Six Sigma und Projektmanagement – ein Traumpaar?

Ihnen stehen verschiedene Methoden zur Prozessverbesserung offen. Wahrscheinlich haben Sie schon von der Six Sigma Methode gehört, die insbesondere von großen Fertigungsunternehmen wie GE und Motorola eingesetzt wird, um die Fehlerquote zu minimieren und die Qualität ihrer Produkte zu verbessern. Bei dieser Methode geht es aber nicht nur um die Qualitätsverbesserung in der Fertigung; Six Sigma wird ist auch im Projektmanagement eingesetzt.

Alle Unternehmen, unabhängig von der jeweiligen Branche, müssen effiziente Prozesse entwickeln, um Projekte erfolgreich abzuschließen und auf dem Markt relevant zu bleiben. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Ihre Ziele im Projektmanagement nicht mit dem Rahmenwerk von Six Sigma vereinbar sind. Doch auch Sie und Ihr Team im Projektmanagement können von der Effizienzsteigerung profitieren, die Six Sigma herbeiführen kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Six-Sigma-Methode implementieren können.

Was ist die Six-Sigma-Methode?

Weil sich die meisten wahrscheinlich nicht mehr an die Lektionen zu Six Sigma aus ihrer Zeit an der Handelsschule erinnern können (und das ist durchaus verständlich), gehen wir hier nochmals auf die Bedeutung ein. Die Six-Sigma-Methode zielt darauf ab, Schwachstellen in Prozessen aufzudecken und zu beheben. Somit sollen Hürden zur optimalen Arbeitsweise abgebaut und große Fehlerquellen vermieden werden.
Bei Six Sigma geht es speziell um das Ziel, die Anzahl der Fabrikationsfehler auf weniger als 3,4 Stück pro 1 Million Einheiten zu reduzieren.

Im Laufe der Zeit fand Six Sigma jedoch neben der Fertigung in vielen weiteren Branchen Anwendung, und eine Vielzahl von Unternehmen wie Amazon, Xerox und die Bank of America sparen Geld, indem sie die Leistungsfähigkeit des Unternehmens durch die Methode steigern.

Stellen Sie sich den Prozess vor, den Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von der Konzeption bis zum Vertrieb an Ihre Kunden durchläuft. Eine genaue Analyse wird bestimmt Verbesserungspotenziale bei der Effizienz und Qualität aufdecken können, und genau darum geht es bei Six Sigma.

Wann soll ich Six Sigma im Projektmanagement einsetzen?

Gute Frage. Es ergibt Sinn, zuerst zu prüfen, ob die Six-Sigma-Methode für Ihr Projekt geeignet ist. Bernardo Tirado, ein Experte in Sachen Six Sigma, stellt sich dazu anfangs ein paar wichtige Fragen:

„Was ist das Projektziel? Geht es darum, eine neue Technologie einzuführen? Wird das Projekt dazu führen, dass sich ein Job im Betrieb grundlegend (um mehr als die Hälfte) verändert? Wird dieses Projekt zu Effizienzsteigerungen führen? Ich habe festgestellt, dass Six Sigma bei betrieblichen Initiativen am wirksamsten ist. Betriebliche Prozesse können mit neuen Technologien ergänzt und repetitive Prozesse an einer anderen Stelle zentralisiert werden, sodass sich die jetzigen Mitarbeitenden auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren können.“

Zusätzlich zu den betrieblichen Projekten haben wir hier noch einige weitere Anwendungsfälle zusammengestellt. Setzen Sie Six Sigma ein:

• um Unnötiges zu vermeiden – wie Zeit, Material oder andere Ressourcen, die unnötig beansprucht werden.
• um die Häufigkeit von Mängeln oder Abweichungen bei Produkten und Dienstleistungen zu reduzieren.
• um die Ursache(n) von Problemen zu bestimmen.
• um Datensätze zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung einzusetzen.
• um die Zufriedenheit von Kunden sowie Mitarbeitenden zu steigern.
• um einen neuen Prozess zu entwerfen oder einen problematischen Prozess umzugestalten.

Vorteile von Six Sigma

Niemand mag Veränderungen, aber wenn Sie sich für Six Sigma als Projektmanagementmethode entscheiden, werden Sie sehen, dass alle Geschäftsbereiche positiv davon beeinflusst werden.

