Por que usar a metodologia Six Sigma na gestão de projetos

Existem diversas formas para melhorar seus processos, e você provavelmente já ouviu falar da metodologia Six Sigma, especialmente voltada para grandes empresas de manufatura, como a GE e Motorola, que buscam reduzir defeitos e melhorar a qualidade de seus produtos. Mas o Six Sigma é muito mais do que apenas um aprimoramento de qualidade de fabricação das organizações — é também uma metodologia para gerir projetos.

Em qualquer tipo de mercado, as empresas precisam desenvolver processos eficientes para concluir seus projetos e se manterem atualizadas. Como um gerente de projetos, talvez você acredite que seus objetivos não combinem com a estrutura do Six Sigma. No entanto, a metodologia oferece ótimos benefícios de eficiência para você e sua equipe. Leia mais para saber como.

O que é a metodologia Six Sigma?

Caso seus conhecimentos sobre o Six Sigma tenham ficado um pouco desatualizados ao longo tempo (e isso é compreensível), saiba que é uma metodologia usada para identificar e aprimorar os pontos fracos de processos que estão prejudicando a eficiência ou que geram muitos erros.
Especificamente, o Six Sigma tem como objetivo reduzir o número de defeitos de fabricação para menos de 3,4 por milhão de unidade.

Entretanto, ao longo dos anos, a implementação do Six Sigma estendeu para além do setor de manufatura, e hoje é usado por uma grande variedade de empresas, como a Amazon, a Xerox e o Bank of America, para economizar dinheiro e melhorar a eficiência.

Ao visualizar como seu produto ou serviço evolui, desde sua concepção até chegar às mãos do cliente, você irá identificar as diferentes formas de aumentar sua eficiência e qualidade — considerada a base da metodologia Six Sigma.

Quando usar a metodologia de gestão de projetos

Primeiro, é importante determinar se a metodologia Six Sigma irá beneficiar seu projeto. Bernardo Tirado é especialista em Six Sigma e começa o processo fazendo algumas perguntas-chave a si mesmo:

"Qual é o objetivo desse projeto? É para implementar uma tecnologia nova? Isso resultaria na mudança de um trabalho em mais de 50%? Esse projeto vai melhorar a eficiência? Acredito que o Six Sigma é melhor aplicado em iniciativas operacionais. As operações contêm processos que podem ser complementados com tecnologias novas, ou processos reproduzíveis que podem ser centralizados em outros lugares, o que permite aos funcionários mais tempo para realizar outras atividades avançadas."

Além das atividades operacionais, veja mais áreas em que o Six Sigma pode ser aplicado para:

• Eliminar desperdícios, seja de tempo, materiais ou outros recursos
• Reduzir defeitos ou variações em seu produto ou serviço
• Definir a causa dos problemas
• Usar dados mais eficientemente para aumentar o rendimento e a produtividade
• Aumentar a satisfação de clientes e funcionários
• Projetar um novo processo, ou reformular um que está ineficaz

Os benefícios da metodologia Six Sigma

Não é fácil fazer mudanças, mas se você aplicar o Six Sigma na gestão dos seus projetos, verá que a metodologia irá impactar todas as áreas da sua empresa — e da melhor forma possível.

