Een personeelsplan ontwikkelen

Je medewerkers zijn een van je belangrijkste bedrijfsactiva. Maar al te vaak worstelen organisaties met het managen van hun human resources en het plannen van de toekomst. Volgens een onderzoek van de Society for Human Resource Management geeft 43% van de HR-professionals aan dat menselijk kapitaal de grootste 'investeringsuitdaging' is voor werkgevers. 

Bedrijven hebben continu te kampen met personeelsverloop, skills gaps, overbezetting, lage productiviteit en voortdurend veranderende bedrijfslandschappen. Het is daarom niet gek dat ze moeite hebben om bij te blijven. Maar deze problemen kunnen worden beperkt met een strategisch personeelsplan. 

Gebruik de volgende tips om te leren hoe je een personeelsplan kunt ontwikkelen dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek zet. 

Wat is een personeelsplan?

Een personeelsplan is een strategisch planningsproces waarin een bedrijf (doorgaans geleid door het HR-team) de personeelsbehoeften van de organisatie beoordeelt en identificeert. Met andere woorden, met een goed personeelsplan kun je inzicht krijgen in hoeveel en welk soort werknemers je organisatie nodig heeft om haar doelen te bereiken. 

Een personeelsplan geeft antwoord op de vragen: 

• Wat voor werk moet er worden gedaan?
• Hoeveel mensen moeten we in dienst hebben?
• Welke vaardigheden en ervaring zijn nodig om dit werk te doen?
• Welke skills gaps moeten worden opgevuld (en is er op bepaalde vlakken boventallig personeel)?

Personeelsplannen kunnen het hele bedrijf omvatten of worden toegepast op kleinere teams of afdelingen en zelfs op afzonderlijke projecten.

Als de bedrijfsdoelstellingen van je bedrijf bijvoorbeeld zijn gericht op uitbreiding van het verkoopteam in het komende jaar, kan de verkoopafdeling met een personeelsplan die groei voorbereiden, zodat de juiste mensen met de juiste vaardigheden op het juiste moment worden aangenomen. 

Daarnaast helpt een personeelsplan je bedrijf om:

• Arbeidskosten te reduceren en productiviteit te maximaliseren.
• Skills gaps te dichten.
• De betrokkenheid van medewerkers te vergroten.
• Het behoud van medewerkers te verhogen en het verloop te verlagen.
• De klantervaring te verbeteren.
• De bedrijfsgroei te stroomlijnen.

Met een duidelijk personeelsplan kun je problemen voorkomen die de groei kunnen vertragen of de kwaliteit van je producten en diensten kunnen belemmeren, wat kan leiden tot ontevreden klanten en gemiste zakelijke kansen. 

Personeelsplannen helpen bedrijven niet alleen bij het effectief werven, inhuren en ontwikkelen van werknemers, maar zij helpen ook bij het nemen van budgettaire en financiële beslissingen binnen de organisatie. 

Personeelsbehoeften berekenen

Een personeelsplan omvat drie hoofdstappen:

• Huidige personeelsbezetting bepalen 
• Toekomstige personeelsbehoeften voorspellen
• De verschillen tussen de twee identificeren

Zodra jij jouw personeelsbehoeften hebt geëvalueerd, kun je aanbevelingen formuleren voor de aanpak van die behoeften, bijvoorbeeld door nieuw talent aan te werven en in dienst te nemen, intern promotie te maken, de nadruk te leggen op opleiding en ontwikkeling van werknemers of contractanten aan je personeelsbestand toe te voegen. Met deze prognoses en aanbevelingen kun je een algemeen personeelsplan voor de organisatie te ontwikkelen.

Gebruik de volgende stappen om te leren hoe je personeelsbezetting berekent en een plan voor de toekomst maakt.

1. Identificeer de bedrijfsdoelstellingen

Voordat je ingaat op personeelsplannen en -wijzigingen, moet je weten wat de overkoepelende doelstellingen zijn voor het bedrijf. Deze worden meestal beschreven in een strategisch bedrijfsplan. Gebruik dit plan om de doelstellingen van het bedrijf te verduidelijken en het personeelsplan daarop af te stemmen.

Wat je met jouw personeel doet zal de bedrijfsresultaten beïnvloeden (goed of slecht), dus je moet ervoor zorgen dat de twee plannen op elkaar zijn afgestemd.

Als het bedrijf bijvoorbeeld plannen heeft om een nieuwe locatie te openen, moet je mogelijk het huidige personeel verplaatsen of nieuwe medewerkers inhuren om deze functies te vervullen. Het bedrijfsplan helpt bij het informeren van die personeelsbeslissingen.

2. Bepaal je huidige personeelssituatie

Om een personeelsplan te ontwikkelen, moet je eerst jouw huidige personeelssituatie begrijpen.

Als je een solide HR-database hebt, kan deze stap redelijk eenvoudig zijn. Als je echter personeelsgegevens op meerdere bronnen bewaart, moet je die gegevens eerst samenvoegen tot één bron van waarheid. Werk samen met bedrijfsleiders en managers om nauwkeurige en volledige gegevens van je personeelsbestand te kunnen garanderen.

Zodra jij jouw personeelsgegevens op één plaats hebt, kun je de huidige personeelssituatie beoordelen en actiegerichte inzichten uit de gegevens halen.

Let vooral op:

• Het aantal mensen in dienst
• Personeelsverdeling (teamgrootte en wie waar werkt)
• Vaardigheden en competenties in het personeelsbestand
• Hooggekwalificeerden en potentiële leiders 
• Zwak presterende medewerkers of "vluchtrisico's" die op verloop kunnen wijzen
• Leeftijd en dienstverband van het personeel (om te anticiperen op pensioenaantallen)

Als je deze gegevens op tafel hebt, krijgt je een beter inzicht in het huidige personeelslandschap en kun je de personeelsbehoeften en -kansen in de toekomst nauwkeuriger bepalen. 