• Datenbasierte Entscheidungen treffen: Six Sigma beruht auf statistischen Grundlagen. Ohne genaue Angaben und Daten darüber, was eigentlich in Ihrem Unternehmen vor sich geht, müssen Sie sich auf Ihr Bauchgefühl und auf Annahmen verlassen, die nicht unbedingt der Realität entsprechen. Die Datenanalyse gibt Ihnen die nötigen Informationen, um objektive Entscheidungen zu treffen und die beste Lösung oder Idee vorwärtszutreiben. Six Sigma unterstützt Ihre Initiativen, seien es leistungs- oder produktionsbezogene Projekte, mit quantitativen Datensätzen, damit Sie für alle Eventualitäten gerüstet sind.
• Zusammenarbeit und Kommunikation im Team stärken: Six Sigma soll eigentlich auf das gesamte Unternehmen angewendet werden, damit alle Mitarbeitende Probleme als Chancen sehen und gemeinsam danach streben, die Wahrheit aufzudecken. Eine solche kollaborative Umsetzung führt dazu, dass sich Mitarbeitende nicht scheuen, etwaige Bedenken zu äußern und dass man sich gegenseitig, auch zwischen Teams und Abteilungen, als Partner bei der Leistungsverbesserung und nicht als Konkurrenten sieht.
• Qualität und Kundenzufriedenheit steigern: Wie bereits erwähnt, geht es bei der Methode in erster Linie um die Reduzierung von Fehlern und Abweichungen, damit alle Kunden ein gleich gutes Erlebnis mit der Marke haben. Dabei spielt es natürlich keine Rolle, ob Ihr Produkt in einer Fabrik hergestellt wird, wie eine Schachtel Kekse, oder ob Sie etwas Immaterielles wie eine App auf den Markt bringen. Nur wenn Sie die Prozesse untersuchen, messen und quantifizieren, können Sie die richtigen Schlüsse ziehen und das Kundenerlebnis basierend darauf verbessern.
• Kosten reduzieren: Wir alle wissen, dass wir Geld verlieren, wenn die Qualität unseres Produkts nicht stimmt oder es Ineffizienzen bei der Produktion gibt, doch viele unterschätzen diese Kosten. Verpasste Lieferfristen, abwandernde Kunden und jegliche Änderungen beim Design, Management oder bei der Konstruktion, sei es aufgrund schlechter Planung oder weil wir Fehler beheben müssen, treiben die Kosten in die Höhe. Unternehmen, die nach Six Sigma agieren, fackeln nicht lange mit diesen Ineffizienzen. Sie trotzen ihnen mit gut organisierten Teams von Experten, einer rigorosen Überprüfung der Prozesse und datenbasierten Entscheidungen.
• Zeit besser einteilen und Produktivität steigern: Der gesamte Betrieb wird effizienter, wenn Teams besser organisiert, Projekte besser geplant und Daten effizienter gesammelt und analysiert werden. Und wenn Sie keine Zeit damit verschwenden, Probleme zu beheben, die hätten vermieden oder entschärft werden sollen, können Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben aufwenden.

Die Six Sigma Zertifizierung

Zwar kann jeder die Prinzipien von Six Sigma anwenden, doch die Zertifizierung bescheinigt, dass Sie über bestimmte Fähigkeiten verfügen und sich das Grundwissen zu Six Sigma angeeignet haben. Sie können Ihre Six Sigma Zertifizierung online oder über den Weg einer Wirtschaftsschule erwerben.

Was sind die Vorteile einer Zertifizierung für mein Unternehmen? Wenn Ihr Unternehmen nach Six Sigma zertifiziert ist, halten Sie nicht nur Vorschriften ein, Sie sehen auch Leistungsverbesserungen und eine Reduktion bei der Fehler- und Verschleißquote. Einzelpersonen profitieren unter Umständen von einem höheren Gehalt, mehr Beschäftigungsmöglichkeiten, verbesserten Führungsqualitäten und neu erworbenen Kompetenzen, die leicht auf andere Tätigkeiten übertragen werden können.

