Qué es la notación de modelado de procesos de negocio

La notación del modelado de procesos de negocio (BPMN) es un método de diagrama de flujo que modela los pasos de un proceso de negocio planificado de principio a fin. Un aspecto clave de la gestión de procesos de negocio (BPM) es que representa visualmente una secuencia detallada de los flujos de información y las actividades empresariales necesarias para finalizar un proceso.

Su propósito es modelar formas de mejorar la eficiencia, representar nuevas circunstancias u obtener ventaja sobre la competencia. Este método también ha experimentado un empuje hacia la estandarización en los últimos años, y ahora su nombre es un poco diferente: Notación y modelo de procesos de negocios, pero conserva la sigla BPMN. Se diferencia de la creación de mapas de procesos de negocio, que realiza diagramas de procesos actuales para propósitos tales como la estandarización, la capacitación a empleados, el control de calidad y la conformidad de auditoría. BPMN también es el equivalente empresarial del lenguaje unificado de modelado (UML) empleado en el diseño de software.

La iniciativa de la gestión de procesos de negocio (BPMI) desarrolló la notación del modelado de procesos de negocio, que ha experimentado una serie de revisiones. En 2005, ese grupo se fusionó con el Object Management Group (OMG), que se hizo cargo de la iniciativa. En 2011, OMG lanzó BPMN 2.0 y cambió el nombre del método a modelo y notación de procesos de negocio. Creó un estándar más detallado para el modelo de procesos de negocio, mediante el uso de un conjunto más rico de símbolos y notaciones para los diagramas de procesos de negocio. Desde 2014, BPMN también se complementó con un método de diagrama de flujo de decisiones llamado el estándar "Decision Model and Notation", ya que BPMN no se presta a sí mismo de forma natural a los flujos de decisión.

En un nivel elevado, BPMN está dirigido a participantes y otros interesados en un proceso de negocio con el fin de obtener conocimientos mediante una representación visual de los pasos fácil de entender. En un nivel más específico, se dirige a las personas que implementarán el proceso, brindando suficientes detalles para permitir una implementación precisa. Ofrece un lenguaje estándar y común para todos los interesados, sean técnicos o no: analistas de negocios, participantes del proceso, desarrolladores técnicos y directores, así como asesores y equipos externos. Idealmente, cierra la brecha entre la intención del proceso y la implementación, brindando suficientes detalles y claridad a la secuencia de las actividades empresariales.

La diagramación puede ser mucho más fácil de entender que el texto narrativo. Permite una colaboración y comunicación más fáciles para alcanzar el objetivo de un proceso eficiente que produzca resultados de excelente calidad. También ayuda a orientar la comunicación hacia los documentos en lenguaje de marcado extensible (XML) necesarios para ejecutar numerosos procesos. Nuestro principal estándar XML se denomina BPEL o BEPEL4WS, que significa "lenguaje de ejecución de procesos de negocio para servicios web".

La BPMN representa estos cuatro tipos de elementos de los diagramas de procesos de negocio.

1. Objetos de flujo:

   eventos, actividades y portales

2. Objetos de conexión:

   flujo de secuencia, flujo de mensaje y asociación

3. Carriles:

   piscina o carril

4. Artefactos:

   objeto de datos, grupo y anotación

Estos son los elementos individuales y cómo se usan para definir un proceso de negocio:

Eventos

Un disparador que inicia, modifica o finaliza un proceso. Los tipos de eventos incluyen mensajes, temporizadores, errores, compensaciones, señales, cancelaciones, escalaciones, enlaces y otros. Se muestran con círculos que contienen otros símbolos en función del tipo de evento. Se clasifican como "lanzar" o "capturar", según su función.

Actividad

Una actividad o tarea particular llevada a cabo por una persona o sistema. Se muestra con un rectángulo con bordes redondeados. Pueden volverse más detalladas con subprocesos, bucles, compensaciones y múltiples instancias.

Gateway

Punto decisivo que puede modificar la ruta en función de las condiciones o los eventos. Se muestran como diamantes. Pueden ser exclusivos o inclusivos, paralelos, complejos o basarse en datos o eventos.

Flujo de secuencia

Muestra el orden de las actividades que se realizarán. Se representa con una línea recta con una flecha. Puede mostrar un flujo condicional o un flujo predeterminado.

Flujo de mensajes

Muestra mensajes que fluyen en "piscinas" o límites organizativos, como los departamentos. No debe conectar eventos o actividades dentro de una piscina. Se representa con una línea discontinua que contiene un círculo al principio y una flecha al final.

