Como elaborar um plano de recrutamento e seleção

Os funcionários são um dos seus maiores ativos. No entanto, muitas vezes, as organizações têm dificuldade para gerenciar seus recursos humanos e planejar o futuro. Na verdade, de acordo com uma pesquisa da Society for Human Resource Management, 43% dos profissionais de RH afirmam que o capital humano é o maior "desafio de investimento" para os empregadores. 

Devido à rotatividade, à falta de habilidades, ao excesso de emprego, à baixa produtividade e aos cenários de negócios em constante mudança, não é de se admirar que as empresas estejam penando para acompanhar o ritmo. Mas esses problemas podem ser mitigados com um plano estratégico de recrutamento e seleção de funcionários. 

Use as seguintes dicas para aprender como elaborar um plano recrutamento e seleção de funcionários que coloque as pessoas certas no lugar certo na hora certa. 

O que é um plano de recrutamento?

Um plano de recrutamento é um processo de planejamento estratégico pelo qual uma empresa (normalmente liderada pela equipe de RH) avalia e identifica as necessidades de pessoal da organização. Em outras palavras, um bom plano de recrutamento ajuda você a entender o número e os tipos de funcionários que sua organização precisa para alcançar seus objetivos. 

Um plano de recrutamento responde às perguntas: 

• Qual trabalho precisa ser feito?
• Quantas pessoas precisamos empregar?
• Quais habilidades e experiência são necessárias para realizar este trabalho?
• Quais as lacunas de habilidades que precisam ser preenchidas (e existem áreas de redundâncias)?

Os planos recrutamento podem abranger toda a empresa ou se aplicar a equipes ou departamentos menores e até mesmo a projetos individuais. 

Por exemplo, se as metas de negócios de sua empresa se concentrarem em expandir sua força de vendas no próximo ano, um plano de recrutamento pode ajudar a preparar o departamento de vendas para esse crescimento, para que as pessoas certas com as habilidades certas sejam trazidas a bordo nos momentos certos. 

Além disso, um plano de recrutamento ajuda sua empresa a:

• Reduzir os custos de mão de obra e maximizar a produtividade.
• Eliminar lacunas de habilidades.
• Aumentar o engajamento dos funcionários.
• Aumentar a retenção de colaboradores e reduzir a rotatividade.
• Melhorar a experiência do cliente.
• Simplificar o crescimento dos negócios.

Ter um plano de recrutamento claro ajuda a evitar problemas que poderiam atrasar o crescimento ou prejudicar a qualidade de seus produtos e serviços que poderiam resultar em clientes insatisfeitos e perda de oportunidades de negócios. 

Os planos de recrutamento e seleção não apenas ajudam as empresas a recrutar, contratar e desenvolver funcionários de forma efetiva, mas também ajudam a orientar as decisões orçamentárias e financeiras dentro da organização. 

Como calcular a necessidade de pessoal

Um plano recrutamento e seleção envolve três etapas principais:

• Determinar os níveis atuais de pessoal 
• Prever necessidades futuras de pessoal
• Identificar as lacunas entre os dois

Após avaliar suas necessidades de pessoal, você pode esboçar recomendações de como atender a essas necessidades, que podem incluir recrutamento e contratação de novos talentos, promoção interna, foco em treinamento e desenvolvimento de funcionários ou a adição de contratados à sua equipe. Essas previsões e recomendações ajudarão você a desenvolver seu plano geral de recursos humanos para a organização.

Siga as etapas a seguir para saber como calcular a necessidade de pessoal e fazer um planejamento para o futuro.

1. Identifique os objetivos da empresa

Antes de mergulhar no planejamento de pessoal e mudanças, você precisa saber quais são os objetivos principais da empresa. Esses objetivos são normalmente delineados em um plano estratégico de negócios. Use esse plano para esclarecer os objetivos da empresa e alinhar o plano de recrutamento adequadamente.

O que você faz com sua equipe afetará os resultados comerciais (para o melhor ou para o pior), então você precisa ter certeza de que os dois planos estejam alinhados.

Por exemplo, se a empresa planeja abrir um novo local, talvez seja necessário mudar o quadro de efetivos atual ou contratar novos funcionários para preencher essas funções. O plano de negócios ajudará a tomar essas decisões de contratação.

2. Determine a situação atual de pessoal

Para desenvolver um plano recrutamento e seleção, você deve primeiro entender sua situação de recrutamento atual.

Se você tiver um banco de dados de RH robusto, essa etapa pode ser razoavelmente simples. No entanto, se você hospedar dados de pessoal em várias fontes, primeiro precisará consolidar esses dados em uma fonte única. Trabalhe com líderes e gerentes empresariais para ajudá-lo a garantir dados precisos e completos sobre seus recursos humanos.

Uma vez que você tenha seus dados de recrutamento em um só lugar, você pode avaliar o contexto atual de recrutamento e começar a extrair insights acionáveis dos dados.

Preste especial atenção a:

• O número de pessoas na equipe
• Distribuição do pessoal (tamanho da equipe e quem trabalha onde)
• Habilidades e competências dentro da força de trabalho
• Líderes de alto desempenho e em potencial 
• Baixo desempenho ou “riscos de fuga” que podem indicar rotatividade de pessoal
• Idade e tempo de serviço dos funcionários (para antecipar os números de aposentadorias)

A retirada desses dados ajudará você a entender melhor o cenário atual da equipe e identificar com mais precisão as necessidades e oportunidades de contratação mais a frente. 

