Metodología Six Sigma para la administración de proyectos

Existen muchas maneras de mejorar tus procesos, y seguramente has escuchado de la metodología Six Sigma como una posibilidad, particularmente para negocios grandes de manufactura, como GE y Motorola, que buscan reducir defectos y mejorar la calidad de sus productos. Pero Six Sigma es mucho más que una mejora de calidad para la manufactura, también es una metodología para la administración de proyectos.

Independientemente de la industria de la que se trate, las empresas deben desarrollar procesos eficientes para llevar a cabo proyectos y permanecer vigentes. Como administrador de proyectos, es posible que sientas que tus metas no encajan dentro del marco de Six Sigma. Sin embargo, tú y tu equipo están en buena posición para beneficiarse del incremento en la eficiencia que puede crear una mentalidad Six Sigma. Sigue leyendo para saber cómo.

¿Qué es la metodología Six Sigma?

En caso de que las notas que tomaste en la escuela de negocios sobre Six Sigma se hayan borrado (comprensiblemente) con los años, te recordamos que Six Sigma es una metodología utilizada para detectar y abordar los puntos débiles en un proceso de negocio que obstaculizan la eficiencia o que derivan en más errores de los deseables.
Six Sigma específicamente se refiere al objetivo de reducir la cantidad de defectos de fabricación a menos de 3.4 por 1 millón de unidades.

Sin embargo, con el paso de los años, la utilidad de Six Sigma se ha expandido más allá del mundo de la manufactura para ayudar a una diversa variedad de empresas como Amazon, Xerox y Bank of America a ahorrar dinero al mejorar la eficiencia.

Al visualizar la manera en que tu producto o servicio pasa de su concepción a las manos de tus clientes, puedes empezar a identificar maneras para aumentar la eficiencia y la calidad, que es precisamente de lo que se trata esta metodología.

¿Cuándo usar Six Sigma para la administración de proyectos?

Para empezar, es importante ver si la metodología Six Sigma es idónea para tu proyecto. Bernardo Tirado, experto en Six Sigma, empieza por plantarse a sí mismo algunas preguntas clave:

"¿Cuál es el objetivo de este proyecto? ¿Presentar nueva tecnología? ¿Derivará en cambiar una tarea más de 50 %? ¿Derivará este proyecto en beneficios de eficiencia? Me ha parecido que Six Sigma es más eficaz en iniciativas de operaciones. En parte, las operaciones tienen procesos que podrían complementarse con tecnología más vanguardista o procesos repetibles que podrían centralizarse en otra parte, permitiendo así que los empleados actuales realicen actividades avanzadas."

Además de esta perspectiva operacional, Six Sigma es útil para:

• Eliminar el desperdicio, ya se trate de tiempo, materiales u otros recursos.
• Reducir defectos o variaciones en tu producto o servicio.
• Definir qué causa problemas.
• Utilizar la información de manera más eficaz a fin de aumentar eficiencia y productividad.
• Aumentar la satisfacción de clientes y empleados.
• Diseñar un proceso nuevo o perfeccionar uno ineficaz.

Ventajas de la metodología Six Sigma

A nadie le gustan los cambios, pero si decides elegir Six Sigma para administrar tus proyectos, descubrirás que aborda todas y cada una de las áreas de tu empresa, y de la mejor manera.

