Comment établir un plan de recrutement

Vos employés sont l’un de vos plus grands atouts. Cependant, les organisations ont trop souvent du mal à gérer leurs ressources humaines et à planifier l’avenir. Selon une enquête de la Society for Human Resource Management, 43 % des responsables RH affirment que le capital humain constitue le plus grand « défi d’investissement » pour les employeurs.

En proie au turnover, au manque de compétences, au suremploi, à une faible productivité et à des paysages économiques en constante évolution, il n’est pas étonnant que les entreprises aient du mal à suivre le rythme. Mais ces problèmes peuvent être atténués par un plan de recrutement stratégique. 

Utilisez les conseils suivants pour apprendre à établir un plan de recrutement qui place les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment.

Qu’est-ce qu’un plan de recrutement ?

Un plan de recrutement est un processus de planification stratégique (généralement dirigé par l’équipe RH) par lequel une entreprise évalue et identifie les besoins en personnel de l’organisation. En d’autres termes, un bon plan de recrutement vous aide à comprendre le nombre et le type d’employés dont votre organisation a besoin pour atteindre ses objectifs.

Un plan de recrutement répond à ces questions :

• Quel est le travail à faire ?
• Combien de personnes devons-nous employer ?
• Quelles sont les compétences et l’expérience nécessaires pour effectuer ce travail ?
• Quelles sont nos lacunes en termes de compétences qui doivent être comblées (et existe-t-il des zones de licenciements) ?

Les plans de recrutement peuvent s’appliquer à l’ensemble de l’entreprise ou à des équipes ou services plus petits, voire à des projets individuels.

Par exemple, si les objectifs métier de votre entreprise visent à développer ses effectifs de vente au cours de l’année à venir, un plan de recrutement peut aider à préparer le service des ventes à cette croissance, afin que les bonnes personnes possédant les bonnes compétences soient intégrées au bon moment.

En outre, un plan de recrutement aide votre entreprise à :

• Réduire ses coûts de main-d’œuvre et maximiser sa productivité
• Éliminer les lacunes en matière de compétences
• Renforcer l’engagement des employés
• Favoriser la fidélisation des employés et réduire le turnover
• Améliorer l’expérience client
• Augmenter la croissance de l’entreprise

Disposer d’un plan de recrutement clair permet de prévenir les problèmes susceptibles de retarder la croissance ou de nuire à la qualité de vos produits et services, ce qui pourrait se traduire par des clients mécontents et des opportunités commerciales perdues.

Non seulement les plans de recrutement aident les entreprises à attirer, embaucher et former efficacement leurs employés, mais ils permettent également d’orienter les décisions budgétaires et financières au sein de l’organisation.

Comment calculer ses besoins en matière de personnel ?

Un plan de recrutement comporte trois étapes principales :

• Déterminer les effectifs actuels
• Prévoir les besoins futurs en matière de personnel
• Identifier l’écart entre les deux

Une fois que vous avez évalué vos besoins en personnel, vous pouvez formuler des recommandations sur la manière d’y répondre, ce qui peut inclure le démarchage et l’embauche de nouveaux talents, les promotions internes, la formation et le développement des employés, ou encore le recours à des sous-traitants. Ces prévisions et recommandations vous aideront à élaborer le plan global des ressources humaines de votre organisation.

Suivez les étapes suivantes pour apprendre à calculer vos besoins en personnel et à établir un plan pour l’avenir.

1. Identifier vos objectifs métier

Avant de vous plonger dans des plans de recrutement et de changements de personnel, vous devez savoir quels sont les objectifs généraux de  votre entreprise. Ils sont généralement décrits dans le plan de développement stratégique de cette dernière. Utilisez ce document pour y voir plus clair et harmoniser votre plan de recrutement en conséquence.

La manière dont vous gérez votre personnel aura une incidence sur vos résultats (pour le meilleur ou pour le pire), et vous devez donc vous assurez que ces deux objectifs s'alignent.

Par exemple, si l’entreprise prévoit d’ouvrir un nouveau site, vous devrez peut-être déplacer le personnel actuel ou embaucher de nouveaux employés pour pourvoir ces postes. Le plan de développement contribuera à éclairer vos décisions en matière de recrutement.

2. Déterminer votre situation actuelle en matière de personnel

Pour élaborer un plan de recrutement, vous devez d’abord comprendre votre situation actuelle en matière de personnel.

Si vous disposez d’une solide banque de données RH, cette étape peut être relativement simple. Toutefois, si vous hébergez les informations relatives au personnel sur plusieurs sources, vous devrez d’abord consolider ces données en une source unique de vérité. Collaborez avec les responsables et les managers pour vous aider à obtenir des données précises et complètes sur vos ressources humaines.

Une fois que vous avez centralisé vos données sur le personnel, vous pouvez évaluer la situation actuelle et commencer à en tirer des informations utiles.

Voici les points auxquels vous devez prêter une attention particulière :

• Nombre de collaborateurs
• Répartition du personnel (taille des équipes et responsabilités)
• Aptitudes et compétences au sein du personnel
• Collaborateurs très performants et leaders potentiels
• Collaborateurs peu performants ou susceptibles de quitter l’entreprise
• Âge et ancienneté du personnel (pour prévoir le nombre de départs à la retraite)

Exploiter ces données vous aidera à mieux comprendre le paysage actuel de votre personnel et à identifier avec plus de précision les besoins et les opportunités en la matière à l’avenir.

