Czym jest notacja i model procesu biznesowego (BPMN)

Notacja i model procesu biznesowego (BPMN) to metoda schematu blokowego, która modeluje kroki planowanego procesu biznesowego od końca do końca. Co kluczowe, notacja i model procesu biznesowego wizualnie przedstawia szczegółową sekwencję działań biznesowych i przepływów informacji potrzebnych do ukończenia procesu.

Jej celem jest modelowanie sposobów na poprawę efektywności, uwzględnienie nowych okoliczności lub zdobycie przewagi nad konkurencją. W ciągu ostatnich kilku lat metoda ta została poddana standaryzacji i obecnie jest określana jako notacja i model procesu biznesowego, przy czym nadal używa się akronimu BPMN. Różni się od języka UML (Unified Modeling Language) używanego w projektowaniu oprogramowania.

BPMN został opracowany przez organizację BPMI (Business Process Management Initiative) i przeszedł szereg rewizji. W 2005 roku grupa ta połączyła się z grupą OMG (Object Management Group), która przejęła inicjatywę. W 2011 roku grupa OMG wydała BPMN 2.0 i zmieniła nazwę metody na notację i model procesu biznesowego. Powstał w ten sposób bardziej szczegółowy standard modelowania procesów biznesowych, wykorzystujący bogatszy zestaw symboli i notacji do tworzenia diagramów procesów biznesowych. Od 2014 roku BPMN jest także uzupełniany o metodę diagramu przepływu decyzji, zwaną standardem modelu i notacji decyzji (Decision Model and Notation), ponieważ BPMN nie jest naturalnie przystosowany do przepływu decyzji.

Na wysokim poziomie BPMN jest skierowany do uczestników i innych osób zaangażowanych w proces biznesowy w celu osiągnięcia porozumienia poprzez przejrzystą wizualną reprezentację kroków. Na bardziej zaawansowanym poziomie jest on skierowany do osób, które będą wdrażać proces, i zawiera wystarczająco dużo szczegółów, które umożliwią jego precyzyjną realizację. Stanowi standardowy, wspólny komunikat dla wszystkich zaangażowanych osób, zarówno technicznych, jak i nietechnicznych: analityków biznesowych, uczestników procesów, menedżerów i programistów technicznych, a także zespołów zewnętrznych i konsultantów. W idealnej sytuacji wypełnia lukę między zamiarem a realizacją procesu, zapewniając wystarczającą ilość szczegółów i jasny obraz sekwencji działań biznesowych.

Diagramy mogą być o wiele bardziej zrozumiałe niż tekst. Pozwala łatwiej komunikować się i współpracować, by osiągnąć cel, jakim jest efektywny proces, który przynosi wysokiej jakości rezultaty. Pomaga też w komunikacji, dzięki czemu powstają dokumenty XML (Extensible Markup Language) potrzebne do realizacji różnych procesów. Jeden z głównych standardów XML nosi nazwę BPEL lub BEPEL4WS, co oznacza Business Process Execution Language for Web Services.

BPMN przedstawia te cztery typy elementów w diagramach procesów biznesowych:

1. Obiekty przepływu:

   zdarzenia, działania, bramy

2. Obiekty łączące:

   przepływ sekwencji, przepływ wiadomości, asocjacja

3. Tory:

   basen lub tor

4. Artefakty:

   obiekt danych, grupa, adnotacja

Oto poszczególne elementy i sposób, w jaki są one wykorzystywane do definiowania procesu biznesowego:

Wydarzenia

Triger, który uruchamia, modyfikuje lub kończy proces. Typy zdarzeń obejmują wiadomość, zegar, błąd, kompensację, sygnał, anulowanie, eskalację, połączenie i inne. Są one przedstawione za pomocą okręgów zawierających inne symbole zależne od typu wydarzenia. Są one klasyfikowane jako „rzucające” lub „łapiące”, w zależności od ich funkcji.

Zabawa

Określona czynność lub zadanie wykonywane przez osobę lub system. Przedstawia go prostokąt z zaokrąglonymi rogami. Mogą one być bardziej szczegółowe, z podprocesami, pętlami, kompensacjami i wieloma instancjami.

Brama

Punkt decyzyjny, który może dostosować ścieżkę w zależności od warunków lub zdarzeń. Są one przedstawione jako romby. Mogą one być ekskluzywne lub inkluzywne, równoległe, złożone, oparte na danych lub wydarzeniach.

Przepływ sekwencji

Pokazuje kolejność czynności, które mają być wykonane. Jest przedstawiony jako linia prosta ze strzałką. Może wskazywać przepływ warunkowy lub domyślny.

Przepływ wiadomości

Przedstawia wiadomości, które przepływają przez „baseny” lub granice organizacji, takie jak działy. Nie powinien łączyć wydarzeń ani działań w ramach basenu. Jest on przedstawiony jako przerywana linia z okręgiem na początku i strzałką na końcu.

Związek

Pokazany za pomocą przerywanej linii, kojarzy artefakt lub tekst z wydarzeniem, aktywnością lub bramą.

Basen i tor

Basen reprezentuje głównych uczestników procesu. Inny basen może znajdować się w innej firmie lub dziale, ale nadal być zaangażowany w proces. Tory w ramach basenu przedstawiają działania i przepływ dla określonej funkcji lub uczestnika, definiując, kto jest odpowiedzialny za poszczególne części procesu.