Ob Sie sich für eine Zertifizierung entscheiden, hängt auch von Ihren persönlichen Umständen ab, wie Ausbildung, Fachwissen und Arbeitgeberanforderungen. Wenn Sie z. B. bereits einen Abschluss in Betriebswirtschaft haben, entscheiden Sie sich vielleicht gegen eine Zertifizierung, da sie teuer sein kann.

Die Gürtel von Six Sigma

Die verschiedenen Stufen der Six Sigma Zertifizierung sind wie beim Karate nach Gürtelfarben geordnet. Sie zeigen das Niveau an Training an, dass ein Anwender von Six Sigma erhalten hat, und geben Auskunft über das erworbene Fachwissen.

Das sind die sechs Niveaus:

• Champion: Bei dieser Funktion handelt es sich zwar nicht um einen Gürtel per se, sie spielt aber eine wichtige Rolle im Prozess: Champions kümmern sich um die Bereitstellungsstrategie von Six Sigma. Sie nehmen eine leitende Funktion ein und stellen sicher, dass Projekte den Unternehmenszielen entsprechen, halten das Team auf Kurs und beseitigen Hindernisse.
• Master Black Belt: Anwendende erhalten den Schwarzen Meistergürtel, wenn sie im Unternehmen eine Autoritätsperson in Sachen Six Sigma sind und eine Coachingrolle einnehmen. Sie sind auch für die Verwaltung der Programmstrategie von Six Sigma verantwortlich.
• Black Belt: Das sind die am besten ausgebildeten Experten. Sie leiten, betreuen und coachen Teams, die Six Sigma umsetzen.
• Green Belt: Anwendende, die sich den Grünen Gürtel verdient haben, sind dazu ausgebildet, die meisten Prozessprobleme zu beheben. Sie unterstützen Black Belt Projekte, indem sie Datensätze sammeln und analysieren. Es kann durchaus vorkommen, dass sie weniger komplexe Projekte selbstständig leiten.
• Yellow Belt: Mitarbeitende mit dem Gelben Gürtel kennen sich mit den Grundlagen der Methode aus und nehmen an Green und Black Belt Projekten als Teammitglied teil.
• White Belt: Der Weiße Gürtel steht für die Einführung zu den Konzepten von Six Sigma. Aus diesem Pool von Anwendenden werden später die Gelben und Grünen Gürtel ausgewählt. Sie übernehmen grundlegende Aufgaben in Six Sigma Projekten.

Damit die Six-Sigma-Methode richtig greift, braucht es eine starke Führung. Darüber hinaus muss jede einzelne Person im Unternehmen das Projekt unterstützen und verstehen, insbesondere die oberste Führungsebene.

Als leitende Person können Sie entscheiden, ob diese Struktur innerhalb Ihrer Organisation und für die Ziele Ihres Projekts sinnvoll ist.

Die Prozesse von Six Sigma

Wenn Sie zum Schluss gekommen sind, dass Six Sigma für Ihr Projekt der beste Ansatz ist, können Sie aus zwei leicht unterschiedlichen Kernprozessen auswählen. Wählen Sie den Ansatz, der am besten zu Ihrem Projekt und zu den Anforderungen in Ihrer Branche passt. Sie beide verfolgen das gleiche Ziel: die Prozessverbesserung. Sie sind jedoch auf unterschiedliche Ausgangslagen zugeschnitten.

DMAIC

DMAIC eignet sich am besten für einen bestehenden Geschäftsprozess, z. B. wenn es darum geht, den Fertigungs- oder Produktionsaspekt eines Unternehmens zu verbessern.

• Define (D): Welchen Prozess möchten wir verbessern? Was scheint das Problem zu sein?
• Measure (M): Wie gut erfüllt der jetzige Prozess die bestehenden Anforderungen?
• Analyze (A): Warum erfüllt der bestehende Prozess die Anforderungen bislang nicht im gewünschten Maß? Über welche Mängel geben die analysierten Daten Aufschluss, inwiefern zeigen sie Verbesserungspotenziale auf?
• Improve (I): Verbesserung planen, testen und einführen, damit der verbesserte Prozess die gesteckten Ziele erfüllt.
• Control (C): Methoden entwickeln, um den verbesserten Prozess zu überwachen, herbeigeführte Verbesserung aufrechtzuerhalten und mögliche künftige Hindernisse zu antizipieren.