• Toma de decisiones informadas: la metodología Six Sigma se fundamenta en estadísticas. Si no cuentas con mediciones y datos precisos sobre lo que sucede en tus procesos, te dejas llevar por corazonadas y suposiciones. Los datos te permiten tomar decisiones objetivas y encontrar la mejor solución o idea. El propósito de Six Sigma es respaldar tus iniciativas de desempeño o producción con datos cuantitativos a fin de prepararte mejor para llevarlas a cabo. 
• Mejor comunicación y colaboración en tu equipo: Six Sigma pretende ser una iniciativa a nivel de toda una organización, instando así a todos nuestros colaboradores a ver los problemas como oportunidades y la verdad como el objetivo más importante. Por ende, los empleados no temerán expresar inquietudes o preocupaciones y considerarán a los demás equipos y departamentos como aliados para implementar mejoras y no como competencia respecto del desempeño.
• Mejor calidad y satisfacción del cliente: como mencionamos antes, el propósito de Six Sigma es reducir defectos y variaciones en la experiencia del cliente. No importa si se trata de algo fabricado, como una caja de galletas, o algo más intangible, como una aplicación web. Una vez que empieces a evaluar y cuantificar tus procesos, podrás hacer los cambios necesarios para mejorar la experiencia de tus clientes. 
• Reducción de costos: la calidad deficiente y las ineficiencias causan muchos más gastos de los que creemos: plazos incumplidos, pérdida de lealtad del cliente, cambios en diseño, cambios de gestión, cambios de ingeniería, etc. Ya sea debido a una mala planeación o a que se deben solucionar errores a medida que suceden, todo se acumula. Six Sigma adopta una perspectiva inquebrantable para eliminar todo eso con equipos estructurados de expertos, una minuciosa revisión de los procesos y una estricta adherencia a los datos.
• Más productividad y mejor administración del tiempo: equipos mejor estructurados, mejor planeación de proyectos, recopilación de datos y análisis, y una buena estrategia comercial redundarán en mayor eficiencia en toda tu organización. Y si no dedicarás tiempo a arreglar problemas que debieron evitarse o mitigarse, podrás dedicar tiempo a hacer cosas más importantes.

Certificación Six Sigma

Si bien cualquiera puede aplicar los principios Six Sigma, esta certificación garantiza que cuentas con un determinado conjunto de competencias y que tienes un nivel estándar de conocimientos sobre la metodología Six Sigma. Puedes obtener esta certificación en línea o a través de una escuela de negocios.

Entre las ventajas que la certificación Six Sigma ofrece a una empresa podemos mencionar: cumplimiento normativo, mejor desempeño y reducción de errores y desperdicio, por supuesto. En el caso de los empleados, puede significar mejores salarios, más oportunidades laborales, mejores habilidades de liderazgo y un conjunto de competencias útiles en diversas áreas. 

No obstante, dependiendo de tu formación anterior (p. ej., si ya tienes un título en administración), tu pericia o los requisitos de tu empleador, puedes elegir no obtener la certificación dado que puede ser costosa.

Los cinturones de Six Sigma

Al igual que en el karate, los diferentes niveles de las certificaciones de Six Sigma se clasifican por cinturones de colores, a fin de mostrar los diversos niveles de pericia y formación que un practicante de Six Sigma ha recibido. 

Los diferentes niveles de certificación de Six Sigma son:

• Champion (campeón): si bien técnicamente no es un cinturón, los campeones son una parte importante de la estrategia de implementación de Six Sigma. Actúan como guías del equipo Six Sigma, alinean los proyectos con los objetivos organizacionales, mantienen enfocado al equipo y eliminan obstáculos.
• Master Black Belt (cinturón negro maestro) : autoridades y maestros internos de Six Sigma, capacitan a los cinturones de menor nivel. Asimismo, administran la estrategia del programa Six Sigma.
• Black Belt (cinturón negro): los expertos más capacitados en Six Sigma; dirigen, guían y orientan a los equipos Six Sigma.
• Green Belt (cinturón verde): capacitados para resolver la mayoría de los problemas en los procesos, ayudan a los proyectos de cinturones negros al recopilar y analizar datos. A veces, ellos mismos dirigen proyectos menos complejos. 
• Yellow Belt (cinturón amarillo): capacitados en la metodología Six Sigma básica, participan en proyectos de cinturones verdes y negros como integrantes de los equipos.
• White Belt (cinturón blanco): estos colaboradores cuentan solo con un panorama general inicial de los conceptos de Six Sigma; son el semillero para futuros cinturones amarillos y verdes. Ayudan con tareas simples en proyectos Six Sigma.

Six Sigma confía en un liderazgo sólido para impulsar el avance de los proyectos. Además, cada individuo en la organización debe comprometerse y comprender el esfuerzo, especialmente la gerencia de nivel superior.

Como administrador de proyectos, puedes decidir si este tipo de estructura tendría sentido dentro de tu organización y para los objetivos de tu proyecto.

¿Cómo implementar Six Sigma en una empresa?

Una vez que hayas elegido Six Sigma como el mejor método para tu proyecto, hay dos submetodologías principales que se bifurcan ligeramente para permitir que las empresas personalicen el método Six Sigma a su proyecto e industria. Ambas comparten el objetivo final de mejorar los procesos, pero cada una ofrece una perspectiva más especializada.