• Decisões bem informadas: a metodologia Six Sigma é baseada em estatísticas. Sem medições e dados precisos dos seus processos, você está trabalhando somente na base de suposições e da intuição. Dados ajudam a tomar decisões objetivas e a identificar a melhor solução ou ideia. Por meio de dados quantitativos, o Six Sigma serve como alicerce para suas iniciativas de desempenho ou produção. 
• Melhore a comunicação e a colaboração entre sua equipe: o Six Sigma deve ser aplicado em toda a empresa, incentivando todos a pensar nos problemas como oportunidades e a refletir sobre a verdade como a meta mais importante a ser atingida. Como resultado, os funcionários não terão mais medo de comunicar suas preocupações e tratarão outras equipes e departamentos como parceiros (e não concorrentes) na busca pela melhoria.
• Melhore a qualidade e a satisfação do cliente: conforme mencionamos acima, o Six Sigma busca reduzir os defeitos e as variações presentes na experiência do cliente. Não importa se a metodologia for aplicada em um processo de fabricação, como de embalagem de cookies, ou em algo mais abstrato, como um aplicativo web. Depois de mensurar e quantificar seus processos, você poderá fazer as alterações necessárias para aprimorar a experiência dos seus clientes. 
• Redução de custos: a baixa qualidade e as ineficiências nos processos geram muito mais despesas do que imaginamos — prazos não cumpridos, perda de fidelidade do cliente, mudanças de design, alterações na gerência, mudanças na engenharia e assim por diante. Seja devido a um planejamento deficiente, ou para corrigir erros conforme ocorrem, todas essas irregularidades acabam se acumulando. Por meio de equipes de especialistas, de uma avaliação criteriosa dos processos e de uma adesão rígida aos dados, o Six Sigma oferece uma abordagem rigorosa para eliminar esses defeitos.
• Melhor produtividade e gestão do tempo: com uma estrutura de equipe, planejamento de projetos, coleta e análise de dados e estratégia de negócios aprimorados, a sua empresa como um todo ficará mais eficiente. E, ao não gastar tempo corrigindo problemas que deveriam ter sido evitados ou amenizados, você poderá investir suas energias em assuntos que realmente importam.

Certificação Six Sigma

Embora os princípios do Six Sigma possam ser aplicados por qualquer pessoa, a certificação Six Sigma garante uma série de habilidades e um bom nível de conhecimento da metodologia. Você pode obter a certificação Six Sigma on-line ou em cursos de administração.

Os benefícios da certificação Six Sigma para as empresas incluem maior conformidade, melhor desempenho e redução de erros e desperdícios. Para os funcionários, pode resultar em salários mais altos, mais oportunidades de trabalho, qualidades de liderança aprimoradas e uma série de competências que podem ser facilmente aplicadas em qualquer outro emprego. 

Dependendo do seu grau de escolaridade (p. ex., se você já é formado em administração), sua especialização ou as exigências do seu empregador, você pode decidir não obter a certificação, pois ela não é barata.

Faixas do Six Sigma

Os diferentes níveis de certificações Six Sigma são organizados por faixas, como no karatê, para representar a variedade de níveis de especialização e treinamento que um adepto do Six Sigma pode receber. 

Veja os diferentes níveis de certificação Six Sigma:

• Campeão: embora não seja tecnicamente uma faixa, os campeões são muito importantes para a estratégia de implementação do Six Sigma. Eles exercem a função de guia da equipe Six Sigma para alinhar projetos às metas da empresa, manter a equipe focada e remover obstáculos.
• Faixa Preta Master: são as autoridades e professores internos do Six Sigma, responsáveis por treinar as faixas inferiores; e também gerenciam a estratégia do programa Six Sigma.
• Faixa Preta: os especialistas mais bem treinados em Six Sigma — eles lideram, orientam e treinam equipes de Six Sigma.
• Faixa Verde: são treinados para solucionar a maioria dos problemas encontrados nos processos, e auxiliam os projetos de Faixa Preta coletando e analisando dados. Às vezes, conseguem liderar projetos com menos complexidades. 
• Faixa Amarela: com um treinamento básico da metodologia Six Sigma, eles participam de projetos dos Faixas Verde e Preta como membros da equipe.
• Faixa Branca: com apenas uma visão geral e introdutória dos conceitos do Six Sigma, eles serão os futuros Faixas Amarelas e Verdes. Auxiliam em tarefas básicas de projetos Six Sigma.

O Six Sigma precisa de uma liderança vigorosa para os projetos. Além disso, todas as pessoas de sua empresa precisam estar envolvidas e comprometidas com os esforços necessários, principalmente a diretoria.

Como gerente de projetos, você é quem decide se esse tipo de estrutura seria benéfico para sua empresa e para os objetivos do projeto.