DMADV

DMADV eignet sich am besten für einen Prozess, den es noch nicht gibt, z. B. wenn es darum geht, ein neues Produkt zu entwickeln oder Kundenbeziehungen zu verbessern.

• Define (D): Welche Anforderungen stellt der Kunde? Welchen Prozess möchten wir einführen?
• Measure (M): Was erwartet unsere Kundschaft? Wie reagiert sie auf unsere Produkte oder Dienstleistungen? Wie leistungsfähig sind unsere Produkte oder Dienstleistungen?
• Analyze (A): Datensätze analysieren und basierend darauf neue Ziele stecken oder Designs entwickeln, damit der neue Prozess die Anforderungen der Kunden erfüllt.
• Design (D): Produkt, Dienstleistung oder Prozess erstellen, damit Kundenbedürfnisse zukünftig besser erfüllt werden.
• Verify (V): Design testen und veröffentlichen oder ein Monitoringplan implementieren, um den Erfolg und die Wirksamkeit des Designs bei der Erfüllung der Kundenbedürfnisse zu überwachen.

Six Sigma auf das Projektmanagement anwenden

Sie haben als Projektmanager wahrscheinlich bereits Ihre eigene Methode, nach der Sie ein Projekt aufsetzen und verwalten. Und vielleicht sind Sie nicht bereit, einen Prozess zu verändern, der funktioniert. Selbst wenn Sie aber nur einige Elemente der Methode übernehmen oder anpassen, kann der rigorose Ansatz von Six Sigma Ihre Erfolgschancen verbessern.

• Ein Team mit klar definierten Rollen zusammenstellen: Six Sigma ist unter anderem so wirksam, weil bei ihr der Schwerpunkt auf einer klar strukturierten Organisation liegt. Viele Projekte scheitern nicht wegen schlechten Zielen oder Fehlern seitens der Mitarbeitenden, sondern an organisatorischen Hürden, die sich bis an den Startschuss des Projekts zurückverfolgen lassen. Auch wenn Sie keine Personen mit Schwarzem, Grünen oder sogar Gelben Gürtel im Projekt haben, können Sie das Konzept einer starken, erfahrenen Führungsspitze und klar definierten Rollen im Team dennoch umsetzen, um Konflikte oder ein Fachkräftemängel zu vermeiden.
• DMAIC und DMADV als Kernprozesse umsetzen: Projektmanagement an sich ist ein Prozess. Die Schritte, die Sie unternehmen, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten, sind alle Teil eines größeren Prozesses, der stets verbessert werden kann. Warum nehmen Sie sich also nicht die Zeit und führen eine Bewertung Ihrer Projektmanagementprozesse nach DMAIC aus. Sie könnten Schwachstellen und verbesserungsfähige Bereiche aufdecken, von denen Sie vorher nichts wussten. Selbst wenn Ihr Plan von DMAIC oder DMADV abweicht, profitieren Sie von den klar definierten Schritten und dem konkreten empirischen Ansatz, die Six Sigma auszeichnen.
• Fehler mittels Messungen und Analysen ermitteln: Es stimmt zwar, dass die Six Sigma Methode ursprünglich für die Fertigung konzipiert wurde, sie eignet sich aber genauso gut zum Auffinden und Reduzieren von Fehlern in anderen Branchen. Lassen Sie sich also nicht davon abhalten, Six Sigma in Ihrem Unternehmen einzuführen. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, Misserfolge oder unerwartete Ergebnisse zu verstehen, sollten Sie keine Vermutungen darüber anstellen, was die Ursache sein könnte. Mit einem von Six Sigma inspirierten, wissenschaftlichen Ansatz können Sie Ihren Prozess wirksam nach Fehlern absuchen.
• Datenbasierte Entscheidungen treffen: Selbst wenn Ihr Team seine Ziele bereits erreicht hat, kann es von den einfachen Schritten aus der Six-Sigma-Methode Nutzen ziehen. Gewinnen Sie beispielsweise wertvolle Einblicke in Ihre Erfolge und identifizieren Sie Bereiche, die optimiert werden können – die Datenanalyse macht’s möglich.

Wer diese bewährte Methode an die bestehenden Arbeitsabläufe anpasst, ist besser aufgestellt, Abweichungen zu minimieren, Prozesse effizienter zu gestalten und alle Projekte auf Erfolgskurs zu bringen.