Lucidchart kan je helpen bij het beoordelen van je huidige personeel om nieuwe inzichten te verzamelen. Importeer werknemersgegevens rechtstreeks in Lucidchart om een organigram te maken of werknemers in Smart Containers te groeperen op rol, competenties, prestaties, enz. Door je personeelsbestand te visualiseren, kun je belangrijke relaties, correlaties of gaps in het personeel identificeren.

3. Voorspel toekomstige personeelsbehoeften 

Nadat jij je huidige personeelslandschap hebt beoordeeld, is het tijd om enkele voorspellingen te doen over toekomstige personeelsbehoeften. 

Bij de beoordeling van personeelsbehoeften moet je rekening houden met de factoren die van invloed kunnen zijn op de beslissingen en mogelijkheden op personeelsgebied, zoals: 

• Bedrijfsdoelstellingen 
• Omzetpercentages en prognoses
• Verwachte fusies of overnames
• Nieuwe productlanceringen
• Zakelijke investeringen (bijv. nieuwe technologie) 
• Wijzigingen in de economie
• Concurrenten die belangrijk talent aantrekken 
• Industriële arbeidskosten
• Werkloosheidscijfer 

Al deze interne en externe factoren kunnen van invloed zijn op het personeelsbestand en je personeelsbehoeften. 

Hoewel er altijd enig giswerk komt kijken bij prognoses, kun je met de volgende methoden zelfverzekerde, beredeneerde (en nauwkeurigere) voorspellingen doen.

Trendanalyse

Trendanalyse werkt goed voor gevestigde bedrijven met meerdere jaren achter de rug. Trendanalyse maakt gebruik van historische gegevens (d.w.z. ervaringen uit het verleden) om toekomstige behoeften te adviseren. 

Begin met het verzamelen van historische gegevens om een trendanalyse uit te voeren. Richt je op het verzamelen van gegevens van ten minste de afgelopen vijf jaar, maar misschien wilt u ook wel 10 jaar teruggaan. (Houd in gedachten dat hoe groter de steekproefomvang, hoe nauwkeuriger de resultaten.)  

Verzamel de volgende gegevens: 

• Wervings- en pensioneringspatronen
• Overplaatsingen en promoties
• Personeelsverloop
• Aantal dienstjaren
• Werknemersdemografie
• Onderwijs
• Vaardigheden en kwalificaties
• Werkervaring uit het verleden

Zodra je de gegevens hebt verzameld, kun je deze analyseren en inzicht krijgen in personeelsverloop van de verzamelde periode en om trends of patronen tussen de datasets te ontdekken.

Ratio-analyse

Een ratio-analyse is een voorspellingsmethode voor twee doeleinden die zowel de vraag naar personeel voorspelt als de prognoseresultaten vergelijkt met een industriestandaard. 

Het mooie aan de ratio-analyse is dat deze niet afhankelijk is van historische gegevens om toekomstige vraag te voorspellen. Dit is handig voor jongere bedrijven die niet profiteren van jarenlange historische gegevens om inzicht te geven in toekomstige trends. 

Zo werkt het.

Een ratio legt een verband tussen twee dingen vast. Een bedrijf kan ratio's berekenen tussen bedrijfsfactoren, zoals toekomstige voorspellingen van verkoopinkomsten en personeelsvereisten. 

Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf van plan is haar verkoop in het komende jaar uit te breiden en een verkoopopbrengst van €500.000 voorspelt. Je moet inschatten hoeveel verkoopmedewerkers je nodig hebt om die groei te ondersteunen.

Om dit te berekenen, moet je de verhouding tussen verkoopopbrengsten en personeel bepalen. Hiertoe deel je de huidige verkoopopbrengst door het huidige aantal verkoopmedewerkers. Als de ratio 50:1 is (waarbij 50 €50.000 aan verkopen vertegenwoordigt), betekent dit dat een omzet van €500.000 10 werknemers vereist. 

Zodra je die verhouding hebt, kun je gaten in je personeelsbezetting identificeren. Als je bijvoorbeeld van plan bent je verkoopopbrengst te verhogen naar €500.000, maar momenteel slechts vijf werknemers hebt, weet je dat je nog vijf mensen moet inhuren om die doelstelling te ondersteunen. 

4. Doe een gap-analyse

Nu je huidige en toekomstige personeelsbeoordelingen zijn voltooid, kun je de twee rapporten voor verschillen vergelijken. Met andere woorden, kijk waar je personeel nu is en waar het moet zijn. Welke verschillen zijn er? Heb je meer personeel nodig? Ontbreken er vaardigheden in je huidige personeelsbestand die je in de toekomst nodig zult hebben om je zakelijke doelstellingen te bereiken?

Let op eventuele gaten tussen de twee beoordelingen.

Terwijl je dit proces doorloopt, kun je met ons overzicht van vraag en aanbod van vaardigheden bepalen hoeveel huidige werknemers en sollicitanten over de vaardigheden beschikken die je nodig hebt en of je personeel moet aannemen of opleiden om die vaardigheden te verwerven.

5. Maak een personeelsplan

Nu je personeelsbehoeftenanalyse is voltooid, kun je een plan maken. 

Je personeelsplan kan aanbevelingen bevatten om een bedrijfsopleidingsprogramma in te voeren, zodat skill gaps worden aangepakt of opvolgingsbeleid wordt ontwikkeld voor een gestroomlijnde overplaatsing na een pensionering of promotie. 

Werk tijdens dit proces samen met de leiders van het bedrijf om een strategisch actieplan op te stellen dat personeelsbehoeften laat aansluiten bij de doelstellingen, cultuur en missie van de organisatie.