Vad är Business Process Modeling Notation?

BPMN, eller Business Process Modeling Notation, är en metod där flödesscheman används för att modellera stegen i en planerad affärsprocess, från början till slut. Det utgör en grund till att modellera affärsprocesser och visar visuellt en detaljerad sekvens av affärsaktiviteter och informationsflöden som behövs för att slutföra en process.

Syftet är att modellera sätt att förbättra effektiviteten, ta hänsyn till nya omständigheter eller skapa konkurrensfördelar. Metoden har genomgått ett standardiseringsarbete under de senaste åren och idag används ofta ett lite annorlunda namn – Business Process Model and Notation – men fortfarande används förkortningen BPMN. Det skiljer sig från Unified Modeling Language (UML) som används i programvarudesign.

Business Process Modeling Notation har utvecklats av Business Process Management Initiative (BPMI) och har gått igenom en rad revisioner. År 2005 slogs gruppen samman med Object Management Group (OMG) och den nya gruppen tog över initiativet. År 2011 släppte OMG BPMN 2.0 och ändrade metodens namn till Business Process Model and Notation. Det skapade en mer detaljerad standard för modellering av affärsprocesser som använder en rikare uppsättning symboler och notationer för affärsprocessdiagram. Sedan 2014 har BPMN även kompletterats med en metod för beslutsflödesscheman som kallas Decision Model and Notation-standarden, då BPMN inte naturligt lämpar sig för beslutsflöden.

På hög nivå riktar sig BPMN till deltagare och andra intressenter i en affärsprocess. Syftet är att skapa förståelse med hjälp av en lättförståelig visuell representation av processtegen. På en mer detaljerad nivå inriktas BPMN på de personer som ska implementera processen; metoden ger tillräckligt detaljerad information för att möjliggöra exakt implementering. Det erbjuder ett gemensamt standardspråk för alla intressenter, oavsett om de är tekniska eller icke-tekniska: affärsanalytiker, processdeltagare, chefer och tekniska utvecklare, såväl som externa team och konsulter. I bästa fall överbryggar det gapet mellan processens avsikt och implementering genom att innehålla tillräckligt detaljerad och tydlig information om sekvensen av affärsaktiviteter.

Ett BPMN-diagram kan vara mycket enklare att förstå än vad en berättande text skulle vara. Det gör det enklare att kommunicera och samarbeta om målet: en effektiv process som ger ett högkvalitativt resultat. Det hjälper också till med kommunikation som i sin tur leder till de XML-dokument (Extensible Markup Language) som behövs för att utföra olika processer. En viktig XML-standard kallas BPEL eller BEPEL4WS, vilket står för Business Process Execution Language for Web Services.

I BPMN finns dessa fyra elementtyper för diagram över affärsprocesser:

1. Flödesobjekt: 

   händelser, aktiviteter, gateways

2. Kopplingsobjekt:

   sekvensflöden, meddelandeflöden, associationer

3. Simbanor:

   pooler eller banor

4. Artefakter:

   dataobjekt, grupper, textanteckningar

Följande är de individuella elementen och hur de används för att beskriva en affärsprocess:

Evenemang

En utlösare som startar, ändrar eller slutför en process. Bland händelsetyperna finns bland annat meddelande, timer, fel, kompensation, signal, annullering, eskalering och länk. De visas som cirklar som innehåller andra symboler, beroende på vilken händelsetyp det är. De klassificeras som antingen ”kastande” eller ”fångande”, beroende på vilken funktion de har.

Aktivitet

En viss aktivitet eller uppgift som utförs av en person eller ett system. De visas som rektanglar med rundade hörn. De kan bli mer detaljerade med delprocesser, loopar, kompensationer och flera instanser.

Gateway

Beslutspunkt som kan ändra vägen utifrån förhållanden eller händelser. De visas som romber. De kan vara exkluderande eller inkluderande, parallella, komplexa eller händelse- eller databaserade.

Sekvensflöde

Visar i vilken ordning som aktiviteter ska utföras. Det visas som en rak linje med en pil. Det kan visa ett villkorat flöde eller ett standardflöde.

Meddelandeflöde

Visar meddelanden som flödar över pooler, eller organisationsgränser som avdelningar. Flödet ska inte koppla samman händelser eller aktiviteter inom en pool. Det representeras av en streckad linje med en cirkel i början och en pil i slutet.

Associationer

Associationer visas med en prickad linje och associerar en artefakt med en händelse, aktivitet eller gateway.

