シックスシグマ手法をプロジェクト管理に応用すべき理由

プロセス改善の手法は多数存在します。中でも、シックスシグマ手法については、GE や Motorola などの大手メーカーで不良品の低減や製品の品質改善に使われてきた手法として耳にしたことがあるのではないでしょうか。ただ、シックスシグマ手法は製造業の品質向上のみを目指したものではなく、プロジェクト管理の手法でもあります。

業界にかかわらず、企業がプロジェクトを完了させ、意義ある存在であり続けるには、効率的なプロセスの開発が欠かせません。プロジェクトマネージャーとして、自分の目標がシックスシグマの枠組みに当てはまらないと感じられるかもしれませんが、シックスシグマの思考方法から得られる効率性の向上は、チームにとって有益なはずです。その実践方法は以下で説明します。

シックスシグマ手法とは？

遠い昔にビジネススクールで習ったシックスシグマの知識が曖昧になってしまった方のために説明すると、シックスシグマ手法とは、効率性の面で妨げとなったり、想定よりも多くのミスを生むプロセスの弱点を発見し、それに対処するために用いられる手法です。
シックスシグマ手法では、具体的には製造過程での不良品の数を100万個あたり3.4個以下にすることを目標としています。

しかし、長年の間にその有用性が製造業以外の業界にも広く認められるようになり、現在では Amazon、Xerox、Bank of America など、さまざまな企業が効率改善を通じたコスト削減手法として採用しています。

製品やサービスが構想段階から顧客の元に届くまでの過程を可視化することで、シックスシグマ方法論の目指す効率化や品質向上のための方策を見つける一歩を踏み出せるようになります。

シックスシグマ手法をプロジェクト管理に使用すべきタイミング

まず、シックスシグマ手法が自分のプロジェクトに適しているかを確認することが重要です。シックスシグマの専門家である Bernardo Tirado 氏は、以下の質問を自問することから始めます。

「このプロジェクトの目的は何か？新技術の導入、それとも結果的に50％以上の職種変更をすることか？このプロジェクトは効率化につながるか？など。私自身、シックスシグマが最も効果的なのは、オペレーションに関する取り組みだと考えています。オペレーションプロセスの中には、新技術で補完できたり、他の場所に集約できる反復的なものもあり、こうした対応を行うことで現在そのプロセスに従事している従業員が高度な業務に携わる余地が生まれます。」

こうした運用面への着目に加え、シックスシグマ手法を使うタイミングを考える際には以下の目的を考慮します。

• 時間、材料やその他のリソースの無駄をなくす
• 製品やサービスの欠陥やばらつきを減らす
• 何が問題なのかを明確にする
• データをより効果的に活用して効率と生産性を高める
• 顧客と従業員の満足度を高める
• 新しいプロセスを設計したり、非効率なプロセスを再設計する

シックスシグマ手法のメリット

変化は受け入れられにくいものですが、プロジェクト管理にシックスシグマ手法を適用すると決めると、その影響がビジネスのあらゆる分野に、しかも好ましい形で現れてきます。