O Lucidchart pode ajudar você a avaliar seu quadro de funcionários atual para obter novas informações. Importe dados de funcionários diretamente no Lucidchart para criar um organograma ou agrupar funcionários em Contêineres Inteligentes por função, competência, desempenho, etc. Visualizar sua força de trabalho pode ajudar você a identificar relações, correlações ou lacunas importantes na equipe.

3. Preveja necessidades futuras de pessoal 

Depois de avaliar seu atual cenário de pessoal, é hora de fazer algumas previsões sobre suas necessidades futuras de pessoal. 

À medida que você conduz a avaliação das necessidades de pessoal, você deve considerar os fatores que podem afetar as decisões e oportunidades de pessoal, incluindo: 

• Objetivos comerciais 
• Taxas de rotatividade e projeções
• Fusões ou aquisições esperadas
• Lançamentos de novos produtos
• Investimentos comerciais (por exemplo, nova tecnologia) 
• Mudanças na economia
• Concorrentes atraindo talentos-chave 
• Custos de mão de obra do setor
• Taxa de desemprego 

Todos esses fatores internos e externos podem influenciar a força de trabalho e suas necessidades de pessoal. 

Embora a previsão envolva sempre algum trabalho de adivinhação, você pode fazer previsões confiantes, instruídas (e mais precisas), usando os seguintes métodos.

Análise de tendências

A análise de tendências funciona bem para empresas estabelecidas com vários anos em seu currículo. A análise de tendências usa dados históricos (ou seja, experiências passadas) para informar as necessidades futuras. 

Para realizar uma análise de tendências, comece coletando dados históricos. Concentre-se em coletar informações pelo menos nos últimos cinco anos — mas você pode querer voltar até 10 anos. (Lembre-se de que quanto maior o tamanho da amostra, mais precisos serão os resultados.)  

Colete dados sobre o seguinte: 

• Padrões de contratação e aposentadoria
• Transferências e promoções
• Rotatividade de funcionários
• Anos de serviço
• Dados demográficos do funcionário
• Ensino
• Habilidades e qualificações
• Experiência de trabalho anterior

Depois de coletar os dados, você pode analisá-los para entender as taxas de rotatividade ao longo do tempo, bem como descobrir tendências ou padrões entre os conjuntos de dados.

Análise de relação

Uma análise de relação é um método de previsão de duas finalidades que prevê a demanda da equipe e compara os resultados de previsão com um padrão do setor. 

A beleza da análise da relação é que ela não se baseia em dados históricos para prever a demanda futura. Isto é uma vantagem para empresas mais jovens que não têm o benefício de anos de dados históricos para fornecer uma visão das tendências futuras. 

É assim que funciona.

Uma proporção estabelece uma relação entre duas coisas. Uma empresa pode calcular as relações entre fatores de negócios, como previsões futuras de receita de vendas e requisitos de pessoal. 

Por exemplo, digamos que seus planos de negócios ampliem suas vendas no próximo ano e prevejam a receita de vendas em US$ 500.000. Você precisará estimar quantos colaboradores de vendas precisará para apoiar esse crescimento. 

Para calcular isto, é preciso determinar a relação entre a receita de vendas e o pessoal. Para isso, dividir a receita de vendas atuais pelo número atual de funcionários de vendas. Se a proporção for de 50:1 (com 50 representando US$ 50.000 em vendas), isso significa que uma receita de vendas de US$ 500.000 exigiria 10 funcionários. 

Uma vez que você tenha essa proporção, você pode então identificar lacunas em sua equipe. Por exemplo, se você planeja aumentar sua receita de vendas para US$ 500.000, mas atualmente tem apenas cinco funcionários, você sabe que precisará contratar mais cinco pessoas para apoiar essa meta. 

4. Faça uma análise de lacunas

Com as avaliações de pessoal atuais e futuras concluídas, você pode comparar os dois relatórios para identificar lacunas. Ou seja, veja onde sua equipe está agora e onde precisa estar. Quais são as discrepâncias? Você precisa de mais funcionários? Faltam habilidades na sua força de trabalho atual que você precisará no futuro para cumprir suas metas nos negócios?

Observe quaisquer lacunas entre as duas avaliações.

À medida que você passa por esse processo, nosso gráfico de oferta e demanda de habilidades pode ajudá-lo a determinar quantos funcionários e candidatos atuais têm as habilidades necessárias e se você deve contratar ou treinar para obter essas competências.

5. Elabore um plano de pessoal

Com a análise das necessidades de sua equipe concluída, agora você pode fazer um plano. 

Seu plano de pessoal pode incluir recomendações para implementar um programa de treinamento corporativo para resolver lacunas de habilidades ou desenvolver políticas de sucessão para agilizar as transferências após aposentadorias ou promoções. 

Durante esse processo, trabalhe com os líderes da empresa para criar um plano de ação estratégico para atender às necessidades dos funcionários que se alinham às metas, à cultura e à missão da organização.