Что такое органиграмма и как ее создать?

Органиграмма наглядно показывает, как устроена внутренняя структура компании или иной организации. Для обозначения сотрудников и должностей на ней применяются прямоугольные блоки или другие фигуры, которые иногда сопровождаются фотографиями, контактной информацией (например, адресом электронной почты), ссылками на веб-страницы, иконками и иллюстрациями. Соединять все уровни иерархии воедино помогают прямые или изогнутые линии. Наша программа для создания органиграмм поможет вам логично упорядочить структуру организации и наглядно представить положение разных людей, должностей и отделов в этой структуре.

Какой формат органиграммы считается лучшим? На деле, в зависимости от целей проекта и типа организации, вы можете сделать выбор в пользу менее традиционного формата. Основных типов органиграмм всего три — иерархическая, матричная и плоская.

• Иерархическая органиграмма. Самый распространенный тип органиграммы, который и породил синоним «иерархическая схема». Напомним, что иерархия — это структура, в которой один человек или группа находится на вершине, а другие участники, наделенные меньшей властью, — на более низких уровнях, что придает общей структуре форму пирамиды. Для примера представьте монархию, где во главе государства стоит король или королева, или корпорацию, которой управляет генеральный директор. Участники иерархических структур, как правило, общаются с прямым начальством и прямыми подчиненными.

• Матричная органиграмма. Обычно применятся, когда у подчиненного более одного менеджера. К примеру, в компании работает команда графических дизайнеров, и все они подчиняются старшему дизайнеру. Однако та же самая команда может также работать над другими проектами, которыми, скорее всего, управляет отдельный менеджер. Таким образом, выходит, что у команды графических дизайнеров два менеджера.

• Плоская органиграмма. В схемах этого типа — иногда их также называют «горизонтальными органиграммами» — нет или почти нет уровней управления среднего звена, поэтому в большинстве своем они состоят из двух уровней — высшего руководства и работников. В таких организациях работники несут больше ответственности и теснее вовлечены в процесс принятия решений.

Связи в пределах схемы делятся на линейные (или вертикаль подчинения), то есть отношения «начальник-подчиненный», и латеральные, то есть отношения между сотрудниками одного и того же уровня. Для обозначения линейных отношений применяются сплошные (первичное подчинение) либо пунктирные линии (вторичное подчинение). В отношении фигур и соединительных линий, применяемых в оргсхемах, нет готовых строгих правил. Главное — ясно отобразить формальные отношения.

Разные подходы к построению организационных схем имеют свои положительные и отрицательные стороны.Если вкратце:

• В иерархических организациях с вертикальной структурой существуют четко выраженные линии подчинения и коммуникации. В чистейшей форме примером такой иерархии является армия. В качестве примера из мира бизнеса можно назвать структуры, где во главе стоят генеральный директор и другое высшее руководство, ну а затем, скажем, директора, старшие менеджеры, менеджеры среднего звена, руководители отделов и, наконец, сотрудники. Хотя подобная структура имеет сильные стороны в виде ясности и стабильности, у нее есть и потенциальные слабости, например, излишняя жесткость и неспособность при необходимости проявить гибкость. Кроме того, управленческий уровень такой организации иногда может непропорционально разрастись.

• Взаимодействие между отделами внутри организации матричного типа зачастую положительно влияет на продуктивность и качество коллективной работы. С другой стороны, подчинение нескольким начальникам или отделам может сбить сотрудника с толку или привести к конфликту интересов.

• Особенностью плоской горизонтальной структуры организации является отсутствие большинства уровней управления и в результате более тесные связи между высшим руководством и подчиненными. Этот тип структуры часто встречается в небольших компаниях, однако применять его в крупных организациях непрактично. Хотя такой подход повышает среди сотрудников чувство независимости и одновременно принадлежности к команде, он также может спровоцировать конфликты в компании, где вся рабочая нагрузка ложится на небольшой коллектив.

Как лучше всего использовать органиграммы? Какую бы структуру вы ни выбрали, органиграмма поможет наглядно представить связи внутри компании и убедиться, что каждый сотрудник знает, как и кому передавать основную информацию.

Органиграммы можно использовать в следующих целях:

• Передача информации для организации и контроля. Сюда относятся сведения, которые помогут сотрудникам четко уяснить, кому они подчиняются, или просто познакомиться с коллегами. Настоятельно рекомендуем дополнить оргсхему фотографиями, чтобы сотрудники знали друг друга не только по имени, но и в лицо.

• Реструктуризация, например, кадровые перестановки с целью активнее задействовать таланты сотрудников.

• Кадровое планирование, например, составление стратегии по набору сотрудников.

• Планирование ресурсов, например, разработка плана перестановки кадров с целью повышения эффективности.

• Составление родословной, ведь в каком-то смысле семейное древо — лишь одна из разновидностей органиграммы. Не забудьте дополнить блоки фотографиями, датами рождения и смерти и ссылками на другую информацию о каждом члене семьи.

В деле составления органиграмм очень мало строгих правил, поэтому если вам удобнее представлять информацию с помощью графических элементов, вам и карты в руки.