• 情報に基づく意思決定 : シックスシグマの手法は統計学の基盤の上に成り立っています。プロセスの現状を正確な測定値とデータで確認できなければ、直感と仮定で動くことになります。データがあってこそ、客観的な判断を下し、最適なソリューションやアイデアを見つけられるようになります。シックスシグマは、パフォーマンスや製造に関する取り組みを定量的なデータで裏付け、よりよい形で実現することを目指しています。
• チーム内のコミュニケーションとコラボレーションの強化 : シックスシグマは組織全体で取り組むべきアプローチであり、全員が課題を機会として捉え、真実を最も重要な目標として据えることを推奨しています。このため、従業員が遠慮なく懸念を表明できるようになり、他のチームや部門を、パフォーマンスを競う相手としてではなく、パートナーとして捉えられるようになります。
• 品質と顧客満足度の向上 : これまでの説明のとおり、シックスシグマ手法は欠陥や顧客体験のばらつきを減らすことを目指したものであり、対象は箱入りクッキーのような工場生産品でも、ウェブアプリのような無形のものでも構いません。プロセスの測定と数値化を始めれば、顧客体験を向上させるためにどのような変更が必要かが見えてきます。
• コストの削減 : 品質の低さやプロセスにおける非効率は、納期の遅れ、顧客のロイヤリティ低下、設計変更、経営陣の交代、エンジニアリングの変更など、想定以上に大きな代償をもたらします。その原因が計画不備であっても、発生時の修正ができなかったことでも、積み重なると大きなコストとなります。シックスシグマ手法では、構造化された専門家のチーム、プロセスの厳格な見直し、厳密なデータの遵守など、容赦ないアプローチでこうしたコストを削減します。
• 生産性と時間管理の向上 : チームの構成、プロジェクトの計画、データの収集や分析、事業戦略などが改善されることで、組織全体の効率が向上し、事前に回避や軽減ができたはずの問題への対応に時間を費やす必要もなくなるため、重要な内容により時間を割けるようになります。

シックスシグマの認定資格

シックスシグマの原則を取り入れることは誰でもできますが、認定を取得すれば、一定のスキルセットがあり、標準的なレベルのシックスシグマ手法の知識があることを証明できます。資格はオンラインまたはビジネススクールなどで取得できます。

シックスシグマの認定資格を取得することで、企業にとってはコンプライアンス、パフォーマンス改善、ミスや無駄の低減といったメリットがあり、従業員にとっては、給与アップ、転職の機会の増加、リーダーシップスキルの向上に加え、会社を移っても活用できる万能スキルを獲得できるというメリットがあります。

ただ、学歴 (ビジネス関連の学位をすでに取得している場合など)、経験や会社の要件によっては費用対効果が大きくないため、認定を受けないという選択肢もありえます。

シックスシグマのベルト

シックスシグマの認定資格は空手と同様に帯で色分けされており、それぞれの色がシックスシグマの実務家の持つ専門知識や完了したトレーニングのレベルを示しています。

シックスシグマの認定レベルは以下のように分かれます。

• チャンピオン : ベルトには該当しませんが、チャンピオンはシックスシグマの展開戦略において重要な役割を果たし、シックスシグマチームのガイドとして、プロジェクトを組織の目標に合わせて調整し、チームの集中力を維持し、障害を取り除く役割を果たします。
• マスターブラックベルト : 社内におけるシックスシグマの大家であり、教師として下位のベルトを持つ人を育成し、シックスシグマのプログラム戦略の管理も行います。
• ブラックベルト : シックスシグマの最も高度な訓練を受けたエキスパートで、シックスシグマチームのリーダー、メンター、コーチを務めます。
• グリーンベルト : 大半のプロセスの課題を解決するためのトレーニングを受けており、データの収集と分析でブラックベルトが実行するプロジェクトを支援します。さほど複雑でないプロジェクトを自ら率いることもあります。
• イエローベルト : シックスシグマの基本的な手法を修了しており、チームメンバーとしてグリーンベルトやブラックベルトが実行するプロジェクトに参加します。
• ホワイトベルト : シックスシグマの概念を入門的に理解した段階で、将来のイエローベルトやグリーンベルト候補としてシックスシグマプロジェクトの単純作業をサポートします。

シックスシグマ手法では、プロジェクト推進のための強力なリーダーシップが必要とされます。また、組織内の一人ひとりがこうした取り組みにコミットし、理解している必要があり、とりわけ経営陣側に積極的な姿勢が求められます。

プロジェクトマネージャーは、こうした構造が自社にとって、またプロジェクトの目標に照らし合わせて有意義かどうかを判断することができます。

シックスシグマの手法

シックスシグマがプロジェクトに最適なアプローチであると判明したら、プロジェクトや業界に合わせてシックスシグマのアプローチを調整します。この際には、2つの主要な手法から選びます。プロセスを改善するという最終目的は同じですが、それぞれ専門的なアプローチを取るものです。