Metodología DMAIC

La submetodología DMAIC funciona mejor para un proceso de negocio actual, por ejemplo, cuando se busca mejorar el aspecto de fabricación o producción de una empresa.

• Define (definir): identifica la necesidad.
• Measure (evaluar): evalúa el proceso actual y su eficacia.
• Analyze (analizar): usa los datos para evaluar procesos actuales para descubrir dónde ocurren fallas y cuáles son las áreas que se pueden mejorar.
• Improve (mejorar): haz cambios y mejora el proceso para que te ayude a lograr tus objetivos.
• Control (controlar): diseña un sistema para mantener el proceso mejorado en su lugar, anticipando posibles obstáculos futuros.

DMADV

La submetodología DMADV funciona mejor para planear un proceso que aún no existe, por ejemplo, al crear un producto nuevo o mejorar relaciones con los clientes.

• Define (definir): establece la necesidad del cliente o consumidor.
• Measure (evaluar): usa los datos para evaluar las necesidades de los clientes, la respuesta a un producto o servicio y las capacidades del producto o servicio.
• Analyze (analizar): revisa los datos y usa esa información para crear nuevos objetivos o diseños para satisfacer las necesidades del cliente o consumidor.
• Design (diseñar): crea un producto, servicio o proceso que abordará mejor las necesidades del cliente con base en las conclusiones.
• Verify (verificar): prueba el diseño ya sea para entregarlo al cliente o establecer un plan para monitorear su éxito y eficacia para abordar las necesidades del cliente.

Cómo aplicar Six Sigma a la administración de proyectos

Como administrador de proyectos, es posible que tengas tu propia manera de preparar un proyecto y ver sus diversas etapas, y quizá no estés dispuesto a arreglar algo que no tiene deficiencias. Incluso si tomas o adaptas algunos de los elementos de esta metodología, su perspectiva rigurosa puede mejorar tus probabilidades de tener éxito.

• Organiza a tu equipo de manera que se facilite el éxito: una de las razones por las que la metodología Six Sigma es tan eficaz es porque pone énfasis en una organización clara desde un principio. Muchos proyectos no fracasan por no tener establecidos buenos objetivos o por errores de los colaboradores sino por problemas organizacionales que pueden rastrearse a sus inicios. Aunque quizá no tengas un líder cinturón negro ni haya cinturones verdes y amarillos en tu equipo, puedes aplicar el mismo concepto de tener un equipo de liderazgo sólido y experimentado y funciones claramente definidas para evitar conflictos o carecer de las competencias pertinentes para finalizar el proyecto.
• Usa las submetodologías DMAIC y DMADV como procesos de tu proyecto: la administración de proyectos en sí misma es un proceso. Todos los pasos que des para garantizar el éxito de un proyecto son parte de un proceso mayor que siempre se puede mejorar. Si te tomas el tiempo para aplicar DMAIC a fin de evaluar la manera en que tú y tu equipo gestionan los proyectos, podrías descubrir puntos débiles y áreas que se pueden mejorar de las que no te habías percatado. Incluso si tu plan se desvía de DMAIC or DMADV, te beneficiarás del énfasis que pone Six Sigma en pasos definidos claramente y su perspectiva concreta y empírica.
• Evalúa y analiza la información para detectar deficiencias: la metodología Six Sigma puede haber surgido para abordar aspectos de manufactura, pero no permitas que eso te disuada de usar su perspectiva para encontrar y reducir errores. Si a tu equipo se le está dificultando entender los fracasos o resultados inesperados, no hagas suposiciones sobre lo que piensas que puede ser la causa. Adoptar una perspectiva científica basada en Six Sigma te ayudará a examinar tu proceso de manera eficaz para descubrir deficiencias.
• Respáldate con datos para obtener un panorama más preciso: aun si tu equipo ya ha logrado sus objetivos, los sencillos pasos de Six Sigma podrían ayudarte a aprovechar mejor los datos para evaluar tus logros y áreas que se pueden mejorar. 

Al tomar algunos elementos de esta metodología comprobada y adaptarlos a tu flujo de trabajo actual, estarás mejor preparado para mantener la congruencia, optimizar tus procesos y lograr que todos tus proyectos sean un éxito.