une feuille de calcul. N'oubliez pas d'enregistrer votre fichier au format CSV. Nous vous recommandons d'inclure les champs suivants :

• Nom

• Identifiant des employés

• Service

• Poste

• Téléphone

• Courriel

• Supérieur

Importer vos données dans Lucidchart

Une fois votre feuille de calcul créée, vous pouvez importer les données dans Lucidchart en cliquant sur le bouton « Importer les données » situé sous les formes d'organigramme à gauche de votre écran.

Suivez ensuite les instructions pour créer votre organigramme en ligne. Lucidchart importera et organisera automatiquement les données à partir de votre fichier CSV, Google Sheets ou Excel. Vous gagnerez à la fois du temps et de l'énergie.

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, lisez notre explication sur l'importation et la mise en forme des données pour les organigrammes dans Lucidchart.

Pour que votre organigramme soit visuellement attrayant, faites des essais avec les différentes polices, tailles de police et couleurs disponibles. Personnalisez entièrement votre organigramme en ligne en cliquant sur les formes et en modifiant leurs propriétés dans le menu du haut. (Conseil : vous pouvez également cliquer et faire glisser pour sélectionner plusieurs formes à la fois et les modifier simultanément !)

Si vous préférez standardiser le style de vos formes, commencez par appliquer le style souhaité à une forme. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur Définir le style de forme par défaut en haut de l'éditeur pour appliquer la même mise en forme à l'ensemble de votre diagramme. Toutes les formes supplémentaires que vous ajoutez seront mises en forme selon ce style par défaut. 

Pour modifier l'espacement et la disposition des éléments de votre organigramme en ligne, cliquez sur Disposition sur le côté gauche de l'éditeur dans le panneau de données de l'organigramme. (Si le panneau de données n’apparaît pas, il vous suffit de double-cliquer sur l'une de vos formes pour l'ouvrir.)

En cliquant sur Formes, qui se trouve également dans le panneau de données de l'organigramme, vous pouvez ajouter des champs de données supplémentaires, activer et désactiver les photos des employés et modifier le style de chaque forme. Tous les champs de données supplémentaires que vous ajoutez seront remplis avec du texte par défaut. Il vous suffit de double-cliquer dessus pour le modifier.

Bien que les organigrammes soient principalement utilisés pour visualiser la structure d'une hiérarchie, ils contiennent souvent de nombreuses autres informations. Ils peuvent être pratiques pour conserver les renseignements de vos employés, tels que leur numéro de téléphone, leur site ou l'équipe à laquelle ils sont assignés. Toutefois, vous devez disposer d'un outil performant pour y accéder et les visualiser. C'est là que la vue de groupe de Lucidchart prend tout son sens.

Avec la vue de groupe, vous pouvez structurer votre organigramme sur la base de facteurs non hiérarchiques. Par exemple, vous pouvez choisir d'afficher les membres de votre organisation par équipe, par site ou par responsable. Lucidchart vous aide à visualiser ces informations en générant un nouveau diagramme facilement compréhensible à partir de votre organigramme actuel, structuré selon le critère de votre choix et non les relations hiérarchiques. 

Pour utiliser la vue de groupe, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez le panneau de données en double-cliquant sur une forme de votre organigramme en ligne. 
2. Cliquez sur Disposition et sélectionnez Créer une vue de groupe dans le menu déroulant. 
3. Cliquez sur Choisir un champ. Dans la liste déroulante, sélectionnez le point de données que vous souhaitez cibler.
4. Cliquez sur Créer une vue de groupe : vous avez terminé ! 

Lucidchart génère automatiquement un second diagramme dans un nouvel onglet, structuré en fonction du champ que vous avez sélectionné (le site, par exemple).

Vous avez encore des questions sur les vues de groupe ? Cliquez ici pour regarder notre tutoriel vidéo étape par étape.

Modèle d'organigramme vierge

Il est parfois plus judicieux de partir de zéro. Notre modèle d'organigramme vierge vous permet de créer plus facilement un visuel qui reflète les particularités de votre groupe. Il vous suffit de cliquer sur une case, et une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir toutes les informations dont vous avez besoin, telles que le nom, intitulé de poste, numéro de téléphone, etc.

Modèle d'organigramme hiérarchique

Ce modèle d'organigramme hiérarchique représente les liens entre les employés et leurs responsables, en commençant par la personne occupant le poste le plus élevé, généralement le PDG ou un autre poste de direction. En fonction des rapports de subordination, il est probable que vous divisiez cet organigramme par services.

Modèle d'organigramme matriciel

La structure des organigrammes traditionnels ne convient pas à toutes les entreprises, en particulier lorsque les équipes de différents services doivent collaborer. Conçu comme une grille, un organigramme matriciel représente la composition des équipes et les relations hiérarchiques qui se forment en fonction des projets.

Modèle d'organigramme d'entreprise

Que vous veniez de restructurer votre entreprise ou que vous ayez engagé de nombreuses recrues, vous pouvez utiliser un organigramme pour vous assurer que tous les intervenants soient conscients de la position qu'ils occupent dans votre organisation. Personnalisez notre modèle d'organigramme d'entreprise et conservez-le sur Confluence, Google Drive ou une autre plateforme intégrée.