DMAIC

DMAIC は、ビジネスにおける製造や生産の部分を改善したい場合など、既存のビジネスプロセスへの応用に最適です。

• 定義 (Define) : 顧客のニーズを特定します。
• 測定 (Measure) : 現行のプロセスとその有効性を評価します。
• 分析 (Analyze) : データを使って現行のプロセスを評価し、欠陥の発生箇所や改善点を見つけます。
• 改善 (Improve) : 目標達成に向け、プロセスの変更と改善を行います。
• 定着 (Control) : 将来発生しうる障害を予測し、改善後のプロセスを維持するための仕組みを設計します。

DMADV

DMADV は、新製品の開発や顧客対応の改善など、まだ存在しないプロセスを計画する際に最適です。

• 定義 (Define) : クライアントや顧客のニーズを確立します。
• 測定 (Measure) : データを使って顧客のニーズ、製品やサービスへの反応、製品やサービスの能力を評価します。
• 分析 (Analyze) : データを検討し、得られた情報に基づき顧客やクライアントのニーズを満たす新たな目標やデザインを作成します。
• 設計 (Design) : 調査結果に基づき、顧客のニーズによりよく応える製品、サービスやプロセスを作ります。
• 検証 (Verify) : 設計をテストして顧客に提供するか、顧客のニーズに応えるため設計内容の成功と効果をモニターするための計画を立てます。

シックスシグマ手法のプロジェクト管理への適用

プロジェクトマネージャーにはそれぞれにプロジェクトを開始し、さまざまな段階を通じて進めていく方法があり、特に問題がなければわざわざ変更する気はないかもしれません。ただ、シックスシグマ手法は、その厳格なアプローチの一部だけを拝借して取り入れた場合でも、成功の可能性をぐっと高めることができます。

• 成功に向けてチームを作り上げる : シックスシグマの手法が非常に効果的な理由の一つには、最初から明確に組織を定義していることがあります。プロジェクトの多くが失敗に終わるのは、目標の不備や参加者のミスではなく、プロジェクトの立ち上げ時点での組織的な問題が原因です。チームにブラックベルト、グリーンベルトやイエローベルトを持つメンバーがいなくとも、経験豊富で強力なリーダーシップの下にチームの役割を明確に定義するというシックスシグマのコンセプトを適用することで、プロジェクト完了に必要なスキルの欠如や衝突を避けることができます。
• プロジェクトのプロセスに DMAIC や DMADV を使用する : プロジェクト管理は、それ自体がプロセスです。プロジェクトの成功を確保するためのステップはすべて、より大きなプロセスの一部であり、改善の余地は常にあります。チームのプロジェクト管理方法を DMAIC 形式で評価してみれば、これまで気づかなかった弱点や改善点が見つかるかもしれません。DMAIC や DMADV のフレームワークから計画が乖離した場合でも、明確に定義されたステップを重視し、具体的かつ経験的なアプローチを取るというシックスシグマの考え方から得られる恩恵は大きいはずです。
• 測定と分析を通じてギャップを見つける : シックスシグマの手法は製造業に根ざしたものですが、ミスを発見し、削減するアプローチはどの業界にも通用します。原因を頭から決めてかかると、失敗や想定外の結果を理解するのが難しくなります。シックスシグマのような科学的なアプローチをとることで、プロセスを効率的に確認し、ギャップを見つけやすくなります。
• データに基づき精度の高い全体像を把握 : チームの目標をすでに達成できている場合でも、シックスシグマの実践的なステップを参考にデータをさらに活用し、成果や改善の余地を測ることができます。

定評あるシックスシグマ手法の一部を既存のワークフローに取り入れることで、一貫性を維持し、プロセスを効率化し、プロジェクト全体で成功を実現できるようになります。