Metodologias Six Sigma

Ao decidir implementar o Six Sigma em seu projeto, saiba que existem duas submetodologias principais que ajudam as empresas a adaptarem o Six Sigma ao projeto e mercado em questão. As abordagens compartilham do mesmo objetivo final de aprimorar os processos, mas cada uma tem seu próprio tipo de especialização.

Ciclo DMAIC

O ciclo DMAIC é mais voltado para processos de negócios existentes, p. ex., para melhorar a fabricação ou produção da empresa.

• Definir: identifique a necessidade.
• Medir: avalie o processo atual e sua eficácia.
• Analisar: use dados para avaliar os processos existentes e descobrir onde os defeitos ocorrem ou onde estão as áreas que precisam de melhorias.
• Incrementar: faça mudanças e melhore o processo para ele ajudar você a atingir seus objetivos.
• Controle: crie um sistema para dar continuidade ao processo incrementado e antecipar obstáculos no futuro.

DMADV

O DMADV é mais voltado para planejar processos que ainda não existem, p. ex., para criar um novo produto ou melhorar o relacionamento com o cliente.

• Definir: defina a necessidade do cliente.
• Medir: use dados para avaliar as necessidades do cliente, a resposta a um produto ou serviço e os recursos do produto ou serviço.
• Analisar: avalie os dados e use essas informações para criar novas metas ou projetos para atender às necessidades do cliente.
• Desenhar: crie um produto, serviço ou processo que atenderá melhor às necessidades do cliente com base em suas descobertas.
• Verificar: teste o projeto e entregue-o ao cliente, ou estabeleça um plano para monitorar seu andamento e eficácia, ou seja, se ele está atendendo às necessidades do cliente.

Como aplicar o Six Sigma na gestão de projetos

Como gerente de projetos, você provavelmente tem sua própria forma de criar projetos e acompanhar suas diversas fases, e talvez você não esteja disposto a mexer em um time que está ganhando, como diz o ditado popular. No entanto, mesmo implementando ou adaptando poucos elementos da metodologia, a abordagem rigorosa do Six Sigma pode ajudá-lo a obter ótimas conquistas.

• Prepare sua equipe para o sucesso: um dos motivos pelo qual a metodologia Six Sigma é tão eficiente é que ela foca em uma organização bem definida desde o início. Muitos projetos fracassam não por causa de metas deficientes ou erros de colaboradores, mas devido a problemas organizacionais que existem desde o início do projeto. Mesmo sem um líder Faixa Preta ou membros da equipe com Faixa Verde ou Amarela, você ainda pode aplicar o conceito de ter uma liderança forte e experiente e funções bem definidas entre a equipe para evitar conflitos ou compensar a falta de habilidades adequadas para concluir o projeto.
• Use DMAIC e DMADV como um processo do projeto: a gestão de projetos, por si só, já é um processo. Os passos que você segue para garantir o sucesso de um projeto fazem parte de um processo maior que sempre pode ser aprimorado. Ao fazer uma avaliação de DMAIC sobre a forma como você e sua equipe gerenciam projetos, você poderá descobrir pontos fracos e áreas de melhoria desconhecidas até então. Mesmo se seu plano deixa de seguir o DMAIC ou DMADV, você terá aproveitado os conceitos do Six Sigma para criar passos bem definidos e implementar uma abordagem empírica e concreta.
• Faça mensurações e análises para encontrar lacunas: a metodologia Six Sigma surgiu no setor de fabricação, mas ela pode ser muito bem aproveitada para identificar e reduzir erros em outras indústrias. Se a sua equipe não estiver conseguindo entender os fracassos ou resultados negativos da empresa, não faça suposições sobre as causas. Adote uma abordagem científica e inspirada no Six Sigma para poder analisar seus processos com praticidade e encontrar lacunas.
• Use dados para melhorar seu entendimento: mesmo que sua equipe tenha conseguido atingir seus objetivos, siga os passos do Six Sigma para aproveitar seus dados melhor e avaliar os pontos fortes e as áreas de melhoria. 

Ao usar determinadas partes dessa metodologia comprovada e incorporá-las em seu fluxo de trabalho existente, você conseguirá manter uma consistência, otimizar seus processos e realizar projetos bem-sucedidos.