• Фотографии

  помогут сотрудникам узнать своих коллег и по имени, и в лицо.

• Разнообразие фигур и/или цветов позволит наглядно разграничить отделы, рабочие группы, уровни иерархии и так далее.

• Логотип и фирменная символика компании придадут схеме уникальный стиль вашей организации.

• Анимация в PowerPoint вдохнет жизнь в вашу схему и отлично подкрепит ваш рассказ о разных сегментах организации.

• Трехмерные фигуры помогут создать более интересную оргсхему, которая «оживет» на странице.

• Органиграммы имеют свойство быстро устаревать

  , особенно в компаниях с высокой текучестью кадров. Обновлять онлайн-схемы проще, чем печатные, но даже они придут в негодность, если за ними регулярно не следить. Упростить задачу помогут редактируемые онлайн-документы и автоматизация (например, обновление органиграммы при каждом увольнении или приеме на работу).

• Оргсхемы отражают только формальные отношения и игнорируют неформальные и социальные связи, которые зачастую как раз и помогают справиться с рабочими задачами. Для визуализации неформальных отношений внутри организации вам может пригодиться карта личных связей, о которой можно узнать подробнее здесь.

• Оргсхемы не отражают стиль управления. Они показывают, что в компании существует вертикаль подчинения, но не объясняют, как она работает.

• Органиграф — близкий родственник органиграммы — пригодится в том случае, если вы хотите проиллюстрировать или выявить другие типы связей между сотрудниками или отделами компании.

1. Определитесь с целью и масштабом схемы

   . Хотите, чтобы она отвечала на вопрос «кто есть кто в компании?» Попробуйте добавить фотографии и контактную информацию, включая адреса электронной почты. Что нужно отобразить на схеме — всю компанию или только конкретный отдел или рабочую группу? Целесообразно ли создать несколько схем? Подумайте, какая схема лучше всего отвечает вашим потребностям.

2. Соберите информацию. В качестве отправной точки может пригодиться и обычный список сотрудников, и даже старая органиграмма. Не забудьте собрать воедино всю нужную информацию, фотографии и так далее. Чтобы тщательно разобраться в структуре подчинения и правильно отобразить ее в своей схеме, вам, возможно, придется обратиться и к другим ресурсам.

3. Определитесь с платформой и способом подачи информации. Lucidchart предлагает мощный набор удобных инструментов для построения организационных схем. (Читайте подробнее о Lucidchart ниже.)

4. Планируйте с учетом регулярных обновлений.Помните: кадровый состав многих компаний часто и быстро меняется, поэтому стоит заранее подыскать эффективный способ поддерживать свою схему (или схемы) в актуальном состоянии. Упростить задачу поможет совместная работа онлайн. Эта функция доступна на некоторых платформах, в том числе Lucidchart.

Прежде всего, зарегистрируйте учетную запись на Lucidchart. Сразу после этого вы сможете открыть чистый документ и приступить к работе.

Активация библиотек фигур

После создания пустого документа вам первым делом потребуется активировать библиотеку фигур для органиграмм. Для этого, нажмите кнопку «+ фигуры» в левой части экрана и поставьте галочку напротив варианта «Органиграммы».

Органиграммы предназначены для структуризации и управления иерархиями внутри коммерческих и других организаций, отделов и даже семей. Органиграмма позволяет составить ясное представление о структуре компании и повысить эффективность работы изнутри.

1. Организация материалов

Каждая фигура в органиграмме символизирует участника сложной системы, и поэтому первым делом вам понадобится определиться с этими самыми участниками. Рекомендуем начать с вершины организации и постепенно двигаться вниз. Например, начните с генерального директора и составьте список всех его прямых подчиненных. Продолжайте анализировать организационную структуру, пока ваша органиграмма не заполнится всеми необходимыми участниками.

2. Фигуры и соединительные линии

Самый незамысловатый способ составить органиграмму — вручную поместить все нужные фигуры на холст в Lucidchart. Перетащить фигуры на холст можно из меню слева. Если выделить группу органиграммы, слева от холста появится панель редактирования, которая заменит панель инструментов. Чтобы добавить дополнительные фигуры, нажимайте на красные значки «+» по краям существующих фигур или введите новые имена на панели редактирования. Перетаскивайте фигуры, чтобы изменить структуру организации.

3. Информация внутри фигур

Поместив на холст фигуру, вы сможете проконтролировать содержащуюся в ней информацию. Для этого нажмите на опцию «Фигуры» вверху панели редактирования органиграммы или используйте ленту опций над холстом. Там вы сможете изменить стиль фигуры, а также добавить новое поле или фотографию. Нажмите на опцию «Раскладка», чтобы изменить структуру схемы.

Если вы хотите по-настоящему испытать возможности Lucidchart, попробуйте не создавать оргсхему вручную, а просто импортировать необходимую информацию. Наша платформа оснащена функционалом для автоматического построения организационных схем, что сэкономит вам массу времени.

Внимание: функция импортирования данных доступна только обладателям платной подписки.