Lucidchart peut vous aider à évaluer votre personnel actuel pour en tirer de nouvelles informations. Importez les données de vos employés directement dans Lucidchart pour créer un organigramme ou regrouper vos collaborateurs par rôle, compétences, performance, etc. grâce aux conteneurs intelligents. Visualiser vos effectifs peut vous aider à identifier les liens importants, les corrélations ou les lacunes en matière de personnel.

3. Prévoir les besoins futurs en personnel

Après avoir évalué votre situation actuelle, il est temps de prévoir vos besoins futurs en matière de personnel.

Lorsque vous procédez à cette évaluation, vous devez tenir compte des facteurs qui peuvent influer sur les décisions et les perspectives en matière de recrutement, notamment :

• Objectifs métier
• Turnover et projections
• Fusions ou acquisitions prévues
• Lancement de nouveaux produits
• Investissements métier (p. ex. nouvelles technologies) 
• Changements dans l’économie
• Concurrents attirant des talents clés 
• Coûts de main-d’œuvre du secteur
• Taux de chômage 

Tous ces facteurs internes et externes peuvent influencer la disponibilité de la main-d’œuvre et vos besoins en personnel.

Bien que les prévisions comportent toujours une part d’approximation, vous pouvez faire des prévisions sûres, éclairées et plus précises en utilisant les méthodes suivantes.

Analyse des tendances

L’analyse des tendances est efficace pour les entreprises établies depuis plusieurs années. Elle utilise les données historiques (c’est-à-dire l’expérience passée) pour déterminer les besoins futurs.

Pour effectuer une analyse des tendances, commencez par rassembler les données historiques. Veillez à recueillir des informations sur les cinq dernières années au moins, mais vous pouvez remonter jusqu’à dix ans en arrière. (N’oubliez pas que plus la taille de l’échantillon est grande, plus les résultats sont précis.)

Recueillez des données sur les points suivant  : 

• Tendances en matière d’embauche et de retraite
• Transferts et promotions
• Rotation du personnel
• Années de service
• Données démographiques des employés
• Éducation
• Compétences et qualifications
• Expérience professionnelle antérieure

Une fois ces informations recueillies, vous pouvez les analyser pour comprendre l’évolution du turnover dans le temps et découvrir des tendances ou des constantes entre les échantillons de données.

Analyse des ratios

L’analyse des ratios est une méthode de prévision à deux usages qui permet à la fois d’anticiper la demande en personnel et de comparer ces résultats à la moyenne du secteur.

L’intérêt de l’analyse des ratios est qu’elle ne repose pas sur des données historiques pour prédire la demande future. Cela représente un avantage pour les jeunes entreprises qui ne disposent pas de plusieurs années de statistiques passées leur permettant d’anticiper les tendances de demain.

Voici comment cela fonctionne :

Un ratio définit un rapport entre deux choses. Une entreprise peut calculer des ratios entre des facteurs commerciaux tels que les prévisions de recettes et les besoins en personnel.

Par exemple, imaginons que votre entreprise prévoit d’accroître ses ventes au cours de l’année à venir et que vous estimez son chiffre d’affaires à 500 000 dollars. Vous devrez évaluer le nombre de vendeurs dont vous aurez besoin pour soutenir cette croissance.

Pour le calculer, vous devez déterminer le rapport entre les recettes des ventes et le personnel. Pour ce faire, divisez le chiffre d’affaires actuel par le nombre de vendeurs en poste. Si le ratio est de 50:1 (50 représentant 50 000 dollars de ventes), cela signifie qu’un chiffre d’affaires de 500 000 dollars nécessiterait 10 employés.

Une fois que vous disposez de ce ratio, vous pouvez alors identifier les lacunes dans votre personnel. Par exemple, si vous prévoyez d’augmenter votre chiffre d’affaires à 500 000 dollars, mais que vous n’avez actuellement que cinq employés, vous savez que vous devrez embaucher cinq personnes supplémentaires pour atteindre votre objectif.

4. Réaliser une analyse des écarts

Une fois vos évaluations du personnel actuel et futur terminées, vous pouvez comparer les deux rapports pour identifier les écarts. En d’autres termes, analysez la situation actuelle de votre personnel et celle qui doit être atteinte. Quelles sont les divergences ? Avez-vous besoin de plus de personnel ? Votre personnel actuel manque-t-il de compétences dont vous aurez besoin à l’avenir pour atteindre vos objectifs métier ?

Notez les écarts entre les deux évaluations.

Au cours de ce processus, notre diagramme d’offre et de demande de compétences peut vous aider à déterminer combien d’employés actuels et de candidats possèdent les qualifications dont vous avez besoin et si vous avez besoin d'embaucher ou de former pour les acquérir.

5. Établir un plan de recrutement

Une fois l'analyse de vos besoins en personnel terminée, vous pouvez maintenant établir un plan.

Votre plan de recrutement peut inclure des recommandations pour la mise en œuvre d'un programme de formation au sein de l'entreprise afin de renforcer les compétences, ou pour l'élaboration de procédures de succession afin de simplifier les transferts à la suite de départs à la retraite ou de promotions.

Au cours de ce processus, travaillez avec les dirigeants de l'entreprise afin de recruter des collaborateurs pour créer un plan d'action stratégique qui correspondent aux objectifs, à la culture et à la mission de l'entreprise.