Pool och bana

En pool representerar viktiga deltagare i en process. En pool kan finnas i ett annat företag eller en annan avdelning, men är ändå inblandad i processen. Simbanor inom en pool visar aktiviteterna och flödet för en viss roll eller deltagare, beroende på vem som ansvarar för vilka delar av processen.

Artefakt

Ytterligare information som utvecklare lägger till för att skapa den detaljnivå på diagrammet som krävs. Det finns tre typer av artefakter: dataobjekt, grupper och textanteckningar. Ett dataobjekt visar vilka data som krävs för en aktivitet. En grupp visar en logisk gruppering av aktiviteter, men påverkar inte diagrammets flöde. En textanteckning innehåller en förklaring till en del av diagrammet.

Affärsprocessmodellering kan vara allt från enkla, handritade diagram till mer komplexa diagram med expanderbara element för att ge tillräckligt detaljerad implementeringsinformation. När den är som mest sofistikerad utförs BPMN av speciellt utbildade analytiker. Object Management Group (OMG) erbjuder fem certifieringar i BPMN 2.0 som kallas OCEB 2, det vill säga OMG-certifierad expert i BPM 2.0. Det ena spåret är affärsinriktat och det andra är tekniskt. Målet för OMG med BPMN 2.0 är att standardisera affärsprocessmodellering på motsvarande sätt som Unified Modeling Language (UML) standardiserade programvarumodellering.

BPMN kräver ett engagemang, både i tid och energi, men vinsten i förståelse och förbättringar kan vara enorm. Version 2.0 bygger på tidigare versioner genom att tillhandahålla en rikare standarduppsättning av symboler och notationer, vilket ger möjlighet till ökad detaljrikedom när så behövs.

Tanken bakom Business Process Management är att skapa en livscykel av ständiga förbättringar. Stegen är modellera, implementera, utföra, övervaka och optimera. Där har BPMN-diagram en central roll.

Diagrammen används för att kommunicera med olika målgrupper, både tekniska och icke-tekniska. Undermodeller gör det möjligt för olika mottagare att enkelt särskilja mellan sektioner av diagrammet och hitta den del som är mest relevant. De olika typerna av undermodeller är:

• Privata

  affärsprocesser. Dessa är interna inom en organisation och korsar inte pooler eller organisatoriska gränser.

• Abstrakta

  affärsprocesser. Dessa uppstår mellan en privat/intern process och en annan deltagare eller process. Den abstrakta processen visar omvärlden sekvensen av meddelanden som krävs för att interagera med den privata processen. Den visar inte den privata/interna processen.
• Affärsprocesser för

  samarbete

  . Dessa visar interaktionerna mellan två eller flera affärsenheter.

I BPMN 2 finns även dessa diagramtyper: konversations-, koreografi- och kollaborationsdiagram.

• Koreografidiagram:

  Visar interaktioner mellan två eller flera deltagare. De kan även utökas med under-koreografier.

• Kollaborationsdiagram:

  Visar interaktioner mellan två eller flera processer från fler än en pool. Alla kombinationer av pooler, processer och koreografier kan finnas i ett kollaborationsdiagram.

• Konversationsdiagram:

  Oftast är detta en förenklad version av ett samarbetsdiagram. Diagrammet visar en grupp relaterade meddelandeutbyten i en affärsprocess. Det kan utökas med under-konversationer.

1. Definiera tydligt omfattningen av processen med en början och ett slut.
2. Du kanske först kartlägger den nuvarande affärsprocessen för att hitta ineffektiviteter innan du modellerar ett bättre sätt med BPMN.
3. Försök skapa BPMN-diagram som ryms på en sida – även om det kan medföra att sidan blir i affischstorlek.
4. Placera sekvensflöden horisontellt. Visa associationer och dataflöden vertikalt.
5. Du kan skapa olika versioner av diagrammet för olika intressenter, beroende på vilken detaljnivå som krävs för deras roll.
6. BPMN är inte lämpligt för att modellera organisationsstrukturer, dela upp funktioner eller modellera dataflöden. Även om BPMN visar vissa informationsflöden inom affärsprocesser är det inte ett dataflödesdiagram (DFD).

Det är enkelt att göra affärsprocessmodeller med Lucidchart. När du har registrerat dig loggar du bara in och skapar sedan ett tomt dokument eller börjar med en mall. Se till att öppna formbiblioteket för BPMN och dra och släpp sedan former på arbetsytan efter behov.

Du kan också ändra stil på linjer, formatera text och flytta om element för att få det utseende du behöver. Efteråt kan du dela, ladda ner eller exportera ditt diagram som du önskar.