Организация данных в виде таблицы

Чтобы автоматизировать процесс создания органиграммы, сперва вам потребуется упорядочить необходимую информацию в виде таблицы. Сохраните полученный файл в формате CSV. Вот примеры полей, которые можно использовать в таблице:

• Имя

• ID сотрудника

• Отдел

• Должность

• Телефон

• Электронная почта

• Кому подчиняется

Импортирование данных в Lucidchart

Создав таблицу, вы сможете импортировать ее содержимое в Lucidchart. Для этого нажмите кнопку «Импортировать данные» в левой части экрана под фигурами для органиграмм.

Следуйте подсказкам по созданию органиграммы. Lucidchart автоматически импортирует и упорядочит информацию из файлов CSV, Google Sheets или Excel, чтобы сэкономить вам время и силы.

Если вам потребуется дополнительная помощь, читайте нашу инструкцию по форматированию данных в органиграммах Lucidchart.

Чтобы добавить своей органиграмме привлекательности, попробуйте поэкспериментировать с разными шрифтами, размерами и цветами. Чтобы настроить внешний вид любой фигуры, просто нажмите на нее и выберите нужные параметры в меню сверху. (Совет: выделите несколько фигур мышкой, и вы сможете редактировать их одновременно!)

Если вы предпочитаете единство стиля, для начала отредактируйте внешний вид одной фигуры на свой вкус. Затем вы сможете с легкостью применить то же самое форматирование ко всей остальной схеме, нажав кнопку «Задать стиль по умолчанию» в верхней части редактора. Все новые фигуры, которые вы добавите в свою схему, будут автоматически отформатированы согласно вашему стилю по умолчанию.

Чтобы настроить раскладку фигур и расстояние между ними, нажмите кнопку «Раскладка» в левой части редактора на панели данных оргсхемы. (Если панель отсутствует, откройте ее двойным щелчком мыши по одной из фигур.)

Нажав на опцию «Фигуры» (на той же панели данных), вы сможете внести в фигуры схемы дополнительные поля, добавить или убрать фото сотрудников и настроить стиль каждой фигуры. Все дополнительные поля будут заполнены «рыбным» текстом. Чтобы отредактировать поле, просто дважды щелкните мышкой по тексту.

Хотя органиграммы прежде всего применяются для наглядного отображения иерархии, зачастую в них включают и другие сведения. Органиграммы удобно использовать для просмотра конкретной информации о сотрудниках, включая номер телефона, местонахождение или scrum-команду, но для этого потребуется хорошо продуманный подход к извлечению и визуализации данных. Здесь-то вам и пригодится Lucidchart.

Наша функция «Обзор группы» позволяет упорядочить органиграмму по неиерархичным принципам. Так, к примеру, можно выбрать просмотр сотрудников по команде, местоположению или коду руководителя. Lucidchart поможет вам наглядно представить всю эту информацию, сгенерировав удобную схему на основе вашей органиграммы и расположив элементы не в порядке иерархии, а по выбранному вами принципу.

Чтобы составить обзор группы, проделайте следующее:

1. Откройте панель данных, дважды щелкнув мышью по одной из фигур в органиграмме.
2. Нажмите на опцию «Раскладка» и в выпадающем меню выберите пункт «Создать обзор группы».
3. Нажмите на опцию «Выбрать поле». В выпадающем списке отметьте тип данных, на котором вы хотите сконцентрировать внимание.
4. Нажмите кнопку «Создать обзор группы» — и дело сделано!

Lucidchart автоматически создаст для вас новую диаграмму (в отдельной вкладке) согласно выбранному вами полю (например, «местоположение»).

Остались вопросы по функции «Обзор группы»? Смотрите наш пошаговый видеоурок здесь.

Шаблон пустой органиграммы

Бывает так, что просто необходимо начать с нуля. Наш пустой шаблон поможет вам оптимально настроить органиграмму именно под вашу команду. Нажмите на любой из блоков — и перед вами появится диалоговое окно, где вы сможете указать имена, должности, номера телефонов и другую информацию о сотрудниках.

Шаблон иерархической органиграммы

Иерархическая органиграмма наглядно отображает связи между подчиненными и руководителями, начиная с одного человека на вершине организации (как правило, это генеральный директор или иной руководитель высшего уровня). Опираясь на информацию о том, кто кому подчиняется, вы, скорее всего, также сможете разбить структуру всей организации на отделы.

Шаблон матричной органиграммы

Органиграмма в традиционном виде подходит не для всех компаний, особенно если сотрудникам разных отделов часто приходится работать сообща. Матричная органиграмма устроена по принципу решетки и показывает задействованные в проектах команды и структуру подчинения.

Шаблон органиграммы для коммерческой организации

Предположим, вы только что провели реструктуризацию или наняли большую группу новых сотрудников. И в том, и в другом случае, органиграмма поможет каждому работнику составить четкое представление о своем положении внутри компании. Настроив наш шаблон согласно нуждам вашего бизнеса, вы сможете разместить полученную органиграмму в Confluence, Google Drive или другой интегрированной платформе.