Artefakt

Dodatkowe informacje, które programiści dodają, żeby nadać diagramowi niezbędny poziom szczegółowości. Istnieją trzy rodzaje artefaktów: obiekt danych, grupa lub adnotacja. Obiekt danych wskazuje, jakie dane są potrzebne do wykonania danej czynności. Grupa przedstawia logiczne pogrupowanie aktywności, ale nie zmienia przepływu diagramu. Adnotacja zawiera dalsze wyjaśnienia dotyczące części diagramu.

Modelowanie procesów biznesowych może obejmować zarówno proste, ręcznie rysowane diagramy, jak i bardziej skomplikowane diagramy z elementami rozszerzalnymi, które w wystarczającym stopniu precyzują implementację. W najbardziej zaawansowanym wydaniu BPMN jest stosowany przez uprawnionych analityków. Grupa OMG (Object Management Group) oferuje pięć certyfikatów w zakresie BPMN 2.0 o nazwie OCEB 2, co oznacza OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Jedna ścieżka jest zorientowana na kwestie biznesowe, a druga na techniczne. OMG pragnie, aby BPMN 2.0 standaryzował modelowanie procesów biznesowych w taki sam sposób, w jaki UML (Unified Modeling Language) standaryzował modelowanie oprogramowania.

BPMN wymaga poświęcenia czasu i energii, ale korzyści płynące ze znajomości i ulepszeń mogą być ogromne. Wersja 2.0 opiera się na poprzednich wersjach, zapewniając bogatszy standardowy zestaw symboli i notacji, co pozwala na uzyskanie większej liczby szczegółów tym, którzy ich potrzebują.

Celem zarządzania procesami biznesowymi jest stworzenie cyklu życia polegającego na ciągłym doskonaleniu. Są to następujące kroki: modelowanie, wdrażanie, wykonywanie, monitorowanie i optymalizacja. Diagramy BPMN odgrywają w tym kluczową rolę.

Diagramy są wykorzystywane do komunikacji z różnymi grupami odbiorców, zarówno nietechnicznymi, jak i technicznymi. Podmodele pozwalają zróżnicowanym odbiorcom łatwo rozróżnić poszczególne części diagramu, dzięki czemu mogą oni znaleźć to, co jest dla nich najistotniejsze. Oto typy submodeli:

• Prywatne

  procesy biznesowe. Są to wewnętrzne zadania konkretnej organizacji i nie przekraczają granic basenów ani granic organizacyjnych.

• Abstrakcyjne

  procesy biznesowe. Występują one między procesem prywatnym/wewnętrznym a innym uczestnikiem lub procesem. Proces abstrakcyjny przedstawia światu zewnętrznemu sekwencję komunikatów potrzebnych do interakcji z procesem prywatnym. Nie przedstawiają one samego procesu prywatnego/wewnętrznego.

• Współpracujące

  procesy biznesowe. Przedstawiają one interakcje pomiędzy co najmniej dwoma podmiotami biznesowymi.

W BPMN 2 istnieją jeszcze inne typy diagramów: konwersacji, choreografii i współpracy.

• Diagram choreografii

  : przedstawia interakcje pomiędzy co najmniej dwoma uczestnikami. Można go także poszerzyć o podchoreografie.

• Diagram współpracy

  : przedstawia interakcje pomiędzy co najmniej dwoma procesami, wykorzystując więcej niż jeden basen. W diagramie współpracy można wykorzystać wszystkie kombinacje basenów, procesów i choreografii.

• Diagram konwersacji

  : ogólnie rzecz biorąc, jest to uproszczona wersja diagramu współpracy. Przedstawia grupę powiązanych ze sobą wiadomości wymienianych w procesie biznesowym. Można go rozszerzyć o podkonwersacje.

1. Jasno zdefiniuj zakres procesu, określając jego początek i koniec.
2. Możesz najpierw stworzyć mapę bieżącego procesu biznesowego, aby wskazać nieefektywności, a dopiero później stworzyć model lepszego sposobu za pomocą BPMN.
3. Postaraj się, żeby diagramy BPMN mieściły się na jednej stronie, nawet jeśli jest to strona wielkości plakatu.
4. Ułóż przepływy sekwencji poziomo. Przedstawiaj skojarzenia i przepływy danych w pionie.
5. Możesz tworzyć różne wersje diagramu dla różnych osób zaangażowanych w projekt, w zależności od poziomu szczegółowości niezbędnego dla ich zadań.
6. BPMN nie nadaje się do modelowania struktur organizacyjnych, podziałów funkcjonalnych czy modeli przepływu danych. Choć BPMN przedstawia pewne przepływy informacji w procesach biznesowych, nie jest diagramem przepływu danych.

W Lucidchart możesz łatwo tworzyć modele procesów biznesowych. Po zarejestrowaniu się zaloguj się, a następnie stwórz pusty dokument lub zacznij od szablonu. Koniecznie otwórz bibliotekę kształtów BPMN, a następnie przeciągnij i upuść kształty na obszar roboczy.

Możesz także zmieniać styl linii, formatować tekst i rozmieszczać elementy, aby uzyskać odpowiedni wygląd. Następnie możesz udostępnić, pobrać lub wyeksportować swój diagram, jak tylko chcesz.