Asociación

Se muestra con una línea punteada y asocia un artefacto o texto a un evento, actividad o puerta de enlace.

Carril y piscina

Una piscina representa a los principales participantes de un proceso. Puede haber otra piscina en otra compañía o departamento, pero igual estar involucrada en el proceso. Los carriles dentro de una piscina muestran las actividades y los flujos para un determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de qué partes del proceso.

Artefacto

Información adicional que los desarrolladores agregan para aportar el nivel necesario de detalle al diagrama. Hay tres tipos de artefactos: objeto de datos, grupo u anotación. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una actividad. Un grupo muestra una agrupación lógica de actividades, pero no cambia el flujo del diagrama. Una anotación brinda una explicación más completa de una parte del diagrama.

El modelado de procesos de negocios puede incluir desde diagramas simples y dibujados a mano hasta algunos más complejos con elementos expandibles que brinden suficientes detalles de la implementación. Los analistas con credenciales se encargan de la BPMN en su versión más sofisticada. El Object Management Group (OMG) ofrece cinco certificaciones en BPMN 2.0 llamadas OCEB 2, que significa "experto certificado por OMG en BPM 2.0". Un tramo se orienta al negocio, y el otro es técnico. OMG busca que BPMN 2.0 estandarice el modelado de procesos de negocio del mismo modo que el lenguaje unificado de modelado (UML) estandarizó el modelado de software.

BPMN requiere un compromiso de tiempo y energía, pero la recompensa en comprensión y mejora puede ser enorme. La versión 2.0 se basa en las versiones anteriores y brinda un conjunto estándar más enriquecido de símbolos y notaciones, permitiendo más detalle para quienes lo necesitan.

La idea detrás de la gestión de procesos de negocio es crear un ciclo de vida de mejora continua. Los pasos son modelar, implementar, ejecutar, monitorear y optimizar. Los diagramas BPMN tienen un rol fundamental en eso.

Los diagramas se usan para la comunicación con diversas audiencias, tanto técnicas como no técnicas. Los submodelos permiten que los lectores puedan diferenciar fácilmente las secciones del diagrama, encontrando lo que más se aplica a ellos. Los tipos de submodelos son:

• Procesos de negocio

  privados

  . Son procesos internos de una organización específica y no cruzan piscinas o límites organizativos.
• Procesos de negocio

  abstractos

  . Estos ocurren entre un proceso privado o interno y otro participante o proceso. El proceso abstracto muestra al mundo exterior la secuencia de mensajes necesaria para interactuar con el proceso privado. No muestra el proceso interno o privado en sí mismo.
• Procesos de negocio

  colaborativos

  . Estos muestran las interacciones entre dos o más entidades de negocio.

En BPMN 2, hay otros tipos de diagramas: conversación, coreografía y colaboración.

• Diagrama de coreografía:

  muestra las interacciones entre dos o más participantes. También se puede expandir con subcoreografías.

• Diagrama de colaboración:

  muestra las interacciones entre dos o más procesos, empleando más de una piscina. Todas las combinaciones de piscinas, procesos y coreografías se pueden usar en un diagrama de colaboración.

• Diagrama de conversación:

  en general, se trata de una versión simplificada de un diagrama de colaboración. Muestra un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso de negocio. Se puede expandir con subconversaciones.

1. Define claramente el alcance del proceso con un principio y un final.
2. Quizá debas crear primero un mapa del proceso de negocio actual para destacar las ineficiencias antes de modelar una forma mejor con BPMN.
3. Busca que los diagramas BPMN quepan en una sola página, incluso si la página tiene el tamaño de un póster, como sucede en algunos casos.
4. Diseña los flujos de secuencia de forma horizontal. Muestra las asociaciones y los flujos de datos verticalmente.
5. Puedes crear distintas versiones del diagrama para diferentes interesados, en función del nivel de detalle necesario para cada rol.
6. BPMN no es apropiada para modelar estructuras organizativas, desgloses funcionales o modelos de flujo de datos. Aunque BPMN muestra algunos flujos de información en los procesos de negocio, no es un diagrama de flujo de datos (DFD).

Es fácil crear modelos de procesos de negocio con Lucidchart. Después de registrarte, simplemente inicia sesión y crea un documento en blanco o comienza con una plantilla. Asegúrate de abrir la biblioteca de figuras BPMN, después arrastra y suelta las figuras que necesites en el lienzo.

También puedes definir el estilo de las líneas, aplicar formato al texto o cambiar la posición de los elementos para obtener el aspecto que desees. Luego, descarga, exporta o comparte tu diagrama de la forma que gustes.